Häusliches Arbeits­zimmer: Mit einem Heimbüro Steuern sparen

Wann gilt ein Raum steuerlich als häusliches Arbeits­zimmer?

Ein häusliches Arbeits­zimmer ist ein Raum, der seiner Lage, Funk­tion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Steuer­pflichtigen einge­bunden ist und haupt­sächlich der Erledigung gedank­licher, schrift­stel­lerischer oder verwaltungs­tech­nischer beziehungs­weise organisatorischer Arbeiten dient (BFH, Az. VI R 70/01 und XI R 89/00). Es muss sich aber nicht um Büro­arbeiten handeln, auch künst­lerische, geistige oder schrift­stel­lerische Tätig­keiten sind als Nutzung anerkannt.

Es muss sicher­gestellt sein, dass eine private Nutzung als Wohn­raum so gut wie ausgeschlossen ist. Entscheidend ist daher neben der Funk­tion des Raumes ist auch dessen Ausstattung: Das Heimbüro ist typischer­weise etwa mit Schreibtisch, Büro­stuhl, Regalen, Büchern, Computer einge­richtet.

Als „häuslich“ sehen Finanz­beamte ein Arbeits­zimmer an, wenn es in das private Wohn­umfeld einge­bunden ist etwa ein Raum der Wohnung oder im Haus. Weitere Voraus­setzungen für die steuerliche Absetz­barkeit sind: Das Heimbüro muss fast ausschließ­lich beruflich genutzt werden; es sollte wie ein Arbeits­raum einge­richtet sein; es ist von den übrigen Wohn­räumen abge­trennt (keine Arbeits­ecke); die Wohnung ist für den Wohn­bedarf ausreichend groß.

Paare können den Höchst­betrag sogar zweimal abziehen

Mit einigen Urteilen haben die obersten Finanz­richter den Abzug für viele verbessert:

Ehegatten. Nutzen Paare ein Arbeits­zimmer gemein­sam, kann jeder seine Kosten bis zu 1 250 Euro absetzen. Es gilt jetzt ein personen­be­zogener und nicht objekt­be­zo­gener Abzug (BFH, Az. VI R 53/12 und BFH, Az. VI R 86/13 und BMF-Schreiben vom 6.10.2017, Arbeits­zimmer). Der Bundes­finanzhof hat mit diesen Urteilen seine bisherige objektbezogene Betrachtungs­weise – ein Arbeits­zimmer ergibt auch nur einmal den Steuer­abzug – aufgegeben. Im konkreten Fall waren die verheirateten Lehrer zu gleichen Teilen Eigentümer eines Einfamilien­hauses. Beide Miteigentümer dürfen die Kosten für das gemein­sam genutzte Arbeits­zimmer jeweils zur Hälfte teilen. Falls jeder für sich die Voraus­setzungen für ein häusliches Arbeits­zimmer erfüllt, kann auch jeder seine Kosten steuerlich geltend machen – bis maximal 1 250 Euro, insgesamt also bis zu 2 500 Euro (BFH, Az. VI R 53/12). Ähnliches gilt, wenn beide Partner gemein­sam die Miet­kosten tragen.

Dieser personenbezogene Höchst­betrag führt jedoch dazu, dass Sie auch nur einmal maximal 1 250 Euro im Jahr absetzen können, wenn Sie mehrere häusliche Arbeits­zimmer nutzen – unabhängig davon, ob gleich­zeitig oder nach­einander oder ob in einem oder in verschiedenen Haushalten (BFH, Az. VIII R 15/15). Hier hatte ein Dozent zwei Wohn­sitze im Rahmen einer doppelten Haus­halts­führung. In beiden Wohnungen bereitete er Seminare vor und nutzte daher zwei Arbeits­zimmer parallel. Der Kläger erzielte als Dozent Einkünfte aus selbst­ständiger Tätig­keit. Der Bundes­finanzhof kappte die als Betriebs­ausgaben absetz­baren Kosten auf den gesetzlichen Höchst­betrag von einmal 1 250 Euro. Die Ober­grenze gilt immer, wenn das häusliche Arbeits­zimmer nicht den Mittel­punkt der beruflichen oder betrieblichen Tätig­keit darstellt.

Selbst­ständige. Manche Selbst­ständi­ge wie Logopäden können trotz eigener Praxis­räume ihr Heimbüro angeben, wenn Büro­arbeiten in den Betriebs­räumen wegen deren Beschaffenheit und Nutzungs­bedingungen unzu­mutbar sind (BFH, Az. III R 9/16). Gewer­betreibende, Selbst­ständige und Land- und Forst­wirte prüfen eine Zugehörig­keit des Arbeits­zimmers zum Betriebs­vermögen und berück­sichtigen es in der entsprechenden Anlage G, S oder L zu ihrer Steuererklärung.

Bereit­schafts­dienst. Arbeitnehmer, die am Wochen­ende zu Hause dienst­lich erreich­bar sein müssen und für die kein Arbeits­platz beim Arbeit­geber bereit­steht, können für das Arbeits­zimmer Aufwendungen bis zu 1 250 Euro sowie Reno­vierungs- und Büro­ausstattungs­kosten geltend machen (FG München, Az. 15 K 439/15).

Ruhe­stand. Rentner und Pensionäre, die daheim weiter beruflich tätig sind, können unter Umständen Ausgaben für das Arbeits­zimmer abrechnen (BFH, Az. VIII R 3/12).

Eltern­zeit. Arbeitnehmer in Elternzeit können Kosten für ein Arbeits­zimmer ansetzen – zumindest bis 1 250 Euro. Bedingung ist, dass sie den Raum nach­weislich nutzen, um während der Auszeit im Beruf auf dem Laufenden zu bleiben (BFH, Az. VI R 137/99 und BMF-Schreiben vom 06.10.2017, Arbeits­zimmer).

Verschiedene Tätig­keiten. Ist der Kosten­abzug für eine oder mehrere Tätig­keiten möglich, kann er anteilig bis zum Höchst­betrag erfolgen (BFH, Az. VIII R 52/13).

Arbeits­ecken und Neben­räume zählen steuerlich nicht

Unerheblich für die Anerkennung ist, ob das Arbeits­zimmer für die berufliche oder betriebliche Tätig­keit über­haupt erforderlich ist (BFH, Az. IX R 52/14 und VI R 86/13). Nutzen Sie das heimische Büro jedoch zu 10 Prozent oder mehr privat, ist es nicht möglich, die beruflichen Ausgaben anteilig geltend zu machen (BFH, Az. GrS 1/14, Az. X R 1/13 und Az. IX R 20/13, Az. IX R 21/13). Das Arbeits­zimmer muss außerdem ein abge­trennter, wie ein Büro einge­richteter Raum sein. Eine Arbeits­ecke scheidet daher aus (BFH, Az. GrS 1/14 und Az. X R 32/11; BMF-Schreiben vom 06.10.2017, Arbeits­zimmer).

Auch Kosten für Neben­räume wie Küche, Bad und Flur können Sie nicht auto­matisch mit Ihrem anerkannten Büro zu Hause absetzen (BFH, Az. X R 26/13). In dem Fall haben die obersten Finanz­richter entschieden, dass Kosten für gemischt genutzte Neben­räume über­haupt nicht absetz­bar sind, wenn die private Mitbenut­zung die „Unerheblich­keits­schwelle“ über­schreitet. Eine selbst­ständige Lebens­beraterin, die von ihrem häuslichen Arbeits­zimmer aus ihre Dienst­leistung anbot, wollte anteilig Betriebs­ausgaben abziehen für die gewerb­liche Mitbenut­zung von Flur, Toilette und Küche. Ihr Argument, dass sie die kompletten Miet­kosten – auch für die Neben­räume – eines externen Büros absetzen dürfte, über­zeugte die Richter nicht. Denn in diesem Fall liege eine ausschließ­lich betriebliche Nutzung vor.

Arbeits­zimmer einrichten und steuerlich absetzen

Ausgaben für die Einrichtung des Heimbüros etwa Regale, Schreibtisch oder Büro­stuhl können Sie als Werbungs­kosten steuerlich absetzen. Wie die Kosten für die Ausstattung sind auch diese voll abzugs­fähig.

Arbeits­mittel können Sie sogar steuerlich geltend machen, wenn das Finanz­amt Ihr Arbeits­zimmer nicht anerkennt. Wo sich die Arbeits­mittel in Ihrer Wohnung befinden, spielt dabei keine Rolle. Voraus­setzung ist nur, dass Sie diese so gut wie ausschließ­lich für berufliche Zwecke verwenden. Solche Einrichtungs­gegen­stände können Sie sofort absetzen, wenn der Kauf­preis ohne Mehr­wert­steuer 800 Euro nicht über­steigt (bis 2017 noch 400 Euro netto). Höhere Anschaffungs­kosten müssen Sie über die Dauer der Nutzung verteilen.

Die amtliche Nutzungs­dauer für Büromöbel liegt zum Beispiel bei 13 Jahren. Einen Hinweis auf die Abschreibungs­dauer gibt die AfA-Tabelle des Bundes­finanz­ministeriums. Haben Sie den Schreibtisch gebraucht gekauft, können Sie von den üblichen 13 Jahren die bereist erfolgte Nutzungs­dauer abziehen. Auf die restliche Nutzungs­dauer können Sie dann den Kauf­preis verteilen. Im Jahr der Anschaffung muss die Abschreibung monats­genau erfolgen. Kauf­belege sollten Sie während der gesamten Abschreibungs­zeit gut aufbewahren.

Tipp: Die Steuer­experten der Stiftung Warentest erklären ausführ­lich in unserem Spezial Werbungskosten, wie Sie Arbeits­mittel absetzen können.

Urteil des Bundes­finanzhofs

Ein pensionierter Ingenieur hat beim Bundes­finanzhof erreicht, dass er die Kosten für das Arbeits­zimmer im Keller seines Einfamilien­hauses voll als Betriebs­ausgaben absetzen kann. Der Mann nutzte den Raum für seine Arbeit als selbst­ständiger Gutachter (BFH, Az. VIII R 3/12). Der Kläger machte mit seiner Tätig­keit im Streit­jahr 5 332 Euro Verlust, in den beiden Jahren danach erzielte er 10 832 Euro und 35 260 Euro Gewinn. Er hatte außerdem geringe Miet­einkünfte und Kapital­erträge im Rahmen des Sparerpausch­betrags. Für die Richter war seine Gutachter­tätig­keit der Mittel­punkt der gesamten beruflichen Arbeit. Die anderen Einkünfte seien zu gering und die Pension zähle nicht mit, weil der Mann sie für seine frühere Berufs­tätig­keit als Ingenieur bezieht.

So rechnete das Gericht

Die Raum­kosten muss das Finanz­amt im Verhältnis der Arbeits­zimmerfläche zur vollen Wohn­fläche anerkennen. Der Bundes­finanzhof (BFH) nahm 162,87 Quadrat­meter als Gesamt­wohn­fläche (135,97 Quadrat­meter Erdgeschoss + 26,90 Quadrat­meter Arbeits­zimmer). Das Arbeits­zimmer im Keller zählte mit, weil es den Stan­dard eines Wohn­raums erfüllt. Es hat Fenster, eine Verbindung zu den Wohn­räumen und eine Ausstattung mit Wand- und Bodenbelag, Heizung und Einrichtung. Räume ohne diesen Stan­dard bleiben außen vor.

Diese Kosten werden anerkannt

Die Abschreibungen, Reparatur­kosten und laufenden Ausgaben für das Haus lagen bei rund 20 427 Euro. 3 372 Euro erkannte der BFH als Betriebs­ausgaben an, weil die Fläche des Arbeits­zimmers 16,51 Prozent der gesamten Wohn­fläche ausmachte.

Tipp: Werden Kosten für Ihr Arbeits­zimmer nicht anerkannt und ist Ihr Fall vergleich­bar? Dann legen Sie binnen eines Monats Einspruch ein, führen das Urteil des BFH an und warten, ob es allgemein angewendet wird.