Berufstätige sparen jetzt leichter Steuern, wenn sie Dienstreisen mit privatem Urlaub verbinden. Auch bei PC und Telefon sind Ersparnisse drin.

Der Bundesfinanzhof hat das Tor zum Steuernsparen weiter geöffnet: Verbinden Berufstätige eine Dienstreise mit privaten Reisetagen, muss das Finanzamt ihnen einen Teil der Kosten für An- und Abreise als Werbungskosten anerkennen, entschieden die obersten Finanzrichter (Az. Gr S1/06).

Infolge dieses Urteils hat das Bundesfinanzministerium in einem BMF-Schreiben offene Fragen zu verschiedenen Ausgaben, die teils beruflich, teils privat veranlasst sind, beantwortet. Es stellt unter anderem klar, wie Reisekosten künftig abzurechnen sind.

Gleichzeitig nennt es aber auch Beispiele wie Kleidung und Führerschein, die auch in Zukunft Privatsache bleiben und damit keinen Steuervorteil bringen (6. Juli 2010, IV C 3-S2227/07/ 10003:002).

Dienstreise: Reisetage entscheiden

Bei Dienstreisen, die mit Privatvergnügen kombiniert werden, erkennt das Finanzamt den beruflichen Teil der Ausgaben an, wenn dieser anhand der Reisetage ermittelt werden kann.

Beispiel: Ein Hamburger Arzt fliegt auf eigene Kosten am Mittwochmorgen nach Paris zu einem Kongress. Dieser dauert von Mittwoch bis Freitag. Sonnabend und Sonntag schaut er sich die Stadt an, ehe er abends zurückfliegt.

Von fünf Reisetagen ist der Mann drei Tage beruflich unterwegs. Deshalb kann er nach der neuen Regelung drei Fünftel der Kosten für die An- und Abreise als Werbungskosten abrechnen. Dazu kommen die Ausgaben, die direkt mit dem beruflichen Kongress zu tun haben, unter anderem die Übernachtungskosten in der Kongresszeit.

Für die Flüge zahlt er 250 Euro, sein Zimmer kostet ihn 70 Euro pro Nacht. Für Kongresseintritt, Literatur und Verpflegungspauschalen für die Kongresstage fallen 500 Euro an. So kommt er auf knapp 800 Euro Werbungskosten für den Besuch:

Werbungskosten für die Parisreise (Euro)
An- und Abreise (3/5 von 250 Euro): 150
Übernachtung (Mittwoch bis Freitag): + 140
Eintritt, Literatur, Verpflegung: + 500
Werbungskosten gesamt: 790

Wäre der Arzt mit dem Taxi zum Flughafen gefahren, hätte er zusätzlich noch drei Fünftel der Ausgaben für diese Fahrt abrechnen können.

Erfolgt eine Reise jedoch hauptsächlich aus privaten Gründen und beträgt der berufliche Teil weniger als 10 Prozent, ist es nicht möglich, von den gemischten Reisekosten einen beruflichen Anteil geltend zu machen. Wenn also der Hamburger Arzt für 14 Tage an die französische Atlantikküste reist und von dort aus nur für einen Tag zum Kongress nach Paris fährt, ist die berufliche Veranlassung der Reise untergeordnet. Das Finanzamt erkennt dann nur die Kosten für die Fahrt von der Küste nach Paris an, nicht aber einen Teil der An- und Abreisekosten nach Frankreich.

Andersherum gilt: Spielt der private Teil der Reise nur eine untergeordnete Rolle von unter 10 Prozent, erkennt das Finanzamt die Reisekosten komplett an.

Computer: Zeiten aufschreiben

Für Arbeitsmittel wie Computer, die Steuerzahler privat und beruflich nutzen, hat das Finanzamt schon immer die beruflichen Ausgaben anerkannt. Auch hier ist die Dauer der beruflichen Tätigkeit entscheidend.

Erwirbt zum Beispiel eine Marketingassistentin ein neues Notebook und nutzt es fast ausschließlich beruflich und höchstens zu 10 Prozent privat, erkennt das Finanzamt die Ausgaben voll als Werbungskosten an. Ausgaben für Arbeitsmittel zählen komplett im Anschaffungsjahr, wenn sie nicht mehr als 487,90 Euro inklusive Mehrwertsteuer betragen haben. War der PC teurer, muss die Marketingassistentin die Ausgaben über die Jahre der voraussichtlichen Nutzungsdauer verteilt abschreiben. Bei ihrem Notebook sind das drei Jahre.

Ist die private Nutzung höher als 10 Prozent, dürfen PC-Besitzer 50 Prozent der Ausgaben für den Rechner als Werbungskosten absetzen. Reicht ihnen das nicht, sollten sie eine Art „Fahrtenbuch“ führen und genau vermerken, wann und wie lange sie das Gerät beruflich und privat nutzen.

Beispiel: Ein Journalist benötigt seinen Rechner, den er im Januar 2010 für 900 Euro gekauft hat, zu 60 Prozent für den Beruf und weist dies auch nach. Bei einer Nutzungsdauer von drei Jahren kann er im ersten Jahr 60 Prozent von 300 Euro als Werbungskosten geltend machen. Das sind 180 Euro.

Im ersten Jahr zählen aber nur die Monate ab dem Kauf. Schafft sich der Journalist den Rechner erst im Oktober an, würde das Finanzamt die Abschreibung im ersten Jahr nur für drei und nicht für zwölf Monate anerkennen. Er könnte dann im Anschaffungsjahr nur 45 Euro statt 180 Euro abrechnen.

Telefon: Belege für drei Monate

Genaue Auflistungen der privaten und der beruflichen Nutzung helfen auch, wenn Arbeitnehmer und Selbstständige ihre Ausgaben zuhause für Telefon und Internet beim Finanzamt geltend machen wollen.

Führen sie für drei Monate auf, wie lange sie für berufliche Zwecke im Internet waren und welche Anrufe sie beruflich geführt haben, kann das Finanzamt ausrechnen, wie hoch der berufliche Anteil war und wie viel Prozent der Verbindungs- und Anschlusskosten sowie Anschaffungskosten für ein neues Telefon einen Steuervorteil bringen.

Ist den Steuerpflichtigen der Aufwand zu groß, können sie auf den Einzelnachweis verzichten. Dann erkennt das Finanzamt aber nur 20 Prozent der Gebühren an, maximal 20 Euro im Monat.

Führerschein und Zeitung: Kein Vorteil

In anderen Lebensbereichen erlaubt das Finanzamt eine Aufteilung der Ausgaben aber nicht. Kauft zum Beispiel ein Bankangestellter einen neuen Anzug, den er für ein repräsentatives Auftreten am Arbeitsplatz benötigt, bleiben die Ausgaben außen vor.

Das gilt auch für die Kosten einer neuen Brille, die der Angestellte in der Freizeit und für die Arbeit am Computer im Büro trägt. Solche Ausgaben zählen weiterhin zu den Kosten der privaten Lebensführung, die nicht als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abzugsfähig sind.

Die Aufteilung von Kosten kommt auch dann nicht infrage, wenn sich private und berufliche Motive untrennbar miteinander vermischen. Das gilt zum Beispiel, wenn ein Arbeitnehmer anteilige Kosten für seinen Führerschein abrechnen will. Hier hatte schon der Bundesfinanzhof in der Vergangenheit klargestellt, dass Kriterien für die Aufteilung zwischen beruflichen und privaten Ausgaben fehlen.

Schlechte Karten werden aus Sicht des Finanzministeriums zudem weiterhin Angestellte haben, die die Kosten für eine überregionale Tageszeitung absetzen wollen. Keine Rubrik oder Seite einer Zeitung sei eindeutig nur dem Beruf zuzuordnen.

Ausgaben für Zeitungen, Zeitschriften oder Bücher werden häufig nur anerkannt, wenn sie in erster Linie berufsbedingte Informationen und kein Allgemeinwissen vermitteln. Damit Berufstätige, die Fachliteratur abrechnen wollen, überhaupt eine Chance haben, sollten sie darauf achten, wie ihr Kaufbeleg aussieht. Die Quittungen sollten unter anderem die genaue Bezeichnung des Artikels enthalten. Nur das Wort „Fachbuch“ reicht nicht aus.

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