Steuererklärung Wann eine Abgabe Pflicht ist

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Steuererklärung - Wann eine Abgabe Pflicht ist

Abrechnen. Wer seine Steuererklärung freiwil­lig abgibt, hat mehr Zeit als jemand, der die Erklärung machen muss. © Getty Images / Tempura

Ob berufs­tätig oder im Ruhe­stand: Viele müssen eine Steuererklärung machen. Doch oft lohnt es sich auch, sie freiwil­lig abzu­geben, um Geld vom Finanz­amt zurück­zuholen.

Pflicht oder nicht?

Muss die Steuererklärung sein – ja oder nein? Diese Frage stellt sich wohl den meisten Steuerzahlenden irgend­wann einmal. Das Finanz­amt vers­endet üblicher­weise keine Extra-Einladung. Deshalb gibt die Stiftung Warentest hier einen Über­blick, wer von der Abgabe­pflicht betroffen ist.

Das Wichtigste in Kürze

Pflicht. Selbst­ständige müssen im Regelfall eine Steuererklärung abgeben. Aber es trifft auch viele Arbeitnehmende und zunehmend mehr Rentne­rinnen und Rentner. Die Abgabe­frist endet grund­sätzlich Ende Juli für die Erklärung des Vorjahres. Aktuell gelten aber etwas längere Fristen.

Freiwil­lig. Müssen Sie keine Erklärung abgeben, können Sie das freiwil­lig tun und sich oft eine Steuererstattung sichern. Dafür bleiben Ihnen nach Ablauf des jeweiligen Steuer­jahres bis zu vier Jahre Zeit.

Papier oder Online. Sie können Ihre Erklärung klassisch auf Papier erstellen. Die Formulare können Sie unter unter formulare-bfinv.de herunter­laden. Alternativ reichen Sie die Erklärung online ein, etwa über das Elster-Portal der Finanz­verwaltung.

Steuer­programme. Mit Hilfe von Steuerprogrammen lässt sich das Ganze meist einfacher erledigen. Viele lotsen Sie Schritt für Schritt durch die Erklärung. Was die Steuersoftware taugt, untersucht die Stiftung Warentest regel­mäßig.

Hilfe. Wenn Sie unsere Steuertipps lieber Schwarz auf Weiß haben: In den Steuerratgebern der Stiftung Warentest steht – für jedes Steuer­jahr neu – alles, was Sie für Ihre Steuererklärung wissen müssen.

Wer eine Steuererklärung abgeben muss

Manche Steuerzahlende haben keine Wahl: Sie müssen die Steuerformulare ausfüllen – entweder digital oder auf Papier. Es trifft sowohl Berufs­tätige als auch Frauen und Männer im Ruhe­stand, wie die folgende Über­sicht zeigt.

Angestellte und Pensionäre

Wer ausschließ­lich Arbeits­lohn bezieht, muss in der Regel keine Erklärung einreichen. Denn für Angestellte führt der Arbeit­geber auto­matisch jeden Monat einen Teil des Lohns als Einkommensteuer an den Staat ab. Das heißt: Die Einkünfte sind zu diesem Zeit­punkt bereits versteuert. Unter Umständen müssen Nicht­selbst­ständige wie Arbeitnehmer, Beamte und Pensionäre aber doch eine Steuererklärung machen. Für 2022 ist sie zum Beispiel unter folgenden Voraus­setzungen Pflicht:

  • Sie haben Lohn­ersatz von mehr als 410 Euro im Jahr erhalten, zum Beispiel Kurzarbeitergeld, Elterngeld oder Arbeitslosengeld 1.
  • Sie waren bei mehreren Arbeit­gebern gleich­zeitig angestellt, sodass Einkünfte nach Lohnsteuerklasse VI versteuert wurden.
  • Sie hatten 2022 Neben­einkünfte von mehr als 410 Euro (nach Abzug von Werbungs­kosten, Pausch-, Entlastungs- und Frei­beträgen). Minijobs und abgeltung­steuer­pflichtige Kapital­einkünfte zählen nicht dazu.
  • In die Lohn­steuer­daten war ein Frei­betrag einge­tragen, etwa für Kinder­betreuungs­kosten, und der Brutto­arbeits­lohn als Single lag 2022 über 13 150 Euro im Jahr (Paare: mehr als 24 950 Euro). Ein einge­tragener Hinterbliebenen- oder Behindertenpausch­betrag sowie die Kinder­frei­beträge lösen dagegen keine Abgabe­pflicht aus.
  • Sie haben eine Abfindung oder Lohn für mehr­jährige Arbeit erhalten und der Arbeit­geber hat die Lohn­steuer nach der Fünftelregelung abge­zogen.

Beamte

Für Beamte gelten grund­sätzlich dieselben Regeln wie für Arbeitnehmer. Zusätzlich kann die Steuererklärung zur Pflicht werden, wenn die Vorsorgepauschale höher ist als die anzu­erkennenden Versicherungs­beiträge – etwa bei Beitrags­erstattung. Die Pflicht­abgabe entfällt aber auch hier bei Brutto­arbeits­löhnen bis 13 150 Euro (24 950 Euro für Paare).

Rentne­rinnen und Rentner

Abgeben müssen Rentner, die steuer­pflichtige Einkünfte ober­halb des Grund­frei­betrags erzielen. Für 2022 liegt diese Grenze bei 10 347 Euro, für 2023 bei 10 908 Euro. Ein Teil der Rente ist steuerfrei und zählt nicht zu den Einkünften. Dieser persönliche Frei­betrag wird bei Renten­eintritt berechnet und bleibt in den Folge­jahren gleich. Durch Renten­erhöhungen rutschen manche später in die Pflicht­ver­anlagung.

Ehepaare und einge­tragene Lebens­partner

Wenn ein Ehepaar seine Steuern nicht zusammen erklären will, muss jeder Partner eine eigene Erklärung abgeben. Aber auch bei Zusammen­ver­anlagung kann die Steuererklärung für Paare Pflicht sein, zum Beispiel in diesen Situationen:

  • Ein Partner versteuert Einkünfte in der Lohn­steuerklasse IV+, V oder VI.
  • Ein Paar lässt sich scheiden und ein Partner heiratet in demselben Jahr erneut. In diesem Fall müssen alle Beteiligten ihre Steuern erklären.

Unternehmer

Selbst­ständige, Unternehmer und Land­wirte müssen grund­sätzlich abgeben. Nur wenn ihre Einkünfte unter dem Grund­frei­betrag (2022: 10 347 Euro, 2023: 10 908 Euro) liegen und sie auch keinen Verlust ausweisen, müssen sie keine Steuererklärung abgeben.

Achtung: Diese Steuerzahler sind verpflichtet, ihre Steuererklärung online abzu­geben. Die klassische Erklärung auf Papier ist für sie nicht zulässig.

Anle­gerinnen und Anleger

Kapital­erträge unterliegen im Regelfall der Abgeltung­steuer und zählen daher nicht bei der Einkommensteuer. Mitunter kann aufgrund von Kapitalerträgen die Steuererklärung aber zur Pflicht werden. Das ist der Fall, wenn

  • fällige Kirchen­steuer auf Kapital­einkünfte nicht bezahlt wurde,
  • ausländische Erträge vorliegen, für die keine Abgeltung­steuer abge­führt wurde oder
  • im Jahr zuvor zu wenig Abgeltung­steuer gezahlt wurde.

Erben müssen abrechnen

Der verstorbene Vater, die Ehefrau oder eine andere nahe­stehende Person waren zur Steuererklärung verpflichtet? In dem Fall müssen die Erben im Namen des Erblassers eine Einkommensteuererklärung abgeben.

Wann ist die Steuererklärung fällig?

Wer zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet ist, hat nach Jahres­ende im Normalfall sieben Monate Zeit, dieser Pflicht nach­zukommen. Die Steuererklärung für das Vorjahr ist grund­sätzlich zu Ende Juli fällig. Steuerberater oder Lohn­steuer­hilfe­ver­eine, die die Erklärung für ihre Mandantinnen oder Mandanten über­nehmen, haben länger Zeit: Erst 14 Monate nach Ende eines Kalender­jahres müssen sie abgeben, also Ende Februar. Fällt der letzte Tag einer Frist auf einen gesetzlichen Feiertag, Samstag oder Sonn­tag, verlängert sich die Frist bis zum nächsten Werk­tag. Silvester ist übrigens kein Feiertag.

Änderungen durch Corona: Aktuell mehr Zeit

Durch die Corona-Pandemie hat sich in den vergangenen Jahren allerdings einiges bei den Abgabefristen geändert: Ist die Steuererklärung für 2022 Pflicht, muss sie bis zum 2. Oktober 2023 beim Finanz­amt eingehen. Stichtag ist eigentlich der 30. September 2023, doch da dies ein Samstag ist, verschiebt sich der Termin. Hilft ein Steuerberater oder Lohn­steuer­hilfe­ver­ein bei der Erklärung, muss die Abrechnung spätestens am 31. Juli 2024 beim Finanz­amt sein.

Tipp: Behalten Sie die Zeit im Blick, wenn Sie noch die Steuererklärung für 2021 abgeben müssen: Der Abgabe­termin für Steuer­pflichtige, die allein abrechnen, war der 31. Oktober 2022. Mit Unterstüt­zung durch einen Berater oder Lohn­steuer­hilfe­ver­ein bleibt Zeit bis zum 31. August 2023.

Freiwil­lig abgeben lohnt sich oft

Die meisten Arbeitnehme­rinnen und Arbeitnehmer müssen keine Erklärung abgeben, weil bei ihnen keine der Ausnahmen zutrifft, die eine Pflicht auslöst. Verzichten sie dann auf eine Abrechnung, verschenken sie oft bares Geld. Denn der Aufwand, die Steuererklärung freiwil­lig auf sich zu nehmen, lohnt sich meistens: Zuletzt brachte die Abrechnung im Schnitt 1 072 Euro zurück, so das Statistische Bundes­amt.

Gute Aussicht auf Erstattung

Besonders gute Karten haben Steuerzahler, denen übers Jahr zu viel Lohn­steuer abge­zogen wurde. Beispiels­weise, weil sich ihr Gehalt geändert hat oder sie nicht in der optimalen Lohn­steuerklasse waren. Auch hohe Ausgaben übers Jahr erhöhen die Erstattung.

Die freiwil­lige Steuererklärung bringt im Normalfall keine Nachteile mit sich. Falls wider Erwarten doch eine Nach­zahlung raus­kommt, kann man die Erklärung einfach im Einspruchs­verfahren zurück­ziehen. Sie gilt dann als nicht abge­geben.

Groß­zügige Frist bei freiwil­liger Steuererklärung

Freiwil­lig abge­benden Steuerzah­lerinnen und Steuerzah­lern bleibt extra viel Zeit. Ihnen winkt eine Erstattung, sofern sie inner­halb von vier Jahren nach Ende des Kalender­jahres mit dem Finanz­amt abrechnen. Eine freiwil­lige Steuererklärung für 2022 muss also spätestens Ende 2026 eingehen.

Steuer­angelegenheit schnell abhaken

Außerdem ist das Ganze schnell erledigt. Oft genügt es, den Haupt­vordruck und die Anlage N auszufüllen, Eltern geben noch die Anlage(n) Kind ab. Selbst wenn dabei etwas durch­rutscht, ist es noch nicht zu spät. Bis zum Ende der einmonatigen Einspruchs­frist akzeptiert das Finanz­amt korrigierte Erklärungen, fehlende Nach­weise und die Abrechnung zusätzlicher Posten.

Die wichtigsten Posten für die Steuererstattung

Wer weiß, was er beim Finanz­amt absetzen kann, erhöht seine Rück­zahlung. Wichtigster Posten für Arbeitnehmer sind Werbungskosten, also alle Ausgaben, die für die Ausübung eines Berufs anfallen. Außerdem helfen Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen sowie Kosten für Handwerker oder Haushaltshilfen, die Steuerlast zu drücken.

Werbungs­kosten

2023 rechnet das Finanz­amt für jeden Arbeitnehmenden pauschal mit 1 230 Euro Werbungs­kosten im Jahr. In den Vorjahren lag dieser Arbeitnehmerpausch­betrag mit 1 200 Euro (2022) und 1 000 Euro (2021) noch etwas nied­riger. Dieser Pausch­betrag wird gleich berück­sichtigt, wenn der Arbeit­geber die monatlich fällige Lohn­steuer ermittelt. Wer dann aber mit der Steuererklärung höhere Werbungs­kosten abrechnet, spart Steuern. Typische Werbungs­kosten sind etwa Ausgaben für den Arbeitsweg oder im Homeoffice sowie Anschaffungs­kosten für Arbeitsmittel und Gewerk­schafts­beiträge. Alles in allem kann sich eine statt­liche Summe ergeben, die eine attraktive Steuererstattung bringt.

Sparen mit Sonder­ausgaben

Ein wichtiger Posten bei den Sonder­ausgaben sind Spenden. Unterstützen Sie gemeinnützige Organisationen oder politische Parteien, können Sie Steuer­vorteile nutzen. Bis zu 20 Prozent Ihrer Einkünfte können Sie dafür geltend machen. Entscheidend ist, dass der Empfänger der Spende gemeinnützige, wohl­tätige oder kirchliche Zwecke fördert. Die geleisteten Spenden geben Sie in der Anlage Sonder­ausgaben an.

Tipp: Vereins­beiträge können Sie absetzen, wenn der Verein keine Frei­zeitzwecke fördert.

Zu den Sonder­ausgaben zählen weitere Posten, etwa Ihre Vorsorgeaufwendungen für einen Riester- oder Rürup-Vertrag sowie die Basisbeiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung.

Hand­werker und Haus­halts­hilfe

Ob Maler­arbeiten, Schorn­steinfeger oder Möbel­aufbau: Für Handwerkerleistungen können Sie 6 000 Euro pro Jahr geltend machen. 20 Prozent zieht das Finanz­amt direkt von Ihren Steuern ab. Material­kosten zählen nicht. Lassen Sie sich eine Rechnung ausstellen und bezahlen Sie nicht in bar. Ihre Ausgaben machen Sie in der Anlage Haus­halts­nahe Aufwendungen.

Tipp: Mieter können entsprechende Posten der Nebenkostenabrechnung als Handwer­kerleistungen absetzen.

Haben Sie Haushaltshilfen beschäftigt, erhalten Sie Steuerboni. Voraus­setzung: Die Helfer arbeiten nicht schwarz. Es zählen bis zu 20 000 Euro im Jahr. 20 Prozent der von Ihnen angegebenen Kosten zieht das Finanz­amt direkt von Ihrer Steuer ab. Die Ausgaben tragen Sie in der Anlage Haus­halts­nahe Aufwendungen ein.

Tipp: Für Haus­halts­hilfen, die als Minijobber beschäftigt sind, können Sie bis zu 2 550 Euro im Jahr geltend machen. Auch davon werden 20 Prozent von der Steuer abge­zogen.

Beispiel: Arbeitnehmerin

Petra Müller ist Betriebs­wirtin. Sie ist allein­stehend und hat keine Kinder. Sie könnte zwar auf eine Steuererklärung verzichten, macht sie aber freiwil­lig.

Werbungs­kosten. Petra Müller hat 2022 an 100 Tagen im Homeoffice gearbeitet. Für jeden dieser Tage setzt sie die Home­office-Pauschale an – 2022 sind das 5 Euro pro Tag, insgesamt 500 Euro. An den anderen 120 Arbeits­tagen ist sie täglich 35 Kilo­meter zur Arbeit gefahren. Für die ersten 20 Kilo­meter des Weges zwischen Wohnung und Büro stehen ihr jeweils 30 Cent Pendlerpauschale zu, ab Kilo­meter 21 sind es 38 Cent. So kommt sie für den Arbeitsweg auf 1 404 Euro Werbungs­kosten. Im vergangenen Jahr hat sie ein Notebook für 700 Euro gekauft, das sie zu 50 Prozent beruflich nutzt. Sie gibt also 350 Euro für das Notebook an. Frau Müller ist Mitglied in der Gewerk­schaft und setzt die Mitglieds­beiträge in Höhe von 360 Euro ebenso von der Steuer ab wie pauschal 16 Euro für die Konto­führung. Sie zahlte Beiträge für eine Unfall- und eine Rechtsschutzversicherung. Da ihre private Unfallversicherung auch Arbeits­unfälle abdeckt, kann sie pauschal die Hälfte der Beiträge in der Steuererklärung angeben: 150 der 300 gezahlten Euro. Einer Bescheinigung der Versicherung für ihre Rechts­schutz­police entnimmt sie, dass 45 Prozent der Beiträge auf arbeits­recht­liche Streitfälle entfallen. Diesen Anteil der gezahlten Beiträge in Höhe von 178 Euro gibt sie in ihrer Erklärung an: 80 Euro für die Rechts­schutz­versicherung.

Fazit: Insgesamt kommt sie auf berufliche Ausgaben von 2 860 Euro. Damit über­springt sie den für 2022 geltenden Werbungs­kostenpausch­betrag von 1 200 Euro um 1 660 Euro. Bei einem Grenz­steu­ersatz von 38 Prozent bringt ihr das eine Erstattung von rund 630 Euro.

Beispiel: Student mit Neben­job

Nicolas Breitner studiert Maschinenbau. Zuvor hat er eine Ausbildung als Tech­nischer Zeichner absol­viert. 2022 verdiente er in einem Neben­job 1 200 Euro. Er könnte zwar auf eine Steuererklärung verzichten, macht sie aber freiwil­lig, weil er seine Ausgaben in Zukunft nutzen will.

Werbungs­kosten. Da Breitner eine Ausbildung absol­viert hat, gilt sein Studium als Zweit­ausbildung. Er kann daher seine Studien­kosten als Werbungs­kosten geltend machen. 2022 fuhr er an 150 Tagen zur Uni. Für die einfache Strecke von 19 Kilo­metern ergibt die Entfernungs­pauschale (je 30 Cent pro Kilo­meter) Fahrt­kosten von 855 Euro. Außerdem hat er sich fürs Studium einen Laptop für 830 Euro und Lehr­bücher für 170 Euro gekauft. Daher setzt er 1 000 Euro für Lern­mittel ab. Insgesamt kommt er auf 1 855 Euro Werbungs­kosten.

Verlust­vortrag. Breitners Kosten über­steigen sein Einkommen um 655 Euro. Er trägt im Haupt­vordruck in Zeile 2 in der rechten Spalte ein Kreuz beim Verlust­vortrag ein. Das Finanz­amt muss diesen bestätigen. Eine Steuerersparnis hat er in diesem Jahr zwar noch nicht, aber wenn er in den folgenden Jahren mehr Einkommen erzielt, sorgt der Verlust dann dafür, dass sich sein zu versteuerndes Einkommen verringert und er dann weniger Steuern zahlen muss.

Studierende ohne Neben­job. Wer sein Studium ohne vorherige Berufs­ausbildung oder Studium absol­viert und auch nicht dual studiert, kann Studien­kosten nicht als Werbungs­kosten angeben. Sie zählen als Sonderausgaben, die nur mit Einnahmen aus demselben Jahr verrechnet werden.

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