Mit einem Tablet oder dem neuesten Smartphone Steuern sparen? Das geht. Arbeitnehmer müssen dafür nur die überwiegend berufliche Nutzung belegen. Etwa weil sie nach Feierabend noch E-Mails beantworten, beruflich telefonieren oder einen Tag pro Woche im Home-Office arbeiten. Was sie dabei für den Job benötigen und selbst zahlen, können sie als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung absetzen.
Arbeitsmittel absetzen – das Wichtigste in Kürze
Typische Arbeitsmittel. Smartphone, USB-Stick, Druckerpapier: Was Arbeitnehmer für ihren Job benötigen und selbst zahlen, können sie beim Finanzamt abrechnen. Aktentaschen, Pilotenkoffer, Computer, Drucker, Schreibtisch, Bücherregale, Fachliteratur oder Berufskleidung wie Uniform oder Arztkittel sind als Arbeitsmittel absetzbar. Das gilt auch für Büromaterial.
Berufliche Nutzung. Für die Anerkennung der gesamten Kosten ist entscheidend, dass die angegebenen Arbeitsmittel überwiegend – zu mindestens 90 Prozent – beruflich genutzt werden.
Gemischte Nutzung. Beim Kauf von Computer, Smartphone oder Telefon erkennt das Finanzamt sowohl eine private als auch eine berufliche Nutzung an. Anteilig können Kosten abgerechnet werden, wenn die Geräte zu mehr als 10 Prozent privat genutzt werden.
Sofort absetzen oder abschreiben? Wer sich neue Arbeitsmittel angeschafft hat, kann den kompletten Kaufpreis sofort im Jahr des Kaufes in der Steuererklärung ansetzen, wenn der Kaufpreis nicht mehr 800 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer beträgt - somit 952 Euro bei 19 Prozent Mehrwertsteuer. Bis 2017 lag diese Grenze noch bei 487,90 Euro brutto. Teurere Arbeitsmittel müssen über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben werden.
Belege aufheben. Auch wenn seit der Steuererklärung 2017 keine Belege mehr mitgeschickt werden müssen, kann das Finanzamt diese bei Klärungsbedarf nachfordern. Heben Sie deshalb alle Rechnungen und Quittungen gut auf.
Alle Details zur Steuererklärung. Arbeitsmittel sind nicht alles. Im Ratgeber Steuern von Finanztest finden Sie alles, was Sie wissen müssen. Hier lesen Sie auch, wie Sie die Kosten für Arbeitsmittel korrekt in die Steuererklärung eintragen.
Tipp: Ein häusliches Arbeitszimmer leisten sich viele Angestellte. Nicht jeder Angestellte kann sein Heimbüro auch steuerlich geltend machen. Die Steuerexperten der Stiftung Warentest erklären, worauf Sie achten müssen.
Mit weiteren Arbeitsmitteln die Pauschale knacken
Ausgaben für den Job berücksichtigt das Finanzamt bei Arbeitnehmern ohnehin pauschal mit 1 000 Euro Werbungskosten – selbst wenn sie gar keine Ausgaben hatten. Das ist die sogenannte Arbeitnehmerpauschale. Übersteigen die Aufwendungen aber diese Pauschale für Arbeitsmittel, bringt jeder zusätzliche Euro einen weiteren Steuervorteil.
Was sind Arbeitsmittel?
Arbeitsmittel sind kleinere und größere Anschaffungen, die Sie beruflich nutzen – wie Schreibtisch, Notebook, Drucker, Handy, Werkzeuge, Software, Diktiergerät oder Berufsbekleidung. Aber auch Aufwendungen für Arbeitsmittel wie Fachbücher, Schreibbedarf, Druckerpatronen und Aktentaschen können Arbeitenehmer als Werbungskosten abrechnen. Auch laufende Kosten für Internet- und Telefonanschluss zählen.
Während viele Gegenstände eindeutig als Arbeitsmittel gelten können, gibt es bei Berufskleidung häufig Streit mit dem Finanzamt. Keine Probleme gibt es bei typischer Berufskleidung, etwa dem Arztkittel, Schutzkleidung oder Uniformen. Was aber ist dem Anzug eines Bankangestellten? Sobald die Kleidung auch üblicherweise privat getragen werden kann oder eine private Nutzung auch nur möglich ist, wird das Finanzamt den Werbungskostenabzug streichen.
Übrigens: Den Steuerbonus gibt es unabhängig davon, ob Sie die Arbeitsmittel in einem vom Finanzamt anerkannten Arbeitszimmer oder woanders einsetzen.
Tests für häufige Arbeitsmittel
Tests. Mit dem passenden Gerät geht die Arbeit leichter von der Hand. Die Stiftung Warentest prüft daher regelmäßig häufig benutzte Arbeitsmittel wie Laptops, Tablets, Monitore, Drucker und Druckerpatronen, Antivirenprogramme, Smartphones und Festnetztelefone.
Überwiegend berufliche Nutzung entscheidend
Für die Anerkennung der Ausgaben ist entscheidend, dass die angegebenen Arbeitsmittel überwiegend – zu mindestens 90 Prozent – beruflich genutzt werden. Ansonsten streicht sie das Finanzamt ganz. Weniger streng sind die Vorgaben beim Kauf von Computer, Smartphone, Telefon und Anrufbeantworter. Hier erkennt die Finanzverwaltung die anteiligen beruflichen Ausgaben auch an, wenn die Geräte zu mehr als 10 Prozent privat genutzt werden. Sie akzeptiert für einen Computer in der Regel die Hälfte der Anschaffungskosten, wenn die berufliche Nutzung schlüssig begründet wird oder der Chef die Nutzung zu Hause schriftlich bestätigt hat.
Der Steuerabzug ist auch möglich, wenn bisher privat genutzte Gegenstände künftig überwiegend zu beruflichen Zwecken verwenden: Abziehbar ist dann der Restwert des Gegenstands zum Zeitpunkt der sogenannten Umwidmung.
Arbeitsmittel ohne Belege erkennen viele Finanzämter bis insgesamt 110 Euro im Jahr an – einen Rechtsanspruch darauf gibt es aber nicht. Darunter fallen Ausgaben für Kauf, Reinigung oder Reparatur.
Afa-Tabelle – sofort absetzen oder abschreiben?
Die Afa-Tabelle. Haben Sie 2018 Arbeitsmittel gekauft, die jeweils nicht mehr als 800 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer gekostet haben, können Sie den gesamten Rechnungsbetrag sofort absetzen. Das sind 952 Euro bei 19 Prozent Mehrwertsteuersatz. Anders bei Fachliteratur: Auf Bücher fallen statt 19 Prozent nur 7 Prozent Mehrwertsteuer an. Die Grenze liegt also bereits bei 856 Euro. Für Bücher, die zwischen Juli und Dezember 2020 gekauft wurden, gilt ein ermäßigter Mehrwertsteuersatz von 5 Prozent, die Grenze somit bei 840 Euro.
Bis 2017 ließen sich nur Teile sofort absetzen, die nicht mehr als 487,90 Euro inclusive 19 Prozent Mehrwertsteuer gekostet haben. War der Preis höher, müssen Sie Ihre Anschaffungskosten gleichmäßig auf die Jahre der voraussichtlichen Nutzung verteilen und dürfen nur die jeweilige Jahresrate abziehen. Im Jahr der Anschaffung muss die Abschreibung monatsgenau erfolgen.
Einen Anhaltspunkt, wie lang die gewöhnliche Nutzungsdauer ist, bietet die amtliche AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums (Absetzung für Abnutzung-Tabelle). Sie dient der Vereinfachung, ist aber nicht rechtsverbindlich. Orientierung bietet auch unsere Grafik (siehe unten). Die Afa-Tabelle wurde allerdings seit 2001 nicht angepasst. Einige Werte wie die fünfjährige Abschreibung für Handys scheinen überholt. Grundsätzlich ist daher auch eine kürzere Nutzungsdauer möglich. Diese müssen Sie aber dem Finanzamt gut begründen, etwa weil Sie das neue Gerät wegen bestimmter technischer Neuerungen brauchen.
Abrechnung im Paket oder einzeln. Funktionieren technische Geräte nur gemeinsam, wie eine Computeranlage samt Rechner, Monitor, Tastatur und Software, zählen sie steuerlich als Einheit. Das heißt, Sie dürfen die Ausgaben nur im Paket als Werbungskosten abrechnen. Kombigeräte wie Drucker oder Beamer, die auch ohne Computer funktionieren, muss das Finanzamt einzeln anerkennen. Verbrauchsmaterialien wie Druckerpapier können Sie immer separat abziehen.
Telefonkosten absetzen. Nutzen Sie Ihren Privatanschluss (Telefon, Internet, Fax) für den Job, weisen Sie die Kosten mit einer repräsentativ über drei Monate geführten Liste nach. Erfassen Sie darin den beruflichen Kontakt mit Namen, Telefonnummer, Grund und Dauer des beruflichen Telefonats oder der Internetrecherche.
So schreiben Sie Arbeitsmittel richtig ab
Beispiel: Marketingexpertin Jana Specht hat sich im Mai 2018 für 1 080 Euro einen neuen PC mit Monitor und Tastatur gekauft. Die Anlage nutzt sie zu Hause für ihren Job. Dafür gilt laut Afa-Tabelle eine Abschreibungsdauer von drei Jahren. Für ein volles Kalenderjahr kann Specht somit 360 Euro geltend machen. 2018 ist die Abschreibung allerdings niedriger, da sie die Geräte erst im Mai gekauft hat. Für die acht Monate bis Jahresende rechnet sie somit nur 240 Euro ab (8/12 von 360 Euro).
Wenn sie im Januar 2019 ein neues Softwarepaket für 500 Euro inklusive Mehrwertsteuer erwirbt, muss sie ihre Abschreibungsraten neu berechnen. Denn Software und Rechner bilden steuerlich eine Einheit. Deshalb ermittelt sie zunächst den Restwert der PC-Anlage, indem sie vom ursprünglichen Preis (1 080 Euro) die bisherigen Abschreibungen (240 Euro) abzieht. Zum Restwert von 840 Euro addiert sie dann die 500 Euro für die Software. Daraus ergeben sich für 2019 Anschaffungskosten von 1 340 Euro. Diese Summe muss Specht auf die restliche Nutzungsdauer von 28 Monaten (2 Jahre plus 4 Monate) verteilen: Für die Jahre 2019 und 2020 kann sie je 575 Euro abschreiben, für 2021 den Restbetrag von 190 Euro.
Telefonrechnung richtig absetzen
Beispiel: Lebensmitteltechnologe Klaus Stroh kann mit seinem Verbindungsnachweis und einer Liste über seine Internetrecherchen belegen, dass er seinen privaten Anschluss zu 25 Prozent beruflich genutzt hat. 2018 hat er für die Telefon- und Internetflatrate 480 Euro (40 Euro pro Monat) gezahlt. Er kann rund 25 Prozent davon als Werbungskosten abrechnen – 120 Euro. Ohne Einzelnachweis würde das Finanzamt für Stroh mit einer Pauschale rechnen und 20 Prozent der Gebühren ansetzen. Die Pauschale wendet das Finanzamt bei Jobs an, in denen dienstliche Gespräche vom Privatanschluss üblich sind. Für Stroh ergäben sich so nur 96 Euro Werbungskosten (20 Prozent von 480 Euro) im Jahr.
In diesen Fällen lohnt sich ein Einspruch
Hat das Finanzamt den Abzug Ihrer Arbeitsmittel gestrichen? Sie können Ihre Kosten nachweisen, indem Sie innerhalb eines Monats Einspruch gegen Ihren Steuerbescheid einlegen. Seit der Jahresabrechnung 2017 müssen Sie keine Belege von sich aus der Steuererklärung beifügen. Sämtliche Belege können die Finanzbeamten aber bei Bedarf nach wie vor anfordern. Für den Fall, dass Ihr Finanzamt Rückfragen hat oder Sie Einspruch einlegen möchten, sollten Sie aber Rechnungen und Nachweise der beruflichen Nutzung weiterhin wie bisher aufbewahren.
Planen Sie das nächste Steuerjahr
Planen Sie eine berufliche Auszeit, etwa für Umschulung oder Elternzeit? Auch in solchen Phasen können Sie Kosten für Arbeitsmittel absetzen – wenn Sie die Zeit nutzen, um sich zu Hause weiterzubilden.
