
Arbeitnehmer können ab 2014 oft mehr Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten absetzen, wenn sie beruflich unterwegs sind.
Arbeitnehmer nehmen auswärts Geschäftstermine wahr, besuchen Fortbildungen und Kongresse. Sie arbeiten im Außendienst oder haben wechselnde Arbeitsorte. Übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten nicht, können sie ihre Ausgaben als Werbungskosten absetzen. Ab 2014 gelten dafür neue Regeln. Wir sagen, wie die Abrechnung ab Januar aussieht und wer jetzt schon handeln sollte.
Günstigere Verpflegungspauschalen

Wolfgang Seydel freut sich: Ab 2014 spart er mit den neuen Verpflegungspauschalen ein paar hundert Euro mehr Steuern, wenn er beruflich unterwegs ist.
So wie viele Arbeitnehmer wird Wolfgang Seydel ab 2014 von den neuen Verpflegungspauschalen profitieren. Der Solinger ist bei einem großen Energiekonzern beschäftigt und arbeitet hauptsächlich in Kraftwerken und bei Zulieferern. Das Finanzamt berücksichtigt künftig – je nach Abwesenheit von der Wohnung oder vom Arbeitsplatz:
- 12 Euro am Tag bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit,
- 24 Euro am Tag bei 24 Stunden Abwesenheit,
- 12 Euro für den Anreisetag und 12 Euro für den Abreisetag, wenn auf Dienstreisen übernachtet wird.
- Die jetzige Abrechnung ist oft ungünstiger:
- Sind Arbeitnehmer zwischen 8 und 14 Stunden am Tag unterwegs, können sie bisher nur 6 Euro pauschal absetzen.
- Dauern Dienstreisen mehrere Tage, gibt es für die An- und Abreise bislang erst ab 8 Stunden Abwesenheit eine Pauschale. Statt demnächst 12 Euro beträgt diese nur 6 Euro, wenn jemand weniger als 14 Stunden von der Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte weg ist.
Arbeitet Seydel 2014 an 190 Arbeitstagen im Außendienst und ist er täglich zwischen 8 und 14 Stunden unterwegs, kann er Pauschalen von 2 280 (190 x 12) Euro absetzen. Er spart 798 Euro Steuern, wenn sein persönlicher Grenzsteuersatz 35 Prozent beträgt. Das ist fast doppelt so viel wie zurzeit.
Zieht sich eine Auswärtstätigkeit am selben Ort länger hin, berücksichtigt das Finanzamt auch künftig nur in den ersten drei Monaten Verpflegungspauschalen. Kommt es zu einer Pause von mindestens vier Wochen, beginnt die Frist neu. Der Grund für die Unterbrechung ist ab 2014 egal. Anlass kann zum Beispiel ein Urlaub, eine Krankheit oder andere Tätigkeit sein.
Neue Grenzen bei Übernachtungen
Oft müssen Arbeitnehmer wie Wolfgang Seydel auch für Übernachtungen zahlen, wenn sie auswärts arbeiten. Für Hotels und Pensionen in Deutschland berücksichtigt das Finanzamt wie bisher alle Ausgaben, für die Belege vorliegen. Neu ist ab 2014, dass damit nach 48 Monaten Schluss ist. Danach dürfen Arbeitnehmer für Übernachtungen maximal noch 1 000 Euro im Monat als Werbungskosten absetzen. Nur Fahrt- und andere Reisekosten erkennt das Finanzamt auch nach 48 Monaten noch voll an.
Die Frist von 48 Monaten läuft allerdings neu, wenn jemand seine Auswärtstätigkeit mindestens sechs Monate unterbricht. Der Grund ist egal.
Wie Fahrtkosten zählen
Ist Wolfgang Seydel beruflich unterwegs, kann er wie jeder andere auch Fahrtkosten abrechnen, die der Chef nicht ersetzt.
- Pauschal berücksichtigt das Finanzamt 30 Cent für jeden mit dem Auto zurückgelegten Kilometer. Das sind 9 Euro pro Fahrt, wenn Seydel von der Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte zu einem Kraftwerk hin und zurück 30 Kilometer fährt. [Update 22.10.2013] Für Fahrten mit dem Motorrad und anderen motorbetriebenen Fahrzeugen dürfen Arbeitnehmer 20 Cent für jeden dienstlich gefahrenen Kilometer abrechnen.
- Berufstätige, die mit Kraftfahrzeugen unterwegs sind, dürfen auch den tatsächlichen Kilometersatz abrechnen. Jeder Arbeitnehmer kann seine tatsächlichen Kosten aus der Fahrleistung und den Fahrzeugkosten des Jahres ermitteln und ebenfalls für alle dienstlich gefahrenen Kilometer ansetzen. Alle wichtigen Details finden Sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts.
[Ende Update] - Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zählen die Ticketkosten.
- Passiert auf einer Kfz-Fahrt ein Unfall, sind auch Ausgaben für Schäden, die keiner ersetzt, Werbungskosten.
- Das Finanzamt berücksichtigt außerdem Nebenkosten wie zum Beispiel Ausgaben für Mietwagen, Park-, Mautgebühren, für Garagenmieten und Gepäckkosten.
Das alles können Arbeitnehmer aber nur absetzen, wenn sie außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte beschäftigt sind. Für den Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte dürfen sie nur die Ticketkosten für öffentliche Verkehrsmittel oder pauschal 30 Cent für jeden Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz geltend machen. Zusätzlich zählen nur noch Kosten für Kfz-Unfälle, die sie nicht ersetzt bekommen (siehe Grafik).
„Erste Tätigkeitsstätte“ festlegen
Neu ist ab 2014, dass der Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ aus dem Steuerdeutsch verschwindet. Stattdessen werden die Finanzämter nur noch von „erster Tätigkeitsstätte“ sprechen.
Haben Arbeitnehmer wie Wolfgang Seydel mehrere Tätigkeitsstätten, sollten sie klären, welche die erste ist. Denn für Fahrten zu allen anderen Arbeitsplätzen können sie mehr Werbungskosten absetzen. Wichtig ist das zum Beispiel für
- Gebietsleiter, die verschiedene Filialen betreuen,
- Lehrer, die an mehreren Schulen Unterricht geben,
- Beamte, die etwa zwischen ihren Dienststellen in Berlin und Bonn pendeln,
- Bauarbeiter, Kundendienstmonteure oder Handwerker, die an verschiedenen Einsatzstellen arbeiten,
- Außendienstmitarbeiter und Handelsvertreter, die überwiegend dienstlich unterwegs sind, und
- Arbeitnehmer, die außerhalb des Firmensitzes tätig sind (siehe Grafik).
Sie alle sollten sich an ihren Chef wenden, denn der kann ab 2014 entscheiden, wo sie ihre erste Tätigkeitsstätte haben. Das kann der Firmensitz sein, ein outgesourcter Bereich, ein verbundenes Unternehmen oder ein Arbeitsplatz bei einem Kunden, wenn dieser von Dauer ist.
Mitarbeiter sollten um die für sie steuerlich günstigste Lösung bitten. Die erste Tätigkeitsstätte muss nur eine ortsfeste Einrichtung sein, der sie auf Dauer zugeordnet sind. Wie oft und in welchem Umfang sie dort arbeiten, ist egal.
Auf Dauer zugeordnet heißt: Der Arbeitgeber kann die Zuordnung unbefristet vornehmen, für mehr als 48 Monate oder für die Dauer eines Arbeitsverhältnisses. Eine Prognose reicht. Sieht die Realität später anders aus, darf das Finanzamt nichts ändern.
Beispiel: Ein Angestellter aus Nürnberg wird einem Kunden in München für die Projektdauer von 36 Monaten zugeordnet. Anschließend verlängert der Arbeitgeber die Tätigkeit um weitere 24 Monate. Obwohl der Mann insgesamt 60 Monate in München arbeitet, hat er dort keine erste Tätigkeitsstätte, da er weder zur Zeit der Prognose noch zur Zeit der Verlängerung mehr als 48 Monate in München arbeiten sollte.
Das Finanzamt muss deshalb für den Einsatz in München drei Monate lang Verpflegungspauschalen anerkennen. Der Mann kann die Übernachtungen dort abrechnen und von seinen Pkw-Fahrten zwischen Nürnberg und München zählt jeder Kilometer.
Dass Arbeitnehmer bei einem verbundenen Unternehmen, einem Kunden oder in einem outgescourcten Bereich ihre erste Tätigkeitsstätte haben können, ist neu. Der Bundesfinanzhof hatte das ausgeschlossen. Solche Fälle dürften künftig allerdings selten sein, denn Chefs werden kaum bereit sein, mehr als 48 Monate oder gar unbefristet auf Mitarbeiter zu verzichten.
Wie so oft wird es aber Ausnahmen geben. Es kann sein, dass ein Angestellter unbefristet an andere Unternehmen entliehen wird, weil er dort die Chance auf eine Festanstellung hat. Oder der Arbeitgeber stellt ihn für ein bestimmtes Kundenprojekt ein und danach läuft das Arbeitsverhältnis aus. In solchen Fällen befindet sich die erste Tätigkeitsstätte beim Kunden des Chefs.
Wann das Finanzamt das Sagen hat
Der Konzern, bei dem Wolfgang Seydel angestellt ist, hat für ihn eine erste Tätigkeitsstätte bestimmt. Es kann Arbeitnehmern aber auch passieren, dass der Arbeitgeber keine Zuordnung trifft oder sich nicht eindeutig genug festlegt. In diesem Fall nimmt das Finanzamt die Tätigkeitsstätte als erste, die sie entweder
- jeden Arbeitstag oder
- zwei volle Tage pro Arbeitswoche oder
- mindestens ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit aufsuchen.
Ist eine Zuordnung anhand der Arbeitszeit nicht möglich, bestimmt das Finanzamt diejenige als erste Tätigkeitsstätte, die der Wohnung am nächsten liegt.
Beispiel: Ein Gebietsleiter wohnt in Köln und arbeitet montags bis donnerstags in der 73 Kilometer entfernten Filiale in Aachen. Am Freitag ist er 39 Kilometer entfernt in der Düsseldorfer Filiale tätig. Das Finanzamt bestimmt anhand der Arbeitszeit Aachen als erste Tätigkeitsstätte, weil der Arbeitgeber keine Wahl getroffen hat.
Der Mann darf deshalb nur für die Freitagsfahrt nach Düsseldorf für jeden der hin und zurück gefahrenen 78 Kilometer pauschal 30 Cent abrechnen. Nach Aachen zählt nur die einfache Entfernung von 73 Kilometern. Das Finanzamt berücksichtigt für 160 Arbeitstage in Aachen und 40 in Düsseldorf pauschal 4 440 Euro. Hätte der Arbeitgeber Düsseldorf als erste Tätigkeitsstätte bestimmt, wären es 7 476 Euro.
Kein fester Ort
Manchmal gibt es auch keine betriebliche Einrichtung, an der Arbeitnehmer ihre erste Tätigkeitsstätte haben. Das ist zum Beispiel bei Kundendienstmonteuren, Handelsvertretern und Montagearbeitern der Fall, ebenso wie bei Piloten, Schiffführern, Fahrern von Notarztwagen, Bussen und anderen Fahrzeugen.
Viele haben allerdings Anlaufstellen wie Busdepots oder Flughafenterminals. Bauarbeiter gelangen oft über feste Sammelpunkte zu ihren Einsatzstellen. Kundendienstmonteure besorgen sich im Firmensitz Material oder kümmern sich dort um Auftragsbestätigungen, Stundenzettel und Krankmeldungen.
Bestimmt der Arbeitgeber, dass solche Sammel- oder Anlaufstellen in der Regel an Arbeitstagen aufzusuchen sind, erkennt das Finanzamt ab 2014 für die Fahrt von der Wohnung dorthin pauschal nur 30 Cent je Entfernungskilometer an oder die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel.
Da Berufstätige wie Piloten, Monteure und Bauarbeiter immer auswärts arbeiten, können sie aber Verpflegungspauschalen absetzen, wenn sie länger als acht Stunden von ihrer Wohnung weg sind. Auch Übernachtungskosten an Sammel- oder Anlaufstellen zählen, wenn Belege vorliegen.
Steuerlich günstiger ist es allerdings, wenn die Fahrt zur Sammel- oder Anlaufstelle freiwillig ist oder die Adresse wechselt, denn dann kommt für jeden gefahrenen Kilometer die Pauschale von 30 Cent oder der tatsächliche Kilometersatz infrage.
Lernen für den Beruf
Ebenfalls jeden Kilometer abrechnen können Arbeitnehmer wie Wolfgang Seydel, wenn sie außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte vorübergehend eine berufliche Bildungseinrichtung aufsuchen und dort eine Fort- oder Ausbildung machen. Auch Kosten für Übernachtung und Verpflegung muss das Finanzamt in diesem Fall als Werbungskosten berücksichtigen.
Geht es um ein Vollzeitstudium oder eine Vollzeitbildungsmaßnahme außerhalb des Arbeitsverhältnisses, ist das ab 2014 anders: Hier wird die Bildungseinrichtung zur ersten Tätigkeitsstätte, sodass für den Arbeitsweg pauschal nur 30 Cent je Entfernungskilometer oder die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel zählen.
Diese Regelung ist ab 2014 für viele ein dicker Minuspunkt.