Pend­lerpauschale und Reise­kosten Fahrt­kosten für Arbeits­wege richtig absetzen

Pend­lerpauschale und Reise­kosten - Fahrt­kosten für Arbeits­wege richtig absetzen
Arbeitsweg. Wer mit dem Zug zur Arbeit fährt, kann die Entfernungs­pauschale oder die höheren Fahrt­kosten steuerlich geltend machen. © picture alliance / Jochen Eckel

Mit Entfernungs­pauschale und Reise­kosten Steuern sparen: Wer ins Büro fährt, setzt 30 Cent Pend­lerpauschale ab. Wer noch mehr fährt, rechnet mehr Werbungs­kosten ab.

Inhalt

Das Wichtigste in Kürze

So rechnen Sie Fahrt­kosten für Ihre Arbeits­wege ab

Pend­lerpauschale.
Für Fahrten zur ersten Tätig­keits­stätte erkennt das Finanz­amt pro Arbeits­tag für jeden Kilo­meter der einfachen Wegstrecke 30 Cent Entfernungs­pauschale an. Ab dem 21. Entfernungs­kilometer gibt es seit 2021 je 35 Cent. Die Pend­lerpauschale gibt es immer, egal wie Sie zur Arbeit kommen (siehe Grafik unten).
Öffent­liche Verkehrs­mittel.
Sie fahren meist mit öffent­lichen Verkehrs­mitteln? Sind die Ticket­kosten höher als die Pendler­pauschale, die Sie für das Steuer­jahr abrechnen können, dann zählen die Ticket­kosten. Ausgenommen sind Flugti­ckets.
Höchst­grenze.
Die Pend­lerpauschale können Sie nur für Tage ansetzen, an denen Sie Ihre Arbeits­stelle tatsäch­lich aufsuchen. Das Finanz­amt akzeptiert pro Jahr im Schnitt 220 bis 230 Fahrten für eine 5-Tage-Woche und 260 bis 280 Fahrten für eine 6-Tage-Woche. Außerdem werden nur volle, nicht ange­fangene Kilo­meter, berück­sichtigt. Pro Kalender­jahr beträgt die Höchst­grenze 4 500 Euro. Es kann mehr sein, wenn Sie als Auto­fahrer Ihre Fahr­kilometer etwa mit Tacho­ständen nach­weisen oder die jähr­lichen Ticket­kosten – ausgenommen Flugti­ckets – insgesamt höher sind als die Pend­lerpauschale.
Erster Arbeits­ort.
Arbeiten Sie an verschiedenen Stellen, legt Ihr Arbeit­geber eine davon als „erste Tätig­keits­stätte“ fest. Bis dahin gibt es die Pend­lerpauschale. Für Fahrten zu den anderen Stellen können Sie dann aber Hin- und Rück­fahrt als Dienst­reise abrechnen.
Reise­kosten.
Für Wege zu anderen Arbeits­orten können Sie Reise­kosten absetzen (siehe Grafik unten). Für die Fahrten mit Ihrem Auto gibt es pauschal 30 Cent pro Fahrt­kilometer. Zusätzlich ist eine Verpflegungs­pauschale von 14 Euro und mehr drin, wenn Sie länger als 8 Stunden von zu Hause abwesend sind.
Mehr Netto.
Sie haben Jobkosten von mehr als 1 600 Euro im Jahr? Dann können Sie beim Finanz­amt per Antrag auf Lohnsteuerermäßigung einen Frei­betrag beantragen. Das bringt mehr Netto­gehalt.
Steuerersparnis
. Sammeln Sie für Ihre Steuererklärung Belege für Jobkosten. Das können Zug- und Flugti­ckets sein oder Spesen­abrechnungen und Hotel­rechnungen für Dienst­reisen oder Weiterbildungen. Kommen übers Jahr mehr als 1 000 Euro Werbungskosten zusammen, kann jeder Euro ­darüber hinaus Steuern sparen. Nutzen Sie unseren Steuersparrechner!
Steuererklärung.
Arbeitnehmer tragen die Angaben zu Fahrt­kosten auf der zweiten Seite der Anlage N ein. Fahrt­kosten sind nicht alles. Im Ratgeber Steuern von Finanztest finden sie alles, was Sie wissen müssen. Hier lesen Sie auch, wie Sie Fahrt­kosten korrekt in die Steuererklärung eintragen.

Kosten täglicher Pendelei zurück­holen

Zwischen Frühstücks­tisch und Schreibtisch liegt für viele Berufs­tätige erst einmal eine längere Fahrt. Ausgaben für den täglichen Weg zum Job sind Werbungskosten, mit denen sich Steuern sparen lassen. Wer außerdem Ausgaben für andere berufliche Fahrten selbst getragen hat, kann mit diesen die Steuerlast zusätzlich drücken.

Pend­lerpauschale oder Reise­kosten?

Ob Sie die Pend­lerpauschale von 30 Cent (ab dem 21. Kilo­meter: 35 Cent) oder höhere Reise­kosten absetzen können, hängt vom Arbeits­ort ab. Der Unterschied ist geld­wert: Bei Wegen zu anderen Arbeits­orten zählen steuerlich nicht nur die Fahrt­kosten, sondern auch Ausgaben für Verpflegung und Unterkunft.

Für welche Strecke gilt die Pend­lerpauschale?

Einfache Wegstrecke. Viele Berufs­tätige haben einen erste Arbeit­stelle – Steuer­deutsch „erste Tätig­keits­stätte“. Für den Weg dorthin gilt die Pend­lerpauschale. Das Finanz­amt rechnet für die einfache Wegstrecke pauschal mit 30 Cent pro Entfernungs­kilometer. Fernpendler werden 2021 etwas entlastet. Sie erhalten ab dem 21. Kilo­meter der einfachen Wegstrecke von daheim 35 Cent Pend­lerpauschale statt 30 Cent. 2024 steigt die Pauschale ab dem 21. Entfernungs­kilometer noch einmal auf 38 Cent.

Befristet. Die erhöhte Pauschale gilt zunächst befristet bis zum 31. Dezember 2026. Sie gilt auch für Familien­heim­fahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung. Die Kilo­meterpauschale steht ihnen auch zu, wenn sie vom Arbeit­geber Benzin­gutscheine oder Fahrt­kosten­zuschüsse bis 44 Euro im Monat erhalten.

Steuer­regel. Jeder kann die Pend­lerpauschale für den Weg zum ersten Arbeits­ort absetzen: Fußgänger und Radfahrer genauso wie diejenigen, die mit Bus, Bahn oder Auto fahren. Selbst Beifahrer erhalten die Entlastung. Diese Entfernungs­pauschale können Sie auch für Familien­heim­fahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung absetzen.

Höchst­grenze. Maximal sind für jeden 4 500 Euro Pend­lerpauschale im Jahr drin. Es kann mehr sein, wenn Auto­fahrer ihre Fahr­kilometer etwa mit Tacho­ständen und Rechnungen über Inspektionen nach­weisen. Auch wenn die Ticket­kosten höher sind als insgesamt die Pend­lerpauschale im Jahr, greift keine Ober­grenze.

So berechnen Sie die Pend­lerpauschale

Beispiel: Ben Müller fährt 2021 von Montag bis Freitag zur 56 Kilo­meter entfernten Arbeits­stelle. So errechnet er die Pend­lerpauschale:

  • 1. bis 20. Entfernungs­kilometer: 20 Kilo­meter x 225 Arbeits­tage x30 Cent,
  • 21. bis 56. Entfernungs­kilometer: 36 Kilo­meter x225 Arbeits­tage x 35 Cent.

Insgesamt kommt Müller auf 4 185 (1 350 + 2 835) Euro. Das sind 405 Euro mehr als 2020. Dafür beantragt er einen Lohn­steuerfrei­betrag. Damit über­springt er nur durch den Arbeitsweg den Arbeitnehmerfrei­betrag für Werbungs­kosten von 1 000 Euro im Jahr. Mit jedem Euro über dem Pausch­betrag spart er weiter Steuern.

Kürzester Weg zur ersten Arbeits­stätte zählt

Die Pend­lerpauschale für den täglichen Arbeitsweg erhalten Arbeitnehme­rinnen und Arbeitnehmer für die kürzeste Verbindung zwischen Wohnung und Arbeits­platz. Die Kilo­meterzahl tragen sie in die Anlage N ein.

Umweg möglich. Steuerzahler können in der Steuererklärung ausnahms­weise auch eine andere Straßenverbindung als die kürzeste ansetzen, wenn die Umweg­strecke offensicht­lich verkehrs­güns­tiger ist und sie diese deshalb regel­mäßig benutzen – etwa weil so häufige Staus umfahren werden (BMF-Schreiben vom 31.10.2013).

Keine Extras. Allerdings lassen sich Zusatz­kosten für Park­tickets, Auto­finanzierung oder Versicherung nicht mehr absetzen. Sie sind über die Pend­lerpauschale abge­golten.

Tipp: Um Kosten für andere berufliche Fahrten und Dienst­reisen geltend zu machen, notieren Sie, wann Sie wohin gefahren sind. Heben Sie Belege für Zug- und Flugti­ckets, Spesen­abrechnungen und Hotel­rechnungen auf – für den Fall, dass das Finanz­amt Rück­fragen hat.

Höhere Ticket­kosten statt der Pend­lerpauschale

Berufs­tätige mit Jahres-, Monats- oder Wochen­­abos für den öffent­lichen Nahverkehr können statt der Pend­lerpauschale die Ticket­kosten für ihre Arbeits­wege absetzen. Sie zählen wie die 5-Euro-Home­office-­Pauschale für ­Arbeits­tage daheim zu den Werbungs­kosten.

Steuer­regel. Die Ausgaben für eine Zeitfahr­karte für Wege zwischen Wohnung und ­erster Tätig­keits­stätte muss das Finanz­amt abha­ken, wenn die jähr­lichen Ticket­kosten insgesamt höher sind als die Pend­lerpauschale für das Steuer­jahr. Ob auch Taxi­kosten als Ausgaben für den öffent­lichen Nahverkehr zählen, muss der Bundes­finanzhof noch klären (Az. VI R 26/20).

Tipp: Notieren Sie Ihre Tage im Home­office. Für maximal 120 Tage gibt es 2020 und 2021 jeweils 5 Euro Homeoffice-Pauschale. Für diese Tage erhalten Sie dann keine Pend­lerpauschale.

Mobilitäts­prämie statt Steuer­vorteil

Gering­verdiener mit einem weiten Arbeitsweg gehen bei den Fahrt­kosten nicht mehr leer aus. Weil bei ihnen die höhere Pendler­pauschale von 35 Cent nicht greift, da sie ­keine Steuern zahlen müssen, erhalten sie ab 2021 eine Mobilitäts­prämie. Diese lösen sie einem speziellen Antrags­formular zur Steuererklärung ein.

Steuer­regel. Ab dem 21. Kilo­meter erhalten Gering­verdiener 14 Prozent der erhöhten Pend­lerpauschale, also 4,9 Cent (35 Cent x14 Prozent), als Bonus.

Beispiel: 2021 kommt der verheiratete Max Müller auf ein zu versteuerndes Einkommen von 19 200 Euro. Damit bleibt er zusammen mit ­seiner Frau unter dem Grund­frei­betrag von 19 488 Euro, und es fallen keine Steuern an. Müller erhält rund 254 Euro (225 Tage x 23 ­Kilo­meter x 4,9 Cent) Mobilitäts­prämie.

Auswärts­termine abrechnen

Für alle, die von ihrer ersten Tätig­keits­stätte auf eigene Kosten zu Kunden fahren oder andere berufliche Erledigungen machen, ist mehr drin:

  • Für Auto­fahrten erkennt das Finanz­amt 30 Cent für jeden gefahrenen Kilo­meter oder die tatsäch­lichen Kosten an.
  • Für Fahrten mit Motorrad, Roller oder Mofa gibt es pauschal 20 Cent je gefahrenen Kilo­meter.

Pauschalen für Verpflegung auf Dienst­reisen

Verpflegungs­kosten. Je nachdem, wie lange Angestellte von zu Hause weg sind, können sie für bis zu drei Monate zusätzlich auch Verpflegungs­kosten geltend machen. Ab 2020 gelten dafür höhere Pauschalen: Bei 24 Stunden Abwesenheit sind es pauschal 28 Euro (vorher 24 Euro), bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit am Tag und an den An- und Abreis­etagen bei mehr­tägigen Touren 14 Euro (vorher 12 Euro).

Über­nachtungs­kosten. Sie zählen fast immer unbe­grenzt. Nur wer länger als 48 Monate an derselben Stelle beruflich im Einsatz war, kann danach maximal 1 000 Euro im Monat für die Unterkunft geltend machen. Übrigens: Sowohl Unfall­kosten als auch Park­gebühren, die bei Auswärts­terminen anfallen, erkennt das Finanz­amt mit Beleg an.

Mehrere oder keine Tätig­keits­stätten

Pro Fahrt­kilometer 30 Cent, Über­nachtungs­kosten und zeitlich begrenzt Verpflegungs­kosten – all das rechnen Arbeitnehme­rinnen und Arbeitnehmer ebenfalls ab, wenn sie eine Außen­stelle des Betriebs anfahren, die nicht ihre erste Tätig­keits­stätte ist.

Werbungs­kosten optimieren

Sind Angestellte öfter an mehreren Orten im Einsatz, darf der Chef ihre erste Tätig­keits­stätte schriftlich fest­legen, sodass sie insgesamt maximale Werbungs­kosten geltend machen können. Neben dem Firmensitz lässt sich auch eine Filiale, Tochterfirma oder der Arbeits­platz bei einem Kunden zur ersten Tätig­keits­stätte machen. Es muss nicht der Stand­ort sein, der am häufigsten aufgesucht wird.

Mehrere Arbeits­orte: Hohe Kosten für Arbeits­wege

Wie viel Arbeitnehme­rinnen und Arbeit­nehmer für Arbeits­wege steuerlich geltend machen können, hängt haupt­sächlich davon ab, wie viele Arbeits­orte sie haben und wie viel sie beruflich unterwegs sind.

Steuer­regel. Reise­kosten müssen Finanz­beamte bei allen beruflichen Einsätzen akzeptieren, die nicht zum ersten Arbeits­ort führen. Das kann auch eine Weiterbildung sein oder ein Bewerbungs­gespräch. Auf jeden Fall zählen die Ticket­kosten sowie bei Fahrt mit dem eigenen Pkw 30 Cent je gefahrenem Kilo­meter .

Verpflegungs­pauschalen. Sie kommen hinzu, wenn die Abwesenheit von daheim mehr als 8 Stunden dauert. Es gibt dann

  • mindestens 14 Euro pro Tag oder
  • 28 Euro bei 24-stündiger Abwesenheit,
  • 14 Euro für den An- und Abreisetag.

Unter­kunfts­kosten. Fallen sie an, können sie ebenfalls geltend gemacht werden. Auch Unfall­kosten und Park­gebühren zählen mit.

Abzüge. Was der Arbeit­geber erstattet, geht von der Pauschale ab – das gilt auch, wenn es eine Mahl­zeit umsonst gibt. 2021 gehen für ein Frühstück 5,60 Euro ab und für ein Mittag- oder Abend­essen 11,20 Euro.

Drei­monats­frist. Allerdings ist mit der Verpflegungs­pau­schale nach drei Monaten Schluss. Wurde­ die Auswärts­tätig­keit mindestens für vier ­Wochen unterbrochen, beginnt die Drei­monats­frist neu. Gar keine Frist greift, wenn es keinen ersten Arbeits­ort gibt.

Wenn die Pauschale nicht reicht

Sind Sie mit Ihrem Auto beruflich auswärts viel unterwegs? Dann lohnt es häufig, die tatsäch­lichen Kosten für Ihr Auto abzu­rechnen. Sie sind meist viel höher als die 30 Cent ­Reise­kostenpauschale je Kilo­meter.

Tatsäch­liche Reise­kosten abrechnen – so gehts

  • Für einen repräsentativen Zeitraum notieren Sie am Anfang und am Ende den Kilo­meter­stand. Im Zweifel nehmen Sie als Zeitraum ein ganzes Jahr.
  • Halten Sie für diese Zeit alle Pkw-Kosten fest (etwa Kraft­stoff, Auto­wäsche und Auto­pflege, Inspektionen, Reparaturen und Abschreibungs­raten). Neuwagen werden in der Regel auf sechs Jahre abge­schrieben, bei Gebraucht­wagen ist die Abschreibung entsprechend kürzer.
  • Teilen Sie diese Kosten durch die gefahrenen Kilo­meter. Das Ergebnis sind die Kosten je gefahrenem ­Kilo­meter, die Sie mit den beruf­lichen Fahr­kilometern multiplizieren.

Beispiel: Angenommen, Sie fahren beruflich und privat 2021 mit dem Auto 20 000 Kilo­meter. Die Kosten für den Wagen betragen 13 000 Euro: 9 300 Euro Abschreibung, 2 200 Euro für Sprit und Pflege, 1 500 Euro für Inspektion und Reparatur. Dann ­kostet jeder Fahr­kilometer 65 Cent: 13 000 Euro geteilt durch 20 000 Kilo­meter. Beträgt der Anteil für beruf­liche Auswärts­termine von den 20 000 Kilo­metern 4 000 Kilo­meter, können Sie 2 600 Euro als Reise­kosten absetzen (4 000 Kilo­meter × 65 Cent). Mit der 30-Cent-Pauschale wären es nur 1 200 Euro: 4 000 km × 30 Cent).

Tipp: Will die Behörde als Nach­weis ein Fahrten­buch, sollten Sie sich dagegen wehren. Denn es ist gar keins nötig, nur um den Kilo­meter­satz für Ihr Auto zu ermitteln. Ihre beruflichen Fahrten weisen Sie – falls das Finanz­amt das anfordert – anhand anderer Belege nach wie mit einer Beschei­nigung vom Arbeit­geber.

Ohne erste Arbeits­stätte? Immer die Verpflegungs­pauschale!

Richtig viel Steuern sparen können Arbeit­nehmer, die keine erste Tätig­keits­stätte haben, zum Beispiel Monteure oder Busfahrer.

Steuer­regel. Ohne erste Arbeits­stätte muss das Finanz­amt Reise­kosten akzeptieren: Jeder Fahr­kilometer mit dem eigenen Auto zum Einsatz­ort und wieder zurück bringt pauschal 30 Cent. Alternativ oder ergänzend zählen die Ticket­kosten. Zudem gibt es die Verpflegungs­pauschale für unbe­grenzte Zeit.

Ausnahme. Für Fahrten von daheim zu einem vom Arbeit­geber fest­gelegten Sammel­punkt (etwa ein Busdepot oder der Firmensitz) sowie für Fahrten zu einem weit­räumigen Tätig­keits­gebiet (wie bei Hafen­arbeitern oder Förs­tern) lässt sich nur die Pend­lerpauschale abrechnen.

Tipp: Notieren Sie sich im Laufe des Jahres, wie lange Sie jeweils am Einsatz­ort sind. Sind Sie an einem Tag mehr als acht Stunden von daheim abwesend, setzen Sie 14 Euro Verpflegungs­pauschale ab.

Mit diesen Posten können Sie ebenfalls sparen

Weiterbildung: Fahrt­kosten, Verpflegung, Über­nachtung

Bei Fort­bildungen außer­halb des Betriebs setzen Mitarbeite­rinnen und Mitarbeiter sämtliche Fahrt­kosten an. Auch Über­nachtungs- und Verpflegungs­kosten zählen mit.

Ausnahme: Sie absol­vieren eine Voll­zeit­ausbildung, etwa eine tägliche Meisterschule. Dann zählt der Veranstaltungs­ort als erste Tätig­keits­stätte, und nur die Pend­lerpauschale gilt. Wer befristet zur Probe arbeitet, kann in der Steuererklärung ebenfalls nur die Pend­lerpauschale für die einfache Wegstrecke bean­spruchen.

Master­studenten im Ausland: Reise­kosten abrechnen

Studierende im Auslands­semester, die schon einen Berufs­abschluss wie den Bachelor haben, sollten ihre Kosten für Unterkunft und Verpflegung beim Finanz­amt geltend machen. Das bringt ihnen später Steuer­abzug, wenn sie verdienen und Steuern zahlen müssen (BFH, Az. VI R 3/18).

Steuer­regel. Wer eine Ausbildung abge­schlossen hat, rechnet die Kosten für die ­Unterkünfte während der Auslands­semester und die Verpflegungs­pauschalen in der ­Anlage N zur Steuererklärung ab. Diese zählen als vorweggenom­mene Werbungs­kosten, wenn die Hoch­schule in Deutsch­land ihre erste Tätig­keits­stätte ist. Für Wege von daheim zur Uni in Deutsch­land gibt es aber nur die Pend­lerpauschale (BFH, Az. VI R 24/18).

Tipp: Falls Sie noch keinen Berufs­abschluss haben, sollten Sie besser das Auslands­semester ins Master­studium verschieben. Während des Zweitstudiums zählen alle Studien­kosten als Werbungskosten.

Arzt­kosten können Werbungs­kosten sein

Auf dem Arbeitsweg gab es einen Unfall? Dadurch entstandene Kosten, die weder vom Arbeit­geber noch von einer Versicherung erstattet werden, zählen zusätzlich (BMF-Schreiben vom 31.10.2013, Entfernungs­pauschale). Auch die Ausgaben für ärzt­liche Behand­lungen können als Werbungs­kosten abge­rechnet werden. Diese Krank­heits­kosten sind nicht durch die Pend­lerpauschale für Wege zur ersten Tätig­keits­stätte abge­golten. Das hat der Bundes­finanzhof (BFH) gegen das Finanz­amt und ein Urteil des Finanz­gerichts Baden-Württem­berg ­entschieden (Az. VI R 8/18).

In diesen Fällen lohnt ein Einspruch

Nicht immer ist klar, was die erste Tätig­keitsstätte ist. Das führt oft zu Streit mit dem ­Finanz­amt. Der Bundes­finanzhof (BFH) hat kürzlich für Klarheit gesorgt. Nun steht fest: Selbst ein Arbeits­ort, an dem der Arbeitnehmer nur kurz etwas erledigt, kann eine erste Tätig­keits­stätte sein.

Steuer­regel. Ist der erste Arbeits­ort dauer­haft derselbe und räumlich fixiert, gibt es immer nur die Pend­lerpauschale und keine Reise­kosten, auch keine Verpflegungs­pauschale.

Der erste Arbeits­ort kann

  • beim Arbeit­geber sein oder bei einem verbundenen Unternehmen oder einem vom Arbeit­geber bestimmten Dritten – etwa einem Kunden,
  • ein Betriebs­gelände sein, ein Bahnhof oder Flughafen (BFH, Az. VI R 40/16 und VI R 12/17) – aber kein Flugzeug und nicht die Bahn.

Darauf kommt es an

Es genügt, wenn ­Arbeitnehmer am ersten Arbeits­ort nur in ­geringem Umfang etwas erledigen müssen. Es kommt hierbei nicht – wie früher – auf den Schwer­punkt der Tätig­keit an.

Das stellte der Bundes­finanzhof (BFH) etwa für einen Streifen­polizisten und eine Pilotin klar. Ihr erster Arbeits­ort ist an ihren Dienst­stellen, auch wenn sie meist auswärts im Einsatz sind (BMF-Schreiben vom 25. November 2020, Az. IV C 5 – S 2353/19/10011:006).

In diesen Fällen hat der BFH noch nicht entschieden

Ob das Ordnungs­amt die erste Arbeits­stätte für einen Mitarbeiter ist, der sich meist im Außen­dienst befindet, ist noch offen (Az. VI R 9/19). Zudem müssen die obersten Finanz­richter klären, ob der Sammel­punkt ein erster Arbeits­ort ist, wenn der Pendler ihn nicht an sämtlichen Arbeits­tagen aufsucht (Az. VI R 14/19).

Home­office keine erste Tätig­keits­stätte

Klar ist, dass das Home­office kein erster ­Arbeits­ort sein kann. Anders ist es nur, wenn der Arbeit­geber das Büro für seinen Mitar­beiter anmietet und so über die Nutzung entscheidend bestimmen kann. Das haben die Richter vom Bundes­finanzhof kürzlich entschieden (Az. VI R 35/18).

Tipp: Arbeiten Sie an mehreren Einsatz­orten, etwa in mehreren Filialen, sollte Ihr Arbeit­geber eine davon als Ihre erste Tätig­keits­stätte im Arbeits­vertrag, Protokoll oder Einsatz­plan fest­legen (BFH, Az. VI R 40/16 und VI R 27/17). Das sollte die sein, mit der die Gesamt­rech­nung für alle Einsatz­orte am güns­tigsten ausfällt. Die erste Tätig­keits­stätte muss nicht der Stand­ort sein, an dem Sie am häufigsten sind.

Leih­arbeitnehmer: Häufig Streit um Reise­kosten

Zoff mit dem Finanz­amt haben oft Leih­arbeitnehmer, die durch­gehend in demselben Betrieb des Entleihers arbeiten. Nach Auffassung der Finanzbehörden sollen sie nur die Pend­lerpauschale für ihren Arbeitsweg statt ihre höheren Reise­kosten dorthin absetzen dürfen. Doch das ist höchst strittig.

Steuer­regel. Leih­arbeitnehmer und in Zeit­arbeit Beschäftigte können in der Regel immer Reise­kosten abrechnen, weil sie keine ­erste Arbeits­stätte haben. Grund: Entleiherfirma oder Zeit­arbeits­firma sind kein dauer­hafter Arbeits­ort.

Ausnahme. Laut der Finanz­verwaltung gilt der Entleiher als erste Tätig­keits­stätte, wenn Beschäftigte dort

  • für die gesamte Zeit des Arbeits­verhält­nisses oder
  • länger als 48 Monate oder
  • unbe­fristet tätig sind.

Dann will die Behörde für den Arbeitsweg zum Entleiher nur die Pend­lerpauschale für den einfachen Arbeitsweg akzeptieren und nicht die Reise­kostenpauschale von 30 Cent für den Hin- und Rückweg.

BFH entscheidet. Dagegen hat sich ein Zeit­arbeiter gewehrt. Doch das Nieder­sächsische Finanzge­richt folgte der Meinung des Finanz­amts und ­erkannte nur die Pend­lerpauschale für die einfache Entfernung als Wege­kosten an (Az. 1 K 382/16). Nun muss der Bundes­finanzhof urteilen (Az. VI R 32/20).

Tipp: Lehnt das Finanz­amt Ihre Reise­kosten ab, weil Sie unbe­fristet in einer Zeit­arbeits­firma arbeiten, sollten Sie Einspruch dagegen einlegen und auf das BFH-Verfahren Az. VI R 32/20 verweisen. Begründen Sie, dass Sie Reise­kosten für Ihre Fahrten zur Arbeit geltend machen können, weil die Zeit­arbeits­firma mit dem Entleiher eine befristete Tätig­keit vereinbart hat. Bitten Sie zugleich um Ruhen des Verfahrens nach Paragraf 363 Absatz 2 Satz 2 der Abgaben­ordnung bis zur Entscheidung der obersten Finanz­richter.

So planen Sie Ihr nächstes Steuer­jahr

Berufliches und Privates trennen. Sie planen eine Dienst­reise und wollen diese zum Beispiel mit dem Besuch eines Freundes verknüpfen? Grenzen Sie berufliche und private Reis­etage möglichst voneinander ab. So lässt sich leichter ermitteln, welche Kosten beruflich veranlasst sind und damit einen Steuer­vorteil bringen.

Erste Tätig­keits­stätte fest­legen. Wenn Sie mehrere Einsatz­orte haben, bitten Sie Ihren Chef, eine erste Tätig­keits­stätte für Sie fest­zulegen. Das kann der Firmensitz oder die Filiale sein, aber auch eine Tochterfirma, ein ausgelagerter Unter­nehmens­bereich oder ein Arbeits­platz beim Kunden. Wie oft Sie dort arbeiten, spielt keine Rolle. Das häusliche Arbeits­zimmer gilt hier nicht als erste Tätig­keits­stätte.

Schriftlich dokumentieren. Die Fest­legung muss der Chef eindeutig im Arbeits­vertrag, Protokoll oder Einsatz­plan dokumentieren. Bei Arbeitnehmern ohne erste Tätig­keits­stätte wie Busfahrer oder Hand­werker sollte Ihr Chef ausdrück­lich fest­legen, dass der im Arbeits­vertrag genannte Arbeits­ort keine Fest­legung einer ersten Tätig­keits­stätte darstellt.

Dieses Special wird regel­mäßig aktualisiert. Jüngstes Update: 12. August 2021.

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