Steuererklärung: Wann eine Abgabe Pflicht ist

Das Wichtigste in Kürze

Pflicht.: Steuerzahlende wie Selbstständige, aber auch Angestellte, auf die eine Ausnahmeregel zutrifft, müssen eine Steuererklärung abgeben. Ihre Frist endet grundsätzlich Ende Juli für die Erklärung des Vorjahres.
Freiwillig.: Müssen Sie keine Erklärung abgeben, können Sie das aber freiwillig tun und sich eine Steuererstattung sichern. Dafür bleiben Ihnen nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres bis zu vier Jahre Zeit.
Papier oder Online.: Sie können Ihre Erklärung klassisch auf Papier erstellen. Die Formulare können Sie unter unter formulare-bfinv.de herunterladen. Alternativ reichen Sie die Erklärung online ein, etwa über das Portal Elster.de.
Steuerprogramme.: Steuerprogramme können das Ganze noch einfacher machen. Viele lotsen Sie Schritt für Schritt durch die Erklärung. Was die Steuersoftware taugt, untersucht die Stiftung Warentest regelmäßig (Steuerprogramme im Test).
Hilfe.: Wenn Sie unsere Steuertipps lieber Schwarz auf Weiß haben: In den Steuerratgebern der Stiftung Warentest steht– für jedes Steuerjahr neu – alles, was Sie für Ihre Steuererklärung wissen müssen.
Nachweise.: Sie können zunächst darauf verzichten, Ihre Angaben nachzuweisen. Das Finanzamt kann Belege aber anfordern, wenn es Rückfragen hat. Deshalb sollten Sie alle Unterlagen zumindest solange aufbewahren, bis der Bescheid da ist – hoffentlich mit einer satten Erstattung. Welche Aufbewahrungsfristen gelten und wie Sie Ordnung halten, zeigt unser Special Dokumente aufbewahren.

Wer eine Steuererklärung abgeben muss

Muss ich abgeben oder nicht? Diese Frage stellt sich wohl den meisten Steuerzahlenden irgendwann einmal. Das Finanzamt versendet üblicherweise keine Extra-Einladung. Hier gibt die Stiftung Warentest einen Überblick, wer von der Abgabepflicht betroffen ist.

Vorsicht: Erben müssen im Namen des Erblassers eine Erklärung abgeben, falls dieser dazu verpflichtet gewesen wäre.

Angestellte und Pensionäre

Wer ausschließlich Arbeitslohn bezieht, muss in der Regel keine Erklärung einreichen. Denn für Angestellte führt der Arbeitgeber automatisch jeden Monat einen Teil des Lohns als Einkommensteuer an den Staat ab. Das heißt: Die Einkünfte sind zu diesem Zeitpunkt bereits versteuert. Unter Umständen müssen Nichtselbstständige wie Arbeitnehmer, Beamte und Pensionäre aber doch eine Steuererklärung machen. Das ist besonders bei folgenden Voraussetzungen der Fall:

Sie erhalten Lohnersatz von mehr als 410 Euro, zum Beispiel Kurzarbeitergeld, Elterngeld oder Arbeitslosengeld 1.
Sie arbeiten bei mehreren Arbeitgebern gleichzeitig und versteuern daher Einkünfte in Lohnsteuerklasse VI.
Sie haben Nebeneinkünfte von mehr als 410 Euro (nach Abzug von Werbungskosten, Pausch-, Entlastungs- und Freibeträgen). Minijobs und abgeltungsteuerpflichtige Kapitaleinkünfte zählen nicht dazu.
Bei der Lohnsteuer ist ein Freibetrag eingetragen. Das gilt nicht für Pauschbeträge für Behinderte, Kinder und Hinterbliebene. Das gilt nicht, wenn die Summe aller Einkünfte in 2020 unter 11 900 Euro (22 600 Euro für Paare) lag.
Sie erhalten eine Abfindung oder Lohn für mehrjährige Arbeit und der Arbeitgeber zieht die Lohnsteuer nach der Fünftelregelung ab.

Beamte

Für Beamte gelten grundsätzlich dieselben Regeln wie für Arbeitnehmer. Zusätzlich kann die Steuererklärung zur Pflicht werden, wenn die Vorsorgepauschale höher ist als die anzuerkennenden Versicherungsbeiträge – etwa bei Beitragserstattung. Nicht abgeben müssen Beamte, wenn Lohn beziehungsweise Pension plus Nebeneinkünfte unter 11 600 Euro (22 050 Euro für Paare) liegen.

Rentnerinnen und Rentner

Abgeben müssen Rentner, sobald sie nach Abzug von Werbungskosten, Entlastungs-, Pausch- und Freibeträgen mehr einnehmen als den Grundfreibetrag (2020: 9 408 Euro, 2021: 9 744 Euro). Ein Teil der Rente ist steuerfrei und zählt nicht zu den Einkünften. Dieser persönliche Freibetrag wird bei Renteneintritt berechnet und bleibt in den Folgejahren gleich. Durch Rentenerhöhungen rutschen manche später in die Pflichtveranlagung.

Ehepaare und eingetragene Lebenspartner

Wenn ein Ehepaar seine Steuern nicht zusammen erklären will, muss jeder Partner eine eigene Erklärung abgeben. Aber auch bei Zusammenveranlagung kann das der Fall sein. Insbesondere in diesen Situationen:

Ein Partner versteuert Einkünfte in der Lohnsteuerklasse IV+, V oder VI.
Ein Paar lässt sich scheiden und ein Partner heiratet in demselben Jahr erneut. In diesem Fall müssen alle Beteiligten ihre Steuern erklären.

Unternehmer

Selbstständige, Unternehmer und Landwirte müssen prinzipiell abgeben. Nur wenn ihre Einkünfte unter dem Grundfreibetrag (2020: 9 408 Euro, 2021: 9 744 Euro) liegen und sie auch keinen Verlust ausweisen, müssen sie keine Steuererklärung abgeben.

Achtung: Diese Steuerzahler sind verpflichtet, ihre Steuererklärung online abzugeben. Die klassische Erklärung auf Papier ist nicht zulässig.

Anlegerinnen und Anleger

Kapitalerträge unterliegen im Regelfall der Abgeltungsteuer und zählen daher nicht bei der Einkommensteuer. Mitunter kann aufgrund von Kapitalerträgen die Steuererklärung aber zur Pflicht werden. Das ist der Fall, wenn

fällige Kirchensteuer auf Kapitaleinkünfte nicht bezahlt wurde,
ausländische Erträge vorliegen, für die keine Abgeltungsteuer abgeführt wurde oder
im Jahr zuvor zu wenig Abgeltungsteuer gezahlt wurde.

Wann ist die Steuererklärung fällig?

Wer zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet ist, hat nach Jahresende nur sieben Monate Zeit, dieser Pflicht nachzukommen. Die Steuererklärung für das Vorjahr ist grundsätzlich zu Ende Juli fällig.

Tipp: Wie Sie Ihre Steuererklärung spielend leicht rechtzeitig einreichen, erklärt die Stiftung Warentest im Special zur Abgabefrist.

Mit Steuerberater verlängert sich die Frist

Steuerberater oder Lohnsteuerhilfevereine, die die Erklärung für ihre Mandantinnen oder Mandanten übernehmen, haben länger Zeit: Erst 14 Monate nach Ende eines Kalenderjahres müssen sie abgeben, also Ende Februar.

Fällt der letzte Tag einer Frist auf einen gesetzlichen Feiertag, Samstag oder Sonntag, verlängert sich die Frist bis zum nächsten Werktag. Silvester ist übrigens kein Feiertag.

Mehr Zeit für die Einkommensteuererklärung 2020

Für viele wird die Steuererklärung 2020 aufwendiger als üblich oder sogar eine erstmalige Herausforderung, zum Beispiel für jene, die in Kurzarbeit waren. Einige coronabedingte Erleichterungen und Zuschüsse gibt es nur über die Jahresabrechnung. Deshalb bekommen alle Steuerpflichtigen drei Monate mehr Zeit. Der Abgabetermin verschiebt sich auf Montag, den 1. November 2021.

Auch für Profis gilt der Aufschub: Berater reichen die Erklärung ihrer Mandanten spätestens am Dienstag, den 31. Mai 2022 ein.

Freiwillig abgeben: Rund 1 000 Euro sind drin

Die meisten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen keine Erklärung, weil keine Ausnahme bei ihnen zutrifft, die eine Pflicht auslöst. Knapp ein Drittel aller Steuerzahlerinnen und Steuerzahler verzichten deshalb auf die Einkommensteuererklärung, so das Statistische Bundesamt. Allerdings verschenken sie dabei oft bares Geld.

Gute Aussicht auf Erstattung

Den Aufwand freiwillig auf sich zu nehmen, lohnt sich meistens: Knapp neun von zehn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erhalten bei der Steuererklärung Geld zurück – im Schnitt 1 051 Euro, so das Statistische Bundesamt. Besonders gute Karten haben Steuerzahler, denen übers Jahr zu viel Lohnsteuer abgezogen wurde. Beispielsweise, weil sich ihr Gehalt geändert hat oder sie nicht in der optimalen Lohnsteuerklasse waren. Auch hohe Ausgaben übers Jahr erhöhen die Erstattung.

Die freiwillige Steuererklärung bringt im Normalfall keine Nachteile mit sich. Falls wider Erwarten doch eine Nachzahlung rauskommt, kann man die Erklärung einfach im Einspruchsverfahren zurückziehen. Sie gilt dann als nicht abgegeben.

Großzügige Frist bei freiwilliger Steuererklärung

Freiwillig abgebenden Steuerzahlerinnen und Steuerzahlern bleibt extra viel Zeit. Ihnen winkt eine Erstattung, sofern sie innerhalb von vier Jahren nach Ende des Kalenderjahres mit dem Finanzamt abrechnen. Eine freiwillige Steuererklärung für 2020 muss also spätestens Ende 2024 eingehen.

Steuerangelegenheit schnell abhaken

Außerdem ist das Ganze schnell erledigt. Oft genügt es, den Hauptvordruck und die Anlage N auszufüllen, Eltern geben noch die Anlage(n) Kind ab. Selbst wenn dabei etwas durchrutscht, ist es noch nicht zu spät. Bis zum Ende der einmonatigen Einspruchsfrist akzeptiert das Finanzamt korrigierte Erklärungen, fehlende Nachweise und die Abrechnung zusätzlicher Posten.

Erstattung verzinsen lassen

Wer die Abgabe seiner freiwilligen Steuererklärung bis zum Ende der Festsetzungsfrist – im Allgemeinen sind das vier Jahre – hinauszögert, kassiert Zinsen. Bis Ende 2021 geht das etwa noch mit der Steuererklärung für das Jahr 2017.

Bei Ausreizen der vier Jahre werden 33 Monate plus Bearbeitungszeit beim Finanzamt mit 0,5 Prozent pro Monat verzinst. Ab 15 Monaten gilt eine Karenzzeit für die Verzinsung. Umgerechnet auf vier Jahre Anlagedauer ergibt das rund 4 Prozent Rendite pro Jahr. Wichtig: Die Zinsen unterliegen der 25-prozentigen Kapitalertragsteuer.

Die wichtigsten Posten für die Steuererstattung

Wer weiß, was er beim Finanzamt absetzen kann, erhöht seine Rückzahlung. Wichtigster Posten für Arbeitnehmer sind Werbungskosten. Also alle Ausgaben, die für die Ausübung eines Berufs anfallen.

Pauschal erkennt der Gesetzgeber 1 000 Euro im Jahr an, die direkt von der Lohnsteuer abgezogen werden. Bereits mit einem einfachen Fahrtweg von 15 Kilometern kommt ein in Vollzeit Beschäftigter über diese Pauschale. Ab dann erhöht jeder Kilometer für den Weg zur Arbeit und jeder Euro für Ausgaben für Gewerkschaftsbeiträge, Arbeitsmittel und vieles mehr die Rückzahlung.

Auch Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen sowie Kosten für Handwerker oder Haushaltshilfen im Haushalt bringen eine Steuererstattung.

Arbeitsmittel

Vom Bleistift bis zum Notebook: Bis zu einem Kaufpreis von jeweils 952 Euro können Sie Arbeitsmittel zum vollen Rechnungsbetrag absetzen. Haben Sie mehr bezahlt, müssen Sie den Kaufpreis über mehrere Jahre abrechnen. Sie können die Kosten aber nur zu dem Anteil absetzen, zu dem Sie das Arbeitsmittel beruflich nutzen.

Tipp: Haben Sie Berufsbekleidung, etwa Sicherheitsschuhe, selbst bezahlt, können Sie die Kosten absetzen. Wichtig ist, dass die Kleidung fast ausschließlich zur beruflichen Nutzung bestimmt ist.

Fahrtkosten

Pendeln ist teuer. Doch einen Teil der Ausgaben für den Arbeitsweg können Sie sich zurückholen. Für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zählen für jeden Entfernungskilometer pauschal 30 Cent. Geben Sie in der Anlage N die Adresse Ihrer Arbeitsstätte, die Entfernungskilometer sowie Ihre Arbeits-, Urlaubs- und Krankheitstage an.

Tipp: Nutzen Sie für den Arbeitsweg öffentliche Verkehrsmittel? Übersteigen die Kosten dafür den pauschalierten Betrag nach Entfernungskilometer, können Sie in der Steuererklärung angeben, wie viel Sie tatsächlich bezahlt haben.

Handwerkerleistungen

Ob Malerarbeiten, Schornsteinfeger oder Möbelaufbau: Für Handwerkerleistungen können Sie 6 000 Euro pro Jahr geltend machen. 20 Prozent zieht das Finanzamt direkt von Ihren Steuern ab. Materialkosten zählen nicht. Lassen Sie sich eine Rechnung ausstellen und bezahlen Sie nicht in bar. Ihre Ausgaben machen Sie in der Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen.

Tipp: Mieter können entsprechende Posten der Nebenkostenabrechnung als Handwerkerleistungen absetzen.

Versicherungen

Geben Sie Beiträge für die Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung in der Anlage Vorsorgeaufwand an. Sie lassen sich absetzen. Bei der Kranken- und Pflegeversicherung zählen nur Beiträge für die Basisabsicherung, aber keine Extras wie die Behandlung durch den Chefarzt.

Tipp: Haben Sie eine Unfallversicherung, die auch Berufsunfälle abdeckt, können Sie 50 Prozent der Versicherungsprämie als Werbungskosten absetzen. Das gilt auch für eine Rechtsschutzversicherung, die für Arbeitsrechtsfälle eintritt. Da zählt der darauf entfallende Anteil der Prämie.

Spenden

Unterstützen Sie gemeinnützige Organisationen oder politische Parteien mit einer Spende, können Sie Steuervorteile nutzen (Spenden von der Steuer absetzen). Bis zu 20 Prozent Ihrer Einkünfte können Sie dafür geltend machen. Entscheidend ist, dass der Empfänger der Spende gemeinnützige, wohltätige oder kirchliche Zwecke fördert (Richtig spenden: So erkennen Sie seriöse Organisationen). Die geleisteten Spenden geben Sie in der Anlage Sonderausgaben an. Wichtig: Sie müssen eine Spendenbestätigung der Organisation besitzen. Gewerkschaftsbeiträge tragen Sie als Werbungskosten in der Anlage N an.

Tipp: Vereinsbeiträge können Sie absetzen, wenn der Verein keine Freizeitzwecke fördert.

Haushaltshilfen

Haben Sie Haushaltshilfen beschäftigt, erhalten Sie Steuerboni. Voraussetzung: Die Helfer arbeiten nicht schwarz. Es zählen bis zu 20 000 Euro im Jahr. 20 Prozent der von Ihnen angegebenen Kosten zieht das Finanzamt direkt von Ihrer Steuer ab. Die Ausgaben tragen Sie in der Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen ein.

Tipp: Für Haushaltshilfen, die als Minijobber beschäftigt sind, können Sie bis zu 2 550 Euro im Jahr geltend machen. Auch davon werden 20 Prozent von der Steuer abgezogen.

Beispiel: Single mit 60 000 Euro Brutto

Petra Müller ist Betriebswirtin. 2018 hat sie 60 000 Euro verdient. Sie ist alleinstehend und hat keine Kinder. Sie könnte zwar auf eine Steuererklärung verzichten, macht sie aber freiwillig.

Werbungskosten. Petra Müller fährt täglich 35 Kilometer zur Arbeit. Für 220 Arbeitstage im Jahr 2018 kann sie 30 Cent pro Kilometer als Fahrtkosten gelten machen – insgesamt 2 310 Euro. Im vergangenen Jahr hat sie ein Notebook für 700 Euro gekauft, das sie zu 50 Prozent beruflich nutzt. Sie gibt also 350 Euro für das Notebook an. Frau Müller ist Mitglied in der Gewerkschaft und setzt die Mitgliedsbeiträge in Höhe von 360 Euro ebenso von der Steuer ab wie pauschal 16 Euro für die Kontoführung. Sie zahlte Beiträge für eine Unfall- und eine Rechtsschutzversicherung. Da ihre private Unfallversicherung auch Arbeitsunfälle abdeckt, kann sie pauschal die Hälfte der Beiträge in der Steuererklärung angeben: 150 der 300 gezahlten Euro. Einer Bescheinigung der Versicherung für ihre Rechtsschutzpolice entnimmt sie, dass 45 Prozent der Beiträge auf arbeitsrechtliche Streitfälle entfallen. Diesen Anteil der gezahlten Beiträge in Höhe von 178 Euro gibt sie in ihrer Erklärung an: 80 Euro für die Rechtsschutzversicherung. Insgesamt kommt sie auf berufliche Ausgaben von 3 266 Euro.

Handwerkerkosten. Ihrer Nebenkostenabrechnung entnimmt Müller, dass sie für Hausmeisterdienste, Grünanlagenpflege und Hausreinigung 500 Euro gezahlt hat. Diese setzt sie ebenfalls ab.

Erstattung. Durch ihre freiwillige Steuererklärung erhält Petra Müller 1 039 Euro vom Finanzamt zurück.

Rechenbeispiel Single
Bruttolohn 2018	60 000 Euro
Steuersparende Ausgaben
Fahrtkosten Arbeitsweg	2 310 Euro
Gewerkschaftsbeiträge	360 Euro
Arbeitsmittel	350 Euro
Berufliche Anteile von Unfall- und Rechtsschutzversicherung	230 Euro
Kontoführungsgebühren	16 Euro
Haushaltsnahe Dienstleistungen	500 Euro
Gesamt	3 766 Euro
Erstattung	1 039 Euro

Beispiel: Student mit Nebenjob

Nicolas Breitner studiert Maschinenbau. Zuvor hat er eine Ausbildung als Technischer Zeichner absolviert. In seinem Nebenjob verdiente er im vergangenen Jahr 1 200 Euro. Er könnte zwar auf eine Steuererklärung verzichten, macht sie aber freiwillig, weil er seine Kosten für die Zukunft sichern will.

Werbungskosten. Da Breitner eine Ausbildung absolviert hat, gilt sein Studium als Zweitausbildung. Er kann daher seine Studienkosten als Werbungskosten geltend machen. 2018 fuhr er an 150 Tagen zur Uni. Für die einfache Strecke von 42 Kilometern ergibt die Entfernungspauschale (je 30 Cent pro Kilometer) Fahrtkosten von 1 890 Euro. Außerdem hat er sich fürs Studium einen Laptop für 530 Euro und Lehrbücher für 170 Euro gekauft. Daher setzt er 700 Euro für Lernmittel ab. Insgesamt kommt er auf Werbungskosten von 2 590 Euro.

Verlustvortrag. Breitners Kosten übersteigen sein Einkommen um 1 390 Euro. Er trägt im Mantelbogen in Zeile 2 ein Kreuz beim Verlustvortrag ein. Das Finanzamt muss diesen bestätigen. Sein zu versteuerndes Einkommen verringert sich dann im Folgejahr um 1 390 Euro.

Rechenbeispiel Student
Bruttolohn 2018	1 200 Euro
Steuersparende Werbungskosten
Fahrtkosten zur Uni	1 890 Euro
Lernmittel	700 Euro
Gesamtausgaben	2 590 Euro
Verlustvortrag	1 390 Euro

Studierende ohne Nebenjob. Wer sein Studium ohne vorherige Berufsausbildung oder Studium absolviert und auch nicht dual studiert, kann Studienkosten nicht als Werbungskosten angeben. Sie zählen als Sonderausgaben, die nur mit Einnahmen aus demselben Jahr verrechnet werden. Das lohnt sich für Studierende oft erst ab 10 000 Euro Jahreseinkommen.