Steuererklärung Wann eine Abgabe Pflicht ist

Steuererklärung - Wann eine Abgabe Pflicht ist
Pflicht oder Kür. Wer freiwil­lig abgibt, hat mehr Zeit als jemand, der zur Steuererklärung verpflichtet ist. © Getty Images / Tempura

Für knapp die Hälfte der Steuerzahlenden ist eine Steuererklärung Pflicht. Aber auch wer sie freiwil­lig abgibt, kann oft mit vielen hundert Euro vom Finanz­amt rechnen.

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Das Wichtigste in Kürze

Pflicht.
Steuerzahlende wie Selbst­ständige, aber auch Angestellte, auf die eine Ausnahme­regel zutrifft, müssen eine Steuererklärung abgeben. Ihre Frist endet grund­sätzlich Ende Juli für die Erklärung des Vorjahres.
Freiwil­lig.
Müssen Sie keine Erklärung abgeben, können Sie das aber freiwil­lig tun und sich eine Steuererstattung sichern. Dafür bleiben Ihnen nach Ablauf des jeweiligen Kalender­jahres bis zu vier Jahre Zeit.
Papier oder Online.
Sie können Ihre Erklärung klassisch auf Papier erstellen. Die Formulare können Sie unter unter formulare-bfinv.de herunter­laden. Alternativ reichen Sie die Erklärung online ein, etwa über das Portal Elster.de.
Steuer­programme.
Steuer­programme können das Ganze noch einfacher machen. Viele lotsen Sie Schritt für Schritt durch die Erklärung. Was die Steuersoftware taugt, untersucht die Stiftung Warentest regel­mäßig (Steuerprogramme im Test).
Hilfe.
Wenn Sie unsere Steuertipps lieber Schwarz auf Weiß haben: In den Steuerratgebern der Stiftung Warentest steht– für jedes Steuer­jahr neu – alles, was Sie für Ihre Steuererklärung wissen müssen.
Nach­weise.
Sie können zunächst darauf verzichten, Ihre Angaben nach­zuweisen. Das Finanz­amt kann Belege aber anfordern, wenn es Rück­fragen hat. Deshalb sollten Sie alle Unterlagen zumindest solange aufbewahren, bis der Bescheid da ist – hoffentlich mit einer satten Erstattung. Welche Aufbewahrungs­fristen gelten und wie Sie Ordnung halten, zeigt unser Special Dokumente aufbewahren.

Wer eine Steuererklärung abgeben muss

Muss ich abgeben oder nicht? Diese Frage stellt sich wohl den meisten Steuerzahlenden irgend­wann einmal. Das Finanz­amt vers­endet üblicher­weise keine Extra-Einladung. Hier gibt die Stiftung Warentest einen Über­blick, wer von der Abgabe­pflicht betroffen ist.

Vorsicht: Erben müssen im Namen des Erblassers eine Erklärung abgeben, falls dieser dazu verpflichtet gewesen wäre.

Angestellte und Pensionäre

Wer ausschließ­lich Arbeits­lohn bezieht, muss in der Regel keine Erklärung einreichen. Denn für Angestellte führt der Arbeit­geber auto­matisch jeden Monat einen Teil des Lohns als Einkommensteuer an den Staat ab. Das heißt: Die Einkünfte sind zu diesem Zeit­punkt bereits versteuert. Unter Umständen müssen Nicht­selbst­ständige wie Arbeitnehmer, Beamte und Pensionäre aber doch eine Steuererklärung machen. Das ist besonders bei folgenden Voraus­setzungen der Fall:

  • Sie erhalten Lohn­ersatz von mehr als 410 Euro, zum Beispiel Kurzarbeitergeld, Elterngeld oder Arbeitslosengeld 1.
  • Sie arbeiten bei mehreren Arbeit­gebern gleich­zeitig und versteuern daher Einkünfte in Lohn­steuerklasse VI.
  • Sie haben Neben­einkünfte von mehr als 410 Euro (nach Abzug von Werbungs­kosten, Pausch-, Entlastungs- und Frei­beträgen). Minijobs und abgeltung­steuer­pflichtige Kapital­einkünfte zählen nicht dazu.
  • Bei der Lohn­steuer ist ein Frei­betrag einge­tragen. Das gilt nicht für Pausch­beträge für Behinderte, Kinder und Hinterbliebene. Das gilt nicht, wenn die Summe aller Einkünfte in 2020 unter 11 900 Euro (22 600 Euro für Paare) lag.
  • Sie erhalten eine Abfindung oder Lohn für mehr­jährige Arbeit und der Arbeit­geber zieht die Lohn­steuer nach der Fünftelregelung ab.

Beamte

Für Beamte gelten grund­sätzlich dieselben Regeln wie für Arbeitnehmer. Zusätzlich kann die Steuererklärung zur Pflicht werden, wenn die Vorsorgepauschale höher ist als die anzu­erkennenden Versicherungs­beiträge – etwa bei Beitrags­erstattung. Nicht abgeben müssen Beamte, wenn Lohn beziehungs­weise Pension plus Neben­einkünfte unter 11 600 Euro (22 050 Euro für Paare) liegen.

Rentne­rinnen und Rentner

Abgeben müssen Rentner, sobald sie nach Abzug von Werbungs­kosten, Entlastungs-, Pausch- und Frei­beträgen mehr einnehmen als den Grund­frei­betrag (2020: 9 408 Euro, 2021: 9 744 Euro). Ein Teil der Rente ist steuerfrei und zählt nicht zu den Einkünften. Dieser persönliche Frei­betrag wird bei Renten­eintritt berechnet und bleibt in den Folge­jahren gleich. Durch Renten­erhöhungen rutschen manche später in die Pflicht­ver­anlagung.

Ehepaare und einge­tragene Lebens­partner

Wenn ein Ehepaar seine Steuern nicht zusammen erklären will, muss jeder Partner eine eigene Erklärung abgeben. Aber auch bei Zusammen­ver­anlagung kann das der Fall sein. Insbesondere in diesen Situationen:

  • Ein Partner versteuert Einkünfte in der Lohn­steuerklasse IV+, V oder VI.
  • Ein Paar lässt sich scheiden und ein Partner heiratet in demselben Jahr erneut. In diesem Fall müssen alle Beteiligten ihre Steuern erklären.

Unternehmer

Selbst­ständige, Unternehmer und Land­wirte müssen prinzipiell abgeben. Nur wenn ihre Einkünfte unter dem Grund­frei­betrag (2020: 9 408 Euro, 2021: 9 744 Euro) liegen und sie auch keinen Verlust ausweisen, müssen sie keine Steuererklärung abgeben.

Achtung: Diese Steuerzahler sind verpflichtet, ihre Steuererklärung online abzu­geben. Die klassische Erklärung auf Papier ist nicht zulässig.

Anle­gerinnen und Anleger

Kapital­erträge unterliegen im Regelfall der Abgeltung­steuer und zählen daher nicht bei der Einkommensteuer. Mitunter kann aufgrund von Kapital­erträgen die Steuererklärung aber zur Pflicht werden. Das ist der Fall, wenn

  • fällige Kirchen­steuer auf Kapital­einkünfte nicht bezahlt wurde,
  • ausländische Erträge vorliegen, für die keine Abgeltung­steuer abge­führt wurde oder
  • im Jahr zuvor zu wenig Abgeltung­steuer gezahlt wurde.

Wann ist die Steuererklärung fällig?

Wer zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet ist, hat nach Jahres­ende nur sieben Monate Zeit, dieser Pflicht nach­zukommen. Die Steuererklärung für das Vorjahr ist grund­sätzlich zu Ende Juli fällig.

Tipp: Wie Sie Ihre Steuererklärung spielend leicht recht­zeitig einreichen, erklärt die Stiftung Warentest im Special zur Abgabefrist.

Mit Steuerberater verlängert sich die Frist

Steuerberater oder Lohn­steuer­hilfe­ver­eine, die die Erklärung für ihre Mandantinnen oder Mandanten über­nehmen, haben länger Zeit: Erst 14 Monate nach Ende eines Kalender­jahres müssen sie abgeben, also Ende Februar.

Fällt der letzte Tag einer Frist auf einen gesetzlichen Feiertag, Samstag oder Sonn­tag, verlängert sich die Frist bis zum nächsten Werk­tag. Silvester ist übrigens kein Feiertag.

Mehr Zeit für die Einkommensteuererklärung 2020

Für viele wird die Steuererklärung 2020 aufwendiger als üblich oder sogar eine erst­malige Heraus­forderung, zum Beispiel für jene, die in Kurz­arbeit waren. Einige coronabe­dingte Erleichterungen und Zuschüsse gibt es nur über die Jahres­abrechnung. Deshalb bekommen alle Steuer­pflichtigen drei Monate mehr Zeit. Der Abgabe­termin verschiebt sich auf Montag, den 1. November 2021.

Auch für Profis gilt der Aufschub: Berater reichen die Erklärung ihrer Mandanten spätestens am Dienstag, den 31. Mai 2022 ein.

Freiwil­lig abgeben: Rund 1 000 Euro sind drin

Die meisten Arbeitnehme­rinnen und Arbeitnehmer müssen keine Erklärung, weil keine Ausnahme bei ihnen zutrifft, die eine Pflicht auslöst. Knapp ein Drittel aller Steuerzah­lerinnen und Steuerzahler verzichten deshalb auf die Einkommensteuererklärung, so das Statistische Bundes­amt. Allerdings verschenken sie dabei oft bares Geld.

Gute Aussicht auf Erstattung

Den Aufwand freiwil­lig auf sich zu nehmen, lohnt sich meistens: Knapp neun von zehn Arbeitnehme­rinnen und Arbeitnehmer erhalten bei der Steuererklärung Geld zurück – im Schnitt 1 051 Euro, so das Statistische Bundes­amt. Besonders gute Karten haben Steuerzahler, denen übers Jahr zu viel Lohn­steuer abge­zogen wurde. Beispiels­weise, weil sich ihr Gehalt geändert hat oder sie nicht in der optimalen Lohn­steuerklasse waren. Auch hohe Ausgaben übers Jahr erhöhen die Erstattung.

Die freiwil­lige Steuererklärung bringt im Normalfall keine Nachteile mit sich. Falls wider Erwarten doch eine Nach­zahlung raus­kommt, kann man die Erklärung einfach im Einspruchs­verfahren zurück­ziehen. Sie gilt dann als nicht abge­geben.

Groß­zügige Frist bei freiwil­liger Steuererklärung

Freiwil­lig abge­benden Steuerzah­lerinnen und Steuerzah­lern bleibt extra viel Zeit. Ihnen winkt eine Erstattung, sofern sie inner­halb von vier Jahren nach Ende des Kalender­jahres mit dem Finanz­amt abrechnen. Eine freiwil­lige Steuererklärung für 2020 muss also spätestens Ende 2024 eingehen.

Steuer­angelegenheit schnell abhaken

Außerdem ist das Ganze schnell erledigt. Oft genügt es, den Haupt­vordruck und die Anlage N auszufüllen, Eltern geben noch die Anlage(n) Kind ab. Selbst wenn dabei etwas durch­rutscht, ist es noch nicht zu spät. Bis zum Ende der einmonatigen Einspruchs­frist akzeptiert das Finanz­amt korrigierte Erklärungen, fehlende Nach­weise und die Abrechnung zusätzlicher Posten.

Erstattung verzinsen lassen

Wer die Abgabe seiner freiwil­ligen Steuererklärung bis zum Ende der Fest­setzungs­frist – im Allgemeinen sind das vier Jahre – hinaus­zögert, kassiert Zinsen. Bis Ende 2021 geht das etwa noch mit der Steuererklärung für das Jahr 2017.

Bei Ausreizen der vier Jahre werden 33 Monate plus Bearbeitungs­zeit beim Finanz­amt mit 0,5 Prozent pro Monat verzinst. Ab 15 Monaten gilt eine Karenz­zeit für die Verzinsung. Umge­rechnet auf vier Jahre Anlagedauer ergibt das rund 4 Prozent Rendite pro Jahr. Wichtig: Die Zinsen unterliegen der 25-prozentigen Kapital­ertrag­steuer.

Die wichtigsten Posten für die Steuererstattung

Wer weiß, was er beim Finanz­amt absetzen kann, erhöht seine Rück­zahlung. Wichtigster Posten für Arbeitnehmer sind Werbungskosten. Also alle Ausgaben, die für die Ausübung eines Berufs anfallen.

Pauschal erkennt der Gesetz­geber 1 000 Euro im Jahr an, die direkt von der Lohn­steuer abge­zogen werden. Bereits mit einem einfachen Fahrtweg von 15 Kilo­metern kommt ein in Voll­zeit Beschäftigter über diese Pauschale. Ab dann erhöht jeder Kilo­meter für den Weg zur Arbeit und jeder Euro für Ausgaben für Gewerk­schafts­beiträge, Arbeits­mittel und vieles mehr die Rück­zahlung.

Auch Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen sowie Kosten für Handwerker oder Haushaltshilfen im Haushalt bringen eine Steuererstattung.

Arbeits­mittel

Vom Blei­stift bis zum Notebook: Bis zu einem Kauf­preis von jeweils 952 Euro können Sie Arbeitsmittel zum vollen Rechnungs­betrag absetzen. Haben Sie mehr bezahlt, müssen Sie den Kauf­preis über mehrere Jahre abrechnen. Sie können die Kosten aber nur zu dem Anteil absetzen, zu dem Sie das Arbeits­mittel beruflich nutzen.

Tipp: Haben Sie Berufsbekleidung, etwa Sicher­heits­schuhe, selbst bezahlt, können Sie die Kosten absetzen. Wichtig ist, dass die Kleidung fast ausschließ­lich zur beruflichen Nutzung bestimmt ist.

Fahrt­kosten

Pendeln ist teuer. Doch einen Teil der Ausgaben für den Arbeitsweg können Sie sich zurück­holen. Für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeits­platz zählen für jeden Entfernungs­kilometer pauschal 30 Cent. Geben Sie in der Anlage N die Adresse Ihrer Arbeits­stätte, die Entfernungs­kilometer sowie Ihre Arbeits-, Urlaubs- und Krank­heits­tage an.

Tipp: Nutzen Sie für den Arbeitsweg öffent­liche Verkehrs­mittel? Über­steigen die Kosten dafür den pauschalierten Betrag nach Entfernungs­kilometer, können Sie in der Steuererklärung angeben, wie viel Sie tatsäch­lich bezahlt haben.

Hand­werk­erleistungen

Ob Maler­arbeiten, Schorn­steinfeger oder Möbel­aufbau: Für Handwerkerleistungen können Sie 6 000 Euro pro Jahr geltend machen. 20 Prozent zieht das Finanz­amt direkt von Ihren Steuern ab. Material­kosten zählen nicht. Lassen Sie sich eine Rechnung ausstellen und bezahlen Sie nicht in bar. Ihre Ausgaben machen Sie in der Anlage Haus­halts­nahe Aufwendungen.

Tipp: Mieter können entsprechende Posten der Nebenkostenabrechnung als Hand­werk­erleistungen absetzen.

Versicherungen

Geben Sie Beiträge für die Renten-, Kranken- und Pflege­versicherung in der Anlage Vorsorgeaufwand an. Sie lassen sich absetzen. Bei der Kranken- und Pflege­versicherung zählen nur Beiträge für die Basis­absicherung, aber keine Extras wie die Behand­lung durch den Chef­arzt.

Tipp: Haben Sie eine Unfallversicherung, die auch Berufs­unfälle abdeckt, können Sie 50 Prozent der Versicherungs­prämie als Werbungs­kosten absetzen. Das gilt auch für eine Rechtsschutzversicherung, die für Arbeits­rechts­fälle eintritt. Da zählt der darauf entfallende Anteil der Prämie.

Spenden

Unterstützen Sie gemeinnützige Organisationen oder politische Parteien mit einer Spende, können Sie Steuer­vorteile nutzen (Spenden von der Steuer absetzen). Bis zu 20 Prozent Ihrer Einkünfte können Sie dafür geltend machen. Entscheidend ist, dass der Empfänger der Spende gemeinnützige, wohl­tätige oder kirchliche Zwecke fördert (Richtig spenden: So erkennen Sie seriöse Organisationen). Die geleisteten Spenden geben Sie in der Anlage Sonder­ausgaben an. Wichtig: Sie müssen eine Spenden­bestätigung der Organisation besitzen. Gewerk­schafts­beiträge tragen Sie als Werbungs­kosten in der Anlage N an.

Tipp: Vereins­beiträge können Sie absetzen, wenn der Verein keine Frei­zeitzwecke fördert.

Haus­halts­hilfen

Haben Sie Haushaltshilfen beschäftigt, erhalten Sie Steuerboni. Voraus­setzung: Die Helfer arbeiten nicht schwarz. Es zählen bis zu 20 000 Euro im Jahr. 20 Prozent der von Ihnen angegebenen Kosten zieht das Finanz­amt direkt von Ihrer Steuer ab. Die Ausgaben tragen Sie in der Anlage Haus­halts­nahe Aufwendungen ein.

Tipp: Für Haus­halts­hilfen, die als Minijobber beschäftigt sind, können Sie bis zu 2 550 Euro im Jahr geltend machen. Auch davon werden 20 Prozent von der Steuer abge­zogen.

Beispiel: Single mit 60 000 Euro Brutto

Petra Müller ist Betriebs­wirtin. 2018 hat sie 60 000 Euro verdient. Sie ist allein­stehend und hat keine Kinder. Sie könnte zwar auf eine Steuererklärung verzichten, macht sie aber freiwil­lig.

Werbungs­kosten. Petra Müller fährt täglich 35 Kilo­meter zur Arbeit. Für 220 Arbeits­tage im Jahr 2018 kann sie 30 Cent pro Kilo­meter als Fahrt­kosten gelten machen – insgesamt 2 310 Euro. Im vergangenen Jahr hat sie ein Notebook für 700 Euro gekauft, das sie zu 50 Prozent beruflich nutzt. Sie gibt also 350 Euro für das Notebook an. Frau Müller ist Mitglied in der Gewerk­schaft und setzt die Mitglieds­beiträge in Höhe von 360 Euro ebenso von der Steuer ab wie pauschal 16 Euro für die Konto­führung. Sie zahlte Beiträge für eine Unfall- und eine Rechtsschutzversicherung. Da ihre private Unfallversicherung auch Arbeits­unfälle abdeckt, kann sie pauschal die Hälfte der Beiträge in der Steuererklärung angeben: 150 der 300 gezahlten Euro. Einer Bescheinigung der Versicherung für ihre Rechts­schutz­police entnimmt sie, dass 45 Prozent der Beiträge auf arbeits­recht­liche Streitfälle entfallen. Diesen Anteil der gezahlten Beiträge in Höhe von 178 Euro gibt sie in ihrer Erklärung an: 80 Euro für die Rechts­schutz­versicherung. Insgesamt kommt sie auf berufliche Ausgaben von 3 266 Euro.

Hand­werk­erkosten. Ihrer Nebenkostenabrechnung entnimmt Müller, dass sie für Hausmeister­dienste, Grün­anlagen­pflege und Haus­reinigung 500 Euro gezahlt hat. Diese setzt sie ebenfalls ab.

Erstattung. Durch ihre freiwil­lige Steuererklärung erhält Petra Müller 1 039 Euro vom Finanz­amt zurück.

Rechenbei­spiel Single

Brutto­lohn 2018

60 000 Euro

Steu­ersparende Ausgaben

Fahrt­kosten Arbeitsweg

2 310 Euro

Gewerk­schafts­beiträge

360 Euro

Arbeits­mittel

350 Euro

Berufliche Anteile von Unfall- und Rechts­schutz­versicherung

230 Euro

Konto­führungs­gebühren

16 Euro

Haus­halts­nahe Dienst­leistungen

500 Euro

Gesamt

3 766 Euro

Erstattung

1 039 Euro

Beispiel: Student mit Neben­job

Nicolas Breitner studiert Maschinenbau. Zuvor hat er eine Ausbildung als Tech­nischer Zeichner absol­viert. In seinem Neben­job verdiente er im vergangenen Jahr 1 200 Euro. Er könnte zwar auf eine Steuererklärung verzichten, macht sie aber freiwil­lig, weil er seine Kosten für die Zukunft sichern will.

Werbungs­kosten. Da Breitner eine Ausbildung absol­viert hat, gilt sein Studium als Zweit­ausbildung. Er kann daher seine Studien­kosten als Werbungs­kosten geltend machen. 2018 fuhr er an 150 Tagen zur Uni. Für die einfache Strecke von 42 Kilo­metern ergibt die Entfernungs­pauschale (je 30 Cent pro Kilo­meter) Fahrt­kosten von 1 890 Euro. Außerdem hat er sich fürs Studium einen Laptop für 530 Euro und Lehr­bücher für 170 Euro gekauft. Daher setzt er 700 Euro für Lern­mittel ab. Insgesamt kommt er auf Werbungs­kosten von 2 590 Euro.

Verlust­vortrag. Breitners Kosten über­steigen sein Einkommen um 1 390 Euro. Er trägt im Mantelbogen in Zeile 2 ein Kreuz beim Verlust­vortrag ein. Das Finanz­amt muss diesen bestätigen. Sein zu versteuerndes Einkommen verringert sich dann im Folge­jahr um 1 390 Euro.

Rechenbei­spiel Student

Brutto­lohn 2018

1 200 Euro

Steu­ersparende Werbungs­kosten

Fahrt­kosten zur Uni

1 890 Euro

Lern­mittel

700 Euro

Gesamt­ausgaben

2 590 Euro

Verlust­vortrag

1 390 Euro

Studierende ohne Neben­job. Wer sein Studium ohne vorherige Berufs­ausbildung oder Studium absol­viert und auch nicht dual studiert, kann Studien­kosten nicht als Werbungs­kosten angeben. Sie zählen als Sonder­ausgaben, die nur mit Einnahmen aus demselben Jahr verrechnet werden. Das lohnt sich für Studierende oft erst ab 10 000 Euro Jahres­einkommen.

Dieses Special wird regel­mäßig aktualisiert.

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