Außen­dienst und Dienst­reisen

Entlastet werden Arbeitnehmer, die wie Janine Schumann viel auswärts beschäftigt sind und Reise­kosten nicht vom Arbeit­geber ersetzt bekommen. Die 26-Jährige profitiert, weil sie im Außen­dienst arbeitet. Andere können mehr als bisher absetzen, wenn sie auf Geschäfts­reisen sind oder Fort­bildungen und Kongresse besuchen. Auch die Arbeit bei Kunden, an wechselnden Orten oder auf Fahr­zeugen wie Bussen oder Flugzeugen zahlt sich stärker als 2013 aus.

Verpflegungs­pauschalen. Für die Verpflegung erkennt das Finanz­amt je nach Abwesenheit von der Wohnung oder vom Arbeits­platz folgende Tages­pauschalen an:

  • 12 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit,
  • 24 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit,
  • 12 Euro für den Anreisetag, wenn unterwegs über­nachtet wird,
  • 12 Euro für den Abreisetag, wenn unterwegs über­nachtet wird.

Arbeiten Arbeitnehmer länger am selben Ort auswärts, gibt es die Pauschalen wie bisher nur in den ersten drei Monaten. Nach einer Pause von mindestens vier Wochen beginnt die Frist neu. Der Grund für die Unter­brechung ist ab 2014 egal. Ein Monteur, der seit zwei Jahren auswärts auf einer Baustelle beschäftigt ist und vier Wochen krank wird, kann danach wieder drei Monate lang Verpflegungs­pauschalen absetzen.

Die Frist von drei Monaten gilt nach wie vor nicht, wenn Arbeitnehmer wie Janine Schumann in der Woche höchs­tens für zwei Arbeits­tage am selben Arbeits­ort beschäftigt sind. Ab 2014 müssen sie aber im Zweifel beim Finanz­amt Belege vorlegen.

Eine Frau lässt sich etwa von der Firma bestätigen, dass sie drei Tage pro Woche in einer Filiale in Hannover und zwei Tage in einer Filiale in Braun­schweig arbeitet. So ist glaubwürdig, dass sie für die Tage in Braun­schweig zeitlich unbe­grenzt Verpflegungs­pauschalen absetzen kann, wenn sie mehr als acht Stunden von zuhause weg ist.

Neu ist ab 2014 auch, dass Arbeitnehmer wie etwa Post­zusteller, die ein weit­räumiges Arbeits­gebiet haben, unbe­fristet Verpflegungs­pauschalen absetzen dürfen.

Über­nachtungen. Für Über­nachtungen in Deutsch­land berück­sichtigt das Finanz­amt weiter alle Kosten, für die es Belege gibt. Ab 2014 ändern sich aber nach 48 Monaten am selben Ort die Regeln. Danach zählen nur noch Ausgaben bis 1 000 Euro im Monat. Unter­brechen Arbeitnehmer ihre Tätig­keit mindestens sechs Monate, beginnt die Frist neu. Der Grund für die Pause ist egal.

Dienst­fahrten. Wer 2014 mit eigenen Fahr­zeugen wie Motorrädern oder Mopeds beruflich unterwegs ist, kann 20 Cent für jeden zurück­gelegten Kilo­meter in der Steuererklärung abrechnen. Auto­fahrer kalkulieren weiter mit 30 Cent. Alternativ können Kfz-Fahrer den tatsäch­lichen Kilo­meter­satz aus der Fahr­leistung und den Fahr­zeug­kosten des Jahres geltend machen.

Sammelstellen. Kommen Arbeitnehmer wie Piloten, Busfahrer und Monteure im Außen­dienst täglich über Anlauf- oder Sammelstellen zur Arbeit, ist es ab 2014 günstig, wenn ihr Arbeit­geber sie nicht dazu verpflichtet oder wenn die Sammelstellen wechseln. Gibt es keinen obliga­torischen Treff und macht der Arbeit­geber Sammelstellen auch nicht zur ersten Tätig­keits­stätte, muss das Finanz­amt für Pendel­fahrten zwischen Wohnung und Flughafen, Busdepot, Firmenzentrale und anderen Zwischen­stationen statt der einfachen Entfernung jeden zurück­gelegten Kilo­meter anerkennen.

Verpflegungs­pauschalen sind dagegen auch mit obliga­torischen Sammel­punkten drin, wenn die Abwesenheit von dort oder von daheim mehr als acht Stunden dauert. Auch Über­nachtungs­kosten zählen immer.

Tätig­keits­stätten. Haben Arbeitnehmer mehrere feste Tätig­keits­stätten, dürfen sie dagegen ab 2014 Verpflegungs­pauschalen, Über­nachtungs­kosten und jeden zurück­gelegten Kilo­meter nur abrechnen, wenn sie außer­halb ihrer ersten Tätig­keits­stätte arbeiten. Sie sollten den Arbeit­geber bitten, dass er schriftlich und eindeutig die erste Tätig­keits­stätte bestimmt und für sie die steuerlich güns­tigste Lösung trifft. Legt er sich nicht fest, macht das Finanz­amt die Tätig­keits­stätte zur ersten, an der Mitarbeiter

  • jeden Arbeits­tag oder
  • zwei volle Tage pro Arbeits­woche oder
  • mindestens ein Drittel der vereinbarten Arbeits­zeit arbeiten.

Erfüllen mehrere Tätig­keits­stätten die Kriterien, nimmt das Finanz­amt diejenige als erste, die der Wohnung am nächsten liegt.

Meist ist es steuerlich güns­tiger, wenn der Chef die Entscheidung trifft. Ein Arbeitnehmer ist zum Beispiel an zwei Wochen­tagen 30 Kilo­meter entfernt in einer Filiale beschäftigt. Jeweils einen Wochentag arbeitet er in drei anderen Filialen, die 4 oder 8 und 12 Kilo­meter entfernt sind. Das Finanz­amt nimmt die erste Filiale als erste Tätig­keits­stätte und erkennt für jede Arbeits­woche im Jahr an (siehe Grafik).

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