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E-Mail-Post­fach Mehr Ordnung, mehr Platz: So gehts

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E-Mail-Post­fach - Mehr Ordnung, mehr Platz: So gehts

Sie haben Post, sehr viel Post. Wenn der digitale Brief­kasten voll­gestopft ist, kostet die Suche nach der richtigen Nach­richt oft viel Zeit. © Stiftung Warentest / Isabella Galanty

Ihr Post­fach quillt über und der E-Mail-Speicher ist ausgereizt? Wir helfen beim Ausmisten und zeigen, wie Sie den Über­blick zurück­gewinnen.

Newsletter, Rechnungen, Buchungs­bestätigungen, Werbung, Spam, private Nach­richten... Bei vielen Menschen platzt das E-Mail-Post­fach aus allen Nähten. Das stört bei der täglichen Nutzung, weil man rasch den Über­blick verliert und wichtige Nach­richten oft lange suchen muss.

Es kann aber auch passieren, dass man gar keine neuen Mails mehr empfangen kann, weil der vom E-Mail-Provider bereit­gestellte Speicher­platz voll ist. Manche Anbieter werben in solchen Fällen mit kosten­pflichtigen Paketen, die mehr Speicher­platz umfassen.

Doch das Problem lässt sich auch gratis und vor allem nach­haltig lösen. Und das Beste: Man muss dafür keine Stunden oder gar Tage investieren. Mit diesen Methoden können Sie schon in wenigen Minuten für mehr Ordnung sorgen.

Schnelle Hilfe 1: Ordner anlegen, Mails ablegen

Falls Ihr E-Mail-Speicher nicht voll ist, sondern es Ihnen vor allem darum geht, Mails leichter und schneller zu finden, ist die Lösung recht einfach: Legen Sie in Ihrem Post­fach Ordner an – etwa einen für Banking, einen für Reisen, einen für Shopping, einen für den Sport­ver­ein und so weiter. Ab jetzt ziehen Sie jede neu eintreffende Mail in den passenden Ordner – so bleibt der Post­eingang schön aufgeräumt und Sie finden alles schnell wieder.

Manche Anbieter stellen anstelle von Ordnern Label (Etiketten) bereit – andere ermöglichen beides. Der Prozess bleibt aber stets derselbe: Einfach Mails labeln oder im Ordner ablegen – und fertig.

Schnelle Hilfe 2: Suchen und löschen

E-Mail-Dienste bieten allerlei Möglich­keiten, Mails zu sortieren. Nutzen Sie zum Beispiel diese Optionen, um Mails zu finden, die Sie problemlos löschen können:

  • Nach Größe sortieren. Ist Ihr Speicher­platz ausgeschöpft, liegt das in der Regel nicht an der Zahl der Mails, sondern an deren Größe – also wie viel Mega- oder Gigabyte sie insgesamt belegen. Sortieren Sie Ihre Mails absteigend nach Größe, um die schlimmsten Platz­fresser zu finden. Üblicher­weise sind das Mails mit Datei-Anhängen wie Videos, Fotos oder Dokumenten. Löschen Sie besonders große Mails, die Sie nicht mehr benötigen. Das schafft in kurzer Zeit viel Freiraum.
    Falls Sie einige der Anhänge behalten wollen, laden Sie sie vor dem Löschen der Mail herunter und speichern Sie die Dateien auf Ihrem Computer, Handy oder Tablet.
  • Nach Datum sortieren. Bei vielen Menschen liegen uralte Mails im Post­fach herum. Einige dieser Mails mögen einen emotionalen Wert haben. Die meisten aber können einfach weg. Sortieren Sie Ihre Mails nach Datum und löschen Sie alle nicht mehr benötigten Mails, die beispiels­weise älter sind als zwei oder fünf Jahre.
  • Nach Absender suchen. Sie sind aus dem Sport­ver­ein ausgetreten – oder Sie interes­sieren sich nicht mehr für aktuelle Nach­richten aus Ihrem vorherigen Wohn­ort? Dann suchen Sie nach dem entsprechenden Absender und löschen Sie alle Mails, die Sie nicht mehr benötigen.
  • Nach Betreff suchen. Statt nach dem Absender können Sie auch nach einem bestimmten Betreff suchen, etwa um alle Ausgaben eines immer gleich betitelten Newsletters zu finden und sie mit einem Schlag zu löschen.
  • Gesendete Mails löschen. Auch Mails, die Sie vers­endet haben, belegen Speicher­platz. Diese Mails finden Sie im Post­ausgang oder unter Ordner-Namen wie „Gesendet“. Löschen Sie alle vers­endeten Mails, die Sie nicht mehr benötigen.
  • Papierkorb leeren. In vielen Fällen landen gelöschte Mails zunächst im Papierkorb Ihres Post­fachs, ehe sie komplett entfernt werden. Solange sie im Papierkorb sind, gewinnen Sie keinen Platz. Leeren Sie den Papierkorb Ihres Post­fachs daher manuell, nachdem Sie Mails zum Löschen ausgewählt haben.

Tipps zur Hand­habung

Mit folgenden Kniffen können Sie das Aufräumen einfacher und effizienter gestalten:

  • Alle markieren. Wenn Sie Mails einzeln löschen, kann das sehr lang dauern. Die meisten Mail-Dienste bieten in ihren Apps und auf ihren Webseiten jedoch Boxen, mit denen Sie viele Mails auf einmal markieren können. Das beschleunigt das Löschen deutlich.
  • Mail-Programme nutzen. Noch effizienter geht es häufig mit Mail-Programmen wie Outlook, Thunderbird oder eM Client, da solche Anwendungen oft mehr Möglich­keiten zum Suchen, Sortieren und Markieren bieten als die Apps von Mail-Anbietern.
  • Mails abbestellen. Der ganze Lösch­erfolg kann schon nach wenigen Tagen verpufft sein, wenn täglich zig neue Mails eintreffen. Bestellen Sie daher Newsletter, Werbung und andere Mails ab, die Sie nicht mehr benötigen. In Newslettern und Werbemails gibt es dafür meist einen Link zum Abbestellen (oft „Unsub­scribe“ genannt). Spam-Mails lassen sich reduzieren, indem man häufig auftretende Spam-Absender per Regel blockiert (siehe unten).
  • Separates Post­fach für Unwichtiges. Legen Sie ein separates E-Mail-Konto für Newsletter, Werbung und andere weniger wichtige Dinge an. Das schützt Ihr Haupt-Post­fach vor Über­füllung.

Nach­haltige Hilfe: Regeln fest­legen

Für wieder­kehrende Muster eignen sich Regeln am besten. Die lassen sich bei vielen Mail-Diensten einstellen. So können Sie je nach Anbieter beispiels­weise fest­legen, dass:

  • Mails von Ihren Kindern immer als „wichtig“ markiert werden.
  • Mails zu Urlaubs­buchungen stets im Ordner „Reisen“ landen.
  • Mails im Ordner „Newsletter“ nach drei Monaten gelöscht werden.
  • Mails von Ihrem Ex-Partner auto­matisch blockiert werden.
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