Elster: Mit Elster online schneller Geld zurück­holen

Belege müssen nicht mehr mitgeschickt werden

Die papierlose Steuererklärung rückt zwar nah, allerdings ist für die Einspruchs­frist immer noch der per Post zugestellte Bescheid entscheidend. Belege müssen nicht mehr mitgeschickt werden. Steuerzahler bewahren Unterlagen künftig nur noch für Nach­fragen auf, Spendenquittungen bis mindestens ein Jahr nach Erhalt des Steuer­bescheids.

Alle Steuer­angelegenheiten bei Elster abhaken

Steuerzahler können bei Elster nicht nur ihre Steuer­erklärung abgeben, sondern etwa auch Fristen verlängern, Voraus­zahlungen anpassen und Einspruch gegen den Steuer­bescheid einlegen. Bis Ende 2019 sollen sie im Portal auch ihre Adresse und Bank­verbindung ändern können, ab voraus­sicht­lich Ende 2020 reichen sie Belege als PDF ein und beantragen Stundung oder Erlass von Steuerschulden.

Mit diesem ausgebauten Leistungs­angebot soll sich Elster zum Online-Finanz­amt mausern, bei dem Nutzer alle Steuer­angelegenheiten papierlos und ohne persönliche Vorsprache erledigen können – und zwar zu jeder Uhrzeit.

Steuererklärung für Angehörige über­nehmen

Über ein Elster-Konto können Nutzer auch die Erklärungen anderer abgeben. Ganz unpro­blematisch ist das bei Eheleuten: Bei einer gemein­samen Erklärung geht der Sach­bearbeiter grund­sätzlich davon aus, dass der Inhalt dieser beiden Eheleuten bekannt ist und somit eine für beide rechts­wirk­same Steuererklärung vorliegt.

Doch auch wenn Nutzer anderen Angehörigen – etwa Geschwistern, Kindern und Eltern – kostenlos bei der Erklärung unter die Arme greifen, dürfen sie dafür ihr eigenes Zertifikat verwenden. Dieses weist nämlich erst einmal nur den Daten­über­mittler aus. Sie müssen den Personen, für die sie über­mitteln, allerdings die einge­reichten Daten zur Verfügung stellen, damit diese alle Angaben über­prüfen können.

Voraus­sage: Erstattung oder Nach­zahlung

Elster enthält zudem einen Steuer­rechner, der die voraus­sicht­liche Steuerlast ermittelt. Der Wert ist natürlich unver­bindlich. Auf die errechnete Steuer oder zu erwartende Erstattung können Nutzer nur bauen, wenn sie alle Besteuerungs­grund­lagen richtig mitgeteilt haben und das Amt der Erklärung in vollem Umfang entspricht.

Fehler auf einen Blick erkennen

Zeitgleich mit dem Bescheid erhalten Steuerzahler eine Vergleichs­aufstellung in ihrem Elster-Post­fach. Die Über­sicht zeigt auf der linken Seite, welche Steuer­daten sie in ihrer Erklärung mitgeteilt haben und in der mitt­leren Spalte, in welchen Punkten das Amt abge­wichen ist. Ganz rechts können Nutzer Differenzen ablesen. Finden sie einen Unterschied, können sie Einspruch einlegen. Dieser muss aber weitergehend begründen werden. Ein schlichter Verweis auf den Vergleich von Erklärung und Bescheid­daten genügt nicht.

Die letzte über­sendete Erklärung gilt

Über­mitteln Elster-Nutzer ihre Erklärung elektronisch authentifiziert, können sie ihre Erklärung auch mehr­fach über­senden. Die Finanz­beamten nehmen sich in der Regel die zuletzt über­mittelte Online-Erklärung vor. Das ist von Vorteil, wenn nach dem Versand der Online-Erklärung noch Fehler auffallen oder Änderungen in den Steuer­angaben nötig werden. Bis der Steuer­bescheid im Post­kasten landet, können Steuerzahler Fehler also ­jeder­zeit korrigieren, indem sie über Elster eine berichtigte Erklärung nach­reichen.

Fällt ein Fehler erst durch den Steuer­bescheid auf? Steuerzahler sollten sich sputen: Nach Bekannt­gabe des Bescheids bleiben für Korrekturen grund­sätzlich nur vier Wochen Zeit – so lange läuft die Einspruchs­frist.

Schritt 1: Elster-Registrierung vorbereiten

• Klicken Sie unter Elster.de auf „Benutzer­konto erstellen“. Wählen Sie, wie empfohlen, den Login mit Zertifikat.
• Wollen Sie nur Ihr Einkommen und vielleicht das Ihres Part­ners erklären, klicken Sie auf die Option „Für mich“.
• Entscheiden Sie sich dann für die Registrierungs­art „Mit Identifikations­nummer“ und geben Sie diese ein.
• Geben Sie Ihre Daten wie Geburts­datum und E-Mail an. Legen Sie Benutzer­name und Sicher­heits­abfrage fest.
• Prüfen Sie im nächsten Schritt Ihre Daten und klicken Sie „Absenden“.
• Darauf­hin erhalten Sie eine E-Mail, mit der Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigen.
• Sie bekommen umge­hend eine zweite E-Mail mit der Akti­vierungs-ID Ihres Kontos. Die sollten Sie aufbewahren, bis Sie der zweite Akti­vierung­scode per Post erreicht. Das kann einige Tage dauern.

Schritt 2: Zertifikat abspeichern

• Code per Post erhalten? Vervoll­ständigen Sie Ihre Elster-Registrierung: Klicken Sie in der E-Mail mit der Akti­vierungs-ID auf den darin enthaltenen Link. Die Elster-Seite öffnet sich. Geben Sie Ihre Akti­vierungs-ID aus der E-Mail zusammen mit dem posta­lisch erhaltenen Code ein.
• Das Programm erstellt nach erfolg­reicher Elster-Registrierung Ihr Zertifikat, das Sie anschließend herunter­laden: Sichern Sie die Datei dort, wo Sie sie auf jeden Fall wieder­finden. Im gleichen Schritt vergeben Sie ein Pass­wort.
• Loggen Sie sich erst­malig mit Zertifikat und Pass­wort in Ihr Konto ein.
• Prüfen Sie Ihr Profil und ändern oder ergänzen Sie Ihre Daten bei Bedarf.
• Elster bietet die Möglich­keit, Ihre Zugehörig­keit zu einer Benutzergruppe auszuwählen. Entsprechend Ihrer Auswahl schlägt das Programm Ihnen die geeigneten Steuerformulare vor.

Schritt 3: Beleg­abruf beantragen

• Um Beleg­daten abzu­rufen, müssen Sie sich einmalig zum Verfahren anmelden: Gehen Sie dazu in Ihrem Konto in der linken Menüspalte auf die Auswahl „Formulare und Leistungen“ und dann auf „Beleg­abruf (voraus­gefüllte Steuererklärung)“. Klicken Sie auf „Teil­nahme am Beleg­abruf“. Senden Sie Ihren Antrag ab. Planen Sie Warte­zeit ein. Auch Ihr Abrufcode wird per Post verschickt.
• Ehegatten können gleich­zeitig auch den Beleg­abruf für Ihren Partner beantragen. Dafür geben Sie Identifikations­nummer, Geburts­datum und Namen Ihres Part­ners ein. Sie können die Gültig­keit der Berechtigung einschränken. Lassen Sie das Feld frei, bleibt der Beleg­abruf für Ihren Partner dauer­haft erlaubt.
• Liegt der posta­lisch vers­endete Abrufcode vor, können Sie fortfahren und Ihre Steuererklärung für 2018 erstellen.
• Aktuell ist der Beleg­abruf möglich für ­Angaben über Lohn­steuer, Lohn­ersatz­leistungen wie Arbeits­losen-, Kranken- oder Eltern­geld, Rentenbezüge, Beiträge zu Kranken- und ­Pflege­versicherungen, Vorsorgeaufwendungen, etwa aus ­Riester- und Rürup-Verträgen und vermögens­wirk­same Leistungen. Dieses Jahr sollen weitere Belege hinzu­kommen. Steuerzahler sollen etwa Freistel­lungs­aufträge, die sie ihrer Bank erteilt haben, bei Elster einsehen können. Institutionen und Behörden müssen die Daten erst bis Ende Februar an die Finanz­ämter über­mitteln. Deswegen kann es sein, dass vorher nicht alle Belege verfügbar sind.

Schritt 4: Steuererklärung online ausfüllen

• Melden Sie sich mit Zertifikat und Pass­wort im Portal an und wählen Sie „Formulare“ aus. Haben Sie Ihren Wohn­sitz in Deutsch­land, nehmen Sie die „Einkommensteuererklärung unbe­schränkte Steuer­pflicht (ESt 1 A)“.
• Wählen Sie die Anlagen aus, die für Sie infrage kommen: Jeder benötigt den Mantelbogen. Arbeitnehmer entscheiden sich außerdem für die Anlage N, Eltern brauchen die Anlage Kind. Rentner nutzen die Anlage R und Kapital­anleger die Anlage KAP.
• Um Beleg­daten in Ihre Erklärung zu über­nehmen, öffnen Sie den „Haupt­vordruck“ und klicken Sie auf „Beleg­daten abrufen/über­nehmen“. Wählen Sie die benötigten Daten aus der Liste aus.
• Ergänzen Sie die voraus­gefüllte Erklärung um alle Angaben, die für die Besteuerung wichtig sind, etwa weitere Einkünfte und steuer­mindernde Kosten.
• Elster prüft Ihre Erklärung am Ende auf Wider­sprüche und fehlende Angaben. Beseitigen Sie alle Fehler­hinweise und schi­cken Sie das gesamte Dokument ab.

Schritt 1: Elster-Registrierung vorbereiten

• Sie brauchen ­einen Personal­ausweis mit ­akti­vierter Online­funk­tion. Haben Sie diese bislang deaktiviert, können Sie sie nach­träglich in Ihrer Personal­ausweisbehörde einschalten lassen.
• Wollen Sie Ihr Smartphone als Lesegerät einsetzen? Installieren Sie die Ausweis­App2 auf Handy und PC und wählen Sie als Lesegerät Ihr Smartphone aus. Auf dem Smartphone erscheint ein Kopp­lungs­code, den Sie am Computer eingeben. So bestätigen Sie, dass sich die Geräte aus­tauschen dürfen, wenn sie sich im gleichen WLan befinden.

Schritt 2: Zugriff mit Ausweis-Pin

• Am PC wählen Sie auf Elster.de den Zugang mit Personal­ausweis. Elster startet auf Ihrem Smartphone die Ausweis-App. Akti­vieren Sie spätestens jetzt NFC an Ihrem Handy.
• Die App zeigt, welcher Dienst­leister welche Daten abfragen möchte. Sind Sie einverstanden, wählen Sie „Jetzt ausweisen“.
• Halten Sie Ihren Ausweis an das Handy. Hat es Zugriff auf die Ausweis­daten, fragt es nach Ihrer Ausweis-Pin.

Schritt 3: Daten vervoll­ständigen

• Ihr Handy liest die Ausweis­daten aus und führt die Authentisierung durch.
• Gleich­zeitig geben Sie am PC E-Mail-Adresse, Nutzer­name und ­Sicher­heits­frage ein. Sie erhalten ­eine E-Mail, um die Gültig­keit Ihrer E-Mail-Adresse zu bestätigen.
• Wenn Sie sich erfolg­reich registriert haben, sind Sie auto­matisch an­gemeldet.
• Sie können Ihr Elster-Profil vervoll­ständigen und mit Ihrer ersten Online­erklärung beginnen.

Zeitlicher Vorteil beim elektronischen Versand

Wer die Einkommensteuererklärung freiwil­lig einreicht, kann die Sache entspannter angehen. Freiwil­lige haben vier Jahre nach Ablauf des entsprechenden Kalender­jahres Zeit, ihre Steuern abzu­rechnen. Die Erklärung für 2018 können sie deshalb noch bis zum 31. Dezember 2022 abgeben. Sich früh­zeitig zu registrieren, bietet einen großen Vorteil: Wird die Zeit für die Steuererklärung knapp, können Elster-Nutzer mit einem Klick alle Angaben über­mitteln. Dann gilt die Steuererklärung als abge­geben – ausgedruckt und per Post verschickt werden muss sie nicht mehr.

Identifikations­nummer bereithalten

Für die Registrierung mit Zertifikat genügt die lebens­lang gültige persönliche Identifikations­nummer. Sie ändert sich weder nach einem Umzug noch nach dem Wechsel des zuständigen Finanz­amtes. Die elfstel­lige Kenn­zahl steht etwa auf der Lohn­steuer­bescheinigung oder auf Steuer­bescheiden vergangener Jahre. Eine Steuer­nummer wird für die Registrierung bei Elster nicht zwingend benötigt. Wer noch keine besitzt, kann mit der ersten per Elster über­mittelten Steuererklärung eine Steuer­nummer beantragen.

Finanz­verwaltung greift auf Daten der Meldebehörden zurück

Nach einer Adresse fragt Elster bei der Registrierung mit Zertifikat nicht, denn die Finanz­verwaltung kann auf die Daten der Meldebehörden zugreifen. Nutzer müssen aber an ihrem Wohn­ort gemeldet sein oder dem zuständigen Meldeamt eine Änderung ihrer Adresse mitgeteilt haben, wenn sie ihre Elster-Konto erstellen, sonst kommt der Brief mit dem Akti­vierung­scode nicht an. Schneller geht es mit Identifikations­nummer und Personal­ausweis, denn dann entfällt der Versand der Akti­vierung­scodes per Post und per E-Mail. Diese Art der Registrierung setzt aber voraus, dass die Online­funk­tion des Personal­ausweises akti­viert ist und der Nutzer ein Ausweislesegerät besitzt.

Sicher­heits­zertifikat weist Daten­über­mittler aus

Liegen alle Zugangs­codes aus E-Mail und Brief vor, können Steuerzahler ihre Elster-Registrierung abschließen. Nach Eingabe der Zugangs­codes erstellt Elster ein persönliches Sicher­heits­zertifikat. Diesen elektronischen Schlüssel müssen Nutzer künftig bei jeder Anmeldung hoch­laden. Damit weisen sie sich gegen­über dem Finanz­amt als Daten­über­mittler aus.

Drei Zertifikate – das Kostenlose genügt meist

Das Zertifikat gibt es in drei Varianten – für eine müssen Nutzer sich schon bei der Registrierung entscheiden. Die kostenlose reicht meist: Dabei wird die Zertifikats­datei nach erfolg­reicher Registrierung generiert und auf dem Computer abge­legt. Nutzer speichern ihr Zertifikat am besten an einem Ort, an dem sie es auf jeden Fall wieder­finden, etwa in einem Ordner für Steuer­angelegenheiten oder auf ihrem Desktop. Es gibt auch die Variante, das Zertifikat auf einem speziellen Sicher­heits­stick oder einer Signaturkarte extra verschlüsselt abzu­speichern. Elster-Stick und -Kartenlesegerät müssen Nutzer aber kaufen. Das kann zwischen 49 und 150 Euro kosten und lohnt sich eher für Unternehmer und Steuerberater.

Erst­maliger Login mit Zertifikats­datei

Im Internet ist es üblich, sich mit Benutzer­namen und Pass­wort anzu­melden. Nicht so bei Elster: Um eine höheren Daten­schutz zu gewähr­leisten, ersetzt die Zertifikats­datei den Benutzer­namen. Um Zugang zu ihrem Elster-Konto zu erhalten, laden Nutzer bei der ersten Anmeldung den elektronischen Schlüssel hoch und geben ihr Pass­wort ein. Damit ist die Registrierung voll­ständig. So loggen sich Nutzer auch anschließend jedes Mal in ihr Elster-Konto ein.

So lässt sich das Zertifikat wieder­finden

Wer das Zertifikat für die Anmeldung nicht mehr findet, gibt in der Such­funk­tion des Computers „.pfx“ ein – mit diesem Kürzel endet die Zertifikats­datei. Der PC sollte es so auffinden und den entsprechenden Speicher­ort anzeigen können. Als Speicher­ort eignet sich auch ein USB-Stick oder eine externe Fest­platte. So lässt sich das Elster-Portal von jedem Computer aus aufrufen. Das gilt inzwischen auch für Mac-Nutzer, die den Apple-Browser Safari verwenden. Dieser unterstützt inzwischen die Elster-Webseite. Bisher mussten Mac-Nutzer auf Google Chrome oder Firefox zurück­greifen.

Von über­all einloggen: Zertifikat immer dabei

Der Log-in von einem fremden Computer im Elster-Portal ist neuerdings einfacher. Denn mit der Elster-Smart-App für das Handy haben Nutzer die zum Log-in nötige Zertifikats­datei immer in der Hosentasche. Das ist auch praktisch, falls sich die Datei auf dem eigenen Computer nicht mehr wieder­finden lässt.

So funk­tioniert es: Die Elster-Smart-App laden Anwender je nach Betriebs­system im Google-Play-Store oder im Apple-App-Store herunter. Anschließend müssen sie ihre Zertifikats­datei in die App laden. Wer die Datei nicht im internen Speicher des Smartphones hat, kann diese mithilfe eines generierten QR-Codes laden lassen. Dazu folgt der Nutzer den Anweisungen nach dem Start der App. Um sich mithilfe der App im Elster-Portal einzuloggen, wählt er dort „Mobiles Log-in“ aus. Anschließend gibt er in der App sein Pass­wort ein. Danach erhält er in der App eine Trans­aktions­nummer (Tan), die er in das vorgesehene Feld im Portal über­trägt. Das Portal zeigt dann eine zweite Tan an, die diesmal in der App einzugeben ist. Stimmen die Nummern über­ein, wird der Nutzer einge­loggt.

Das passende Steuer­programm: Der neue Test

Sind sie einmal erfolg­reich bei Elster registriert, können Steuerzahler auch kosten­pflichtige Steuer­programme wie Tax 2017 oder Wiso besser nutzen. Denn nur mithilfe von Elster-Zertifikat und -Abrufcode können diese Programme über eine Schnitt­stelle Steuererklärungen online über­mitteln und auf Beleg­daten vom Finanz­amt zugreifen. Die kosten­pflichtige Software bietet meist umfang­reichere Ausfüll­tipps als der kostenfreie Elster-Dienst.

Tipp: Wir haben getestet, welche Programme gut beraten zum Test Steuerprogramme.

Elster Formular: Steuererklärung offline am PC ausfüllen

Wer sich nicht erst den Weg durch ein neues Portal oder Programm bahnen möchte, kann an den bekannten Formularen fest­halten. Auch das geht am Computer: Alternativ zum Onlineportal bietet die Finanz­verwaltung das Programm Elster Formular zum Herunter­laden an. Steuerzahler können ihre Angaben dann am PC wie auf Papier eintragen – das geht sogar offline. Mit einer Registrierung bei Elster.de können sie auch bei Elster Formular Beleg­daten abrufen und über­nehmen, die das Finanz­amt zur Verfügung stellt. Ebenso können sie die elektronischen Formulare auch ans Finanz­amt über­mitteln lassen. Das Programm berechnet sogar die voraus­sicht­lich zu zahlende Steuer oder zu erwartende Erstattung – allerdings ohne Gewähr, denn ob eine Erklärung so durch­gewunken wird oder ob ein Bearbeiter die Eingaben checken muss, kann das Programm nicht voraus­sagen.

Elster Formular können Steuerzahler letzt­malig für ihre Erklärung des Steuer­jahrs 2019 verwenden. Danach wird das Offline-Programm einge­stellt. Die Finanz­verwaltung bietet dann für alle Steuer­angelegenheiten das Internetportal Elster.de an.

Beleg­daten liegen ab März vor

Bis alle Beleg­daten zur Verfügung stehen, kann es Mitte März sein, denn die Finanz­verwaltung wartet bis Ende Februar auf Daten. Nutzer sollten vor Über­nahme prüfen, ob diese Daten korrekt sind. Das Finanz­amt kann Angaben bereits fehler­haft oder unvoll­ständig von anderen Behörden, Arbeit­gebern, Banken und Krankenkassen erhalten. In einem solchen Fall wenden sich Steuerzahler direkt an den jeweiligen Daten­über­mittler. Dieser ist dafür verantwort­lich, Korrekturen vorzunehmen und Daten erneut ans Finanz­amt zu versenden.

Voraus­gefüllte Erklärung ergänzen

Bei allen Vorzügen: Die komplette Arbeit erspart Elster Steuerzah­lern nicht. Steuer­mindernde Ausgaben müssen sie unbe­dingt selbst liefern. Dazu gehören Jobkosten, Spenden, Gesund­heits­kosten ebenso wie Ausgaben für Weiterbildung, Unterhalt, Kinder­betreuung und Hand­werker oder Pflege. Wer auf diese Fleiß­arbeit verzichtet und sich auf Beleg­daten und die voraus­gefüllte Erklärung verlässt, verschenkt wahr­scheinlich Geld.

Ebenso Aufgabe des Steuerzah­lers: Die Erklärung um fehlende Einkünfte zu ergänzen, etwa um Miet­einnahmen und bestimmte Kapital­erträge. Auch Lohn­ersatz­leistungen, Arbeits­losen-, Kinder- oder Eltern­geld muss er mitteilen.

Belege abrufen für andere

Elster-Nutzer können über das Portal auch Belege für eine andere Person abfragen. Damit diese über den fremden Zugriff informiert ist, vers­endet das Amt nach dem Antrag einen Frei­schalt­code an die Adresse der Person, für die Belege abrufen werden sollen. Diese Person muss den Brief an den abrufenden Elster-Nutzer weitergeben.