Entfernungs­pauschale Special

Sie fahren regel­mäßig ins Büro, zu Kunden oder in eine Außen­stelle der Firma? Holen Sie sich vom Finanz­amt ­einen Teil Ihrer Fahrt­kosten zurück! Eigene Kosten für den Arbeitsweg oder Dienst­reisen sind Werbungs­kosten. Das Finanz­amt rechnet mit 30 Cent pro Kilo­meter bei beruflichen Fahrten. Mal gibt es nur die Pend­lerpauschale, oft zählt aber sowohl der Hinweg als auch der Rückweg. Auch wer öffent­liche Verkehrs­mittel nutzt, kann profitieren.

So rechnen Sie Fahrt­kosten für Ihre Arbeits­wege ab

Alle Details zur Steuererklärung. Fahrt­kosten sind nicht alles. Im Ratgeber Steuern von Finanztest finden sie alles, was Sie wissen müssen. Hier lesen Sie auch, wie Sie die Fahrt­kosten korrekt in die Steuererklärung eintragen.

Entfernungs­pauschale. Für Fahrten zur ersten Tätig­keits­stätte erkennt das Finanz­amt pro Arbeits­tag für jeden Kilo­meter der einfachen Wegstrecke pauschal 30 Cent an. Die so ermittelten Fahrt­kosten zieht das Finanz­amt von Ihren gesamten Jahres­einnahmen ab.

Höchst­grenze. Die Pend­lerpauschale können Sie nur für Tage ansetzen, an denen Sie Ihre Arbeits­stelle tatsäch­lich aufgesucht haben. Außerdem werden nur volle, nicht ange­fangene Kilo­meter, berück­sichtigt. Pro Kalender­jahr beläuft sich die Höchst­grenze auf 4 500 Euro. Das Finanz­amt akzeptiert im Schnitt 220 bis 230 Fahrten für eine 5-Tage-Woche und 260 bis 280 Fahrten für eine 6-Tage-Woche pro Jahr.

Öffent­liche Verkehrs­mittel. Die Pend­lerpauschale gilt auch für Fußgänger, Radfahrer und Motor­radfahrer. Wer Bus und Bahn nutzt, um zur Arbeit zu kommen, darf alternativ zur Pauschale seine tatsäch­lichen Ticket­kosten abrechnen, auch wenn diese höher sind. Ausgenommen sind Flugti­ckets.

Erste Tätig­keits­stätte. Arbeiten Sie an verschiedenen Stellen, legt ihr Arbeit­geber eine davon als „erste Tätig­keits­stätte“ fest. Bis dahin gibt es die Pend­lerpauschale. Für Fahrten zu den anderen Stellen können Sie dann aber die Hin- und Rück­fahrt als Dienst­reise abrechnen.

Eintragen. Arbeitnehmer tragen die Angaben zu Fahrt­kosten auf der zweiten Seite der Anlage N ein.

Pendler immer weitere Wege zur Arbeit

Zwischen Frühstücks­tisch und Schreibtisch liegt für viele Berufs­tätige erst einmal eine längere Auto­fahrt. Mehr als zwei Drittel aller Berufs­pendler nutzen dafür den Wagen. Die Entfernung zum Arbeits­platz wird dabei immer länger: 5 Prozent der Erwerbs­tätigen haben Arbeits­wege von über einer Stunde, 22 Prozent zwischen 30 bis 60 Minuten. Ausgaben für den täglichen Weg zum Job sind Werbungs­kosten, mit denen sich Steuern sparen lässt. Hatten Sie außerdem für andere berufliche Fahrten eigene Ausgaben, drücken sie die Steuerlast zusätzlich.

Pend­lerpauschale oder mehr?

Das Finanz­amt rechnet bei Fahrt­kosten in der Regel mit 30 Cent je Kilo­meter. Aber was zählt – die einfache Entfernung oder sogar der Hin- und Rückweg? Und: Zählen nur die Fahrt­kosten oder auch Ausgaben für Verpflegung und Unterkunft? Entscheidend ist, um welche Art von Fahrten es geht.

Fahrt­kosten absetzen: Oft zählt jeder Kilo­meter

Entfernungs­pauschale Special

Für diese Strecke gilt die Entfernungs­pauschale

Viele Berufs­tätige haben einen Arbeits­platz, den sie regelmäßig anfahren. Das ist ihre „erste Tätig­keits­stätte“. Für den Weg von zu Hause dorthin gilt die Pend­lerpauschale. Das Finanz­amt rechnet für die einfache Wegstrecke pauschal mit 30 Cent pro Kilo­meter – egal, ob Sie mit dem eigenen Auto, dem Fahr­rad, zu Fuß oder mit Kollegen kommen. Die Kilo­meterpauschale steht Ihnen auch zu, wenn Sie vom Arbeit­geber Benzin­gutscheine oder Fahrt­kosten­zuschüsse bis 44 Euro im Monat erhalten. Nutzen Sie öffent­liche Verkehrs­mittel, dürfen Sie alternativ zur Pend­lerpauschale in der Fahrt­kosten­abrechnung Ihre tatsäch­lichen Ticket­kosten abrechnen – selbst wenn diese höher sind.

Für Auswärts­termine gibt es mehr

Wenn Sie von Ihrer ersten Tätig­keits­stätte auf eigene Kosten zu Kunden fahren oder andere berufliche Erledigungen machen, können Sie mehr absetzen. Für Auto­fahrten erkennt das Finanz­amt 30 Cent für jeden gefahrenen Kilo­meter oder die tatsäch­lichen Kosten an. Für Fahrten mit Motorrad, Roller oder Mofa gibt es pauschal 20 Cent je gefahrenen Kilo­meter. Je nachdem, wie lange Sie von zu Hause weg sind, können Sie für bis zu drei Monate zusätzlich auch Verpflegungs­kosten geltend machen. Bei 24 Stunden Abwesenheit sind es pauschal 24 Euro, bei mehr als 8 Stunden am Tag 12 Euro, an den An- und Abreis­etagen bei mehr­tägigen Touren ebenfalls 12 Euro. Über­nachtungs­kosten zählen fast immer unbe­grenzt. Nur wenn Sie länger als 48 Monate an derselben Stelle beruflich im Einsatz waren, zählen danach maximal 1 000 Euro im Monat für die Unterkunft. Übrigens: Sowohl Unfall­kosten als auch Park­gebühren erkennt das Finanz­amt mit Beleg an.

Maximale Werbungs­kosten mit mehreren Einsatz­orten

Pro Fahrt­kilometer 30 Cent, Über­nachtungs­kosten und zeitlich begrenzt Verpflegungs­kosten – all das rechnen Sie ebenfalls ab, wenn Sie eine Außen­stelle des Betriebs anfahren, die nicht Ihre erste Tätig­keits­stätte ist. Sind Sie öfter an mehreren Orten im Einsatz, darf Ihr Chef Ihre erste Tätig­keits­stätte so fest­legen, dass Sie insgesamt maximale Werbungskosten geltend machen können (siehe unser Beispiel „Fabian Schulte“ weiter unten in diesem Text).

Keine erste Tätig­keits­stätte: Verpflegungs­pauschale absetzen

Haben Sie etwa als Berufs­kraft­fahrer, Hand­werker oder Bauarbeiter keine erste Tätig­keits­stätte, können Sie zeitlich unbe­grenzt Verpflegungs­pauschalen geltend machen. Für Fahrten zu Baustellen oder Kunden rechnen Sie alle gefahrenen Kilo­meter mit 30 Cent ab. Für Fahrten zum Firmensitz gilt: Verlangt der Arbeit­geber, dass Sie Ihre Aufträge erst im Betrieb abholen, dürfen Sie dafür nur die Pend­lerpauschale ansetzen. Fahren Sie aber ohne Pflicht im Betrieb vorbei, zählen die gefahrenen Kilo­meter. Um die erste Tätig­keits­stätte gibt es häufig Streit mit dem Finanz­amt: Der Bundes­finanzhof hat inzwischen entschieden, es komme auf den qualitativen Schwer­punkt der Arbeits­leistung an. Allein das regel­mäßige Aufsuchen eines Betriebs begründet noch keine erste Tätig­keits­stätte (BFH, Az. VI R 5/16).

Auch wenn Sie ein weiträumiges Tätig­keits­gebiet haben, zum Beispiel als Förster, können Sie für jeden Tag Verpflegungs­pauschalen abrechnen. Für die tägliche Fahrt zum Einsatz­gebiet gibt es die einfache Pend­lerpauschale, für Fahrten im Gebiet zählen die gefahrenen Kilo­meter.

Auch Fahrt­kosten zu Fort­bildungen zählen

Bilden Sie sich außer­halb Ihres Betriebs weiter, setzen Sie sämtliche Fahrt­kosten an. Auch Über­nachtungs- und Verpflegungs­kosten zählen mit – es sei denn, Sie absol­vieren eine Voll­zeit­ausbildung, etwa eine tägliche Meisterschule. Dann zählt diese als erste Tätig­keits­stätte, und Sie können nur die Pend­lerpauschale geltend machen. Sie arbeiten befristet zur Probe? In diesem Fall steht Ihnen nur die Pend­lerpauschale für die einfache Wegstrecke zu.

So rechnen Sie Ihren Weg zur Arbeit ab

Für den täglichen Arbeitsweg erhalten Sie die Pend­lerpauschale für die kürzeste Verbindung zwischen Wohnung und Arbeits­platz. Tragen Sie die Kilo­meterzahl in die Anlage N ein. Sind Sie auf einer anderen Strecke schneller, etwa weil Sie häufige Staus umfahren, geben Sie diese Entfernung an. Das Finanz­amt muss den Umweg anerkennen. Über die Pend­lerpauschale sind Zusatz­ausgaben für Park­tickets, Auto­finanzierung oder Versicherung abge­golten. Haben Sie aber auf dem Arbeitsweg einen Unfall, rechnen Sie dadurch entstandene Kosten, die Ihnen weder vom Arbeit­geber noch von einer Versicherung erstattet werden, zusätzlich ab (BMF-Schreiben vom 31.10.2013, Entfernungs­pauschale).

Keine Belege für die Pauschale

Kommen Sie mit der Fahrt­kostenpauschale auf höchs­tens 4 500 Euro im Jahr, verlangt das Finanz­amt keine Belege. Bei höheren Ausgaben müssen Sie die Wegekilo­meter belegen. Dazu nutzen Sie zum Beispiel Rechnungen für Inspektionen, Fahrten­buch, Tank­quittungen und Über­sichten zum Tacho­stand.

Nutzen Sie öffent­liche Verkehrs­mittel für Ihren Weg zur Arbeit? Ermitteln Sie, ob Ihre Ticket­kosten höher als die Pauschale sind. Rechnen Sie dann die tatsäch­lichen Kosten ab. Um Kosten für andere berufliche Fahrten und Dienst­reisen geltend zu machen, notieren Sie, wann Sie wohin gefahren sind. Heben Sie Belege wie Zug- und Flugti­ckets, Spesen­abrechnungen und Hotel­rechnungen für Rück­fragen auf.

So berechnen Sie die Entfernungs­pauschale

Beispiel: Beamtin Ina Schuster fährt an 230 Tagen im Jahr 15 Kilo­meter zur Arbeit. Wenn Sie für jeden Entfernungs­kilo­meter 30 Cent Entfernungs­pauschale geltend macht, kommt sie auf 1 035 Euro Werbungs­kosten. Damit über­springt sie nur durch den Arbeitsweg den Pausch­betrag von 1 000 Euro im Jahr. Mit jedem Euro über dem Pausch­betrag spart sie weiter Steuern.

Erste Tätig­keits­stätte fest­legen

Beispiel: Filialleiter Fabian Schulte wohnt in Köln. Er fährt montags bis mitt­wochs 72 Kilo­meter zur Filiale in Essen, donners­tags und frei­tags je 47 Kilo­meter nach Düssel­dorf. Seine Chefin hat im Januar 2017 die Filiale in Düssel­dorf als erste Tätig­keits­stätte fest­gelegt. Nun kann Schulte für seine 92 Arbeits­tage in seiner ersten Tätig­keits­stätte Düssel­dorf die Pend­lerpauschale von 30 Cent geltend machen. Bei der Entfernung von 47 Kilo­metern ergeben sich so 1 297 Euro. Für seine 138 Arbeits­tage in der Filiale in Essen kann er sogar jeweils 144 Fahrt­kilometer (Hin- und Rück­fahrt) mit 30 Cent abrechnen, da Essen nicht seine erste Tätig­keits­stätte ist. Das macht 5 961 Euro. Allein durch die Fahrten kommt er auf 7 258 Euro Werbungs­kosten. Dazu darf er noch für die Tage in Essen in den Monaten Januar bis März 2017 Verpfle­gungs­pauschalen abrechnen.

Ohne Angabe der Chefin hätte das Finanz­amt Essen als ersten Ort angesehen, weil Schulte dort häufiger war. Als Fahrt­kosten hätten 5 575,20 Euro gegolten. Schulte hätte nur für die 92 Tage in Düssel­dorf sämtliche Kilo­meter (Hin- und Rückweg) mit jeweils 30 Cent abrechnen können. Für die 138 Tage in Essen hätte er nur die Pendlerpauschale für die einfache Wegstrecke erhalten. Verpfle­gungs­pauscha­len hätte es während der ersten drei Monate nur für die jeweils zwei Tage Düssel­dorf pro Woche gegeben.

Keine orts­feste Arbeits­stätte?

Beispiel: Fliesenleger David Meis fuhr 2017 mit seinem Auto an 222 Arbeits­tagen um 7 Uhr zur Arbeit und kam gegen 17 Uhr nach Hause. Er war an wechselnden Orten im Einsatz und hatte keine erste Tätig­keits­stätte. Da Meis von seinem Chef keinen Ersatz für seine Fahrt­kosten erhält, hat der Fliesenleger seine gesamten beruflichen Fahrten mit Fahrweg, Einsatz­ort und Entfernung genau notiert, um sie in der Steuererklärung abzu­rechnen. Meistens fuhr Meis morgens von zu Hause direkt zu den Baustellen und wieder zurück. Manchmal machte er auf dem Weg zur Baustelle kurz Station am Firmensitz. Sein Chef hat diese Zwischen­stopps aber nicht an­geordnet. Daher kann Meis seine gesamten 2 530 beruflichen Kilo­meter im eigenen Wagen mit jeweils 30 Cent abrechnen. So kommt er auf 759 Euro Fahrt­kosten.

Hätte sein Chef hingegen verlangt, dass Meis täglich – quasi als Start- und Sammel­punkt für die Arbeit – im Betrieb vorbeikommt, hätte er für die Fahrten von zu Hause in den Betrieb nur die Pend­lerpauschale für die einfache Strecke ansetzen dürfen, der Rückweg wäre außen vor geblieben.

Da Meis keine erste Tätig­keits­stätte hatte, kann er neben den Fahrt­kosten Verpfle­gungs­kosten für das ganze Jahr – nicht nur für drei Monate – abrechnen. Für seine 222 Arbeits­tage sind das jeweils 12 Euro, insgesamt 2 664 Euro. Fahrt- und Verpflegungs­kosten summieren sich auf 3 423 Euro.

In diesen Fällen lohnt sich ein Einspruch

30 Cent Pend­lerpauschale für die einfache Wegstrecke oder 30 Cent für die tatsäch­lich gefahrenen Kilo­meter? Der Bundes­finanz­hof ist in mehreren Muster­verfahren gefragt:

Hafen­arbeiter. Haben Arbeitnehmer, die in einem weit­räumigen Gebiet wie dem Hamburger Hafen an wechselnden Stellen im Einsatz sind, ein sehr weit­räumiges Tätig­keits­gebiet oder wechselnde Tätig­keits­stätten (BFH, Az. VI R 36/16)? Für Fahrten von der Wohnung zum Tätig­keits­gebiet zählt nur die Pend­lerpauschale, bei wechselnden Tätig­keits­stätten alle gefahrenen Kilo­meter.

Co-Pilotin. Gilt der Heimatflughafen der Co-Pilotin als ihre erste Tätig­keits­stätte (BFH, Az. VI R 40/16)? Ja, entschied das Finanzge­richt Hamburg, sodass die Frau für Fahrten dorthin nur die Pend­lerpauschale ansetzen kann (FG Hamburg, Az. 6 K 20/16).

Streifen­polizist. Ist seine erste Tätig­keitsstätte die Dienst­stelle, obwohl er einen Groß­teil seiner Zeit im Einsatz­wagen verbringt (BFH, Az. VI R 27/17)?

Leih­arbeiter. Ist der Betrieb des Entleihers die erste Tätig­keits­stätte, wenn das Arbeits­verhältnis befristet ist (BFH, Az. VI R 6/17)? Das Finanzge­richt Nieder­sachsen hatte entschieden, dass der Beschäftigte keine dauer­hafte erste Tätig­keits­stätte beim Entleiher haben könne, da das Leih­arbeits­verhältnis befristet ist (FG Nieder­sachsen, Az. 9 K 130/16). Damit könnte der Leih­arbeiter alle Fahrt- und Reise­kosten abrechnen.

Sind Sie beruflich in ähnlichen Situationen, legen Sie Einspruch gegen Ihren Steuer­bescheid ein und verweisen auf die anhängigen Muster­verfahren.

So planen Sie Ihr nächstes Steuer­jahr

Sie planen eine Dienst­reise und wollen diese zum Beispiel mit dem Besuch eines Freundes verknüpfen? Grenzen Sie berufliche und private Reis­etage möglichst voneinander ab. So lässt sich leichter ermitteln, welche Kosten beruflich veranlasst sind und damit einen Steuer­vorteil bringen.

Wenn Sie mehrere Einsatz­orte haben, bitten Sie Ihren Chef, eine erste Tätig­keits­stätte für Sie fest­zulegen. Das kann der Firmensitz oder die Filiale sein, aber auch eine Tochterfirma, ein ausgelagerter Unter­nehmens­bereich oder ein Arbeits­platz beim Kunden. Wie oft Sie dort arbeiten, spielt keine Rolle. Das häusliche Arbeits­zimmer gilt hier nicht als erste Tätig­keits­stätte. Die Fest­legung muss der Chef schriftlich im Arbeits­vertrag, Protokoll oder Einsatz­plan dokumentieren. Bei Arbeitnehmern ohne erste Tätig­keits­stätte wie Busfahrer oder Hand­werker sollte Ihr Chef ausdrück­lich fest­legen, dass der im Arbeits­vertrag genannte Arbeits­ort keine Zuordnung zu einer ersten Tätig­keits­stätte darstellt.

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