Steuererklärung für Freiberufler Meldung

Andrew Tweedie, Musiker aus Berlin, muss als Freiberufler Ende Mai seine Einkommens- und seine Umsatzsteuererklärung abgeben.

Im Mai müssen viele Freiberufler ihre Steuererklärung abgeben. Doch sie denken oft erst viel zu spät ans Finanzamt. Unsere Tipps schützen vor bösen Überraschungen.

„Als Musiker Arbeit in Deutschland zu finden, ist nicht leicht“, sagt Andrew Tweedie. „Aber es ist einfacher, als hier Steuern zu zahlen.“ Der 44-jährige Engländer lebt seit zwei Jahren in Berlin.

Auch die Fotografin Elena Bußhoff fühlt sich überfordert. „In die Selbstständigkeit bin ich so reingeschliddert. Erst als ich meine erste Rechnung schrieb, fiel mir auf, dass ich eine Steuernummer brauche.“

Beide müssen Ende Mai zum ersten Mal als Selbstständige ihre Steuererklärung abgeben. Sie finden es schwierig, an die Informationen zu kommen, die sie brauchen. „Man erfährt mal hier und da was. Viel Verwirrendes und Falsches“, sagt die 25-Jährige. „Ich brauchte einfach mal einen Überblick.“ Den wollen wir geben.

Steuerliche Erfassung

Der erste Schritt für Freiberufler führt zum Finanzamt. Dort müssen sich Selbstständige steuerlich registrieren lassen. Sie füllen den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ aus und bekommen ihre Steuernummer. Mit dieser Nummer ist der Selbstständige steuerlich zu identifizieren. Deshalb muss er sie zum Beispiel auf jeder Rechnung angeben.

Die Finanzbehörden haben zwar im vergangenen Jahr die neuen Steueridentifikationsnummern verschickt. Sie ersetzen die Steuernummern zurzeit aber noch nicht.

Freiberufler oder Gewerbetreibende

Bei ihrem ersten Besuch im Finanzamt klären Selbstständige auch, ob sie Freiberufler oder Gewerbetreibende sind.

Gewerbetreibende müssen mehr Auflagen befolgen. Sie müssen ein Gewerbe anmelden, Gewerbesteuern bezahlen, brauchen einen Eintrag im Handelsregister und müssen Pflichtmitglieder in der örtlichen Industrie- und Handelskammer werden.

All das bleibt Freiberuflern erspart. „Schon in der Uni wurde uns gesagt, wir sollen darauf achten, dass uns das Finanzamt als Freiberufler einstuft“, sagt Bußhoff.

Die Abgrenzung ist nicht immer einfach. Freiberufler bieten meist Dienstleistungen an, die eine höhere Bildung oder schöpferische Begabung erfordern und sehr vom persönlichen Arbeitseinsatz des Selbstständigen abhängen. Als Fotografin, die meist künstlerische Fotos im Auftrag von Werbeagenturen macht, wird Bußhoff als Freiberuflerin eingestuft. Hätte sie ein kleines Fotostudio, in dem sie auch Rahmen, Fotoalben und anderes Fotozubehör verkauft, wäre sie Gewerbetreibende.

Es geht auch ohne Steuerberater

Spätestens nach dem ersten Besuch beim Finanzamt denken viele über einen Steuerberater nach. Die Investition in einen Profi ist durchaus sinnvoll. „Aber wovon soll ich den bezahlen?“, fragt Bußhoff.

Zwischen 500 und 1 000 Euro im Jahr müssten die Fotografin oder der Musiker für die Beratung wohl ausgeben, schätzt Markus Deutsch vom Deutschen Steuerberaterverband.

Mit Geduld und Bereitschaft zum Rechnen können sich Freiberufler ohne Angestellte aber auch selbst um ihre Steuern kümmern. Sie erhalten so einen guten Überblick über ihre Geschäftsentwicklung.

Hilfreich für Existenzgründer ist ein Kurs über Buchhaltung, wie ihn etwa Volkshochschulen anbieten. Hilfe bieten auch PC-Steuerprogramme, zum Beispiel das Programm „Steuer-Spar-Erklärung 2009“ von der Akademischen Arbeitsgemeinschaft. Es kostet zwischen 25 und 35 Euro.

Unaufgefordert Angaben machen

„Ich hatte keine Ahnung, wann ich Steuern zahlen muss. Ich dachte, die werden sich schon melden“, sagt Tweedie. Doch darauf darf er nicht warten. Selbstständige müssen die Angaben, die das Finanzamt braucht, unaufgefordert selbst machen.

Das Finanzamt verlässt sich erst einmal auf diese Angaben und überprüft sie höchstens auf Schlüssigkeit und Rechenfehler. Ob die Behörde die Ausgaben für das Arbeitszimmer aber wirklich anerkennt, erfährt der Freiberufler erst bei einer Betriebsprüfung (siehe „Interview“).

Kommt bei einer solchen Betriebsprüfung ein paar Jahre später heraus, dass das Finanzamt das Arbeitszimmer nicht anerkennt, weil es teilweise privat genutzt wird, berechnen die Finanzbeamten den Bescheid neu. Sie verlangen dann nachträglich die zu wenig gezahlten Steuern einschließlich Zinsen.

Größere Probleme gibt es, wenn Freiberufler Einnahmen verheimlichen. Gibt der Musiker zum Beispiel sein Honorar für die Mitarbeit an einer Klanginstallation in einem Museum in seiner Steuererklärung nicht an, begeht er eine Straftat. Er muss mit einer hohen Geldstrafe und in besonders schweren Fällen sogar mit einer Gefängnisstrafe rechnen.

Auffliegen würde er, wenn die Beamten bei der Prüfung des Museums auf seine Rechnung stoßen und dann stichprobenartig überprüfen, ob das Honorar in seiner Steuererklärung auftaucht.

Die Einkommensteuererklärung

Freiberufler müssen sich hauptsächlich mit der Einkommensteuer und der Umsatzsteuer herumschlagen. Einkommensteuer zahlt jeder auf seine persönlichen Einkünfte. Wie hoch sie ist, hängt maßgeblich vom Gewinn ab. Die Gewinnermittlung ist deshalb der Hauptbestandteil der Einkommensteuererklärung.

Elena Bußhoff muss für das Jahr 2008 keine Einkommensteuer zahlen. Ihre Einnahmen lagen unter dem Steuergrundfreibetrag von 7 664 Euro und bleiben steuerfrei. Im Jahr 2009 erhöht sich die Grenze auf 7 834 Euro.

Die Steuererklärung muss Bußhoff trotzdem machen. Da sie mit ihren Betriebseinnahmen unter 17 500 Euro liegt, reicht eine formlose Gewinnermittlung. Sie listet ihre Einnahmen und Ausgaben auf und ermittelt aus der Differenz ihren Gewinn. Das nennt man auch Einnahmeüberschussrechnung. Dafür sammelt sie das ganze Jahr Belege für Ausgaben und Einnahmen.

Wer wie Tweedie Einnahmen über 17 500 Euro hatte, muss seine Einnahmeüberschussrechnung förmlicher in der „Anlage EÜR“ machen. Das Formular gibt es zusammen mit einer Anleitung zum Ausfüllen beim Finanzamt oder im Formularzentrum der Bundesfinanzverwaltung unter www.formulare-bfinv.de.

Die meisten Freiberufler brauchen für ihre Steuererklärung mindestens drei Formulare vom Finanzamt:

  • den Hauptvordruck zur Einkommensteuererklärung – dort tragen sie ihre persönlichen Angaben, ihre Sonderausgaben wie Kinderbetreuungskosten, private Versicherungen oder Kirchensteuer und die außergewöhnlichen Belastungen wie Pflegekosten ein,
  • die Anlage S zur Erfassung der Einkünfte als Freiberufler und
  • die Anlage EÜR zur Gewinnermittlung bei Einnahmen über 17 500 Euro.

Je nach persönlicher Situation des Freiberuflers kommen dann noch andere Formulare hinzu wie die Anlage Kind, die Eltern für jedes Kind ausfüllen sollten, oder die Anlage KAP für Einkünfte aus ihrem Kapitalvermögen.

Verluste verrechnen

Besonders in der Startphase steht am Ende der Gewinnermittlung oft gar kein Gewinn, sondern ein Verlust. Dann waren die Betriebsausgaben höher als die Einnahmen. Diese Verluste können Freiberufler mit Gewinnen aus anderen Einkünften wie Mieteinnahmen oder – bei Zusammenveranlagung – auch mit den Einkünften des Ehepartners verrechnen.

Bleibt auch danach der Gesamtbetrag noch negativ, darf der Verlust als Verlust-rücktrag von den Einkünften des Vorjahres abgezogen werden. Reicht das nicht oder ist es günstiger, kann der Freiberufler ihn sogar als Verlustvortrag von seinen Einkünften des nächsten Jahres abziehen.

Umsatzsteuer

Mit der Einkommensteuererklärung ist es nicht getan. Freiberufler müssen auch eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Sie sind verpflichtet, auf ihre Honorare Umsatzsteuer zu erheben – sie wird auch Mehrwertsteuer genannt.

Der Satz liegt meist bei 19 Prozent. In einigen Fällen kann auch der ermäßigte Satz von 7 Prozent erhoben werden. Wann, legt Paragraf 12 des Umsatzsteuergesetzes fest.

Die Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten: Unternehmer stellen sie ihren Kunden in Rechnung und führen sie an das Finanzamt ab. Für die Steuererklärung benötigen sie das Formular „Umsatzsteuererklärung 2008“ und die Anleitung dazu.

Kleinunternehmer-Regelung

Steuererklärung für Freiberufler Meldung

Elena Bußhoff ist Fotografin. Da sie als Existenzgründerin weniger als 17500 Euro Jahresumsatz hat, muss sie keine Umsatzsteuer auf ihr Honorar erheben.

Nur kleine Selbstständige können wählen, ob sie Umsatzsteuer erheben oder nicht. Sie dürfen im Vorjahr nicht mehr als 17 500 Euro eingenommen haben und im laufenden Jahr voraussichtlich 50 000 Euro nicht überschreiten. Die 17 500 Euro beziehen sich immer auf zwölf Monate. Wer sich zum Beispiel Anfang Juli selbstständig macht, darf nur 8 750 Euro einnehmen.

Der Verzicht lohnt sich aber nicht immer. Denn von den eingenommenen Umsatzsteuern können Freiberufler unterm Strich oft einen Teil behalten.

Der Selbstständige schlägt die Umsatzsteuer auf den Preis seiner Leistung auf. Er überweist sie aber nicht in voller Höhe an das Finanzamt, sondern zieht erst die Mehrwertsteuer ab, die er selbst für Produkte und Dienstleistungen gezahlt hat. Das nennt sich dann Vorsteuerabzug. Ein Beispiel:

Ein Übersetzer hat 14 000 Euro Betriebseinnahmen im Jahr 2008. Seine Ausgaben im selben Jahr betragen 7 140 Euro (6 000 Euro plus 1 140 Euro Mehrwertsteuer).

Rechnung ohne Umsatzsteuer
Einnahmen: 14 000 Euro
– Ausgaben: 7 140 Euro
= Gewinn: 6 860 Euro

Nähme er Umsatzsteuer (USt), würde er 19 Prozent (2 660 Euro) auf seine Rechnungen aufschlagen und die Vorsteuer von 1 140 Euro von den eingenommenen Umsatzsteuern abziehen und behalten. Der Betriebsgewinn steigt dann um 1 140 Euro.

Rechnung mit Umsatzsteuer
Einnahmen mit USt: 16 660 Euro
– Ausgaben: 7 140 Euro
– abzuführende USt: 1 520 Euro
= Gewinn: 8 000 Euro

Wer sich als Kleinunternehmer entscheidet, Umsatzsteuer zu erheben, ist daran fünf Jahre gebunden.

Elena Bußhof hat jedoch nur geringe Ausgaben für Hilfsmittel, kann also kaum Vorsteuer abziehen. Sie verzichtet deshalb auf die Umsatzsteuer und kann nun ihre Dienste günstiger anbieten.

Pauschale Vorsteuer für Künstler

Andrew Tweedie muss von seinen Kunden Umsatzsteuer verlangen. Doch als Musiker hat er einen speziellen Vorteil. Er kann sich die Auseinanderrechnerei seiner Betriebsausgaben in Nettobeträge und Mehrwertsteuer sparen und seine Vorsteuer pauschal berechnen. Das ist einigen Freiberuflern im Bereich Kunst und Medien erlaubt. Tweedie darf von seinen Ausgaben pauschal 3,6 Prozent seines Umsatzes als Vorsteuer abziehen.

Das spart viel Arbeit und der pauschale Abzug liegt oft sogar über der tatsächlichen Vorsteuer, wenn der Selbstständige keine großen Anschaffungen gemacht hat. Allerdings geht das nur, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht höher als 61 356 Euro war.

Die Durchschnittssätze hängen von der Berufsgruppe ab:

  • Bildhauer: 7,0 Prozent,
  • Kunstmaler und künstlerische Grafiker: 5,2 Prozent,
  • Journalisten (Wort und Bild): 4,8 Prozent,
  • Selbstständige Mitarbeiter bei Bühne, Film, Funk, Fernsehen und Schallplattenproduzenten: 3,6 Prozent,
  • Hochschullehrer (für nebenberufliche Tätigkeit neben wissenschaftlichem Hauptberuf): 2,9 Prozent,
  • Schriftsteller, literarische Übersetzer, Komponisten: 2,6 Prozent.

Fristen kennen und einhalten

Jahresumsatzsteuererklärung und Einkommensteuererklärung müssen fünf Monate nach Ablauf des Jahres beim Finanzamt eintreffen, für das Jahr 2008 also Ende Mai 2009. Klappt das nicht, sollten Freiberufler das Finanzamt rechtzeitig schriftlich um eine Fristverlängerung bitten. Meist wird diese dann ohne große Probleme bis zum 31. Dezember gewährt.

Macht ein Steuerberater die Erklärung, muss sie erst am 31. Dezember abgegeben werden. In begründeten Fällen gewährt das Finanzamt auch noch längeren Aufschub.

Hat der Selbstständige seine erste Einkommensteuererklärung gemacht, teilt ihm das Finanzamt mit, wie viel Einkommensteuer er zahlen muss, und die Termine und Beträge weiterer Zahlungen.

Vorauszahlung und Voranmeldung

Das Finanzamt wartet nicht immer ein Jahr, bevor es die Steuern kassiert. Die Mitarbeiter der Behörde gehen davon aus, dass der Freiberufler im zweiten Jahr mindestens ebenso viel verdient wie im ersten und verlangen vierteljährlich im Voraus die anteiligen Einkommensteuern. Wer bereits bei der steuerlichen Erfassung angibt, dass er im ersten Jahr steuerpflichtige Einnahmen erwartet, muss sogar schon im ersten Jahr Vorauszahlungen leisten.

Freiberufler, die davon ausgehen, im zweiten Jahr wesentlich weniger zu verdienen, sollten dies dem Finanzamt unbedingt mitteilen. Dann können die Mitarbeiter die Vorauszahlungen anpassen. Wer mehr verdient, muss im Auge behalten, dass die Vorauszahlungen nicht ausreichen und nach dem nächsten Steuerbescheid hohe Steuernachzahlungen fällig werden.

Bei der Umsatzsteuer werden monatlich oder vierteljährlich Voranmeldungen für den Vormonat oder das vorherige Quartal fällig. Das sind kleine, vorläufige Umsatzsteuererklärungen mit Angaben zu Einnahmen, Ausgaben, Umsatzsteuer, Vorsteuer.

Wie oft man die Voranmeldung machen muss, hängt von der Höhe der Umsatzsteuerschuld ab und davon, wie lange man schon selbstständig ist. Im Jahr der Existenzgründung und im darauffolgenden Jahr wollen die Finanzämter die Voranmeldung monatlich. Sie muss immer am 10. des Folgemonats beim Finanzamt sein und auch direkt bezahlt werden. Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Frist um jeweils einen Monat. Die Voranmeldung für Januar ist dann zum Beispiel nicht am 10. Februar, sondern erst am 10. März fällig. Das nennt sich Dauerfristverlängerung.

Gleichzeitig sollten Freiberufler die „Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ beantragen. Sie müssen dann die Umsatzsteuer erst abführen, wenn der Auftraggeber gezahlt hat und nicht in dem Monat, in dem die Rechnung geschrieben wurde.

Seit 2005 müssen alle bis auf ganz wenige Ausnahmen die Umsatzsteuervoranmeldung online abgeben. Die offizielle Software dazu heißt ElsterFormular. Steuerzahler können sie unter www.elster.de herunterladen.

Der Musiker Tweedie klingt vorsichtig optimistisch. „Die Formulare liegen alle bei mir zuhause. Und bei Elster habe ich mich auch schon angemeldet. Wird schon irgendwie rechtzeitig klappen.“

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