Werbungs­kosten - So setzen Sie Arbeits­mittel ab

Mit einem Tablet oder dem neuesten Smartphone Steuern sparen? Das geht, sofern die Geräte über­wiegend beruflich genutzt werden. test.de sagt, welche Regeln gelten.

Arbeits­mittel absetzen – das Wichtigste in Kürze

Typische Arbeits­mittel. Smartphone, USB-Stick, Drucker­patrone: Was Arbeitnehmer für ihren Job benötigen und selbst zahlen, können sie beim Finanz­amt abrechnen. Aktentaschen, Pilotenkoffer, Computer, Drucker, Schreibtisch, Bücher­regale, Fach­literatur oder Berufs­kleidung wie Uniform oder Arzt­kittel sind als Arbeits­mittel absetz­bar. Das gilt auch für Büromaterial.

Berufliche Nutzung. Für die Anerkennung der gesamten Kosten ist entscheidend, dass die angegebenen Arbeits­mittel über­wiegend – zu mindestens 90 Prozent – beruflich genutzt werden.

Gemischte Nutzung. Beim Kauf von Computer, Smartphone oder Telefon erkennt das Finanz­amt sowohl eine private als auch eine berufliche Nutzung an. Anteilig können Kosten abge­rechnet werden, wenn die Geräte zu mehr als 10 Prozent privat genutzt werden.

Sofort absetzen oder abschreiben? Wer sich ein neues Arbeits­mittel anschafft, kann den Gegen­stand sofort im Jahr des Kaufes in der Steuererklärung geltend machen, wenn der Kauf­preis nicht mehr 800 Euro zuzüglich Mehr­wert­steuer beträgt – somit 952 Euro bei 19 Prozent Mehr­wert­steuer. Teurere Arbeits­mittel müssen über ihre voraus­sicht­liche Nutzungs­dauer verteilt abge­schrieben werden.

Belege aufheben. Auch wenn seit der Steuererklärung 2017 keine Belege mehr mitgeschickt werden müssen, kann das Finanz­amt diese bei Klärungs­bedarf nach­fordern. Heben Sie deshalb alle Rechnungen und Quittungen gut auf, bis der Steuerfall endgültig abge­schlossen ist. Welche Fristen gelten, zeigt unser Special Dokumente aufbewahren.

Alle Details zur Steuererklärung. Arbeits­mittel sind nicht alles. Im Ratgeber Steuern von Finanztest finden Sie alles, was Sie wissen müssen. Hier lesen Sie auch, wie Sie die Kosten für Arbeits­mittel korrekt in die Steuererklärung eintragen.

Tipp: Ein häusliches Arbeitszimmer leisten sich viele Angestellte. Aber nicht jeder Angestellte kann sein Heimbüro auch steuerlich geltend machen. Die Steuer­experten der Stiftung Warentest erklären, worauf Sie achten müssen.

Mit weiteren Arbeits­mitteln die Pauschale knacken

Ausgaben für den Job berück­sichtigt das Finanz­amt bei Arbeitnehmern ohnehin pauschal mit 1 000 Euro Werbungs­kosten – selbst wenn sie gar keine Ausgaben hatten. Das ist die sogenannte Arbeitnehmerpauschale. Über­steigen die beruflichen Aufwendungen aber diese Schwelle, bringt jeder zusätzliche Euro einen weiteren Steuer­vorteil. Es lohnt sich also, alle Jobkosten in der Steuererklärung aufzulisten.

Was sind Arbeits­mittel?

Arbeits­mittel sind kleinere und größere Anschaffungen, die Sie beruflich nutzen – wie Schreibtisch, Notebook, Handy, Werk­zeuge, Software, Diktiergerät oder Berufs­bekleidung. Aber auch Aufwendungen für Arbeits­mittel wie Fachbücher, Schreibbedarf, Drucker­patronen und Aktentaschen können Arbeitnehmer als Werbungs­kosten abrechnen. Auch laufende Kosten für Internet- und Telefon­anschluss zählen.

Während viele Gegen­stände eindeutig als Arbeits­mittel gelten können, gibt es bei Berufs­kleidung häufig Streit mit dem Finanz­amt. Keine Probleme gibt es bei typischer Berufskleidung, etwa dem Arzt­kittel, Schutz­kleidung oder Uniformen. Was aber ist mit dem Anzug eines Bank­angestellten? Sobald die Kleidung auch üblicher­weise privat getragen werden kann oder eine private Nutzung auch nur möglich ist, wird das Finanz­amt den Werbungs­kosten­abzug streichen.

Übrigens: Den Steuerbonus gibt es unabhängig davon, ob Sie die Arbeits­mittel in einem vom Finanz­amt anerkannten Arbeits­zimmer oder woanders einsetzen.

Tests für häufige Arbeits­mittel

Tests. Mit dem passenden Gerät geht die Arbeit leichter von der Hand. Die Stiftung Warentest prüft daher regel­mäßig häufig benutzte Arbeits­mittel wie Laptops, Tablets, Monitore, Drucker und Druckerpatronen, Antivirenprogramme, Smartphones und Festnetztelefone.

Über­wiegend berufliche Nutzung entscheidend

Für die Anerkennung der Ausgaben ist entscheidend, dass die angegebenen Arbeits­mittel über­wiegend – zu mindestens 90 Prozent – beruflich genutzt werden. Ansonsten streicht sie das Finanz­amt ganz. Weniger streng sind die Vorgaben beim Kauf von Computer, Smartphone, Telefon und Anruf­beant­worter. Hier erkennt die Finanz­verwaltung die anteiligen beruflichen Ausgaben auch an, wenn die Geräte zu mehr als 10 Prozent privat genutzt werden. Sie akzeptiert für einen Computer in der Regel die Hälfte der Anschaffungs­kosten, wenn die berufliche Nutzung schlüssig begründet wird oder der Chef die Nutzung zu Hause schriftlich bestätigt hat.

Der Steuer­abzug ist auch möglich, wenn Sie bisher privat genutzte Gegen­stände künftig über­wiegend zu beruflichen Zwecken verwenden: Abzieh­bar ist dann der Rest­wert des Gegen­stands zum Zeit­punkt der sogenannten Umwidmung.

Arbeits­mittel ohne Belege erkennen viele Finanz­ämter bis insgesamt 110 Euro im Jahr an – einen Rechts­anspruch darauf gibt es aber nicht. Darunter fallen Ausgaben für Kauf, Reinigung oder Reparatur.

Bis 800 Euro netto sofort absetzen

Sie können ein Arbeits­mittel direkt in der Steuererklärung des Kauf­jahres absetzen, wenn es maximal 800 Euro zuzüglich Mehr­wert­steuer gekostet hat. Das sind bei einem Mehr­wert­steu­ersatz von 19 Prozent 952 Euro. Anders bei Fach­literatur: Auf Bücher fallen statt 19 Prozent nur 7 Prozent Mehr­wert­steuer an. Die Grenze liegt hier bereits bei 856 Euro. Bis 2017 ließen sich nur Teile sofort absetzen, die nicht mehr als 410 Euro zuzüglich Mehr­wert­steuer gekostet haben.

Achtung: Zwischen Juli und Dezember 2020 galten ermäßigte Mehr­wert­steuersätze, um die Belastungen der Corona-Pademie abzu­mildern. Der allgemeine Satz sank auf 16 Prozent. Für Bücher galt ein ermäßigter Mehr­wert­steu­ersatz von 5 Prozent. Schauen Sie auf die Rechnung, ob der Händler die Steuersenkung weiterge­geben hat. Wenn ja, erhalten Sie den Sofort­abzug nur für Arbeits­mittel bis 928 Euro brutto beziehungs­weise bei Büchern 840 Euro brutto.

Teure Arbeits­mittel über Nutzungs­dauer abschreiben

Lag der Preis Ihres Arbeits­mittels über 800 Euro netto, müssen Sie die Anschaffungs­kosten gleich­mäßig auf die Jahre der voraus­sicht­lichen Nutzung verteilen und dürfen nur die jeweilige Jahres­rate abziehen. Im Jahr der Anschaffung muss die Abschreibung monats­genau erfolgen.

Einen Anhalts­punkt, wie lang die gewöhnliche Nutzungs­dauer ist, bietet die amtliche AfA-Tabelle des Bundes­finanz­ministeriums (Absetzung für Abnutzung-Tabelle). Sie dient der Vereinfachung, ist aber nicht rechts­verbindlich. Die Afa-Tabelle wurde allerdings seit 2001 nicht angepasst. Einige Werte wie die fünf­jährige Abschreibung für Handys scheinen über­holt. Grund­sätzlich ist daher auch eine kürzere Nutzungs­dauer möglich. Diese müssen Sie aber dem Finanz­amt gut begründen, etwa weil Sie das neue Gerät wegen bestimmter tech­nischer Neuerungen brauchen.

Abrechnung im Paket oder einzeln. Funk­tionieren tech­nische Geräte nur gemein­sam, wie eine Computer­anlage bestehend aus Rechner, Monitor, Tastatur und Software, zählen sie steuerlich als Einheit. Das heißt, Sie dürfen die Ausgaben nur im Paket als Werbungs­kosten abrechnen und müssen den Rechnungs­betrag aufteilen, wenn dieser über 800 Euro netto lag. Kombigeräte wie Drucker oder Beamer, die auch ohne Computer funk­tionieren, muss das Finanz­amt einzeln anerkennen. Verbrauchs­materialien wie Drucker­papier oder -patronen können Sie immer separat abziehen.

Digitale Wirt­schafts­güter. Ab dem Steuer­jahr 2021 verkürzt sich die Nutzungs­dauer von digitalen Wirt­schafts­gütern auf ein Jahr (BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021, Nutzungsdauer von Computerhardware). Begüns­tigt ist Computerhardware wie Stand- und Desktop-Computer, Notebooks, Tablets, Work- und Docking­stations, externe Speicher- und Daten­ver­arbeitungs­geräte und Netz­teile. Für erforderliche Betriebs- und Anwender­software verkürzt sich die Nutzungs­dauer ebenfalls auf ein Jahr. Die neue Regel umfasst zudem externe Speicher, Eingabegeräte wie Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon und Head­set sowie Ausgabegeräte, etwa Beamer, Laut­sprecher, Monitore und Drucker. Smartphones fallen allerdings raus.

Tipp: Wenn Sie noch digitale Geräte abschreiben, die Sie vor 2021 ange­schafft haben, machen Sie in der Steuererklärung für 2021 den Rest­wert auf einen Schlag geltend.

So schreiben Sie Arbeits­mittel richtig ab

Beispiel: Marketing­expertin Jana Specht hat sich im Mai 2018 für 1 080 Euro einen neuen PC mit Monitor und Tastatur gekauft. Die Anlage nutzt sie zu Hause für ihren Job. Dafür gilt laut Afa-Tabelle eine Abschreibungs­dauer von drei Jahren. Für ein volles Kalender­jahr kann Specht somit 360 Euro geltend machen. 2018 ist die Abschreibung allerdings nied­riger, da sie die Geräte erst im Mai gekauft hat. Für die acht Monate bis Jahres­ende rechnet sie somit nur 240 Euro ab (8/12 von 360 Euro).

Wenn sie im Januar 2019 ein neues Software­paket für 500 Euro inklusive Mehr­wert­steuer erworben hat, muss sie ihre Abschreibungs­raten neu berechnen. Denn Software und Rechner bilden steuerlich eine Einheit. Deshalb ermittelt sie zunächst den Rest­wert der PC-Anlage, indem sie vom ursprüng­lichen Preis (1 080 Euro) die bisherigen Abschrei­bungen (240 Euro) abzieht. Zum Rest­wert von 840 Euro addiert sie dann die 500 Euro für die Software. Daraus ergeben sich für 2019 Anschaffungs­kosten von 1 340 Euro. Diese Summe muss Specht auf die restliche Nutzungs­dauer von 28 Monaten (2 Jahre plus 4 Monate) verteilen: Für die Jahre 2019 und 2020 kann sie je 575 Euro abschreiben, für 2021 den Rest­betrag von 190 Euro.

Telefon­rechnung richtig absetzen

Wenn Sie Ihren Privat­anschluss (Telefon, Internet, Fax) für den Job nutzen, sollten Sie die Kosten mit einer repräsentativ über drei Monate geführten Liste nach­weisen. Erfassen Sie darin den beruflichen Kontakt mit Namen, Telefon­nummer, Grund und Dauer des beruflichen Telefonats oder der Internetrecherche.

Beispiel: Lebens­mittel­technologe Klaus Stroh kann mit seinem Verbindungs­nach­weis und einer Liste über seine Internetrecherchen belegen, dass er seinen privaten Anschluss zu 25 Prozent beruflich genutzt hat. 2018 hat er für die Telefon- und Internetflatrate 480 Euro (40 Euro pro Monat) gezahlt. Er kann rund 25 Prozent davon als Werbungs­kosten abrechnen – 120 Euro. Ohne Einzeln­achweis würde das Finanz­amt für Stroh mit einer Pauschale rechnen und 20 Prozent der Gebühren ansetzen. Die Pauschale wendet das Finanz­amt bei Jobs an, in denen dienst­liche Gespräche vom Privat­anschluss üblich sind. Für Stroh ergäben sich so nur 96 Euro Werbungs­kosten (20 Prozent von 480 Euro) im Jahr.

In diesen Fällen lohnt sich ein Einspruch

Hat das Finanz­amt den Abzug Ihrer Arbeits­mittel gestrichen? Sie können Ihre Kosten nach­weisen, indem Sie inner­halb eines Monats Einspruch gegen Ihren Steuer­bescheid einlegen. Seit der Jahres­abrechnung 2017 müssen Sie keine Belege von sich aus der Steuererklärung beifügen. Sämtliche Belege können die Finanz­beamten aber bei Bedarf nach wie vor anfordern. Für den Fall, dass Ihr Finanz­amt Rück­fragen hat oder Sie Einspruch einlegen möchten, sollten Sie aber Rechnungen und Nach­weise der beruflichen Nutzung weiterhin wie bisher aufbewahren.

Planen Sie das nächste Steuer­jahr

Planen Sie eine berufliche Auszeit, etwa für Umschulung oder Elternzeit? Auch in solchen Phasen können Sie Kosten für Arbeits­mittel absetzen – wenn Sie die Zeit nutzen, um sich zu Hause weiterzubilden.

Dieses Special wird regel­mäßig aktualisierte. Jüngstes Update: 26. März 2021.

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