Pend­lerpauschale und Reise­kosten Fahrt­kosten für Arbeits­wege richtig absetzen

Pend­lerpauschale oder Reise­kosten?

Ob Sie die Pend­lerpauschale von 30 Cent (ab dem 21. Kilo­meter: 35 Cent) oder höhere Reise­kosten absetzen können, hängt vom Arbeits­ort ab. Der Unterschied ist geld­wert: Bei Wegen zu anderen Arbeits­orten zählen steuerlich nicht nur die Fahrt­kosten, sondern auch Ausgaben für Verpflegung und Unterkunft.

Für welche Strecke gilt die Pend­lerpauschale?

Einfache Wegstrecke. Viele Berufs­tätige haben einen erste Arbeit­stelle – Steuer­deutsch „erste Tätig­keits­stätte“. Für den Weg dorthin gilt die Pend­lerpauschale. Das Finanz­amt rechnet für die einfache Wegstrecke pauschal mit 30 Cent pro Entfernungs­kilometer. Fernpendler werden 2021 etwas entlastet. Sie erhalten ab dem 21. Kilo­meter der einfachen Wegstrecke von daheim 35 Cent Pend­lerpauschale statt 30 Cent. 2024 steigt die Pauschale ab dem 21. Entfernungs­kilometer noch einmal auf 38 Cent.

Befristet. Die erhöhte Pauschale gilt zunächst befristet bis zum 31. Dezember 2026. Sie gilt auch für Familien­heim­fahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung. Die Kilo­meterpauschale steht ihnen auch zu, wenn sie vom Arbeit­geber Benzin­gutscheine oder Fahrt­kosten­zuschüsse bis 44 Euro im Monat erhalten.

Steuer­regel. Jeder kann die Pend­lerpauschale für den Weg zum ersten Arbeits­ort absetzen: Fußgänger und Radfahrer genauso wie diejenigen, die mit Bus, Bahn oder Auto fahren. Selbst Beifahrer erhalten die Entlastung. Diese Entfernungs­pauschale können Sie auch für Familien­heim­fahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung absetzen.

Höchst­grenze. Maximal sind für jeden 4 500 Euro Pend­lerpauschale im Jahr drin. Es kann mehr sein, wenn Auto­fahrer ihre Fahr­kilometer etwa mit Tacho­ständen und Rechnungen über Inspektionen nach­weisen. Auch wenn die Ticket­kosten höher sind als insgesamt die Pend­lerpauschale im Jahr, greift keine Ober­grenze.

So berechnen Sie die Pend­lerpauschale

Beispiel: Ben Müller fährt 2021 von Montag bis Freitag zur 56 Kilo­meter entfernten Arbeits­stelle. So errechnet er die Pend­lerpauschale:

• 1. bis 20. Entfernungs­kilometer: 20 Kilo­meter x 225 Arbeits­tage x30 Cent,
• 21. bis 56. Entfernungs­kilometer: 36 Kilo­meter x225 Arbeits­tage x 35 Cent.

Insgesamt kommt Müller auf 4 185 (1 350 + 2 835) Euro. Das sind 405 Euro mehr als 2020. Dafür beantragt er einen Lohn­steuerfrei­betrag. Damit über­springt er nur durch den Arbeitsweg den Arbeitnehmerfrei­betrag für Werbungs­kosten von 1 000 Euro im Jahr. Mit jedem Euro über dem Pausch­betrag spart er weiter Steuern.

Kürzester Weg zur ersten Arbeits­stätte zählt

Die Pend­lerpauschale für den täglichen Arbeitsweg erhalten Arbeitnehme­rinnen und Arbeitnehmer für die kürzeste Verbindung zwischen Wohnung und Arbeits­platz. Die Kilo­meterzahl tragen sie in die Anlage N ein.

Umweg möglich. Steuerzahler können in der Steuererklärung ausnahms­weise auch eine andere Straßenverbindung als die kürzeste ansetzen, wenn die Umweg­strecke offensicht­lich verkehrs­güns­tiger ist und sie diese deshalb regel­mäßig benutzen – etwa weil so häufige Staus umfahren werden (BMF-Schreiben vom 31.10.2013).

Keine Extras. Allerdings lassen sich Zusatz­kosten für Park­tickets, Auto­finanzierung oder Versicherung nicht mehr absetzen. Sie sind über die Pend­lerpauschale abge­golten.

Tipp: Um Kosten für andere berufliche Fahrten und Dienst­reisen geltend zu machen, notieren Sie, wann Sie wohin gefahren sind. Heben Sie Belege für Zug- und Flugti­ckets, Spesen­abrechnungen und Hotel­rechnungen auf – für den Fall, dass das Finanz­amt Rück­fragen hat.

Höhere Ticket­kosten statt der Pend­lerpauschale

Berufs­tätige mit Jahres-, Monats- oder Wochen­­abos für den öffent­lichen Nahverkehr können statt der Pend­lerpauschale die Ticket­kosten für ihre Arbeits­wege absetzen. Sie zählen wie die 5-Euro-Home­office-­Pauschale für ­Arbeits­tage daheim zu den Werbungs­kosten.

Steuer­regel. Die Ausgaben für eine Zeitfahr­karte für Wege zwischen Wohnung und ­erster Tätig­keits­stätte muss das Finanz­amt abha­ken, wenn die jähr­lichen Ticket­kosten insgesamt höher sind als die Pend­lerpauschale für das Steuer­jahr. Ob auch Taxi­kosten als Ausgaben für den öffent­lichen Nahverkehr zählen, muss der Bundes­finanzhof noch klären (Az. VI R 26/20).

Tipp: Notieren Sie Ihre Tage im Home­office. Für maximal 120 Tage gibt es 2020 und 2021 jeweils 5 Euro Homeoffice-Pauschale. Für diese Tage erhalten Sie dann keine Pend­lerpauschale.

Mobilitäts­prämie statt Steuer­vorteil

Gering­verdiener mit einem weiten Arbeitsweg gehen bei den Fahrt­kosten nicht mehr leer aus. Weil bei ihnen die höhere Pendler­pauschale von 35 Cent nicht greift, da sie ­keine Steuern zahlen müssen, erhalten sie ab 2021 eine Mobilitäts­prämie. Diese lösen sie einem speziellen Antrags­formular zur Steuererklärung ein.

Steuer­regel. Ab dem 21. Kilo­meter erhalten Gering­verdiener 14 Prozent der erhöhten Pend­lerpauschale, also 4,9 Cent (35 Cent x14 Prozent), als Bonus.

Beispiel: 2021 kommt der verheiratete Max Müller auf ein zu versteuerndes Einkommen von 19 200 Euro. Damit bleibt er zusammen mit ­seiner Frau unter dem Grund­frei­betrag von 19 488 Euro, und es fallen keine Steuern an. Müller erhält rund 254 Euro (225 Tage x 23 ­Kilo­meter x 4,9 Cent) Mobilitäts­prämie.

Pauschalen für Verpflegung auf Dienst­reisen

Verpflegungs­kosten. Je nachdem, wie lange Angestellte von zu Hause weg sind, können sie für bis zu drei Monate zusätzlich auch Verpflegungs­kosten geltend machen. Ab 2020 gelten dafür höhere Pauschalen: Bei 24 Stunden Abwesenheit sind es pauschal 28 Euro (vorher 24 Euro), bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit am Tag und an den An- und Abreis­etagen bei mehr­tägigen Touren 14 Euro (vorher 12 Euro).

Über­nachtungs­kosten. Sie zählen fast immer unbe­grenzt. Nur wer länger als 48 Monate an derselben Stelle beruflich im Einsatz war, kann danach maximal 1 000 Euro im Monat für die Unterkunft geltend machen. Übrigens: Sowohl Unfall­kosten als auch Park­gebühren, die bei Auswärts­terminen anfallen, erkennt das Finanz­amt mit Beleg an.

Werbungs­kosten optimieren

Sind Angestellte öfter an mehreren Orten im Einsatz, darf der Chef ihre erste Tätig­keits­stätte schriftlich fest­legen, sodass sie insgesamt maximale Werbungs­kosten geltend machen können. Neben dem Firmensitz lässt sich auch eine Filiale, Tochterfirma oder der Arbeits­platz bei einem Kunden zur ersten Tätig­keits­stätte machen. Es muss nicht der Stand­ort sein, der am häufigsten aufgesucht wird.

Mehrere Arbeits­orte: Hohe Kosten für Arbeits­wege

Wie viel Arbeitnehme­rinnen und Arbeit­nehmer für Arbeits­wege steuerlich geltend machen können, hängt haupt­sächlich davon ab, wie viele Arbeits­orte sie haben und wie viel sie beruflich unterwegs sind.

Steuer­regel. Reise­kosten müssen Finanz­beamte bei allen beruflichen Einsätzen akzeptieren, die nicht zum ersten Arbeits­ort führen. Das kann auch eine Weiterbildung sein oder ein Bewerbungs­gespräch. Auf jeden Fall zählen die Ticket­kosten sowie bei Fahrt mit dem eigenen Pkw 30 Cent je gefahrenem Kilo­meter .

Verpflegungs­pauschalen. Sie kommen hinzu, wenn die Abwesenheit von daheim mehr als 8 Stunden dauert. Es gibt dann

• mindestens 14 Euro pro Tag oder
• 28 Euro bei 24-stündiger Abwesenheit,
• 14 Euro für den An- und Abreisetag.

Unter­kunfts­kosten. Fallen sie an, können sie ebenfalls geltend gemacht werden. Auch Unfall­kosten und Park­gebühren zählen mit.

Abzüge. Was der Arbeit­geber erstattet, geht von der Pauschale ab – das gilt auch, wenn es eine Mahl­zeit umsonst gibt. 2021 gehen für ein Frühstück 5,60 Euro ab und für ein Mittag- oder Abend­essen 11,20 Euro.

Drei­monats­frist. Allerdings ist mit der Verpflegungs­pau­schale nach drei Monaten Schluss. Wurde­ die Auswärts­tätig­keit mindestens für vier ­Wochen unterbrochen, beginnt die Drei­monats­frist neu. Gar keine Frist greift, wenn es keinen ersten Arbeits­ort gibt.

Wenn die Pauschale nicht reicht

Sind Sie mit Ihrem Auto beruflich auswärts viel unterwegs? Dann lohnt es häufig, die tatsäch­lichen Kosten für Ihr Auto abzu­rechnen. Sie sind meist viel höher als die 30 Cent ­Reise­kostenpauschale je Kilo­meter.

Tatsäch­liche Reise­kosten abrechnen – so gehts

• Für einen repräsentativen Zeitraum notieren Sie am Anfang und am Ende den Kilo­meter­stand. Im Zweifel nehmen Sie als Zeitraum ein ganzes Jahr.
• Halten Sie für diese Zeit alle Pkw-Kosten fest (etwa Kraft­stoff, Auto­wäsche und Auto­pflege, Inspektionen, Reparaturen und Abschreibungs­raten). Neuwagen werden in der Regel auf sechs Jahre abge­schrieben, bei Gebraucht­wagen ist die Abschreibung entsprechend kürzer.
• Teilen Sie diese Kosten durch die gefahrenen Kilo­meter. Das Ergebnis sind die Kosten je gefahrenem ­Kilo­meter, die Sie mit den beruf­lichen Fahr­kilometern multiplizieren.

Beispiel: Angenommen, Sie fahren beruflich und privat 2021 mit dem Auto 20 000 Kilo­meter. Die Kosten für den Wagen betragen 13 000 Euro: 9 300 Euro Abschreibung, 2 200 Euro für Sprit und Pflege, 1 500 Euro für Inspektion und Reparatur. Dann ­kostet jeder Fahr­kilometer 65 Cent: 13 000 Euro geteilt durch 20 000 Kilo­meter. Beträgt der Anteil für beruf­liche Auswärts­termine von den 20 000 Kilo­metern 4 000 Kilo­meter, können Sie 2 600 Euro als Reise­kosten absetzen (4 000 Kilo­meter × 65 Cent). Mit der 30-Cent-Pauschale wären es nur 1 200 Euro: 4 000 km × 30 Cent).

Tipp: Will die Behörde als Nach­weis ein Fahrten­buch, sollten Sie sich dagegen wehren. Denn es ist gar keins nötig, nur um den Kilo­meter­satz für Ihr Auto zu ermitteln. Ihre beruflichen Fahrten weisen Sie – falls das Finanz­amt das anfordert – anhand anderer Belege nach wie mit einer Beschei­nigung vom Arbeit­geber.

Ohne erste Arbeits­stätte? Immer die Verpflegungs­pauschale!

Richtig viel Steuern sparen können Arbeit­nehmer, die keine erste Tätig­keits­stätte haben, zum Beispiel Monteure oder Busfahrer.

Steuer­regel. Ohne erste Arbeits­stätte muss das Finanz­amt Reise­kosten akzeptieren: Jeder Fahr­kilometer mit dem eigenen Auto zum Einsatz­ort und wieder zurück bringt pauschal 30 Cent. Alternativ oder ergänzend zählen die Ticket­kosten. Zudem gibt es die Verpflegungs­pauschale für unbe­grenzte Zeit.

Ausnahme. Für Fahrten von daheim zu einem vom Arbeit­geber fest­gelegten Sammel­punkt (etwa ein Busdepot oder der Firmensitz) sowie für Fahrten zu einem weit­räumigen Tätig­keits­gebiet (wie bei Hafen­arbeitern oder Förs­tern) lässt sich nur die Pend­lerpauschale abrechnen.

Tipp: Notieren Sie sich im Laufe des Jahres, wie lange Sie jeweils am Einsatz­ort sind. Sind Sie an einem Tag mehr als acht Stunden von daheim abwesend, setzen Sie 14 Euro Verpflegungs­pauschale ab.

Weiterbildung: Fahrt­kosten, Verpflegung, Über­nachtung

Bei Fort­bildungen außer­halb des Betriebs setzen Mitarbeite­rinnen und Mitarbeiter sämtliche Fahrt­kosten an. Auch Über­nachtungs- und Verpflegungs­kosten zählen mit.

Ausnahme: Sie absol­vieren eine Voll­zeit­ausbildung, etwa eine tägliche Meisterschule. Dann zählt der Veranstaltungs­ort als erste Tätig­keits­stätte, und nur die Pend­lerpauschale gilt. Wer befristet zur Probe arbeitet, kann in der Steuererklärung ebenfalls nur die Pend­lerpauschale für die einfache Wegstrecke bean­spruchen.

Master­studenten im Ausland: Reise­kosten abrechnen

Studierende im Auslands­semester, die schon einen Berufs­abschluss wie den Bachelor haben, sollten ihre Kosten für Unterkunft und Verpflegung beim Finanz­amt geltend machen. Das bringt ihnen später Steuer­abzug, wenn sie verdienen und Steuern zahlen müssen (BFH, Az. VI R 3/18).

Steuer­regel. Wer eine Ausbildung abge­schlossen hat, rechnet die Kosten für die ­Unterkünfte während der Auslands­semester und die Verpflegungs­pauschalen in der ­Anlage N zur Steuererklärung ab. Diese zählen als vorweggenom­mene Werbungs­kosten, wenn die Hoch­schule in Deutsch­land ihre erste Tätig­keits­stätte ist. Für Wege von daheim zur Uni in Deutsch­land gibt es aber nur die Pend­lerpauschale (BFH, Az. VI R 24/18).

Tipp: Falls Sie noch keinen Berufs­abschluss haben, sollten Sie besser das Auslands­semester ins Master­studium verschieben. Während des Zweitstudiums zählen alle Studien­kosten als Werbungskosten.

Arzt­kosten können Werbungs­kosten sein

Auf dem Arbeitsweg gab es einen Unfall? Dadurch entstandene Kosten, die weder vom Arbeit­geber noch von einer Versicherung erstattet werden, zählen zusätzlich (BMF-Schreiben vom 31.10.2013, Entfernungs­pauschale). Auch die Ausgaben für ärzt­liche Behand­lungen können als Werbungs­kosten abge­rechnet werden. Diese Krank­heits­kosten sind nicht durch die Pend­lerpauschale für Wege zur ersten Tätig­keits­stätte abge­golten. Das hat der Bundes­finanzhof (BFH) gegen das Finanz­amt und ein Urteil des Finanz­gerichts Baden-Württem­berg ­entschieden (Az. VI R 8/18).

Darauf kommt es an

Es genügt, wenn ­Arbeitnehmer am ersten Arbeits­ort nur in ­geringem Umfang etwas erledigen müssen. Es kommt hierbei nicht – wie früher – auf den Schwer­punkt der Tätig­keit an.

Das stellte der Bundes­finanzhof (BFH) etwa für einen Streifen­polizisten und eine Pilotin klar. Ihr erster Arbeits­ort ist an ihren Dienst­stellen, auch wenn sie meist auswärts im Einsatz sind (BMF-Schreiben vom 25. November 2020, Az. IV C 5 – S 2353/19/10011:006).

In diesen Fällen hat der BFH noch nicht entschieden

Ob das Ordnungs­amt die erste Arbeits­stätte für einen Mitarbeiter ist, der sich meist im Außen­dienst befindet, ist noch offen (Az. VI R 9/19). Zudem müssen die obersten Finanz­richter klären, ob der Sammel­punkt ein erster Arbeits­ort ist, wenn der Pendler ihn nicht an sämtlichen Arbeits­tagen aufsucht (Az. VI R 14/19).

Home­office keine erste Tätig­keits­stätte

Klar ist, dass das Home­office kein erster ­Arbeits­ort sein kann. Anders ist es nur, wenn der Arbeit­geber das Büro für seinen Mitar­beiter anmietet und so über die Nutzung entscheidend bestimmen kann. Das haben die Richter vom Bundes­finanzhof kürzlich entschieden (Az. VI R 35/18).

Tipp: Arbeiten Sie an mehreren Einsatz­orten, etwa in mehreren Filialen, sollte Ihr Arbeit­geber eine davon als Ihre erste Tätig­keits­stätte im Arbeits­vertrag, Protokoll oder Einsatz­plan fest­legen (BFH, Az. VI R 40/16 und VI R 27/17). Das sollte die sein, mit der die Gesamt­rech­nung für alle Einsatz­orte am güns­tigsten ausfällt. Die erste Tätig­keits­stätte muss nicht der Stand­ort sein, an dem Sie am häufigsten sind.

Leih­arbeitnehmer: Häufig Streit um Reise­kosten

Zoff mit dem Finanz­amt haben oft Leih­arbeitnehmer, die durch­gehend in demselben Betrieb des Entleihers arbeiten. Nach Auffassung der Finanzbehörden sollen sie nur die Pend­lerpauschale für ihren Arbeitsweg statt ihre höheren Reise­kosten dorthin absetzen dürfen. Doch das ist höchst strittig.

Steuer­regel. Leih­arbeitnehmer und in Zeit­arbeit Beschäftigte können in der Regel immer Reise­kosten abrechnen, weil sie keine ­erste Arbeits­stätte haben. Grund: Entleiherfirma oder Zeit­arbeits­firma sind kein dauer­hafter Arbeits­ort.

Ausnahme. Laut der Finanz­verwaltung gilt der Entleiher als erste Tätig­keits­stätte, wenn Beschäftigte dort

• für die gesamte Zeit des Arbeits­verhält­nisses oder
• länger als 48 Monate oder
• unbe­fristet tätig sind.

Dann will die Behörde für den Arbeitsweg zum Entleiher nur die Pend­lerpauschale für den einfachen Arbeitsweg akzeptieren und nicht die Reise­kostenpauschale von 30 Cent für den Hin- und Rückweg.

BFH entscheidet. Dagegen hat sich ein Zeit­arbeiter gewehrt. Doch das Nieder­sächsische Finanzge­richt folgte der Meinung des Finanz­amts und ­erkannte nur die Pend­lerpauschale für die einfache Entfernung als Wege­kosten an (Az. 1 K 382/16). Nun muss der Bundes­finanzhof urteilen (Az. VI R 32/20).

Tipp: Lehnt das Finanz­amt Ihre Reise­kosten ab, weil Sie unbe­fristet in einer Zeit­arbeits­firma arbeiten, sollten Sie Einspruch dagegen einlegen und auf das BFH-Verfahren Az. VI R 32/20 verweisen. Begründen Sie, dass Sie Reise­kosten für Ihre Fahrten zur Arbeit geltend machen können, weil die Zeit­arbeits­firma mit dem Entleiher eine befristete Tätig­keit vereinbart hat. Bitten Sie zugleich um Ruhen des Verfahrens nach Paragraf 363 Absatz 2 Satz 2 der Abgaben­ordnung bis zur Entscheidung der obersten Finanz­richter.

So planen Sie Ihr nächstes Steuer­jahr

Berufliches und Privates trennen. Sie planen eine Dienst­reise und wollen diese zum Beispiel mit dem Besuch eines Freundes verknüpfen? Grenzen Sie berufliche und private Reis­etage möglichst voneinander ab. So lässt sich leichter ermitteln, welche Kosten beruflich veranlasst sind und damit einen Steuer­vorteil bringen.

Erste Tätig­keits­stätte fest­legen. Wenn Sie mehrere Einsatz­orte haben, bitten Sie Ihren Chef, eine erste Tätig­keits­stätte für Sie fest­zulegen. Das kann der Firmensitz oder die Filiale sein, aber auch eine Tochterfirma, ein ausgelagerter Unter­nehmens­bereich oder ein Arbeits­platz beim Kunden. Wie oft Sie dort arbeiten, spielt keine Rolle. Das häusliche Arbeits­zimmer gilt hier nicht als erste Tätig­keits­stätte.

Schriftlich dokumentieren. Die Fest­legung muss der Chef eindeutig im Arbeits­vertrag, Protokoll oder Einsatz­plan dokumentieren. Bei Arbeitnehmern ohne erste Tätig­keits­stätte wie Busfahrer oder Hand­werker sollte Ihr Chef ausdrück­lich fest­legen, dass der im Arbeits­vertrag genannte Arbeits­ort keine Fest­legung einer ersten Tätig­keits­stätte darstellt.