Werbungs­kosten Das können Arbeitnehmer für den Job absetzen

Immer in voller Höhe

Es ist egal, ob der Arbeitnehmer das ganze Jahr über einen Job hatte oder nicht, die Pauschale gibt es immer in voller Höhe. Auch wenn der Berufs­tätige über­haupt keine beruflichen Ausgaben hatte, gibt es 1 000 Euro Abzug vom Einkommen. Die Pauschale gilt für alle Jobs insgesamt. Für einen Zweitjob gibt es keine weiteren 1 000 Euro. Ehepartner bekommen jeweils eine eigene Pauschale. Nur wenn Sie gar kein Einkommen aus angestellter Tätig­keit hatten, entfällt die Werbungs­kostenpauschale.

Lassen Sie sich Verluste vortragen

Waren die Werbungs­kosten in einem Jahr höher als Ihre Einnahmen, stellt das Finanz­amt einen Verlust fest, den es mit Ihren Einkünften desselben oder des letzten Jahres verrechnet – bei gemein­samer Veranlagung auch mit denen des Ehepart­ners. Gibt es nichts zu verrechnen, tragen die Beamten den Verlust solange vor, bis Sie Einkünfte erzielen.

Der neue PC oder die Software vom Finanz­amt

Es lohnt sich besonders, über die Anschaffung teurer Arbeits­mittel wie Notebook, PC, Smartphone oder Büro­stuhl nach­zudenken: 952 Euro (inklusive Mehr­wert­steuer) können Sie seit 2018 sofort von der Steuer abziehen. Damit über­springen Sie auch schneller die 1 000-Euro-Grenze. 2021 lohnt sich der Kauf erst recht: Angestellte und Selbst­ständige sparen mit einem neu gekauften PC und Zubehör schneller Steuern. Die Nutzungs­dauer digi­taler Wirt­schafts­güter verkürzt sich auf ein Jahr. Das heißt, der beruflich veranlasste Teil der Rechnung kann in der Steuererklärung des Kauf­jahres sofort abge­setzt werden.

Zahlungs­zeit­punkt wichtig

Ein Arbeitnehmer setzt seine Ausgaben für das Jahr an, in dem diese entstanden sind. Bei Bezahlung mit Girocard oder Kreditkarte zählt der Tag, an dem er Arzt­kittel oder Lehr­buch gekauft hat und nicht der Tag, an dem das Geld dafür vom Konto abge­bucht wurde. Bei einer Last­schrift ist es umge­kehrt: Hier zählt, wann abge­bucht wurde. In der Regel halten sich Finanz­ämter an das Rechnungs­datum, falls sie einen Nach­weis fordern.

Anwalts- und Gerichts­kosten

Prozess­kosten vor dem Arbeits­gericht, etwa gegen eine Kündigung, akzeptiert das Finanz­amt als jobbe­dingte Ausgaben.

Arbeits­mittel

Seit 2018 lohnt es sich besonders, über die Anschaffung teurer Arbeitsmittel wie Notebook, PC, Smartphone oder Büro­stuhl nach­zudenken: 952 Euro (inklusive Mehr­wert­steuer) können Sie sofort von der Steuer abziehen. Damit über­springen Sie auch schneller die 1 000-Euro-Grenze. Wie lange Gegen­stände gewöhnlich genutzt werden, bestimmt das Bundes­finanz­ministerium in seiner amtlichen AfA-Tabelle. Diese ist jedoch bei Gütern, die einem stetigen tech­nischen Wandel unterliegen, veraltet.

Neu in 2021. Angestellte und Selbst­ständige sparen mit einem neu gekauften PC und Zubehör noch schneller Steuern. Die Nutzungs­dauer digi­taler Wirt­schafts­güter verkürzt sich auf ein Jahr. Das heißt, der beruflich veranlasste Teil der Rechnung kann in der Steuererklärung des Kauf­jahres sofort abge­setzt werden.

Begüns­tigt ist Computerhardware wie Stand- und Desktop-Computer, Notebooks, Tablets, Work- und Docking­stations, externe Daten­ver­arbeitungs­geräte sowie Netz­teile. Für erforderliche Betriebs- und Anwender­software verkürzt sich die Nutzungs­dauer ebenfalls auf ein Jahr. Die neue Regel umfasst zudem externe Speicher, Eingabegeräte wie Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon und Head­set sowie Ausgabegeräte, etwa Beamer, Laut­sprecher, Monitore und Drucker. Nutzen sie ein Gerät teil­weise auch privat, müssen sie ihre Ausgaben aufteilen.

Die neue Regel ist Teil des Corona-Maßnahmenpakets und soll Home­office-Lösungen durch Steuer­anreize beschleunigen (Im Homeoffice Steuern sparen). Viele haben ihr Heimbüro jedoch schon im Vorjahr digital aufgerüstet. In der Steuererklärung 2020 müssen sie ihre Investitionen noch aufteilen, in der Erklärung für 2021 setzen sie dann den Rest­wert komplett ab (BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021, Nutzungsdauer von Computerhardware).

Arbeits­zimmer

Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten im Homeoffice. Oft ist es aber schwierig, die Kosten für ein häusliches Arbeits­zimmer abzu­setzen. Wem aber für seine berufliche oder betriebliche Tätig­keit kein anderer Arbeits­platz zur Verfügung steht, kann bis zu 1 250 Euro pro Jahr geltend machen. Wenn das Arbeits­zimmer den Mittel­punkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätig­keit darstellt, sind sogar Kosten in unbe­schränkter Höhe abzugs­fähig. Allerdings muss es sich um einen abschließ­baren, büro­ähnlich ausgestatteten Raum handeln, der höchs­tens zu 10 Prozent privat genutzt wird.

Auslands­reisen

Sind Ihnen während eines Auslands­auf­enthalts Werbungs­kosten entstanden? Setzen Sie diese ebenfalls ab. Für Auslands­reisen gelten spezielle Über­nachtungs- und Verpflegungspauschalen (BMF-Schreiben, Auslandsreisen).

Rechnen Sie Ihre Kosten im Ausland mit Beleg auch dann ab, wenn Ihr Einkommen bereits dort versteuert wurde. Das Einkommen ist zwar in Deutsch­land steuerfrei, unterliegt aber meist dem Progressions­vorbe­halt, wenn Sie Ihren Wohn­sitz hier haben. Das bedeutet, Auslands­einkünfte können Ihren Steu­ersatz erhöhen.

Bahncard

Haben Sie sich eine Bahncard gekauft, um Ihre beruflich veranlassten Reise­kosten zu senken? Sie dürfen den beruflichen Anteil des Preises als Werbungs­kosten absetzen.

Berufs­krankheiten

Setzen Sie anerkannte Gesund­heits­schäden durch Betriebsunfälle, Dienst­reisen ab. Es gelten Arzt-, Kranken­haus-, Kurkosten laut Zahlungs­beleg, dazu Kosten von Hilfs­mitteln und vorbeugender therapeutischer Maßnahmen. Gegebenenfalls ist ein Gutachten nötig.

Berufliche Feiern

An Feiern anläss­lich eines Dienstju­biläums, Renten­beginns oder Geburts­tags muss sich das Finanz­amt aber beteiligen, wenn Sie die vom Bundes­finanzhof aufgestellten Spiel­regeln einhalten: Entscheidend für den Abzug ist, dass die Gäste aus dem beruflichen Umfeld kommen und Sie keine Auswahl nach rein persönlichen Kriterien treffen (siehe Beispiel).

Werden etwa alle Kollegen der Abteilung einge­laden, spricht das laut Bundes­finanzhof für eine berufliche Veranlassung (BFH, Az. VI R 7/16). Dieselben Regeln gelten für ein Dienst­jubiläum (BFH, Az. VI R 24/15). Selbst wenn dazu auch einige Freunde und Familien­angehörige einge­laden sind, bleiben die auf die beruflichen Gäste entfallenen Kosten anteilig absetz­bar (BFH, Az. VI R 46/14).

Bewerbungen

Alles, was Sie für eine Stellen­suche ausgeben, können Sie ansetzen. Dabei ist es egal, ob Sie den Job bekommen oder nicht. Es zählen Kosten wie für Fachbücher, Vorbereitungs­kurse, Stellenge­suche, Mappen, Porto und alle Kosten rund um Bewerbungs­gespräche. Alternativ schätzen Sie Ihre Ausgaben. Pro Bewerbung mit Mappe setzen Sie pauschal 8,50 Euro an, ohne Mappe 2,50 Euro (FG Köln, Az. 7 K 932/03).

Diebstahl

Nachgewiesener Verlust des Gepäcks wie Kleidung, Notebook, Koffer auf einer Dienst­reise je nach Zeit­wert, nicht aber mitgeführtes Bargeld oder Schmuck.

Doppelter Haushalt

Wer für den Job eine Zweit­wohnung am Arbeits­ort bezieht, setzt die Ausgaben ab.

Ehren­amt

Als Mitglied im Betriebs- oder Personalrat, einer Gewerk­schaft oder im Berufs­verband können Sie Kosten für Arbeits­mittel wie Literatur fürs Ehrenamt, für Lehr­gänge sowie Reise­kosten absetzen.

Fahrt­kosten

Zum 1. Januar 2021 wurde die Entfernungspauschale auf 35 Cent erhöht. Der höhere Wert gilt aber erst ab einer Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte von mehr als 20 Kilo­metern. Für die ersten 20 Kilo­meter sind es weiterhin jeweils 30 Cent, ab dem 21. Kilo­meter 35 Cent. 2024 steigt die Pauschale ab dem 21. Entfernungs­kilometer noch einmal auf 38 Cent.

Die erhöhte Pauschale gilt zunächst befristet bis zum 31. Dezember 2026. Sie gilt auch für Familien­heim­fahrten im Rahmen einer doppelten Haus­halts­führung.

Die Pend­lerpauschale für jeden Entfernungs­kilometer zwischen Wohnung und Betrieb steht Ihnen zu, egal, ob Sie mit dem eigenen Auto, dem Fahr­rad, zu Fuß oder mit Kollegen unterwegs gewesen sind. Es zählt die kürzeste Verbindung. Waren Sie auf einer längeren Strecke schneller, etwa weil Sie häufige Staus umfahren konnten, zählt der längere Weg.

Erreichen Sie bei Auto­fahrten mit der Pend­lerpauschale höchs­tens 4 500 Euro im Jahr, benötigen Sie keine Belege über Ihre Wegekilo­meter. Ist der Wert höher, belegen Sie Ihre Ausgaben etwa mit Tank­quittungen, Rechnungen für Inspektionen und Über­sichten zum Tacho­stand.

Fort­bildung

Wenn Sie eine erste Ausbildung abge­schlossen haben, die mindestens 20 Stunden wöchentlich umfasste, lassen sich Ausgaben für die berufliche Weiterbildung oder eine Zweit­ausbildung abrechnen. Das gilt auch, wenn Sie eine Lehre oder ein duales Studium im Rahmen eines Arbeits- oder Dienst­verhält­nisses absol­vieren oder den Bachelor gemacht haben und jetzt ein Master­studium dranhängen.

Diese Ausgaben muss das Finanz­amt auch als Werbungs­kosten berück­sichtigen, wenn Sie arbeitslos oder in Eltern­zeit sind. Haben Sie gerade kein oder kein ausreichendes Einkommen, gehen Ihnen die Steuer­vorteile nicht verloren. Geben Sie Ihre Bildungskosten in Ihrer Steuererklärung in der Anlage N an und beantragen die Fest­stellung eines verbleibenden Verlust­vortrags.

Führer­schein

Begüns­tigt sind nur Ausgaben für einen speziellen Führer­schein, den Sie brauchen, um Ihren Beruf auszuüben, wie im Fall von Berufs­kraft­fahrern (FG Baden-Württem­berg, Az. 14 K 46/06).

Gewerk­schaft

Listen Sie gezahlte Beiträge für Berufs­verbände, Gewerk­schaften auf.

Neu: Home­office-Pauschale

Arbeitnehmer, die 2020 und 2021 in Küche, Wohn- oder Kinder­zimmer von zu Hause gearbeitet haben, weil sie kein steuerlich anerkanntes Arbeits­zimmer besitzen, können für jeden Tag im Home­office 5 Euro geltend machen – für maximal 120 Tage pro Jahr. Das entspricht insgesamt höchs­tens 600 Euro (Die neue Homeoffice-Pauschale für 2020 und 2021).

Kleidung

Schutz­kleidung, Uniform oder ­Labor- und Arzt­kittel sind berufs­spezi­fische Arbeits­mittel. Dafür setzen Sie den Kauf­preis und die Reinigungs­kosten ab. Grund­sätzlich ausgeschlossen ist Kleidung, die Sie auch privat tragen können. Ob bei einem Trauer­rednerpaar schwarze Schuhe, Pullover, Anzug und Bluse typische Berufs­kleidung darstellen, klärt der Bundes­finanzhof derzeit noch (Az. VIII R 33/18).

Konto­führung

Die Gebühren für Ihr Gehalts­konto teilen Sie in private und berufliche Ausgaben auf. Pauschal akzeptiert das Finanz­amt bei jedem 16 Euro oder die Kosten für jeweils eine Über­weisung und eine Abhebung pro Monat.

Tele­kommunikation

Laufende Kosten Ihres privaten Telefon- oder Internet­anschlusses können Sie absetzen, wenn Sie ihn zum Teil auch für berufliche Aufgaben nutzen. Einige Berufs­gruppen, die oft zu Hause telefonieren, können pauschal 20 Prozent der Kosten ansetzen, maximal 20 Euro pro Monat. Zu ihnen gehören Lehrer, Außen­dienstler oder Angestellte im Home­office.

Bezweifelt das Amt, dass Ihnen ein Pauschal­abzug zusteht, müssen Sie die Kosten einzeln nach­weisen. Dazu notieren Sie repräsentativ über drei Monate berufliche Kontakte mit Namen, Telefon­nummer, Grund und Dauer der Gespräche oder der Onlinerecherchen. Der Aufwand lohnt sich nur bei umfang­reicher beruflicher Nutzung.

Umzug

Sind Sie jobbe­dingt ungezogen? Bei einem beruflichen Umzug zählen Ihre Ausgaben für die Wohnung­suche, Trans­port­kosten für Möbel und Hausrat, Fahrt­kosten und Verpflegung am Umzugs­tag sowie eine doppelte Miete zwischen Kündigungs- und Umzugs­tag für die neue Wohnung, zwischen Auszugs­tag und Ende der Kündigungs­frist für die neue Wohnung.

Unfall

Hatten Sie einen Unfall auf dem Arbeitsweg, dem Firmengelände oder bei Ihrem beruflichen Umzug? Die Reparatur Ihres Wagens oder dem des Unfall­gegners können Sie abrechnen, selbst wenn Sie schuld sind. Ausnahme: Alkohol am Steuer. Verzichten Sie auf eine Reparatur, zählt der nachgewiesene Wert­verlust.

Auch Krank­heits­kosten, die auf dem Weg von oder zur Tätig­keits­stätte durch einen Unfall entstanden sind, zählen mit. Sie sind nicht durch die Entfernungs­pauschale abge­golten (BFH, Az. VI R 8/18). Sie können diese abrechnen, selbst wenn Sie schuld sind. Ausnahme: Alkohol am Steuer. Verzichten Sie auf eine Reparatur, zählt der nachgewiesene Wert­verlust.

Krank­heits­kosten, die auf dem Weg von oder zur Tätig­keits­stätte durch einen Unfall entstanden sind, zählen ebenfalls mit. Sie sind nicht durch die Entfernungs­pauschale abge­golten (BFH, Az. VI R 8/18).

Verluste

Hatten Sie trotz Erwerbs­losig­keit dennoch Werbungs­kosten, etwa für Bewerbungen, verfallen auch diese nicht. Über­steigen Werbungs­kosten die Einnahmen, können Sie die Differenz als Verlust geltend machen. Diesen können Sie entweder mit anderen Einkünften desselben oder des voran­gegan­genen Jahres verrechnen. Gibt es nichts auszugleichen, tragen Sie die Verluste vor, bis Sie wieder positive Einkünfte haben. Sie können aber nicht den Werbungs­kostenpausch­betrag verwenden, um einen Verlust zu errechnen. Die 1 000 Euro dürfen nur bis zur Höhe der Einnahmen abge­zogen werden.

Versicherungen

Als Werbungs­kosten gelten Berufs­haft­pflicht, Rechtsschutzversicherung und Unfallversicherung, aber nicht der Berufsunfähigkeitsschutz (BFH, Az. VI B 20/13).