Knapp die Hälfte aller Steuer­pflichtigen muss mit dem Fiskus abrechnen. Aber auch, wer nicht dazu verpflichtet ist, sollte sich das nicht entgehen lassen. Einfach die wichtigsten Regeln befolgen, und schon sind oft mehrere hundert Euro vom Finanz­amt drin.

Im Schnitt gibt es rund 1 000 Euro zurück

Noch keine Steuererklärung für die letzten Jahre abge­geben? Wer nicht zur Erklärung verpflichtet ist, für den ist es dafür oft noch nicht zu spät. Vier Jahre lang haben diese Steuerzahler Zeit. Der Aufwand lohnt sich für die meisten: Knapp neun von zehn Arbeitnehmern erhalten bei der Steuererklärung Geld zurück – im Schnitt 1 007 Euro, so das Statistische Bundes­amt. Besonders gute Karten haben Steuerzahler, denen übers Jahr zu viel Lohn­steuer abge­zogen wurde. Beispiels­weise, weil sich ihr Gehalt geändert hat oder sie nicht in der optimalen Lohn­steuerklasse waren. Auch hohe Ausgaben übers Jahr erhöhen die Erstattung.

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Auf diese Posten kommt es an

Wer weiß, was er beim Finanz­amt absetzen kann, erhöht seine Rück­zahlung. Wichtigster Posten für Arbeitnehmer sind Werbungskosten. Also alle Ausgaben, die für die Ausübung eines Berufs anfallen. Pauschal erkennt der Gesetz­geber 1 000 Euro im Jahr an, die direkt von der Lohn­steuer abge­zogen werden. Bereits mit einem einfachen Fahrtweg von 15 Kilo­metern kommt ein in Voll­zeit Beschäftigter über diese Pauschale. Ab dann erhöht jeder Kilo­meter für den Weg zur Arbeit und jeder Euro für Ausgaben für Gewerk­schafts­beiträge, Arbeits­mittel und vieles mehr die Rück­zahlung.

Auch Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen sowie Kosten für Handwerker oder Haushaltshilfen im Haushalt bringen Steuererstattung.

Wie lange ist Zeit für die Steuererklärung?

Vor allem Arbeitnehmer, auf die keine der gesetzlichen Ausnahmen (siehe unten) zutrifft, können die Vier-Jahres-Frist nutzen. Mit dem Amt abrechnen dagegen müssen dagegen neben den pflicht­ver­anlagten Arbeitnehmern und Beamten haupt­sächlich Selbst­ständige und steuerzahlende Rentner. Vorsicht: Erben müssen im Namen des Erblassers eine Erklärung abgeben, falls dieser dazu verpflichtet gewesen wäre.

Wer abgeben muss, hat deutlich weniger Zeit: Bis zum 31. Juli des folgenden Jahres muss die Erklärung beim Finanz­amt sein. Helfen Steuerberater oder Lohn­steuer­hilfe­ver­ein, läuft die Frist bis zum 28. Februar des über­nächsten Jahres.

Fällt der letzte Tag einer Frist auf einen gesetzlichen Feiertag, Samstag oder Sonn­tag, verlängert sich die Frist bis zum nächsten Werk­tag. Silvester ist übrigens kein Feiertag.

Erstellen lässt sich die Erklärung mit Stift und Papierformularen (herunter­zuladen unter formulare-bfinv.de) oder komplett online über das Portal Elster.de. Belege zu den Angaben müssen Steuerzahler nicht mehr einreichen. Das Finanz­amt kann sie aber anfordern. Deshalb sollten Steuerzahler die Belege mindestens aufbewahren, bis der Bescheid da ist – hoffentlich mit einer satten Erstattung. 

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Warum freiwil­lig eine Steuererklärung abgeben?

Wer freiwil­lig abrechnet, hat im Normalfall keine Nachteile. Falls wider Erwarten doch eine Nach­zahlung fällig wird, können Steuerzahler die Erklärung einfach im Einspruchs­verfahren zurück­ziehen. Sie gilt dann als nicht abge­geben. Dennoch verzichtet knapp ein Drittel aller Steuerzahler auf die Steuererklärung, so das Statistische Bundes­amt – und verschenkt oft bares Geld.

Dabei dauert das Ganze nicht zwingend lange. Beziehen Arbeitnehmer nur Lohn oder Lohn­ersatz, können sie die vereinfachte Erklärung nutzen: Auf zwei Seiten werden Haupt­vordruck und Anlage N zusammengefasst, Eltern geben noch die Anlage(n) Kind ab. Wer das nicht kann, etwa wegen Neben­einkünften, kann immer noch eine unvoll­ständige Erklärung abgeben. Dabei werden nur die notwendigen Bögen, also der Haupt­vordruck, das Formular zum Einkommen und bei Eltern die Anlage(n) Kind, ausgefüllt und weitere Anlagen später nachgereicht. Bis zum Ende der einmonatigen Einspruchs­frist akzeptiert das Finanz­amt fehlende Nach­weise und zusätzliche Posten.

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Wer eine Steuererklärung abgeben muss

Haben Steuerzahler Einkünfte aus Selbst­ständiger Tätig­keit, beispiels­weise als Freiberufler, Unternehmer oder Land­wirt, ist die Sache klar: Die Erklärung ist Pflicht. Doch auch für Nicht­selbst­ständige müssen mitunter abgeben.

Steuererklärung – Arbeitnehmer und Pensionäre

Grund­sätzlich sind Arbeitnehmer nicht verpflichtet, ihre Steuern zu erklären. Ihre Einkommensteuer wird übers Jahr mit der Lohn­steuer bereits abge­zogen. Unter Umständen müssen Nicht­selbst­ständige wie Arbeitnehmer, Beamte und Pensionäre aber doch eine Steuererklärung machen. Das ist besonders bei folgenden Voraus­setzungen der Fall:

  • Sie erhalten Lohn­ersatz von mehr als 410 Euro, zum Beispiel Arbeits­losengeld 1.*
  • Sie arbeiten bei mehreren Arbeit­gebern gleich­zeitig und versteuern daher Einkünfte in Lohn­steuer-klasse VI.
  • Sie haben Neben­einkünfte von mehr als 410 Euro (nach Abzug von Werbungs­kosten, Pausch-, Entlastungs- und Frei­beträgen). Minijobs und abgeltung­steuer­pflichtige Kapital­einkünfte zählen nicht dazu. Das gilt nicht, wenn die Summe aller Einkünfte kleiner als 11 600 Euro (22 050 Euro für Paare) ist.
  • Bei der Lohn­steuer ist ein Frei­betrag einge­tragen. Das gilt nicht für Pausch­beträge für Behinderte, Kinder und Hinterbliebene.
  • Sie erhalten eine Abfindung oder Lohn für mehr­jährige Arbeit und der Arbeit­geber zieht die Lohn­steuer nach der Fünf­telregelung ab.

Steuererklärung – Beamte

Für Beamte gelten grund­sätzlich dieselben Regeln wie für Arbeitnehmer. Zusätzlich kann die Steuererklärung zur Pflicht werden, wenn die Vorsorgepauschale höher ist als die anzu­erkennenden Versicherungs­beiträge – etwa bei Beitrags­erstattung. Nicht abgeben müssen Beamte, wenn Lohn beziehungs­weise Pension plus Neben­einkünfte unter 11 600 Euro (22 050 Euro für Paare) liegen.

Steuererklärung – Rentner

Abgeben müssen Rentner, sobald sie nach Abzug von Werbungs­kosten, Entlastungs-, Pausch- und Frei­beträgen mehr einnehmen als den Grund­frei­betrag (2019: 9 168 Euro). Ein Teil der Rente ist steuerfrei und zählt nicht zu den Einkünften. Dieser persönliche Frei­betrag wird bei Renten­eintritt berechnet und bleibt in den Folge­jahren gleich. Durch Renten­erhöhungen rutschen manche später in die Pflicht­ver­anlagung.

Steuererklärung – Ehepaare

Wenn ein Ehepaar seine Steuern nicht zusammen erklären will, muss jeder Partner eine eigene Erklärung abgeben. Aber auch bei Zusammen­ver­anlagung kann das der Fall sein. Insbesondere in diesen Situationen:

  • Ein Partner versteuert Einkünfte in der Lohn­steuerklasse IV+, V oder VI.
  • Ein Paar lässt sich scheiden und ein Partner heiratet in demselben Jahr erneut. In diesem Fall müssen alle Beteiligten ihre Steuern erklären.

Steuererklärung – Unternehmer

Selbst­ständige, Unternehmer und Land­wirte müssen prinzipiell abgeben. Nur wenn ihre Einkünfte unter dem Grund­frei­betrag (2019: 9 168 Euro) liegen und sie auch keinen Verlust ausweisen, müssen sie keine Steuererklärung abgeben.

Achtung: Diese Steuerzahler sind verpflichtet, ihre Steuererklärung online abzu­geben. Die klassische Erklärung auf Papier ist nicht zulässig.

Steuererklärung – Anleger

Kapital­erträge unterliegen im Regelfall der Abgeltung­steuer und zählen daher nicht bei der Einkommensteuer. Mitunter kann aufgrund von Kapital­erträgen die Steuererklärung aber zur Pflicht werden. Das ist der Fall, wenn

  • fällige Kirchen­steuer auf Kapital­einkünfte nicht bezahlt wurde,
  • ausländische Erträge vorliegen, für die keine Abgeltung­steuer abge­führt wurde oder
  • im Jahr zuvor zu wenig Abgeltung­steuer gezahlt wurde.

*Korrigiert am 12. Februar 2020

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Beispiel: Single mit 60 000 Euro Brutto

Petra Müller ist Betriebs­wirtin. 2018 hat sie 60 000 Euro verdient. Sie ist allein­stehend und hat keine Kinder.

Werbungs­kosten. Petra Müller fährt täglich 35 Kilo­meter zur Arbeit. Für 220 Arbeits­tage im Jahr 2018 kann sie 30 Cent pro Kilo­meter als Fahrt­kosten gelten machen – insgesamt 2 310 Euro. Im vergangenen Jahr hat sie ein Notebook für 700 Euro gekauft, das sie zu 50 Prozent beruflich nutzt. Sie gibt also 350 Euro für das Notebook an. Frau Müller ist Mitglied in der Gewerk­schaft und setzt die Mitglieds­beiträge in Höhe von 360 Euro ebenso von der Steuer ab wie pauschal 16 Euro für die Konto­führung. Sie zahlte Beiträge für eine Unfall- und eine Rechts­schutz­versicherung. Da ihre Unfall­versicherung auch Arbeits­unfälle abdeckt, kann sie pauschal die Hälfte der Beiträge in der Steuererklärung angeben: 150 der 300 gezahlten Euro. Einer Bescheinigung der Versicherung für ihre Rechts­schutz­police entnimmt sie, dass 45 Prozent der Beiträge auf arbeits­recht­liche Streitfälle entfallen. Diesen Anteil der gezahlten Beiträge in Höhe von 178 Euro gibt sie in ihrer Erklärung an: 80 Euro für die Rechts­schutz­versicherung. Insgesamt kommt sie auf berufliche Ausgaben von 3 266 Euro.

Hand­werk­erkosten. Ihrer Neben­kosten­abrechnung entnimmt Müller, dass sie für Hausmeister­dienste, Grün­anlagen­pflege und Haus­reinigung 500 Euro gezahlt hat. Diese setzt sie ebenfalls ab.

Erstattung. Durch ihre freiwil­lige Steuererklärung erhält Petra Müller 1 039 Euro vom Finanz­amt zurück.

Rechenbei­spiel Single

Rechenbei­spiel Single

Brutto­lohn 2018

60 000 Euro

Steu­ersparende Ausgaben

Fahrt­kosten Arbeitsweg

2 310 Euro

Gewerk­schafts­beiträge

360 Euro

Arbeits­mittel

350 Euro

Berufliche Anteile von Unfall- und Rechts­schutz­versicherung

230 Euro

Konto­führungs­gebühren

16 Euro

Haus­halts­nahe Dienst­leistungen

500 Euro

Gesamt

3 766 Euro

Erstattung

1 039 Euro

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Beispiel: Student mit Neben­job

Nicolas Breitner studiert Maschinenbau. Zuvor hat er eine Ausbildung als Tech­nischer Zeichner absol­viert. In seinem Neben­job verdiente er im vergangenen Jahr 1 200 Euro.

Werbungs­kosten. Da Breitner eine Ausbildung absol­viert hat, gilt sein Studium als Zweit­ausbildung. Er kann daher seine Studien­kosten als Werbungs­kosten geltend machen. 2018 fuhr er an 150 Tagen zur Uni. Für die einfache Strecke von 42 Kilo­metern ergibt die Entfernungs­pauschale (je 30 Cent pro Kilo­meter) Fahrt­kosten von 1 890 Euro. Außerdem hat er sich fürs Studium einen Laptop für 530 Euro und Lehr­bücher für 170 Euro gekauft. Daher setzt er 700 Euro für Lern­mittel ab. Insgesamt kommt er auf Werbungs­kosten von 2 590 Euro.

Verlust­vortrag. Breitners Kosten über­steigen sein Einkommen um 1 390 Euro. Er trägt im Mantelbogen in Zeile 2 ein Kreuz beim Verlust­vortrag ein. Das Finanz­amt muss diesen bestätigen. Sein zu versteuerndes Einkommen verringert sich dann im Folge­jahr um 1 390 Euro.

Rechenbei­spiel Student

Rechenbei­spiel Student

Brutto­lohn 2018

1 200 Euro

Steu­ersparende Werbungs­kosten

Fahrt­kosten zur Uni

1 890 Euro

Lern­mittel

700 Euro

Gesamt­ausgaben

2 590 Euro

Verlust­vortrag

1 390 Euro

Studierende ohne Neben­job. Wer sein Studium ohne vorherige Berufs­ausbildung oder Studium absol­viert und auch nicht dual studiert, kann Studien­kosten bisher nicht als Werbungs­kosten angeben. Sie zählen als Sonder­ausgaben, die nur mit Einnahmen aus demselben Jahr verrechnet werden. Das lohnt sich für Studierende oft erst ab 10 000 Euro Jahres­einkommen. Das Bundes­verfassungs­gericht prüft derzeit, ob das rechtens ist.

Tipp: Betroffene sollten Studien­kosten als Werbungs­kosten angeben. Das Finanz­amt akzeptiert sie zwar nur als Sonder­ausgaben, erteilt den Bescheid aber vorläufig. Entscheidet das Gericht für die Steuerzahler, gilt die güns­tige Regelung.

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