Projektarbeit gehört in vielen Unternehmen zum Alltag. Wer vor einer neuen Herausforderung steht, kann Grundlagen des Projektmanagements schon in wenigen Tagen lernen.

Wenn Projekte verschleppt werden oder völlig aus dem Ruder laufen, kann das richtig teuer werden. Wie teuer, haben die Deutschen aus den Nachrichten erfahren: Weder die Lkw-Maut noch die virtuelle Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit gingen planmäßig an den Start. Der Staat verliert dadurch Einnahmen in Milliardenhöhe.

In beiden Fällen schoben die Ver­antwortlichen die Schuld auf falsches ­Projektmanagement. Pannen dieser Art können sich kleine und mittlere Unternehmen nicht leisten. Denn Fehler beim Projektmanagement bedeuten fast immer hohe Zusatzkosten – und die können eine Firma leicht ruinieren.

Wer ein Projekt leitet, muss es richtig managen, damit er es im Griff hat. Dann erkennt er Risiken rechtzeitig und hält Kosten- und Zeitpläne ein, ohne dass die Qualität darunter leidet.

Was vor 20 Jahren als Arbeitsform vor allem in Luftfahrt, Verteidigung und Ingenieurswesen verbreitet war, hat längst Einzug gehalten in Handel, Dienst­leistungen und öffentlichen Dienst. Projektmanagement gehört heute fast überall zum Alltag.

Da es noch keine Erstausbildung zum Projektmanager gibt, ist Weiterbildung notwendig. Große Unternehmen schulen ihre Mitarbeiter oft in eigens auf ihr Arbeitsfeld zugeschnittenen innerbe­trieblichen Seminaren. Mitarbeiter von kleinen und mittleren Unternehmen ­sowie Selbstständige können sich das nö­tige Wissen in einem der zahlreichen Grundlagenseminare zum Projektmanagement aneignen.

Fünf Kurse waren gut

Wir haben mithilfe von Testpersonen die Kurse von sieben Anbietern geprüft. Sie kosteten zwischen 985 und 2 240 Euro für zwei bis fünf Tage. Laut Ankündigung standen Planungsinstrumente und -techniken im Vordergrund. Denn nur eine gründliche Planung, in die Risiken, Konflikte und Engpässe einbezogen werden, sichert den Erfolg.

Das Ergebnis unseres Tests ist positiv: Immerhin fünf Anbieter schafften den Spagat zwischen theoretischer Wissensvermittlung und praktischem Übungsanteil und erzielten das Finanztest-Qualitätsurteil „gut“. In den wenigen Tagen lernten die Teilnehmer hier alle wichtigen Begriffe und Vorgehensweisen kennen und erhielten diese Informationen noch einmal aufbereitet in Skriptform zum Mitnehmen.

BeimTestsieger „Die Akademie“ vermittelten die Trainer das Wissen besonders anschaulich, dem Kenntnisstand der Teilnehmer entsprechend und gingen zusätzlich auf Probleme aus deren Berufsalltag ein. Der Kurs erhielt die beste Note für die fachliche Qualität.

In allen fünf mit „gut“ bewerteten Kursen blieb in den drei bis fünf Tagen genug Zeit, um das Besprochene an Beispielen zu üben. In nur zwei Tagen war dieses Pensum kaum zu schaffen: Der Anbieter LearnAct! mit seinem sehr komprimierten Praxisteil erreichte auch deshalb nur ein „Befriedigend“ für die Qualität des Kurskonzepts.

Kritische Schritte am Beispiel üben

Praktische Übungen mit Rollenspielen sind sehr wichtig. Davon profitierte zum Beispiel ein Eventmanager in ­einem von uns getesteten Seminar. Der Freiberufler hat sich gerade mit einer Agentur im Musikgeschäft selbstständig gemacht und einen ersten Auftrag erhalten: Er soll ein Open-Air-Konzert für etwa 10 000 Besucher organisieren.

Mehr als ein Jahr vor der Veranstaltung muss er viele Arbeitsschritte planen. Die Künstler müssen engagiert, ein Pachtvertrag ausgehandelt und die Urheberrechte geklärt werden. Von dem Kurs versprach er sich Hinweise, wie sein Projektplan aussehen soll.

In dem drei Tage dauernden Seminar des VDI-Wissensforums hatte er Glück. Die Teilnehmer übten Tag für Tag die kritischen Schritte an einem Projektbeispiel. Sie sollten nach Vorgaben eine Kaffee-Tee-Maschine entwickeln und einführen (siehe „Ein Projekt planen“) . Den Anfang machte die „Zielklärung“, in der alle Einzelziele genau beschrieben wurden. Denn je feiner der Strukturplan, desto eher ist der zeit- und kostengerechte Ablauf garantiert.

Für den Eventmanager stand am Ende fest: Was für die Kaffeemaschine gilt, funktioniert auch bei seinem Open-Air-Konzert. Nur mithilfe eines möglichst detaillierten Ablaufplans, den er konsequent einhalten muss, kann er jederzeit den Stand seines Projekts ablesen und Fehlschläge früh erkennen.

Zu einfache Projekte unterfordern

Doch nicht in allen Kursen waren die Übungsprojekte so effektiv. Beim Lufthansa Technical Training sah sich ein Freiberufler mit dem Projekt „Turbinenwechsel“ konfrontiert. Das war für ihn sehr praxisfern, er schaltete innerlich ab.

So einfache Fallbeispiele wie „Ich fahre in den Urlaub“ bergen dagegen die Gefahr, die Lernenden zu unterfordern. Denn in ihrem Berufsalltag stehen sie vor viel komplexeren Vorhaben: Ein Teilnehmer sollte einen neuen Fahrzeugtyp in einem Automobilkonzern einführen, ein anderer ein Eisstadion in einem Kurort in Betrieb nehmen.

In unserem Urteil über die Qualität des Kurskonzepts schlug sich neben den praktischen Übungen auch nieder, wie stark der Kurs auf die Teilnehmer ausgerichtet war. Nur wer Wünsche und Ziele der Teilnehmer kennt, kann diese ausreichend berücksichtigen. Im Vorfeld erkundigten sich nur LearnAct! und Lufthansa Technical Training danach.

Weil das Konzept sehr auf die Teilnehmer zugeschnitten war, erhielt Lufthansa Technical Training für das Konzept ein „Gut“. Das VDI-Wissensforum bekam – trotz guter Projektbeispiele – nur ein „Befriedigend“, da die Kurse zu wenig teilnehmerorientiert waren.

Teilnehmerkreis vorher erfragen

Weniger gut als der Inhalt mancher Kurse war die Organisation. „Die Akademie“ hatten einen für zehn Personen eindeutig zu kleinen Raum in einem ­Tagungshotel gebucht. Da dies nur in einem von drei geprüften Kursen passierte und die Ausstattung in Ordnung war, gab es für Lernumfeld und Lernbedingungen trotzdem ein „Gut“.

Wie wichtig bei diesen Seminaren die Zusammensetzung des Teilnehmerkreises ist, zeigte das Beispiel Lufthansa Technical Training. Dieser Anbieter bot ausdrücklich offene Seminare an, also nicht betriebsinterne. Tatsächlich aber stand in allen drei Kursen ein betriebsfremder Teilnehmer ausschließlich Luft­hansa-Mitarbeitern gegenüber. Dieser fühlte sich nicht nur als Fremdkörper, sondern war bei den Übungsprojekten auch teilweise überfordert. Da der Anbieter nicht auf die Teilnehmerkonstellation hingewiesen hatte, gab es auch deshalb für Lernumfeld und Lernbedingungen ein „Befriedigend“.

Übungsmaterial zum Mitnehmen

Weil Projektmanagement sehr vielschichtig ist und die Methoden nicht nach dem ersten Durchnehmen gleich „sitzen“, haben wir auch bewertet, wie viel Informationsmaterial die Teilnehmer mitnehmen konnten. Mindeststandard sollten dabei ein systematisches Skript und eine Literaturliste sein.

Als vorbildlich sahen wir zum Beispiel das Trainingsmaterial von ibo Beratung und Training an. Hier gab es neben einem Skript und Handbuch außerdem ein Übersichtsposter.

Trotz einiger Mängel haben die Teilnehmer ihr Geld oder ihre Zeit nicht verschwendet. Die Kurse sind zwar teuer, aber immer noch günstiger als ein Fehlschlag.

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