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Wer mit dem Zug zur Arbeit fährt, kann die Kosten dafür beim Finanzamt geltend machen.
Sie fahren regelmäßig ins Büro, zu Kunden oder in eine Außenstelle der Firma? Holen Sie sich vom Finanzamt einen Teil Ihrer Fahrtkosten zurück! Eigene Kosten für den Arbeitsweg oder Dienstreisen sind Werbungskosten. Das Finanzamt rechnet mit 30 Cent pro Kilometer bei beruflichen Fahrten. Mal gibt es nur die Pendlerpauschale, oft zählt aber sowohl der Hinweg als auch der Rückweg. Auch wer öffentliche Verkehrsmittel nutzt, kann profitieren.
So rechnen Sie Fahrtkosten für Ihre Arbeitswege ab
Alle Details zur Steuererklärung. Fahrtkosten sind nicht alles. Im Ratgeber Steuern von Finanztest finden sie alles, was Sie wissen müssen. Hier lesen Sie auch, wie Sie die Fahrtkosten korrekt in die Steuererklärung eintragen.
Entfernungspauschale. Für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte erkennt das Finanzamt pro Arbeitstag für jeden Kilometer der einfachen Wegstrecke pauschal 30 Cent an. Die so ermittelten Fahrtkosten zieht das Finanzamt von Ihren gesamten Jahreseinnahmen ab.
Öffentliche Verkehrsmittel. Die Pendlerpauschale gilt auch für Fußgänger, Radfahrer und Motorradfahrer. Wer Bus und Bahn nutzt, um zur Arbeit zu kommen, darf alternativ zur Pauschale seine tatsächlichen Ticketkosten abrechnen, auch wenn diese höher sind. Ausgenommen sind Flugtickets.
Höchstgrenze. Die Pendlerpauschale können Sie nur für Tage ansetzen, an denen Sie Ihre Arbeitsstelle tatsächlich aufgesucht haben. Das Finanzamt akzeptiert im Schnitt 220 bis 230 Fahrten für eine 5-Tage-Woche und 260 bis 280 Fahrten für eine 6-Tage-Woche pro Jahr. Außerdem werden nur volle, nicht angefangene Kilometer, berücksichtigt. Pro Kalenderjahr beläuft sich die Höchstgrenze auf 4 500 Euro.
Erste Tätigkeitsstätte. Arbeiten Sie an verschiedenen Stellen, legt ihr Arbeitgeber eine davon als „erste Tätigkeitsstätte“ fest. Bis dahin gibt es die Pendlerpauschale. Für Fahrten zu den anderen Stellen können Sie dann aber die Hin- und Rückfahrt als Dienstreise abrechnen.
Eintragen. Arbeitnehmer tragen die Angaben zu Fahrtkosten auf der zweiten Seite der Anlage N ein.
Pendler immer weitere Wege zur Arbeit
Zwischen Frühstückstisch und Schreibtisch liegt für viele Berufstätige erst einmal eine längere Autofahrt. Mehr als zwei Drittel aller Berufspendler nutzen dafür den Wagen. Die Entfernung zum Arbeitsplatz wird dabei immer länger: 5 Prozent der Erwerbstätigen haben Arbeitswege von über einer Stunde, 22 Prozent zwischen 30 bis 60 Minuten. Ausgaben für den täglichen Weg zum Job sind Werbungskosten, mit denen sich Steuern sparen lässt. Hatten Sie außerdem für andere berufliche Fahrten eigene Ausgaben, drücken sie die Steuerlast zusätzlich.
Pendlerpauschale oder mehr?
Das Finanzamt rechnet bei Fahrtkosten in der Regel mit 30 Cent je Kilometer. Aber was zählt – die einfache Entfernung oder sogar der Hin- und Rückweg? Und: Zählen nur die Fahrtkosten oder auch Ausgaben für Verpflegung und Unterkunft? Entscheidend ist, um welche Art von Fahrten es geht.
Fahrtkosten absetzen: Oft zählt jeder Kilometer
Für diese Strecke gilt die Entfernungspauschale
Viele Berufstätige haben einen Arbeitsplatz, den sie regelmäßig anfahren. Das ist ihre „erste Tätigkeitsstätte“. Für den Weg von zu Hause dorthin gilt die Pendlerpauschale. Das Finanzamt rechnet für die einfache Wegstrecke pauschal mit 30 Cent pro Kilometer – egal, ob Sie mit dem eigenen Auto, dem Fahrrad, zu Fuß oder mit Kollegen kommen. Die Kilometerpauschale steht Ihnen auch zu, wenn Sie vom Arbeitgeber Benzingutscheine oder Fahrtkostenzuschüsse bis 44 Euro im Monat erhalten. Nutzen Sie öffentliche Verkehrsmittel, dürfen Sie alternativ zur Pendlerpauschale in der Fahrtkostenabrechnung Ihre tatsächlichen Ticketkosten abrechnen – selbst wenn diese höher sind.
Für Auswärtstermine gibt es mehr
Wenn Sie von Ihrer ersten Tätigkeitsstätte auf eigene Kosten zu Kunden fahren oder andere berufliche Erledigungen machen, können Sie mehr absetzen. Für Autofahrten erkennt das Finanzamt 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer oder die tatsächlichen Kosten an. Für Fahrten mit Motorrad, Roller oder Mofa gibt es pauschal 20 Cent je gefahrenen Kilometer. Je nachdem, wie lange Sie von zu Hause weg sind, können Sie für bis zu drei Monate zusätzlich auch Verpflegungskosten geltend machen. Ab 2020 gelten dafür höhere Pauschalen: Bei 24 Stunden Abwesenheit sind es pauschal 28 Euro (bisher 24 Euro), bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit am Tag und an den An- und Abreisetagen bei mehrtägigen Touren 14 Euro (bisher 12 Euro). Übernachtungskosten zählen fast immer unbegrenzt. Nur wenn Sie länger als 48 Monate an derselben Stelle beruflich im Einsatz waren, zählen danach maximal 1 000 Euro im Monat für die Unterkunft. Übrigens: Sowohl Unfallkosten als auch Parkgebühren erkennt das Finanzamt mit Beleg an.
Maximale Werbungskosten mit mehreren Einsatzorten
Pro Fahrtkilometer 30 Cent, Übernachtungskosten und zeitlich begrenzt Verpflegungskosten – all das rechnen Sie ebenfalls ab, wenn Sie eine Außenstelle des Betriebs anfahren, die nicht Ihre erste Tätigkeitsstätte ist. Sind Sie öfter an mehreren Orten im Einsatz, darf Ihr Chef Ihre erste Tätigkeitsstätte so festlegen, dass Sie insgesamt maximale Werbungskosten geltend machen können (siehe unser Beispiel „Fabian Schulte“ weiter unten in diesem Text).
Keine erste Tätigkeitsstätte: Verpflegungspauschale absetzen
Haben Sie etwa als Berufskraftfahrer, Handwerker oder Bauarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte, können Sie zeitlich unbegrenzt Verpflegungspauschalen geltend machen. Für Fahrten zu Baustellen oder Kunden rechnen Sie alle gefahrenen Kilometer mit 30 Cent ab. Für Fahrten zum Firmensitz gilt: Verlangt der Arbeitgeber, dass Sie Ihre Aufträge erst im Betrieb abholen, dürfen Sie dafür nur die Pendlerpauschale ansetzen. Fahren Sie aber ohne Pflicht im Betrieb vorbei, zählen die gefahrenen Kilometer. Um die erste Tätigkeitsstätte gibt es häufig Streit mit dem Finanzamt: Der Bundesfinanzhof hat inzwischen entschieden, es komme auf den qualitativen Schwerpunkt der Arbeitsleistung an. Allein das regelmäßige Aufsuchen eines Betriebs begründet noch keine erste Tätigkeitsstätte (BFH, Az. VI R 5/16).
Auch wenn Sie ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet haben, zum Beispiel als Förster, können Sie für jeden Tag Verpflegungspauschalen abrechnen. Für die tägliche Fahrt zum Einsatzgebiet gibt es die einfache Pendlerpauschale, für Fahrten im Gebiet zählen die gefahrenen Kilometer.
Auch Fahrtkosten zu Fortbildungen zählen
Bilden Sie sich außerhalb Ihres Betriebs weiter, setzen Sie sämtliche Fahrtkosten an. Auch Übernachtungs- und Verpflegungskosten zählen mit – es sei denn, Sie absolvieren eine Vollzeitausbildung, etwa eine tägliche Meisterschule. Dann zählt diese als erste Tätigkeitsstätte, und Sie können nur die Pendlerpauschale geltend machen. Sie arbeiten befristet zur Probe? In diesem Fall steht Ihnen nur die Pendlerpauschale für die einfache Wegstrecke zu.
Arztkosten können Werbungskosten sein
Wer auf dem Weg zu seiner ersten Tätigkeitsstätte einen Unfall hat, kann die Ausgaben für ärztliche Behandlungen als Werbungskosten abrechnen. Diese Krankheitskosten sind nicht durch die Pendlerpauschale für Wege zur ersten Tätigkeitsstätte abgegolten. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) gegen das Finanzamt und ein Urteil des Finanzgerichts Baden-Württemberg entschieden (Az. VI R 8/18).
So rechnen Sie Ihren Weg zur Arbeit ab
Für den täglichen Arbeitsweg erhalten Sie die Pendlerpauschale für die kürzeste Verbindung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz. Tragen Sie die Kilometerzahl in die Anlage N ein. Sind Sie auf einer anderen Strecke schneller, etwa weil Sie häufige Staus umfahren, geben Sie diese Entfernung an. Das Finanzamt muss den Umweg anerkennen. Über die Pendlerpauschale sind Zusatzausgaben für Parktickets, Autofinanzierung oder Versicherung abgegolten. Haben Sie aber auf dem Arbeitsweg einen Unfall, rechnen Sie dadurch entstandene Kosten, die Ihnen weder vom Arbeitgeber noch von einer Versicherung erstattet werden, zusätzlich ab (BMF-Schreiben vom 31.10.2013, Entfernungspauschale).
Keine Belege für die Pauschale
Kommen Sie mit der Fahrtkostenpauschale auf höchstens 4 500 Euro im Jahr, verlangt das Finanzamt keine Belege. Höhere Kosten als den Höchstbetrag können Sie nur absetzen, wenn Sie Ihren Arbeitsweg mit einem eigenen PKW oder Dienstwagen zurücklegen. Dann müssen Sie Ihre Ausgaben aber belegen. Dazu nutzen Sie zum Beispiel Rechnungen für Inspektionen, Fahrtenbuch, Tankquittungen und Übersichten zum Tachostand.
Nutzen Sie öffentliche Verkehrsmittel für Ihren Weg zur Arbeit? Ermitteln Sie, ob Ihre Ticketkosten höher als die Pauschale sind. Rechnen Sie dann die tatsächlichen Kosten ab. Um Kosten für andere berufliche Fahrten und Dienstreisen geltend zu machen, notieren Sie, wann Sie wohin gefahren sind. Heben Sie Belege wie Zug- und Flugtickets, Spesenabrechnungen und Hotelrechnungen für Rückfragen auf.
So berechnen Sie die Entfernungspauschale
Beispiel: Beamtin Ina Schuster fährt an 230 Tagen im Jahr 15 Kilometer zur Arbeit. Wenn Sie für jeden Entfernungskilometer 30 Cent Entfernungspauschale geltend macht, kommt sie auf 1 035 Euro Werbungskosten. Damit überspringt sie nur durch den Arbeitsweg den Pauschbetrag von 1 000 Euro im Jahr. Mit jedem Euro über dem Pauschbetrag spart sie weiter Steuern.
Erste Tätigkeitsstätte festlegen
Beispiel: Filialleiter Fabian Schulte wohnt in Köln. Er fährt montags bis mittwochs 72 Kilometer zur Filiale in Essen, donnerstags und freitags je 47 Kilometer nach Düsseldorf. Seine Chefin hat im Januar 2019 die Filiale in Düsseldorf als erste Tätigkeitsstätte festgelegt. Nun kann Schulte für seine 92 Arbeitstage in seiner ersten Tätigkeitsstätte Düsseldorf die Pendlerpauschale von 30 Cent geltend machen. Bei der Entfernung von 47 Kilometern ergeben sich so 1 297 Euro. Für seine 138 Arbeitstage in der Filiale in Essen kann er sogar jeweils 144 Fahrtkilometer (Hin- und Rückfahrt) mit 30 Cent abrechnen, da Essen nicht seine erste Tätigkeitsstätte ist. Das macht 5 961 Euro. Allein durch die Fahrten kommt er auf 7 258 Euro Werbungskosten. Dazu darf er noch für die Tage in Essen in den Monaten Januar bis März 2019 Verpflegungspauschalen abrechnen.
Ohne Angabe der Chefin hätte das Finanzamt Essen als ersten Ort angesehen, weil Schulte dort häufiger war. Als Fahrtkosten hätten 5 575,20 Euro gegolten. Schulte hätte nur für die 92 Tage in Düsseldorf sämtliche Kilometer (Hin- und Rückweg) mit jeweils 30 Cent abrechnen können. Für die 138 Tage in Essen hätte er nur die Pendlerpauschale für die einfache Wegstrecke erhalten. Verpflegungspauschalen hätte es während der ersten drei Monate nur für die jeweils zwei Tage Düsseldorf pro Woche gegeben.
Keine ortsfeste Arbeitsstätte?
Beispiel: Fliesenleger David Meis fuhr 2019 mit seinem Auto an 222 Arbeitstagen um 7 Uhr zur Arbeit und kam gegen 17 Uhr nach Hause. Er war an wechselnden Orten im Einsatz und hatte keine erste Tätigkeitsstätte. Da Meis von seinem Chef keinen Ersatz für seine Fahrtkosten erhält, hat der Fliesenleger seine gesamten beruflichen Fahrten mit Fahrweg, Einsatzort und Entfernung genau notiert, um sie in der Steuererklärung abzurechnen. Meistens fuhr Meis morgens von zu Hause direkt zu den Baustellen und wieder zurück. Manchmal machte er auf dem Weg zur Baustelle kurz Station am Firmensitz. Sein Chef hat diese Zwischenstopps aber nicht angeordnet. Daher kann Meis seine gesamten 2 530 beruflichen Kilometer im eigenen Wagen mit jeweils 30 Cent abrechnen. So kommt er auf 759 Euro Fahrtkosten.
Hätte sein Chef hingegen verlangt, dass Meis täglich – quasi als Start- und Sammelpunkt für die Arbeit – im Betrieb vorbeikommt, hätte er für die Fahrten von zu Hause in den Betrieb nur die Pendlerpauschale für die einfache Strecke ansetzen dürfen, der Rückweg wäre außen vor geblieben.
Da Meis keine erste Tätigkeitsstätte hatte, kann er neben den Fahrtkosten Verpflegungskosten für das ganze Jahr – nicht nur für drei Monate – abrechnen. Für seine 222 Arbeitstage sind das jeweils 12 Euro, insgesamt 2 664 Euro. Fahrt- und Verpflegungskosten summieren sich auf 3 423 Euro.
In diesen Fällen lohnt sich ein Einspruch
30 Cent Pendlerpauschale für die einfache Wegstrecke oder 30 Cent für die tatsächlich gefahrenen Kilometer? Der Bundesfinanzhof ist in mehreren Musterverfahren gefragt:
Sammelpunkt: Ist von einer ersten Tätigkeitsstätte nur auszugehen, wenn der Pendler den vom Arbeitgeber bestimmten Ort– in dem Fall einen Sammelpunkt für die Kollegen – an sämtlichen Arbeitstagen aufsucht oder auch, wenn er nicht immer dorthin gefahren ist (BFH, Az. VI R 14/19)?
Ordnungsamtsmitarbeiter: Hat ein vorwiegend im Außendienst tätiger Mitarbeiter seine erste Tätigkeitsstätte im Ordnungsamt (BFH, Az. VI R 9/19)?
Sind Sie beruflich in ähnlichen Situationen, legen Sie Einspruch gegen Ihren Steuerbescheid ein und verweisen auf die anhängigen Musterverfahren.
So planen Sie Ihr nächstes Steuerjahr
Sie planen eine Dienstreise und wollen diese zum Beispiel mit dem Besuch eines Freundes verknüpfen? Grenzen Sie berufliche und private Reisetage möglichst voneinander ab. So lässt sich leichter ermitteln, welche Kosten beruflich veranlasst sind und damit einen Steuervorteil bringen.
Wenn Sie mehrere Einsatzorte haben, bitten Sie Ihren Chef, eine erste Tätigkeitsstätte für Sie festzulegen. Das kann der Firmensitz oder die Filiale sein, aber auch eine Tochterfirma, ein ausgelagerter Unternehmensbereich oder ein Arbeitsplatz beim Kunden. Wie oft Sie dort arbeiten, spielt keine Rolle. Das häusliche Arbeitszimmer gilt hier nicht als erste Tätigkeitsstätte. Die Festlegung muss der Chef schriftlich im Arbeitsvertrag, Protokoll oder Einsatzplan dokumentieren. Bei Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte wie Busfahrer oder Handwerker sollte Ihr Chef ausdrücklich festlegen, dass der im Arbeitsvertrag genannte Arbeitsort keine Zuordnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte darstellt.
