Von Arbeitsmitteln bis Homeoffice-Pauschale: Wer mehr als 1 000 Euro Werbungskosten pro Jahr hat, kann sich zu viel gezahlte Steuern mit der Steuererklärung zurückholen.
Werbungskosten – das Wichtigste in Kürze
Was sind Werbungskosten? Alle Ausgaben rund um den Job zählen für Arbeitnehmer als Werbungskosten. Dazu gehören neben den Ausgaben für den täglichen Weg zur Arbeit auch Fortbildungen, Bewerbungskosten, Arbeitsmittel, ein beruflich notwendiger doppelter Haushalt auch ein Arbeitszimmer.
Werbungskostenpauschale. Das Finanzamt zieht automatisch 1 000 Euro bei Arbeitnehmern pauschal als berufliche Ausgaben ab. Arbeitgeber berücksichtigen diesen Arbeitnehmer-Pauschbetrag bereits monatlich bei der Lohnsteuer. Beim Zweit- oder Nebenjob wird aber nicht automatisch gekürzt. Die Pauschale hat Folgen für die Steuererklärung: Erst wenn berufliche Ausgaben über 1 000 Euro liegen, senkt jeder zusätzlich investierte Euro die Steuerlast.
Neue Homeoffice-Pauschale. Wer in den Jahren 2020 und 2021 von zu Hause arbeitet und kein Arbeitszimmer hat, profitiert von der neu eingeführten Homeoffice-Pauschale. Für jedenTag im Homeoffice dürfen Sie 5 Euro geltend machen, maximal für 120 Tage pro Jahr – insgesamt höchstens 600 Euro. Höhere Kosten können Sie nur mit einem anerkannten Arbeitszimmer absetzen.
Anlage N. Werbungskosten tragen Sie in die Anlage N Ihrer Steuererklärung ein. Doch nur wenn Sie in einem Jahr mit Ihren Jobkosten die 1 000-Euro-Grenze übersteigen, müssen Sie Ihre Ausgaben detailliert in der Anlage N aufschlüsseln.
Rentner. Auch wer nicht mehr arbeitet, kann Werbungskosten geltend machen. Ruheständler tragen ihre Ausgaben in der Anlage R ein. Ohne Nachweis gibt es allerdings nur 102 Euro als Werbungskostenpauschale. Es spielt dabei keine Rolle, in welchem Monat die Rente beginnt. Die 102 Euro gibt es immer in vollem Umfang. Durch den geringen Pauschbetrag lohnt es sich meist, auch kleinere Beträge, etwa Gewerkschaftsbeiträge, Steuerberatungskosten, Ausgaben für den Rentenberater oder Prozesskosten im Zusammenhang mit Rentenansprüchen, in der Steuererklärung anzugeben.
Vermieter. Wer eine Wohnung oder ein Haus vermietet, kann alle Kosten rund um die vermietete Immobilie absetzen. Dazu gehören laufende Kosten wie Müllabfuhr, Wasser, Straßenreinigung, Hausverwaltung, aber auch Fahrtkosten, Kreditzinsen und sogar ein Arbeitszimmer.
Kapitalanleger. Ihre Werbungskosten sind bereits mit dem Sparer-Pauschbetrag abgedeckt.
Alle Details zur Steuererklärung. Werbungskosten sind nicht alles. Im Finanztest-Ratgeber Steuern lesen Sie, womit Sie außerdem Steuern sparen können.
Die Werbungskostenpauschale überspringen
Für den Job geben Arbeitnehmer schnell mehrere Tausend Euro im Jahr aus. Ausgabenklassiker sind neben den täglichen Fahrten ins Büro und Dienstreisen, einer beruflich veranlassten Zweitwohnung oder Umzugskosten auch Arbeitsmittel und Arbeitszimmer. Neben größeren Posten können auch kleinere Ausgaben, etwa für Fachzeitschriften, Kontogebühren oder Gewerkschaftsbeiträge, einen Steuervorteil bringen. Entscheidend ist, ob Sie mit Ihren Jobkosten den Pauschbetrag von 1 000 Euro knacken. Den zieht das Finanzamt automatisch ab, selbst wenn Sie gar keine Ausgaben hatten. Jeder Euro, den Sie darüber liegen, drückt weiter Ihre Steuerlast.
Immer in voller Höhe
Es ist egal, ob der Arbeitnehmer das ganze Jahr über einen Job hatte oder nicht, die Pauschale gibt es immer in voller Höhe. Auch wenn der Berufstätige überhaupt keine beruflichen Ausgaben hatte, gibt es 1 000 Euro Abzug vom Einkommen. Die Pauschale gilt für alle Jobs insgesamt. Für einen Zweitjob gibt es keine weiteren 1 000 Euro. Ehepartner bekommen jeweils eine eigene Pauschale. Nur wenn Sie gar kein Einkommen aus angestellter Tätigkeit hatten, entfällt die Werbungskostenpauschale.
Lassen Sie sich Verluste vortragen
Waren die Werbungskosten in einem Jahr höher als Ihre Einnahmen, stellt das Finanzamt einen Verlust fest, den es mit Ihren Einkünften desselben oder des letzten Jahres verrechnet – bei gemeinsamer Veranlagung auch mit denen des Ehepartners. Gibt es nichts zu verrechnen, tragen die Beamten den Verlust solange vor, bis Sie Einkünfte erzielen.
Der neue PC oder die Software vom Finanzamt
Es lohnt sich besonders, über die Anschaffung teurer Arbeitsmittel wie Notebook, PC, Smartphone oder Bürostuhl nachzudenken: 952 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) können Sie seit 2018 sofort von der Steuer abziehen. Damit überspringen Sie auch schneller die 1 000-Euro-Grenze. 2021 lohnt sich der Kauf erst recht: Angestellte und Selbstständige sparen mit einem neu gekauften PC und Zubehör schneller Steuern. Die Nutzungsdauer digitaler Wirtschaftsgüter verkürzt sich auf ein Jahr. Das heißt, der beruflich veranlasste Teil der Rechnung kann in der Steuererklärung des Kaufjahres sofort abgesetzt werden.
Zahlungszeitpunkt wichtig
Ein Arbeitnehmer setzt seine Ausgaben für das Jahr an, in dem diese entstanden sind. Bei Bezahlung mit Girocard oder Kreditkarte zählt der Tag, an dem er Arztkittel oder Lehrbuch gekauft hat und nicht der Tag, an dem das Geld dafür vom Konto abgebucht wurde. Bei einer Lastschrift ist es umgekehrt: Hier zählt, wann abgebucht wurde. In der Regel halten sich Finanzämter an das Rechnungsdatum, falls sie einen Nachweis fordern.
Diese Posten können Sie abrechnen
Die Werbungskostenpauschale erhalten alle, die übers Jahr als Arbeitnehmer oder Beamte beschäftigt waren. Minijobs zählen nicht. Keine Rolle spielt dabei, wie lange und wie oft Sie angestellt waren oder ob Sie überhaupt etwas für Ihren Job ausgegeben haben. Selbst wenn Sie im Jahr nur ein paar Tage Arbeitnehmer waren und dabei keine Aufwendungen hatten, bekommen Sie die vollen 1 000 Euro. Jeder Euro, der die 1 000 Euro übersteigt, mindert die Steuerlast. Wie viel Steuern Sie mit Werbungskosten sparen können, können Sie mit unserem Steuersparrechner ganz leicht selbst berechnen.
Anwalts- und Gerichtskosten
Prozesskosten vor dem Arbeitsgericht, etwa gegen eine Kündigung, akzeptiert das Finanzamt als jobbedingte Ausgaben.
Arbeitsmittel
Seit 2018 lohnt es sich besonders, über die Anschaffung teurer Arbeitsmittel wie Notebook, PC, Smartphone oder Bürostuhl nachzudenken: 952 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) können Sie sofort von der Steuer abziehen. Damit überspringen Sie auch schneller die 1 000-Euro-Grenze. Wie lange Gegenstände gewöhnlich genutzt werden, bestimmt das Bundesfinanzministerium in seiner amtlichen AfA-Tabelle. Diese ist jedoch bei Gütern, die einem stetigen technischen Wandel unterliegen, veraltet.
Neu in 2021. Angestellte und Selbstständige sparen mit einem neu gekauften PC und Zubehör noch schneller Steuern. Die Nutzungsdauer digitaler Wirtschaftsgüter verkürzt sich auf ein Jahr. Das heißt, der beruflich veranlasste Teil der Rechnung kann in der Steuererklärung des Kaufjahres sofort abgesetzt werden.
Begünstigt ist Computerhardware wie Stand- und Desktop-Computer, Notebooks, Tablets, Work- und Dockingstations, externe Datenverarbeitungsgeräte sowie Netzteile. Für erforderliche Betriebs- und Anwendersoftware verkürzt sich die Nutzungsdauer ebenfalls auf ein Jahr. Die neue Regel umfasst zudem externe Speicher, Eingabegeräte wie Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon und Headset sowie Ausgabegeräte, etwa Beamer, Lautsprecher, Monitore und Drucker. Nutzen sie ein Gerät teilweise auch privat, müssen sie ihre Ausgaben aufteilen.
Die neue Regel ist Teil des Corona-Maßnahmenpakets und soll Homeoffice-Lösungen durch Steueranreize beschleunigen (Im Homeoffice Steuern sparen). Viele haben ihr Heimbüro jedoch schon im Vorjahr digital aufgerüstet. In der Steuererklärung 2020 müssen sie ihre Investitionen noch aufteilen, in der Erklärung für 2021 setzen sie dann den Restwert komplett ab (BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021, Nutzungsdauer von Computerhardware).
Arbeitszimmer
Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten im Homeoffice. Oft ist es aber schwierig, die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer abzusetzen. Wem aber für seine berufliche oder betriebliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, kann bis zu 1 250 Euro pro Jahr geltend machen. Wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit darstellt, sind sogar Kosten in unbeschränkter Höhe abzugsfähig. Allerdings muss es sich um einen abschließbaren, büroähnlich ausgestatteten Raum handeln, der höchstens zu 10 Prozent privat genutzt wird.
Auslandsreisen
Sind Ihnen während eines Auslandsaufenthalts Werbungskosten entstanden? Setzen Sie diese ebenfalls ab. Für Auslandsreisen gelten spezielle Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen (BMF-Schreiben, Auslandsreisen).
Rechnen Sie Ihre Kosten im Ausland mit Beleg auch dann ab, wenn Ihr Einkommen bereits dort versteuert wurde. Das Einkommen ist zwar in Deutschland steuerfrei, unterliegt aber meist dem Progressionsvorbehalt, wenn Sie Ihren Wohnsitz hier haben. Das bedeutet, Auslandseinkünfte können Ihren Steuersatz erhöhen.
Bahncard
Haben Sie sich eine Bahncard gekauft, um Ihre beruflich veranlassten Reisekosten zu senken? Sie dürfen den beruflichen Anteil des Preises als Werbungskosten absetzen.
Berufskrankheiten
Setzen Sie anerkannte Gesundheitsschäden durch Betriebsunfälle, Dienstreisen ab. Es gelten Arzt-, Krankenhaus-, Kurkosten laut Zahlungsbeleg, dazu Kosten von Hilfsmitteln und vorbeugender therapeutischer Maßnahmen. Gegebenenfalls ist ein Gutachten nötig.
Berufliche Feiern
An Feiern anlässlich eines Dienstjubiläums, Rentenbeginns oder Geburtstags muss sich das Finanzamt aber beteiligen, wenn Sie die vom Bundesfinanzhof aufgestellten Spielregeln einhalten: Entscheidend für den Abzug ist, dass die Gäste aus dem beruflichen Umfeld kommen und Sie keine Auswahl nach rein persönlichen Kriterien treffen (siehe Beispiel).
Werden etwa alle Kollegen der Abteilung eingeladen, spricht das laut Bundesfinanzhof für eine berufliche Veranlassung (BFH, Az. VI R 7/16). Dieselben Regeln gelten für ein Dienstjubiläum (BFH, Az. VI R 24/15). Selbst wenn dazu auch einige Freunde und Familienangehörige eingeladen sind, bleiben die auf die beruflichen Gäste entfallenen Kosten anteilig absetzbar (BFH, Az. VI R 46/14).
Bewerbungen
Alles, was Sie für eine Stellensuche ausgeben, können Sie ansetzen. Dabei ist es egal, ob Sie den Job bekommen oder nicht. Es zählen Kosten wie für Fachbücher, Vorbereitungskurse, Stellengesuche, Mappen, Porto und alle Kosten rund um Bewerbungsgespräche. Alternativ schätzen Sie Ihre Ausgaben. Pro Bewerbung mit Mappe setzen Sie pauschal 8,50 Euro an, ohne Mappe 2,50 Euro (FG Köln, Az. 7 K 932/03).
Diebstahl
Nachgewiesener Verlust des Gepäcks wie Kleidung, Notebook, Koffer auf einer Dienstreise je nach Zeitwert, nicht aber mitgeführtes Bargeld oder Schmuck.
Doppelter Haushalt
Wer für den Job eine Zweitwohnung am Arbeitsort bezieht, setzt die Ausgaben ab.
Ehrenamt
Als Mitglied im Betriebs- oder Personalrat, einer Gewerkschaft oder im Berufsverband können Sie Kosten für Arbeitsmittel wie Literatur fürs Ehrenamt, für Lehrgänge sowie Reisekosten absetzen.
Fahrtkosten
Zum 1. Januar 2021 wurde die Entfernungspauschale auf 35 Cent erhöht. Der höhere Wert gilt aber erst ab einer Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von mehr als 20 Kilometern. Für die ersten 20 Kilometer sind es weiterhin jeweils 30 Cent, ab dem 21. Kilometer 35 Cent. 2024 steigt die Pauschale ab dem 21. Entfernungskilometer noch einmal auf 38 Cent.
Die erhöhte Pauschale gilt zunächst befristet bis zum 31. Dezember 2026. Sie gilt auch für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.
Die Pendlerpauschale für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Betrieb steht Ihnen zu, egal, ob Sie mit dem eigenen Auto, dem Fahrrad, zu Fuß oder mit Kollegen unterwegs gewesen sind. Es zählt die kürzeste Verbindung. Waren Sie auf einer längeren Strecke schneller, etwa weil Sie häufige Staus umfahren konnten, zählt der längere Weg.
Erreichen Sie bei Autofahrten mit der Pendlerpauschale höchstens 4 500 Euro im Jahr, benötigen Sie keine Belege über Ihre Wegekilometer. Ist der Wert höher, belegen Sie Ihre Ausgaben etwa mit Tankquittungen, Rechnungen für Inspektionen und Übersichten zum Tachostand.
Fortbildung
Wenn Sie eine erste Ausbildung abgeschlossen haben, die mindestens 20 Stunden wöchentlich umfasste, lassen sich Ausgaben für die berufliche Weiterbildung oder eine Zweitausbildung abrechnen. Das gilt auch, wenn Sie eine Lehre oder ein duales Studium im Rahmen eines Arbeits- oder Dienstverhältnisses absolvieren oder den Bachelor gemacht haben und jetzt ein Masterstudium dranhängen.
Diese Ausgaben muss das Finanzamt auch als Werbungskosten berücksichtigen, wenn Sie arbeitslos oder in Elternzeit sind. Haben Sie gerade kein oder kein ausreichendes Einkommen, gehen Ihnen die Steuervorteile nicht verloren. Geben Sie Ihre Bildungskosten in Ihrer Steuererklärung in der Anlage N an und beantragen die Feststellung eines verbleibenden Verlustvortrags.
Führerschein
Begünstigt sind nur Ausgaben für einen speziellen Führerschein, den Sie brauchen, um Ihren Beruf auszuüben, wie im Fall von Berufskraftfahrern (FG Baden-Württemberg, Az. 14 K 46/06).
Gewerkschaft
Listen Sie gezahlte Beiträge für Berufsverbände, Gewerkschaften auf.
Neu: Homeoffice-Pauschale
Arbeitnehmer, die 2020 und 2021 in Küche, Wohn- oder Kinderzimmer von zu Hause gearbeitet haben, weil sie kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer besitzen, können für jeden Tag im Homeoffice 5 Euro geltend machen – für maximal 120 Tage pro Jahr. Das entspricht insgesamt höchstens 600 Euro (Die neue Homeoffice-Pauschale für 2020 und 2021).
Kleidung
Schutzkleidung, Uniform oder Labor- und Arztkittel sind berufsspezifische Arbeitsmittel. Dafür setzen Sie den Kaufpreis und die Reinigungskosten ab. Grundsätzlich ausgeschlossen ist Kleidung, die Sie auch privat tragen können. Ob bei einem Trauerrednerpaar schwarze Schuhe, Pullover, Anzug und Bluse typische Berufskleidung darstellen, klärt der Bundesfinanzhof derzeit noch (Az. VIII R 33/18).
Kontoführung
Die Gebühren für Ihr Gehaltskonto teilen Sie in private und berufliche Ausgaben auf. Pauschal akzeptiert das Finanzamt bei jedem 16 Euro oder die Kosten für jeweils eine Überweisung und eine Abhebung pro Monat.
Telekommunikation
Laufende Kosten Ihres privaten Telefon- oder Internetanschlusses können Sie absetzen, wenn Sie ihn zum Teil auch für berufliche Aufgaben nutzen. Einige Berufsgruppen, die oft zu Hause telefonieren, können pauschal 20 Prozent der Kosten ansetzen, maximal 20 Euro pro Monat. Zu ihnen gehören Lehrer, Außendienstler oder Angestellte im Homeoffice.
Bezweifelt das Amt, dass Ihnen ein Pauschalabzug zusteht, müssen Sie die Kosten einzeln nachweisen. Dazu notieren Sie repräsentativ über drei Monate berufliche Kontakte mit Namen, Telefonnummer, Grund und Dauer der Gespräche oder der Onlinerecherchen. Der Aufwand lohnt sich nur bei umfangreicher beruflicher Nutzung.
Umzug
Sind Sie jobbedingt ungezogen? Bei einem beruflichen Umzug zählen Ihre Ausgaben für die Wohnungsuche, Transportkosten für Möbel und Hausrat, Fahrtkosten und Verpflegung am Umzugstag sowie eine doppelte Miete zwischen Kündigungs- und Umzugstag für die neue Wohnung, zwischen Auszugstag und Ende der Kündigungsfrist für die neue Wohnung.
Unfall
Hatten Sie einen Unfall auf dem Arbeitsweg, dem Firmengelände oder bei Ihrem beruflichen Umzug? Die Reparatur Ihres Wagens oder dem des Unfallgegners können Sie abrechnen, selbst wenn Sie schuld sind. Ausnahme: Alkohol am Steuer. Verzichten Sie auf eine Reparatur, zählt der nachgewiesene Wertverlust.
Auch Krankheitskosten, die auf dem Weg von oder zur Tätigkeitsstätte durch einen Unfall entstanden sind, zählen mit. Sie sind nicht durch die Entfernungspauschale abgegolten (BFH, Az. VI R 8/18). Sie können diese abrechnen, selbst wenn Sie schuld sind. Ausnahme: Alkohol am Steuer. Verzichten Sie auf eine Reparatur, zählt der nachgewiesene Wertverlust.
Krankheitskosten, die auf dem Weg von oder zur Tätigkeitsstätte durch einen Unfall entstanden sind, zählen ebenfalls mit. Sie sind nicht durch die Entfernungspauschale abgegolten (BFH, Az. VI R 8/18).
Verluste
Hatten Sie trotz Erwerbslosigkeit dennoch Werbungskosten, etwa für Bewerbungen, verfallen auch diese nicht. Übersteigen Werbungskosten die Einnahmen, können Sie die Differenz als Verlust geltend machen. Diesen können Sie entweder mit anderen Einkünften desselben oder des vorangegangenen Jahres verrechnen. Gibt es nichts auszugleichen, tragen Sie die Verluste vor, bis Sie wieder positive Einkünfte haben. Sie können aber nicht den Werbungskostenpauschbetrag verwenden, um einen Verlust zu errechnen. Die 1 000 Euro dürfen nur bis zur Höhe der Einnahmen abgezogen werden.
Versicherungen
Als Werbungskosten gelten Berufshaftpflicht, Rechtsschutzversicherung und Unfallversicherung, aber nicht der Berufsunfähigkeitsschutz (BFH, Az. VI B 20/13).
Dieses Special wird regelmäßig aktualisiert. Jüngstes Update. 26. März 2021.
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