Sekretärinnen-Report Special

Es tut sich was im Sekretariat. Mit der „Tippse“ von einst haben die „Office-Managerinnen“ von heute nicht mehr viel gemein. Aber wer so weit kommen will, muss sich weiterbilden. Wir haben Kurse getestet.

In den verschlankten Führungsetagen von heute sind Chefsekretariate zum Luxus geworden – vieles wird an Fachabteilungen delegiert. Und auch die modernen Kommunikationsmittel sind ein hartnäckiger Konkurrent für Sekretärinnen. Wer dennoch aufsteigen oder auch nur seinen Arbeitsplatz sichern will, muss neue Aufgaben und mehr Verantwortung übernehmen – sich mit speziellen Fähigkeiten unersetzbar machen. Zum Beispiel durch eine Fortbildung.

Klassiker auf dem Weiterbildungsmarkt für die über eine Million vorwiegend weiblichen Sekretäre, Sachbearbeiter und Assistenten sind EDV, Sprachen und Präsentation. Besonders durch den starken Wandel des Berufsbilds der Sekretärin weg von der Befehle ausführenden Schreibkraft hin zur eigenverantwortlich arbeitenden Office-Managerin werden seit einigen Jahren vermehrt Kurse zu Betriebswirtschaft und Projektmanagement angeboten.

Pluspunkte: Mit qualifizierter Arbeit

„Für die Sekretärin steht heute die qualifizierte Chefentlastung im Mittelpunkt“, sagt Otto Maran, Geschäftsführer von „facit“. Das Münchner Marketing- und Forschungsinstitut hat 10 000 Sekretärinnen zu ihrem Berufsbild befragt: Demnach machen die traditionellen Tätigkeiten heute weniger als die Hälfte der Arbeit aus. Immer öfter werden Sekretärinnen mit Fachaufgaben betraut und gehören zu Projektteams. Untersuchungen von „facit“ und dem Bundesverband Sekretariat und Büromanagement zeigen: Der Anteil der Projektarbeit ist seit 1998 um mehr als ein Drittel gestiegen. Sekretärinnen übernehmen die Informationsrecherche, das Datenmanagement sowie Controlling-Aufgaben bis hin zur Recherche für den Geschäftsbericht. Wer seinem Vorgesetzten diese anspruchsvollen Aufgaben abnehmen kann, sammelt eindeutig Pluspunkte.

Wir wollten wissen, wie es um die Qualität der Kurse, die diese Fähigkeiten vermitteln sollen, bestellt ist. Deshalb sind unsere Testerinnen ausgeschwirrt und haben jeweils drei Seminare zum Projektmanagement und zur Betriebswirtschaftslehre inkognito besucht. Leider hielt nicht jeder der Zwei-Tages-Kurse, was die Werbebroschüre versprach – wobei Projektmanagement insgesamt besser ankam als die BWL-Kurse.

Projektarbeit: Kühle Köpfe gefragt

Erste Lektion im Projektmanagement: Aus Karten sollten die Teilnehmer einen Turm bauen. Möglichst hoch sollte er sein und – aber so weit hatte niemand gelesen – vor allem wirtschaftlich. „Alle wollten schnell ans Werk, und es sind besonders hohe Türme entstanden“, erinnert sich unsere Testerin. Nur an der eigentlichen Aufgabe bauten alle vorbei. Die wirtschaftlichste Lösung wäre gewesen, eine Karte in der Mitte zu falten und aufzustellen. Zwei Arbeitsgänge. Fertig. Schneller Lernerfolg: „Niemals Hals über Kopf in ein Projekt starten!“

Aha-Erlebnisse wie den Turmbau hatten unsere Testpersonen viele: Eine Teilnehmerin reagierte bei einem Spiel zur Teambildung geradezu panisch, weil sie alles allein schaffen wollte – und gab später zu, dass es ihr im Alltag genauso gehe und sie damit überfordert sei. Zweiter Lernerfolg: Großprojekte wie „Weihnachtsfeier für 800 Leute“ sind leichter im Team zu bewältigen.

„Nach dem Kurs waren alle so motiviert, dass sie das Gelernte sofort umsetzen wollten“, lobt die Testerin. Praxisphasen, das Gelernte schnell anwenden – darauf setzten die Trainer aller drei getesteten Kurse. Die Theorie war schnell abgehakt: Was ist ein Projekt? Wie wird es geplant, organisiert und gesteuert? Wie lässt es sich überwachen, und welche sozialen Aspekte sind bei Teamarbeit zu beachten? Dann waren die Teilnehmer gefordert: Mit Gruppenübungen und Fallbeispielen konnten sie die Inhalte trainieren. Unser Urteil: So soll es sein!

Zwar wurden jeweils andere Schwerpunkte gesetzt: Bei dem einen Anbieter war es der wirtschaftliche Aspekt, bei dem anderen die Teamarbeit, beim dritten Kommunikation. Aber in allen Fällen war die Testerin mit der Unterrichtsmethode zufrieden: Alle drei Dozenten gingen auf Vorkenntnisse und Wünsche der Teilnehmerinnen ein und versöhnten so mit den relativ hohen Preisen.

Die getesteten Kurse kosteten zwischen 285 und 1 699 Euro. „Schnäppchen“ wie der 285-Euro-Kurs sind allerdings nur bei öffentlichen Trägern wie Kammern oder Volkshochschulen möglich. Freie Anbieter verlangen meist mehr als 1 000 Euro. Erfreulich: Alle Teilnehmerinnen hatten sich die Fortbildung selbst ausgesucht – und ihre Arbeitgeber haben bezahlt.

Fast alle, so erfuhr die Testerin, ließen sich fortbilden, weil sie aufsteigen wollen und in ihren Betrieben neue Fähigkeiten gefordert sind. Viele konnten in den Kursen Probleme aus ihrem Berufsalltag ansprechen. Und in solchen Fällen machen die kostspieligen Fortbildungen wirklich Sinn. Allerdings galt trotz des positiven Eindrucks für alle Kurse: Für die versprochenen Inhalte waren zwei Tage sehr kurz.

Wirtschaft: Zu viel der Theorie

Noch deutlicher wurde das Zeitproblem bei den BWL-Kursen. „Betriebswirtschaftliches Know-how: Unternehmerische Zusammenhänge verstehen und nutzen“ – angesichts der knapp bemessenen Zeit entpuppten sich solche Kurse als theorielastige Hetzjagd durch betriebswirtschaftliche Grundbegriffe. Für saftige Gebühren von 780 bis 2 000 Euro wurde Basiswissen in den Bereichen Bilanzen und Geschäftsberichte, Steuern und Abschreibungen, Kostenrechnung und Kalkulation, Investitionsarten und Unternehmensplanung geboten. Angekündigte Themen wie „Lean-Management“ oder „betriebswirtschaftliche Trends“ fielen einfach weg.

Dabei offenbarten zwei von drei Trainern Qualifikationsmängel. Es haperte am Kurskonzept und daran, dass sie nicht auf den Berufsalltag der Teilnehmerinnen eingingen. Nur einen Kurs erlebte die Testperson als „ausgewogen und Gewinn bringend“. Dieser Trainer überzeugte durch Fachwissen und Unterrichtsmethode. Die beiden anderen Kurse beurteilte sie als „zu theorielastig“ und „zu oberflächlich“.

Die Schwächen der Trainer können nicht mit der Tagesform erklärt werden: Eine Dozentin las im Schnelldurchlauf ganze Passagen aus dem Handbuch ab, um wichtige Fachbegriffe zu erläutern. Zusammenhänge blieben unerklärt, auf Nachfragen gab es schwammige Antworten. Ein anderer Kollege erwies sich als penetranter Selbstdarsteller, der ständig private Anekdoten zum Besten gab.

Wo hauptsächlich kompaktes Wissen vermittelt werden soll, steht der Dozent zwangsläufig im Fokus. Hat er didaktisch wenig zu bieten, können selbst zwei Seminartage zur (noch dazu teuren) Qual werden. Tipp: Noch vor Kursbeginn nach der Qualifikation des Dozenten fragen.

Nachgeschmack: Werbung zuhauf

So unterschiedlich die Erfahrungen beim eher erfreulichen Projektmanagement und den eher ärgerlichen BWL-Kursen waren, einen bitteren Nachgeschmack haben alle: Zuhauf flattert den Testpersonen noch heute unerwünschtes Werbematerial „ihrer“ Seminarveranstalter in den Briefkasten. Das zeigt: Auch auf dem Bildungsmarkt ist es enger geworden und die Anbieter wollen mit allen Mitteln ihre Kurse füllen. Ein kleiner Trost für die Negativerfahrungen: Solche Seminare finden meist in schicken Großstadthotels statt oder in Urlaubsgebieten wie Timmendorfer Strand oder Starnberger See.

Sie richten sich auch nicht ausschließlich an Sekretärinnen, sondern ebenso an Führungsnachwuchs – was zeigt, dass die Arbeit der neuen Office-Managerinnen und ihrer Vorgesetzten in ausgedünnten Führungsetagen sich annähert. Und nach dem Kurs klappts dann vielleicht nicht nur fachlich besser, sondern auch beim Schwätzchen über Tagungsorte, die bislang dem Chef vorbehalten blieben.

Die Untersuchung wurde mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung und des Europäischen Sozialfonds gefördert.

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