Arbeitnehmer können ab 2014 oft mehr Fahrt-, Über­nachtungs- und Verpflegungs­kosten absetzen, wenn sie beruflich unterwegs sind.

Arbeitnehmer nehmen auswärts Geschäfts­termine wahr, besuchen Fort­bildungen und Kongresse. Sie arbeiten im Außen­dienst oder haben wechselnde Arbeits­orte. Über­nimmt der Arbeit­geber diese Kosten nicht, können sie ihre Ausgaben als Werbungs­kosten absetzen. Ab 2014 gelten dafür neue Regeln. Wir sagen, wie die Abrechnung ab Januar aussieht und wer jetzt schon handeln sollte.

Güns­tigere Verpflegungs­pauschalen

Wolfgang Seydel freut sich: Ab 2014 spart er mit den neuen Verpflegungs­pauschalen ein paar hundert Euro mehr Steuern, wenn er beruflich unterwegs ist.

So wie viele Arbeitnehmer wird Wolfgang Seydel ab 2014 von den neuen Verpflegungs­pauschalen profitieren. Der Solinger ist bei einem großen Energiekonzern beschäftigt und arbeitet haupt­sächlich in Kraft­werken und bei Zulieferern. Das Finanz­amt berück­sichtigt künftig – je nach Abwesenheit von der Wohnung oder vom Arbeits­platz:

  • 12 Euro am Tag bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit,
  • 24 Euro am Tag bei 24 Stunden Abwesenheit,
  • 12 Euro für den Anreisetag und 12 Euro für den Abreisetag, wenn auf Dienst­reisen über­nachtet wird.
  • Die jetzige Abrechnung ist oft ungüns­tiger:
  • Sind Arbeitnehmer zwischen 8 und 14 Stunden am Tag unterwegs, können sie bisher nur 6 Euro pauschal absetzen.
  • Dauern Dienst­reisen mehrere Tage, gibt es für die An- und Abreise bislang erst ab 8 Stunden Abwesenheit eine Pauschale. Statt demnächst 12 Euro beträgt diese nur 6 Euro, wenn jemand weniger als 14 Stunden von der Wohnung oder ersten Tätig­keits­stätte weg ist.

Arbeitet Seydel 2014 an 190 Arbeits­tagen im Außen­dienst und ist er täglich zwischen 8 und 14 Stunden unterwegs, kann er Pauschalen von 2 280 (190 x 12) Euro absetzen. Er spart 798 Euro Steuern, wenn sein persönlicher Grenz­steu­ersatz 35 Prozent beträgt. Das ist fast doppelt so viel wie zurzeit.

Zieht sich eine Auswärts­tätig­keit am selben Ort länger hin, berück­sichtigt das Finanz­amt auch künftig nur in den ersten drei Monaten Verpflegungs­pauschalen. Kommt es zu einer Pause von mindestens vier Wochen, beginnt die Frist neu. Der Grund für die Unter­brechung ist ab 2014 egal. Anlass kann zum Beispiel ein Urlaub, eine Krankheit oder andere Tätig­keit sein.

Neue Grenzen bei Über­nachtungen

Oft müssen Arbeitnehmer wie Wolfgang Seydel auch für Über­nachtungen zahlen, wenn sie auswärts arbeiten. Für Hotels und Pensionen in Deutsch­land berück­sichtigt das Finanz­amt wie bisher alle Ausgaben, für die Belege vorliegen. Neu ist ab 2014, dass damit nach 48 Monaten Schluss ist. Danach dürfen Arbeitnehmer für Über­nachtungen maximal noch 1 000 Euro im Monat als Werbungs­kosten absetzen. Nur Fahrt- und andere Reise­kosten erkennt das Finanz­amt auch nach 48 Monaten noch voll an.

Die Frist von 48 Monaten läuft allerdings neu, wenn jemand seine Auswärts­tätig­keit mindestens sechs Monate unterbricht. Der Grund ist egal.

Wie Fahrt­kosten zählen

Ist Wolfgang Seydel beruflich unterwegs, kann er wie jeder andere auch Fahrt­kosten abrechnen, die der Chef nicht ersetzt.

  • Pauschal berück­sichtigt das Finanz­amt 30 Cent für jeden mit dem Auto zurück­gelegten Kilo­meter. Das sind 9 Euro pro Fahrt, wenn Seydel von der Wohnung oder ersten Tätig­keits­stätte zu einem Kraft­werk hin und zurück 30 Kilo­meter fährt. [Update 22.10.2013] Für Fahrten mit dem Motorrad und anderen motor­betriebenen Fahr­zeugen dürfen Arbeitnehmer 20 Cent für jeden dienst­lich gefahrenen Kilo­meter abrechnen.
  • Berufs­tätige, die mit Kraft­fahr­zeugen unterwegs sind, dürfen auch den tatsäch­lichen Kilo­meter­satz abrechnen. Jeder Arbeitnehmer kann seine tatsäch­lichen Kosten aus der Fahr­leistung und den Fahr­zeug­kosten des Jahres ermitteln und ebenfalls für alle dienst­lich gefahrenen Kilo­meter ansetzen. Alle wichtigen Details finden Sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur Reform des steuerlichen Reise­kosten­rechts.
    [Ende Update]
  • Für Fahrten mit öffent­lichen Verkehrs­mitteln zählen die Ticket­kosten.
  • Passiert auf einer Kfz-Fahrt ein Unfall, sind auch Ausgaben für Schäden, die keiner ersetzt, Werbungs­kosten.
  • Das Finanz­amt berück­sichtigt außerdem Neben­kosten wie zum Beispiel Ausgaben für Mietwagen, Park-, Maut­gebühren, für Garagen­mieten und Gepäck­kosten.

Das alles können Arbeitnehmer aber nur absetzen, wenn sie außer­halb ihrer ersten Tätig­keits­stätte beschäftigt sind. Für den Weg von der Wohnung zur ersten Tätig­keits­stätte dürfen sie nur die Ticket­kosten für öffent­liche Verkehrs­mittel oder pauschal 30 Cent für jeden Kilo­meter der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeits­platz geltend machen. Zusätzlich zählen nur noch Kosten für Kfz-Unfälle, die sie nicht ersetzt bekommen (siehe Grafik).

„Erste Tätig­keits­stätte“ fest­legen

Neu ist ab 2014, dass der Begriff der „regel­mäßigen Arbeits­stätte“ aus dem Steuer­deutsch verschwindet. Statt­dessen werden die Finanz­ämter nur noch von „erster Tätig­keits­stätte“ sprechen.

Haben Arbeitnehmer wie Wolfgang Seydel mehrere Tätig­keits­stätten, sollten sie klären, welche die erste ist. Denn für Fahrten zu allen anderen Arbeits­plätzen können sie mehr Werbungs­kosten absetzen. Wichtig ist das zum Beispiel für

  • Gebiets­leiter, die verschiedene Filialen betreuen,
  • Lehrer, die an mehreren Schulen Unter­richt geben,
  • Beamte, die etwa zwischen ihren Dienst­stellen in Berlin und Bonn pendeln,
  • Bauarbeiter, Kunden­dienst­monteure oder Hand­werker, die an verschiedenen Einsatz­stellen arbeiten,
  • Außen­dienst­mit­arbeiter und Handels­vertreter, die über­wiegend dienst­lich unterwegs sind, und
  • Arbeitnehmer, die außer­halb des Firmensitzes tätig sind (siehe Grafik).

Sie alle sollten sich an ihren Chef wenden, denn der kann ab 2014 entscheiden, wo sie ihre erste Tätig­keits­stätte haben. Das kann der Firmensitz sein, ein outgesourcter Bereich, ein verbundenes Unternehmen oder ein Arbeits­platz bei einem Kunden, wenn dieser von Dauer ist.

Mitarbeiter sollten um die für sie steuerlich güns­tigste Lösung bitten. Die erste Tätig­keits­stätte muss nur eine orts­feste Einrichtung sein, der sie auf Dauer zuge­ordnet sind. Wie oft und in welchem Umfang sie dort arbeiten, ist egal.

Auf Dauer zuge­ordnet heißt: Der Arbeit­geber kann die Zuordnung unbe­fristet vornehmen, für mehr als 48 Monate oder für die Dauer eines Arbeits­verhält­nisses. Eine Prognose reicht. Sieht die Realität später anders aus, darf das Finanz­amt nichts ändern.

Beispiel: Ein Angestellter aus Nürn­berg wird einem Kunden in München für die Projektdauer von 36 Monaten zuge­ordnet. Anschließend verlängert der Arbeit­geber die Tätig­keit um weitere 24 Monate. Obwohl der Mann insgesamt 60 Monate in München arbeitet, hat er dort keine erste Tätig­keits­stätte, da er weder zur Zeit der Prognose noch zur Zeit der Verlängerung mehr als 48 Monate in München arbeiten sollte.

Das Finanz­amt muss deshalb für den Einsatz in München drei Monate lang Verpflegungs­pauschalen anerkennen. Der Mann kann die Über­nachtungen dort abrechnen und von seinen Pkw-Fahrten zwischen Nürn­berg und München zählt jeder Kilo­meter.

Dass Arbeitnehmer bei einem verbundenen Unternehmen, einem Kunden oder in einem outgescourcten Bereich ihre erste Tätig­keits­stätte haben können, ist neu. Der Bundes­finanzhof hatte das ausgeschlossen. Solche Fälle dürften künftig allerdings selten sein, denn Chefs werden kaum bereit sein, mehr als 48 Monate oder gar unbe­fristet auf Mitarbeiter zu verzichten.

Wie so oft wird es aber Ausnahmen geben. Es kann sein, dass ein Angestellter unbe­fristet an andere Unternehmen entliehen wird, weil er dort die Chance auf eine Festan­stellung hat. Oder der Arbeit­geber stellt ihn für ein bestimmtes Kunden­projekt ein und danach läuft das Arbeits­verhältnis aus. In solchen Fällen befindet sich die erste Tätig­keits­stätte beim Kunden des Chefs.

Wann das Finanz­amt das Sagen hat

Der Konzern, bei dem Wolfgang Seydel angestellt ist, hat für ihn eine erste Tätig­keits­stätte bestimmt. Es kann Arbeitnehmern aber auch passieren, dass der Arbeit­geber keine Zuordnung trifft oder sich nicht eindeutig genug fest­legt. In diesem Fall nimmt das Finanz­amt die Tätig­keits­stätte als erste, die sie entweder

  • jeden Arbeits­tag oder
  • zwei volle Tage pro Arbeits­woche oder
  • mindestens ein Drittel der vereinbarten Arbeits­zeit aufsuchen.

Ist eine Zuordnung anhand der Arbeits­zeit nicht möglich, bestimmt das Finanz­amt diejenige als erste Tätig­keits­stätte, die der Wohnung am nächsten liegt.

Beispiel: Ein Gebiets­leiter wohnt in Köln und arbeitet montags bis donners­tags in der 73 Kilo­meter entfernten Filiale in Aachen. Am Freitag ist er 39 Kilo­meter entfernt in der Düssel­dorfer Filiale tätig. Das Finanz­amt bestimmt anhand der Arbeits­zeit Aachen als erste Tätig­keits­stätte, weil der Arbeit­geber keine Wahl getroffen hat.

Der Mann darf deshalb nur für die Frei­tags­fahrt nach Düssel­dorf für jeden der hin und zurück gefahrenen 78 Kilo­meter pauschal 30 Cent abrechnen. Nach Aachen zählt nur die einfache Entfernung von 73 Kilo­metern. Das Finanz­amt berück­sichtigt für 160 Arbeits­tage in Aachen und 40 in Düssel­dorf pauschal 4 440 Euro. Hätte der Arbeit­geber Düssel­dorf als erste Tätig­keits­stätte bestimmt, wären es 7 476 Euro.

Kein fester Ort

Manchmal gibt es auch keine betriebliche Einrichtung, an der Arbeitnehmer ihre erste Tätig­keits­stätte haben. Das ist zum Beispiel bei Kunden­dienst­monteuren, Handels­vertretern und Monta­gearbeitern der Fall, ebenso wie bei Piloten, Schiff­führern, Fahrern von Notarzt­wagen, Bussen und anderen Fahr­zeugen.

Viele haben allerdings Anlauf­stellen wie Busdepots oder Flughafen­terminals. Bauarbeiter gelangen oft über feste Sammel­punkte zu ihren Einsatz­stellen. Kunden­dienst­monteure besorgen sich im Firmensitz Material oder kümmern sich dort um Auftrags­bestätigungen, Stundenzettel und Krankmeldungen.

Bestimmt der Arbeit­geber, dass solche Sammel- oder Anlauf­stellen in der Regel an Arbeits­tagen aufzusuchen sind, erkennt das Finanz­amt ab 2014 für die Fahrt von der Wohnung dorthin pauschal nur 30 Cent je Entfernungs­kilometer an oder die Kosten für öffent­liche Verkehrs­mittel.

Da Berufs­tätige wie Piloten, Monteure und Bauarbeiter immer auswärts arbeiten, können sie aber Verpflegungs­pauschalen absetzen, wenn sie länger als acht Stunden von ihrer Wohnung weg sind. Auch Über­nachtungs­kosten an Sammel- oder Anlauf­stellen zählen, wenn Belege vorliegen.

Steuerlich güns­tiger ist es allerdings, wenn die Fahrt zur Sammel- oder Anlauf­stelle freiwil­lig ist oder die Adresse wechselt, denn dann kommt für jeden gefahrenen Kilo­meter die Pauschale von 30 Cent oder der tatsäch­liche Kilo­meter­satz infrage.

Lernen für den Beruf

Ebenfalls jeden Kilo­meter abrechnen können Arbeitnehmer wie Wolfgang Seydel, wenn sie außer­halb ihrer ersten Tätig­keits­stätte vorüber­gehend eine berufliche Bildungs­einrichtung aufsuchen und dort eine Fort- oder Ausbildung machen. Auch Kosten für Über­nachtung und Verpflegung muss das Finanz­amt in diesem Fall als Werbungs­kosten berück­sichtigen.

Geht es um ein Voll­zeitstudium oder eine Voll­zeit­bildungs­maßnahme außer­halb des Arbeits­verhält­nisses, ist das ab 2014 anders: Hier wird die Bildungs­einrichtung zur ersten Tätig­keits­stätte, sodass für den Arbeitsweg pauschal nur 30 Cent je Entfernungs­kilometer oder die Kosten für öffent­liche Verkehrs­mittel zählen.

Diese Regelung ist ab 2014 für viele ein dicker Minus­punkt.

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