Werbungs­kosten So setzen Sie Arbeits­mittel ab

Werbungs­kosten - So setzen Sie Arbeits­mittel ab
Preisrabatt per Finanz­amt. Die Kosten für Computer und andere digitale Geräte lassen sich bei beruflicher Nutzung absetzen. © Getty Images / iStockphoto

Mit einem Tablet oder dem neuesten Smartphone Steuern sparen? Das geht, sofern die Geräte über­wiegend beruflich genutzt werden. test.de sagt, welche Regeln gelten.

Arbeits­mittel absetzen – das Wichtigste in Kürze

Typische Arbeits­mittel.
Smartphone, USB-Stick, Drucker­patrone: Was Arbeitnehmer für ihren Job benötigen und selbst zahlen, können sie beim Finanz­amt abrechnen. Aktentaschen, Pilotenkoffer, Computer, Drucker, Schreibtisch, Bücher­regale, Fach­literatur oder Berufs­kleidung wie Uniform oder Arzt­kittel sind als Arbeits­mittel absetz­bar. Das gilt auch für Büromaterial.
Berufliche Nutzung.
Für die Anerkennung der gesamten Kosten ist entscheidend, dass die angegebenen Arbeits­mittel über­wiegend – zu mindestens 90 Prozent – beruflich genutzt werden.
Gemischte Nutzung.
Beim Kauf von Computer, Smartphone oder Telefon erkennt das Finanz­amt sowohl eine private als auch eine berufliche Nutzung an. Anteilig können Kosten abge­rechnet werden, wenn die Geräte zu mehr als 10 Prozent privat genutzt werden.
Sofort absetzen oder abschreiben?
Wer sich ein neues Arbeits­mittel anschafft, kann den Gegen­stand sofort im Jahr des Kaufes in der Steuererklärung geltend machen, wenn der Kauf­preis nicht mehr 800 Euro zuzüglich Mehr­wert­steuer beträgt – somit 952 Euro bei 19 Prozent Mehr­wert­steuer. Teurere Arbeits­mittel müssen über ihre voraus­sicht­liche Nutzungs­dauer verteilt abge­schrieben werden. Ausnahme: Digitale Wirt­schafts­güter, etwa Computer, Notebooks, Software oder Computer­zubehör, können ab Steuer­jahr 2021 unabhängig vom Preis voll­ständig geltend gemacht werden. Smartphones fallen allerdings raus.
Belege aufheben.
Auch wenn seit der Steuererklärung 2017 keine Belege mehr mitgeschickt werden müssen, kann das Finanz­amt diese bei Klärungs­bedarf nach­fordern. Heben Sie deshalb alle Rechnungen und Quittungen gut auf, bis der Steuerfall endgültig abge­schlossen ist. Welche Fristen gelten, zeigt unser Special Dokumente aufbewahren.
Alle Details zur Steuererklärung.
Arbeits­mittel sind nicht alles. Im Ratgeber Steuern von Finanztest finden Sie alles, was Sie wissen müssen. Hier lesen Sie auch, wie Sie die Kosten für Arbeits­mittel korrekt in die Steuererklärung eintragen.
Tipp:
Ein häusliches Arbeitszimmer leisten sich viele Angestellte. Aber nicht jeder Angestellte kann sein Heimbüro auch steuerlich geltend machen. Die Steuer­experten der Stiftung Warentest erklären, worauf Sie achten müssen.

Mit weiteren Arbeits­mitteln die Pauschale knacken

Ausgaben für den Job berück­sichtigt das Finanz­amt bei Arbeitnehmern ohnehin pauschal mit 1 000 Euro Werbungs­kosten – selbst wenn sie gar keine Ausgaben hatten. Das ist die sogenannte Arbeitnehmerpauschale. Über­steigen die beruflichen Aufwendungen aber diese Schwelle, bringt jeder zusätzliche Euro einen weiteren Steuer­vorteil. Es lohnt sich also, alle Jobkosten in der Steuererklärung aufzulisten.

Was sind Arbeits­mittel?

Arbeits­mittel sind kleinere und größere Anschaffungen, die Sie beruflich nutzen – wie Schreibtisch, Notebook, Handy, Werk­zeuge, Software, Diktiergerät oder Berufs­bekleidung. Aber auch Aufwendungen für Arbeits­mittel wie Fachbücher, Schreibbedarf, Drucker­patronen und Aktentaschen können Arbeitnehmer als Werbungs­kosten abrechnen. Auch laufende Kosten für Internet- und Telefon­anschluss zählen.

Während viele Gegen­stände eindeutig als Arbeits­mittel gelten können, gibt es bei Berufs­kleidung häufig Streit mit dem Finanz­amt. Keine Probleme gibt es bei typischer Berufskleidung, etwa dem Arzt­kittel, Schutz­kleidung oder Uniformen. Was aber ist mit dem Anzug eines Bank­angestellten? Sobald die Kleidung auch üblicher­weise privat getragen werden kann oder eine private Nutzung auch nur möglich ist, wird das Finanz­amt den Werbungs­kosten­abzug streichen.

Übrigens: Den Steuerbonus gibt es unabhängig davon, ob Sie die Arbeits­mittel in einem vom Finanz­amt anerkannten Arbeits­zimmer oder woanders einsetzen.

Häufige Arbeits­mittel im Test

Mit dem passenden Gerät geht die Arbeit leichter von der Hand. Die Stiftung Warentest prüft daher regel­mäßig häufig benutzte Arbeits­mittel wie Laptops, Tablets, Monitore, Drucker und Druckerpatronen, Antivirenprogramme, Smartphones und Festnetztelefone.

Über­wiegend berufliche Nutzung entscheidend

Für die Anerkennung der Ausgaben ist entscheidend, dass die angegebenen Arbeits­mittel über­wiegend – zu mindestens 90 Prozent – beruflich genutzt werden. Ansonsten streicht sie das Finanz­amt ganz.

Weniger streng sind die Vorgaben beim Kauf von Computer, Smartphone, Telefon und Anruf­beant­worter. Hier erkennt die Finanz­verwaltung die anteiligen beruflichen Ausgaben auch an, wenn die Geräte zu mehr als 10 Prozent privat genutzt werden. Sie akzeptiert für einen Computer in der Regel die Hälfte der Anschaffungs­kosten, wenn die berufliche Nutzung schlüssig begründet wird oder der Chef die Nutzung zu Hause schriftlich bestätigt hat.

Der Steuer­abzug ist auch möglich, wenn Sie bisher privat genutzte Gegen­stände künftig über­wiegend zu beruflichen Zwecken verwenden: Abzieh­bar ist dann der Rest­wert des Gegen­stands zum Zeit­punkt der sogenannten Umwidmung.

Arbeits­mittel ohne Belege erkennen viele Finanz­ämter bis insgesamt 110 Euro im Jahr an – einen Rechts­anspruch darauf gibt es aber nicht. Darunter fallen Ausgaben für Kauf, Reinigung oder Reparatur.

Bis 800 Euro netto sofort absetzen

Sie können ein Arbeits­mittel direkt in der Steuererklärung des Kauf­jahres absetzen, wenn es maximal 800 Euro zuzüglich Mehr­wert­steuer gekostet hat. Das sind bei einem Mehr­wert­steu­ersatz von 19 Prozent 952 Euro. Anders bei Fach­literatur: Auf Bücher fallen statt 19 Prozent nur 7 Prozent Mehr­wert­steuer an. Die Grenze liegt hier bereits bei 856 Euro. Bis 2017 ließen sich nur Teile sofort absetzen, die nicht mehr als 410 Euro zuzüglich Mehr­wert­steuer gekostet haben.

Achtung: Zwischen Juli und Dezember 2020 galten ermäßigte Mehr­wert­steuersätze, um die Belastungen der Corona-Pademie abzu­mildern. Der allgemeine Satz sank auf 16 Prozent. Für Bücher galt ein ermäßigter Mehr­wert­steu­ersatz von 5 Prozent. Schauen Sie auf die Rechnung, ob der Händler die Steuersenkung weiterge­geben hat. Wenn ja, erhalten Sie den Sofort­abzug nur für Arbeits­mittel bis 928 Euro brutto beziehungs­weise bei Büchern 840 Euro brutto.

Teure Arbeits­mittel über Nutzungs­dauer abschreiben

Lag der Preis Ihres Arbeits­mittels über 800 Euro netto, müssen Sie die Anschaffungs­kosten gleich­mäßig auf die Jahre der voraus­sicht­lichen Nutzung verteilen und dürfen nur die jeweilige Jahres­rate abziehen. Im Jahr der Anschaffung muss die Abschreibung monats­genau erfolgen.

Abset­zung für Abnut­zung. Einen Anhalts­punkt, wie lang die gewöhnliche Nutzungs­dauer ist, bietet die amtliche AfA-Tabelle des Bundes­finanz­ministeriums (Absetzung für Abnutzung-Tabelle). Sie dient der Vereinfachung, ist aber nicht rechts­verbindlich. Die Afa-Tabelle wurde allerdings seit 2001 nicht angepasst. Einige Werte wie die fünf­jährige Abschreibung für Handys scheinen über­holt. Grund­sätzlich ist daher auch eine kürzere Nutzungs­dauer möglich. Diese müssen Sie aber dem Finanz­amt gut begründen, etwa weil Sie das neue Gerät wegen bestimmter tech­nischer Neuerungen brauchen.

Abrechnung im Paket oder einzeln. Funk­tionieren tech­nische Geräte nur gemein­sam, wie eine Computer­anlage bestehend aus Rechner, Monitor, Tastatur und Software, zählen sie steuerlich als Einheit. Das heißt, Sie dürfen die Ausgaben nur im Paket als Werbungs­kosten abrechnen und müssen den Rechnungs­betrag aufteilen, wenn dieser über 800 Euro netto lag. Kombigeräte wie Drucker oder Beamer, die auch ohne Computer funk­tionieren, muss das Finanz­amt einzeln anerkennen. Verbrauchs­materialien wie Drucker­papier oder -patronen können Sie immer separat abziehen.

Digitale Wirt­schafts­güter. Ab dem Steuer­jahr 2021 verkürzt sich die Nutzungs­dauer von digitalen Wirt­schafts­gütern auf ein Jahr (BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021, Nutzungsdauer von Computerhardware). Begüns­tigt ist Computerhardware wie Stand- und Desktop-Computer, Notebooks, Tablets, Work- und Docking­stations, externe Speicher- und Daten­ver­arbeitungs­geräte und Netz­teile. Für erforderliche Betriebs- und Anwender­software verkürzt sich die Nutzungs­dauer ebenfalls auf ein Jahr. Die neue Regel umfasst zudem externe Speicher, Eingabegeräte wie Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon und Head­set sowie Ausgabegeräte, etwa Beamer, Laut­sprecher, Monitore und Drucker. Smartphones fallen allerdings raus.

Tipp: Wenn Sie noch digitale Geräte abschreiben, die Sie vor 2021 ange­schafft haben, machen Sie in der Steuererklärung für 2021 den Rest­wert auf einen Schlag geltend.

So schreiben Sie Arbeits­mittel richtig ab

Beispiel: Marketing­expertin Jana Specht hat sich im Mai 2018 für 1 080 Euro einen neuen PC mit Monitor und Tastatur gekauft. Die Anlage nutzt sie zu Hause für ihren Job. Dafür gilt laut Afa-Tabelle eine Abschreibungs­dauer von drei Jahren. Für ein volles Kalender­jahr kann Specht somit 360 Euro geltend machen. 2018 ist die Abschreibung allerdings nied­riger, da sie die Geräte erst im Mai gekauft hat. Für die acht Monate bis Jahres­ende rechnet sie somit nur 240 Euro ab (8/12 von 360 Euro).

Wenn sie im Januar 2019 ein neues Software­paket für 500 Euro inklusive Mehr­wert­steuer erworben hat, muss sie ihre Abschreibungs­raten neu berechnen. Denn Software und Rechner bilden steuerlich eine Einheit. Deshalb ermittelt sie zunächst den Rest­wert der PC-Anlage, indem sie vom ursprüng­lichen Preis (1 080 Euro) die bisherigen Abschrei­bungen (240 Euro) abzieht. Zum Rest­wert von 840 Euro addiert sie dann die 500 Euro für die Software. Daraus ergeben sich für 2019 Anschaffungs­kosten von 1 340 Euro. Diese Summe muss Specht auf die restliche Nutzungs­dauer von 28 Monaten (2 Jahre plus 4 Monate) verteilen: Für die Jahre 2019 und 2020 kann sie je 575 Euro abschreiben, für 2021 den Rest­betrag von 190 Euro.

Telefon­rechnung richtig absetzen

Wenn Sie Ihren Privat­anschluss (Telefon, Internet, Fax) für den Job nutzen, sollten Sie die Kosten mit einer repräsentativ über drei Monate geführten Liste nach­weisen. Erfassen Sie darin den beruflichen Kontakt mit Namen, Telefon­nummer, Grund und Dauer des beruflichen Telefonats oder der Internetrecherche.

Beispiel: Lebens­mittel­technologe Klaus Stroh kann mit seinem Verbindungs­nach­weis und einer Liste über seine Internetrecherchen belegen, dass er seinen privaten Anschluss zu 25 Prozent beruflich genutzt hat. 2018 hat er für die Telefon- und Internetflatrate 480 Euro (40 Euro pro Monat) gezahlt. Er kann rund 25 Prozent davon als Werbungs­kosten abrechnen – 120 Euro. Ohne Einzeln­achweis würde das Finanz­amt für Stroh mit einer Pauschale rechnen und 20 Prozent der Gebühren ansetzen. Die Pauschale wendet das Finanz­amt bei Jobs an, in denen dienst­liche Gespräche vom Privat­anschluss üblich sind. Für Stroh ergäben sich so nur 96 Euro Werbungs­kosten (20 Prozent von 480 Euro) im Jahr.

In diesen Fällen lohnt sich ein Einspruch

Hat das Finanz­amt den Abzug Ihrer Arbeits­mittel gestrichen? Sie können Ihre Kosten nach­weisen, indem Sie inner­halb eines Monats Einspruch gegen Ihren Steuer­bescheid einlegen. Seit der Jahres­abrechnung 2017 müssen Sie keine Belege von sich aus der Steuererklärung beifügen. Sämtliche Belege können die Finanz­beamten aber bei Bedarf nach wie vor anfordern. Für den Fall, dass Ihr Finanz­amt Rück­fragen hat oder Sie Einspruch einlegen möchten, sollten Sie aber Rechnungen und Nach­weise der beruflichen Nutzung weiterhin wie bisher aufbewahren.

Planen Sie das nächste Steuer­jahr

Planen Sie eine berufliche Auszeit, etwa für Umschulung oder Elternzeit? Auch in solchen Phasen können Sie Kosten für Arbeits­mittel absetzen – wenn Sie die Zeit nutzen, um sich zu Hause weiterzubilden.

Dieses Special wird regel­mäßig aktualisierte. Jüngstes Update: 26. März 2021.

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10 Kommentare Diskutieren Sie mit

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Profilbild Stiftung_Warentest am 14.12.2020 um 10:58 Uhr
Abschreibung von Arbeitsmitteln

@Tim42: Haben die Arbeitsmittel nicht mehr als 800 Euro netto* gekostet, können Sie den gesamten Rechnungsbetrag absetzen, unabhängig davon, ob der Kauf im Januar oder Dezember des Jahres stattfand. (maa)

*korrigiert: Für Käufe im Dezember 2020 gilt der reduzierte Steuersatz von 16%.

Tim42 am 10.12.2020 um 22:51 Uhr
Abschreibung von Arbeitsmitteln

Liebes test.de Team,
in Ihrem Beispiel zur Abschreibung von Arbeitsmitteln (Abschnitt "So schreiben Sie Arbeits­mittel richtig ab") wird das Softwarepaket im Januar 2019 gekauft und die Abschreibungsraten erhoehen sich fuer das ganze Jahr 2019. Mir ist nicht klar, ob der der Restnuztungszeitraum Monatsgenau oder Jahresgenau bestimmt wird. Wenn also im Beispiel das Softwarepaket erst im Juli gekauft wuerde, wuerden sich dann unterschiedliche Abschreibungsraten fuer die Zeitraeume 01.2019-06.2019 und 07.2019-12.2019 ergeben. Fuer einen klaerenden Kommentar waere ich sehr dankbar.

Profilbild Stiftung_Warentest am 13.12.2019 um 12:23 Uhr
Abschreibung Computer

@BiBaButzemann: Auch wenn nicht alle die Teile eines Computers im gleichen Veranlagungsjahr gekauft wurden, zählen diese trotzdem steuerlich als Einheit. Das heißt, sie dürfen nur im Paket als Werbungs­kosten abgerechnet werden.
Wird nach dem Kauf des Computers ein Teil ersetzt, berechnet sich die Afa neu: Zunächst werden die bisherigen Raten vom Kaufwert abgezogen. Zum Restwert werden dann die Anschaffungskosten des neuen Teils addiert und die Gesamtkosten auf die Restnutzungsdauer verteilt. (maa)

BiBaButzemann am 12.12.2019 um 06:22 Uhr
Abschreibung nachträglich gekaufter monitor?

Wie ist ein Monitor abzusetzen, wenn der PC bereits im Vorjahr voll abgesetzt wurde (lag unter der Schwelle von 952 Euro)?

Stefan-M am 29.09.2019 um 00:02 Uhr

Kommentar vom Autor gelöscht.