Interview: Im Trend: Sekretärin mit Diplom

Sekretärinnen-Report Special

Dr. Werner Dostal

Dr. Werner Dostal ist Leiter der Berufs- und Qualifikationsforschung beim Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung der Bundesanstalt für Arbeit.

Wie ist es um die Qualifikation der Sekretärinnen bestellt?

In unserer Ausbildungslandschaft sind Sekretärinnen Exoten: Einen geregelten Ausbildungsweg gibt es nicht – weder im dualen System noch an den Hochschulen. Zwei Drittel haben einen mittleren Schulabschluss und dann eine Lehre abgeschlossen. Nur jede fünfte hat eine private Sekretärinnenfachschule besucht. 9 Prozent haben einen Hochschulabschluss, bei den Chefsekretärinnen sind es mittlerweile sogar 25 Prozent.

Wie wichtig ist Weiterbildung?

Die Qualifizierung durch Weiterbildung hat einen hohen Stellenwert. Mit Kursen wie Betriebswirtschaftslehre und Projektmanagement empfehlen sich Sekretärinnen auch für andere qualifizierte Aufgaben in ihrem Betrieb. So können die Kurse den Umstieg erleichtern, wenn innerhalb des Betriebes Stellen abgebaut werden oder wenn der bisherige Chef ausscheidet und der Nachfolger seine persönliche Sekretärin mitbringt.

Wie sieht das Sekretariat der Zukunft aus?

Die Arbeit wird immer flexibler: Dank moderner Kommunikationsmittel wie dem Internet kann der Chef auch von unterwegs und zu jeder Zeit Informationen abrufen und Anweisungen geben. Dabei ist er nicht auf ein Büro angewiesen. Aber jeder noch so dynamische Chef braucht auch künftig eine „Bodenstation“, an die er und andere sich wenden können, wenn die übrige Kommunikation nicht trägt. Das räumlich zugängliche Sekretariat steht für Solidität und Vertrauenswürdigkeit, Kontinuität und Stabilität. Diese Bodenstation prägt das Unternehmensimage – für Kunden wie für die eigenen Mitarbeiter.

Was heißt das für die Sekretärin von morgen konkret?

Sie muss garantieren, dass immer jemand erreichbar ist. Das bedeutet Schichtarbeit mit klaren Kompetenzzuordnungen. Die Informationstechnik wird dabei immer nur eine unterstützende Rolle spielen – vor allem werden Chef(in) und Sekretär(in) immer neue, individuelle Konzepte für ihre Zusammenarbeit und die Aufgabenteilung entwickeln müssen.

Welche (neuen) Qualifikationen sind künftig unverzichtbar?

Für die angesprochene Aufgabenteilung sind gefestigte Persönlichkeiten gefragt, die bereit sind, Aufgaben ganzheitlich zu erledigen und ein hohes Maß an Verantwortung zu übernehmen. Je höher die Managerposition, desto wichtiger ist das Sekretariat. Denn nicht alles kann an die Fachabteilungen delegiert werden.

Wie sehen Sie die Jobchancen?

Derzeit gibt es knapp 500 000 Sekretärinnen in Deutschland, etwa 50 000 davon sind Chefsekretärinnen. Doch die Zahl der Sekretariate nimmt ab. Die, die weiter existieren, werden aber meist mit mehreren Personen besetzt. Die Jobchancen sind deshalb weiterhin gut. Allerdings nur dann, wenn die Bewerber motiviert und zeitlich engagiert sind.

Worauf wird neben der fachlichen Qualifikation geachtet?

Lebenserfahrung ist unverzichtbar, eine Sekretärin muss Loyalität und Vertraulichkeit garantieren. Zwar ist die Tätigkeit über alle Altersstufen hinweg zu leisten, es zeigt sich aber, dass das Durchschnittsalter steigt.

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