
Entspannt pendeln. Wie Berufstätige bei der Steuer sparen können. © Getty Images / Georgi Nutsov
Von Arbeitsmitteln bis Homeoffice-Pauschale: Wer mehr als 1 230 Euro Werbungskosten pro Jahr hat, kann sich zu viel gezahlte Steuern mit der Steuererklärung zurückholen.
Werbungskosten: Der Überblick
Um ihren Job auszuüben und Geld zu verdienen, kommen auf Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einige große wie kleine Ausgaben zu: etwa für den regelmäßigen Weg in die Firma, für die Arbeit im Homeoffice, für Fortbildungen oder eventuell für einen Zweithaushalt in der Nähe des Arbeitsplatzes. Diese Ausgaben können sie in der Steuererklärung abrechnen – gut möglich, dass sie eine satte Erstattung vom Finanzamt bringen.
Das Wichtigste in Kürze
Werbungskosten. Das Finanzamt berücksichtigt Ausgaben, die Ihnen für den Job entstehen, zu Ihren Gunsten. Wichtige Posten sind etwa die Ausgaben für den regelmäßigen Arbeitsweg, für die Arbeit im Homeoffice und für eine Fortbildung.
Pauschale. Das Finanzamt zieht 2023 bei Arbeitnehmern automatisch 1 230 Euro pauschal als berufliche Ausgaben ab. 2022 lag die Pauschale bei 1 200 Euro, davor bei 1 000 Euro. Arbeitgeber berücksichtigen diesen Arbeitnehmer-Pauschbetrag bereits monatlich bei der Lohnsteuer.
Steuererklärung. Da der Pauschbetrag sich schon über die Gehaltsabrechnungen auswirkt, bringt die Steuererklärung nur dann eine weitere Ersparnis, wenn hier höhere berufliche Ausgaben abgerechnet werden – also für 2023 mehr als 1 230 Euro.
Homeoffice-Pauschale. Infolge der Corona-Pandemie wurde ein neuer Posten unter den Werbungskosten eingeführt: die Homeoffice-Pauschale. 2023 dürfen Sie für jeden Tag im Homeoffice 6 Euro geltend machen, maximal für 210 Tage im Jahr. Für die Jahre vorher zählten für bis zu 120 Tage im Jahr jeweils pauschal 5 Euro. Mehr Ausgaben für die Arbeit zu Hause können Sie eventuell mit einem anerkannten Arbeitszimmer absetzen.
Anlage N. Werbungskosten tragen Sie in die Anlage N Ihrer Steuererklärung ein. Doch nur wenn in einem Jahr Ihre Jobkosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag übersteigen, müssen Sie Ihre Ausgaben detailliert in der Anlage N aufschlüsseln.
Alle Details zur Steuererklärung. Werbungskosten sind nicht alles: In Finanztest-Spezial Steuern sowie in den Finanztest-Ratgebern zur Steuererklärung lesen Sie ausführlich, womit Sie außerdem beim Finanzamt punkten können. Sie sind im Online-Shop erhältlich.
Die Werbungskostenpauschale überspringen
Für den Job geben Arbeitnehmer schnell mehrere Tausend Euro im Jahr aus. Ausgabenklassiker sind etwa die regelmäßigen Fahrten ins Büro und Dienstreisen, eine beruflich veranlasste Zweitwohnung und Umzugskosten, Arbeitsmittel sowie Ausgaben für Arbeitszimmer und Arbeitsecke zu Hause. Neben größeren Posten können auch kleinere Ausgaben, etwa für Fachzeitschriften, Kontogebühren oder Gewerkschaftsbeiträge, einen Steuervorteil bringen. Entscheidend ist, ob Sie mit Ihren Jobkosten den Pauschbetrag von 1 230 Euro knacken. Den zieht das Finanzamt automatisch ab, selbst wenn Sie gar keine Ausgaben hatten. Jeder Euro, den Sie darüber liegen, drückt weiter Ihre Steuerlast. In den Vorjahren war der Pauschbetrag mit 1 200 Euro in 2022 und davor 1 000 Euro noch etwas niedriger.
Immer in voller Höhe
Es ist egal, ob der Arbeitnehmer das ganze Jahr über einen Job hatte oder nicht, die Pauschale gibt es immer in voller Höhe. Auch wenn der Berufstätige überhaupt keine beruflichen Ausgaben hatte, zählt der Pauschbetrag. Er gilt für alle Jobs insgesamt. Für einen Zweitjob gibt es keine weiteren 1 230 Euro. Ehepartner bekommen jeweils eine eigene Pauschale. Nur wenn Sie gar kein Einkommen aus angestellter Tätigkeit hatten, entfällt die Werbungskostenpauschale.
Lassen Sie sich Verluste vortragen
Waren die Werbungskosten in einem Jahr höher als Ihre Einnahmen, stellt das Finanzamt einen Verlust fest, den es mit Ihren Einkünften desselben oder des letzten Jahres verrechnet – bei gemeinsamer Veranlagung auch mit denen des Ehepartners. Gibt es nichts zu verrechnen, tragen die Beamten den Verlust solange vor, bis Sie Einkünfte erzielen.
Der neue PC oder die Software vom Finanzamt
Es lohnt sich besonders, über die Anschaffung teurer Arbeitsmittel wie Notebook, PC, Smartphone oder Bürostuhl nachzudenken: 952 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) können Sie seit 2018 sofort von der Steuer abziehen. Damit überspringen Sie auch schneller die 1 230-Euro-Grenze. Seit 2021 lohnt sich der Kauf erst recht: Angestellte und Selbstständige sparen mit einem neu gekauften PC und Zubehör schneller Steuern. Die Nutzungsdauer digitaler Wirtschaftsgüter wurde auf ein Jahr verkürzt. Das heißt, der beruflich veranlasste Teil der Rechnung kann in der Steuererklärung des Kaufjahres sofort abgesetzt werden.
Zahlungszeitpunkt wichtig
Ein Arbeitnehmer setzt seine Ausgaben für das Jahr an, in dem diese entstanden sind. Bei Bezahlung mit Girocard oder Kreditkarte zählt der Tag, an dem er Arztkittel oder Lehrbuch gekauft hat und nicht der Tag, an dem das Geld dafür vom Konto abgebucht wurde. Bei einer Lastschrift ist es umgekehrt: Hier zählt, wann abgebucht wurde. In der Regel halten sich Finanzämter an das Rechnungsdatum, falls sie einen Nachweis fordern.
Diese Posten können Sie abrechnen
Die Werbungskostenpauschale erhalten alle, die übers Jahr als Arbeitnehmer oder Beamte beschäftigt waren. Minijobs zählen nicht. Keine Rolle spielt dabei, wie lange und wie oft Sie angestellt waren oder ob Sie überhaupt etwas für Ihren Job ausgegeben haben. Selbst wenn Sie im Jahr nur ein paar Tage Arbeitnehmer waren und dabei keine Aufwendungen hatten, bekommen Sie für 2023 die vollen 1 230 Euro. Jeder Euro, der die 1 230 Euro übersteigt, mindert die Steuerlast. Wie viel Steuern Sie mit Werbungskosten sparen können, können Sie mit unserem Steuersparrechner ganz leicht selbst berechnen.
Anwalts- und Gerichtskosten
Prozesskosten vor dem Arbeitsgericht, etwa gegen eine Kündigung, akzeptiert das Finanzamt als jobbedingte Ausgaben.
Arbeitsmittel
Seit 2018 lohnt es sich besonders, über die Anschaffung teurer Arbeitsmittel wie Smartphone, Schreibtisch oder Bürostuhl nachzudenken: 952 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) können Sie sofort von der Steuer abziehen. Damit überspringen Sie auch schneller die 1 230-Euro-Grenze. Gegenstände, die mehr gekostet haben, müssen Sie hingegen über die voraussichtliche Nutzungsdauer abschreiben. Wie lange Gegenstände gewöhnlich genutzt werden, bestimmt das Bundesfinanzministerium in seiner amtlichen AfA-Tabelle. Diese ist jedoch bei Gütern, die einem stetigen technischen Wandel unterliegen, veraltet.
Wichtig: Angestellte und Selbstständige sparen mit einem neu gekauften PC und Zubehör noch schneller Steuern. Seit 2021 gilt für digitale Wirtschaftsgüter eine Nutzungsdauer von einem Jahr. Das heißt, der beruflich veranlasste Teil der Rechnung kann unabhängig von der Höhe in der Steuererklärung des Kaufjahres gleich abgesetzt werden.
Begünstigt ist Computerhardware wie Stand- und Desktop-Computer, Notebooks, Tablets, Work- und Dockingstations, externe Datenverarbeitungsgeräte sowie Netzteile. Für erforderliche Betriebs- und Anwendersoftware verkürzt sich die Nutzungsdauer ebenfalls auf ein Jahr. Die neue Regel umfasst zudem externe Speicher, Eingabegeräte wie Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon und Headset sowie Ausgabegeräte, etwa Beamer, Lautsprecher, Monitore und Drucker. Nutzen sie ein Gerät teilweise auch privat, müssen sie ihre Ausgaben aufteilen.
Arbeitszimmer
Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten im Homeoffice. Ihre Ausgaben für die Arbeit zu Hause können sie über die Homeoffice-Pauschale geltend machen. Oft ist aber noch deutlich mehr möglich, wenn für die Arbeit zu Hause ein separater Raum zur Verfügung steht, ein häusliches Arbeitszimmer. Die tatsächlichen Ausgaben für diesen Arbeitsraum, etwa die anteiligen Kosten für Miete und Energie, erkennt das Finanzamt unter bestimmten Voraussetzungen an, die für den Raum an sich und für dessen Nutzung gelten. Dazu gehört zum Beispiel, dass es sich um einen abschließbaren, büroähnlich ausgestatteten Raum handeln muss, der höchstens zu 10 Prozent privat genutzt wird. Zudem muss der Raum der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit sein, damit die Raumkosten unbegrenzt zählen. Was im Einzelnen gilt und welche Änderungen zum Jahresbeginn 2023 in Kraft getreten sind, lesen Sie ausführlich in unserem Special zum Homeoffice und häuslichen Arbeitszimmer.
Auslandsreisen
Sind Ihnen während eines Auslandsaufenthalts Werbungskosten entstanden? Setzen Sie diese ebenfalls ab. Für Auslandsreisen gelten spezielle Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen (BMF-Schreiben, Auslandsreisen).
Rechnen Sie Ihre Kosten im Ausland mit Beleg auch dann ab, wenn Ihr Einkommen bereits dort versteuert wurde. Das Einkommen ist zwar in Deutschland steuerfrei, unterliegt aber meist dem Progressionsvorbehalt, wenn Sie Ihren Wohnsitz hier haben. Das bedeutet, Auslandseinkünfte können Ihren Steuersatz erhöhen.
Bahncard
Haben Sie sich eine Bahncard gekauft, um Ihre beruflich veranlassten Reisekosten zu senken? Sie dürfen den beruflichen Anteil des Preises als Werbungskosten absetzen.
Berufliche Feiern
An Feiern anlässlich eines Dienstjubiläums, Rentenbeginns oder Geburtstags muss sich das Finanzamt beteiligen, wenn Sie die vom Bundesfinanzhof aufgestellten Spielregeln einhalten: Entscheidend für den Abzug ist, dass die Gäste aus dem beruflichen Umfeld kommen und Sie keine Auswahl nach rein persönlichen Kriterien treffen.
Werden etwa alle Kollegen der Abteilung eingeladen, spricht das laut Bundesfinanzhof für eine berufliche Veranlassung (BFH, Az. VI R 7/16). Dieselben Regeln gelten für ein Dienstjubiläum (BFH, Az. VI R 24/15). Selbst wenn dazu auch einige Freunde und Familienangehörige eingeladen sind, bleiben die auf die beruflichen Gäste entfallenen Kosten anteilig absetzbar (BFH, Az. VI R 46/14).
Bewerbungen
Alles, was Sie für eine Stellensuche ausgeben, können Sie ansetzen. Dabei ist es egal, ob Sie den Job bekommen oder nicht. Es zählen Kosten wie für Fachbücher, Vorbereitungskurse, Stellengesuche, Mappen, Porto und alle Kosten rund um Bewerbungsgespräche.
Diebstahl
Nachgewiesener Verlust des Gepäcks wie Kleidung, Notebook, Koffer auf einer Dienstreise je nach Zeitwert, nicht aber mitgeführtes Bargeld oder Schmuck.
Doppelter Haushalt
Wer für den Job eine Zweitwohnung am Arbeitsort bezieht, setzt die Ausgaben ab.
Ehrenamt
Als Mitglied im Betriebs- oder Personalrat, einer Gewerkschaft oder im Berufsverband können Sie Kosten für Arbeitsmittel wie Literatur fürs Ehrenamt, für Lehrgänge sowie Reisekosten absetzen.
Fahrtkosten
Für den Weg zu Ihrer „ersten Tätigkeitsstätte“ steht Ihnen die Entfernungspauschale zu. Für die ersten 20 Kilometer der Distanz zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind das jeweils 30 Cent je Entfernungskilometer, ab Kilometer 21 sind es 38 Cent. Diese Pauschale gilt auch für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.
Die Entfernungs- oder auch Pendlerpauschale für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Betrieb steht Ihnen zu, egal, ob Sie mit dem eigenen Auto, dem Fahrrad, zu Fuß oder mit Kollegen unterwegs gewesen sind. Es zählt die kürzeste Verbindung. Waren Sie auf einer längeren Strecke schneller, etwa weil Sie häufige Staus umfahren konnten, zählt der längere Weg.
Erreichen Sie bei Autofahrten mit der Pendlerpauschale höchstens 4 500 Euro im Jahr, benötigen Sie keine Belege über Ihre Wegekilometer. Ist der Wert höher, belegen Sie Ihre Ausgaben etwa mit Tankquittungen, Rechnungen für Inspektionen und Übersichten zum Tachostand.
Fortbildung
Wenn Sie eine erste Ausbildung abgeschlossen haben, die mindestens 20 Stunden wöchentlich umfasste, lassen sich Ausgaben für die berufliche Weiterbildung oder eine Zweitausbildung abrechnen. Das gilt auch, wenn Sie eine Lehre oder ein duales Studium im Rahmen eines Arbeits- oder Dienstverhältnisses absolvieren oder den Bachelor gemacht haben und jetzt ein Masterstudium dranhängen.
Diese Ausgaben muss das Finanzamt auch als Werbungskosten berücksichtigen, wenn Sie arbeitslos oder in Elternzeit sind. Haben Sie gerade kein oder kein ausreichendes Einkommen, gehen Ihnen die Steuervorteile nicht verloren. Geben Sie Ihre Bildungskosten in Ihrer Steuererklärung in der Anlage N an und beantragen die Feststellung eines verbleibenden Verlustvortrags.
Führerschein
Begünstigt sind nur Ausgaben für einen speziellen Führerschein, den Sie brauchen, um Ihren Beruf auszuüben, wie im Fall von Berufskraftfahrern (FG Baden-Württemberg, Az. 14 K 46/06).
Gewerkschaft
Listen Sie gezahlte Beiträge für Berufsverbände, Gewerkschaften auf.
Homeoffice-Pauschale
Arbeitnehmer, die im Homeoffice gearbeitet haben, können 2023 für die Arbeitstage zu Hause jeweils 6 Euro geltend machen – für maximal 210 Tage pro Jahr. In den Vorjahren waren es jeweils 5 Euro für bis zu 120 Tage im Jahr. Die Pauschale steht Ihnen zu, ganz gleich wo in der Wohnung Sie gearbeitet haben. Sie benötigen kein separates Arbeitszimmer, um sie in Anspruch zu nehmen.
Kleidung
Als Berufskleidung zählen Kleidungsstücke, bei denen es so gut wie ausgeschlossen ist, dass sie auch privat genutzt werden. Dazu gehören etwa Schutzkleidung, Uniform oder Labor- und Arztkittel. Dafür setzen Sie den Kaufpreis und die Reinigungskosten ab. Grundsätzlich ausgeschlossen ist Kleidung, die Sie auch privat tragen können.
Kontoführung
Die Gebühren für Ihr Gehaltskonto teilen Sie in private und berufliche Ausgaben auf. Pauschal akzeptiert das Finanzamt bei jedem 16 Euro oder die Kosten für jeweils eine Überweisung und eine Abhebung pro Monat.
Reisekosten
Nicht nur Ausgaben für den regelmäßigen Arbeitsweg können Sie abrechnen, sondern zum Beispiel auch Ausgaben, die Ihnen für Dienstreisen, Fahrten zu Kunden oder in eine andere Filiale Ihres Arbeitgebers entstanden sind. Für Autofahrten können Sie pauschal 30 Cent pro gefahrenen Kilometer ansetzen oder Ihre tatsächlichen Kosten. Für Fahrten mit Motorrad, Roller oder Mofa gilt eine Pauschale von 20 Cent je gefahrenem Kilometer. Zusätzlich dürfen Sie für solche beruflichen Touren auch Ausgaben für Verpflegung und wenn nötig Unterkunft geltend machen.
Telekommunikation
Laufende Kosten Ihres privaten Telefon- oder Internetanschlusses können Sie absetzen, wenn Sie ihn zum Teil auch für berufliche Aufgaben nutzen. Einige Berufsgruppen, die oft zu Hause telefonieren, können pauschal 20 Prozent der Kosten ansetzen, maximal 20 Euro pro Monat. Zu ihnen gehören Lehrer, Außendienstler oder Angestellte im Homeoffice.
Bezweifelt das Amt, dass Ihnen ein Pauschalabzug zusteht, müssen Sie die Kosten einzeln nachweisen. Dazu notieren Sie repräsentativ über drei Monate berufliche Kontakte mit Namen, Telefonnummer, Grund und Dauer der Gespräche oder der Onlinerecherchen. Der Aufwand lohnt sich nur bei umfangreicher beruflicher Nutzung.
Umzug
Sind Sie jobbedingt ungezogen? Bei einem beruflichen Umzug zählen Ihre Ausgaben für die Wohnungsuche, Transportkosten für Möbel und Hausrat, Fahrtkosten und Verpflegung am Umzugstag sowie eine doppelte Miete zwischen Kündigungs- und Umzugstag für die neue Wohnung, zwischen Auszugstag und Ende der Kündigungsfrist für die neue Wohnung.
Unfall
Hatten Sie einen Unfall auf dem Arbeitsweg, dem Firmengelände oder bei Ihrem beruflichen Umzug? Rechnen Sie jene Kosten ab, die Ihnen weder von der Firma noch von der Versicherung erstattet wurden. Behandlungs- und Krankheitskosten sind nach einem Autounfall auf dem Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nicht mit der Pendlerpauschale abgegolten, Sie können diese zusätzlich abrechnen (BFH, Az. VI R 8/18).
Verluste
Hatten Sie trotz Erwerbslosigkeit dennoch Werbungskosten, etwa für Bewerbungen, verfallen auch diese nicht. Übersteigen Werbungskosten die Einnahmen, können Sie die Differenz als Verlust geltend machen. Diesen können Sie entweder mit anderen Einkünften desselben oder des vorangegangenen Jahres verrechnen. Gibt es nichts auszugleichen, tragen Sie die Verluste vor, bis Sie wieder positive Einkünfte haben. Sie können aber nicht den Werbungskostenpauschbetrag verwenden, um einen Verlust zu errechnen. Die 1 230 Euro dürfen nur bis zur Höhe der Einnahmen abgezogen werden.
Versicherungen
Als Werbungskosten gelten Berufshaftpflicht, Rechtsschutzversicherung und Unfallversicherung, aber nicht der Berufsunfähigkeitsschutz (BFH, Az. VI B 20/13).
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4 Kommentare Diskutieren Sie mit
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@Brummo: Ob Sie in einer Voll- oder Teilzeitbeschäftigung sind, spielt keine Rolle. Sie muss nur den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit darstellen: www.test.de/Steuererklaerung-Haeusliches-Arbeitszimmer-absetzen-5230729-0/.
Guten Morgen,
kann ich das Arbeitszimmer auch bei einer Teilzeitbeschäftigung (hier: 10 Stunden / Woche) absetzen oder wird hier nur ein "Teilzeitanteil" (hier: 1/4) akzeptiert?
Schöne Grüße
@Frieda-Gustav: BMF-Schreiben regeln Verfahrens- und Rechtsfragen und konkretisieren insoweit die Auslegung bestehender Gesetze. BMF-Schreiben dienen als Verwaltungsanweisungen, das heißt, dass sie für die Finanzämter bindend sind. Im Falle der Digital-AfA ist das BMF-Schreiben am 26.2.2021 veröffentlich worden und gilt seitdem für die Finanzverwaltungen aller Bundesländer. Solche Schreiben verliere ihre Gültigkeit erst, wenn sie geändert oder aufgehoben werden, etwa weil das Bundesfinanzministerium seine Rechtsauffassung ändert oder aufgrund gerichtlicher Entscheidungen ändern muss. Dass das im Falle der verkürzten Abschreibungsdauer passiert, ist unwahrscheinlich. Zum Vergleich: Die ursprüngliche AfA-Tabelle stammt aus dem Jahr 2001 und galt in Bezug auf die Abschreibungszeit digitaler Wirtschaftsgüter schon länger als überholt.
Sollte ihr Finanzamt in der Gewinnermittlung für das Wirtschaftsjahr 2021 die Nutzungsdauer von einem Jahr für die Abschreibung digitaler Wirtschaftsgüter nicht anerkennen, sollten Sie Einspruch einlegen und sich auf das BMF-Schreiben vom 26.2.2021 (IV C 3 - S 2190/21/10002 :013) berufen. Dort ist auch geregelt, welche Computerhard- und software unter den Begriff der digitalen Wirtschaftsgüter fallen: Das Schreiben finden Sie hier:
www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Einkommensteuer/2021-02-26-nutzungsdauer-von-computerhardware-und-software-zur-dateneingabe-und-verarbeitung.pdf?__blob=publicationFile&v=1
(maa)
Ich wohne in Niedersachsen. Kann ich mich darauf verlassen, dass die Digital-AFA Bestand haben wird? Ist das bereits entschieden? Ich möchte nicht in die 'Falle' tappen ... Zitat vom 23. Februar:
Nach Meldungen in der Tagespresse (u.a. Handelsblatt) haben die Finanzminister der Länder Niedersachsen, Hessen und Bremen in einem Schreiben an das BMF ihre Bedenken mit Blick auf die geplante Sonderabschreibung für digitale Wirtschaftsgüter geäußert. Die Länder sind der Auffassung, dass ein so großer Eingriff in die Abschreibungsregeln einer gesetzlichen Regelung bedürfe. Ferner stehe der Entwurf des BMF in einigen Punkten mit den bisher gelebten Grundsätzen der Ermittlung und Festlegung von Nutzungsdauern für die betroffenen Wirtschaftsgüter nicht im Einklang, da die tatsächliche Nutzungsdauer eines digitalen Wirtschaftsguts laut Experten vielfach länger als ein Jahr beträgt...