Neben­kosten Special

Die meisten Mieter über­weisen ihrem Vermieter jeden Monat einen Betrag, der aus ihrer Nettomiete und Voraus­zahlungen auf die Betriebs­kosten besteht. Der Vermieter muss diese Neben­kosten abrechnen, wenn das Abrechnungs­jahr vorbei ist. Meist stimmt das Abrechnungs­jahr mit dem Kalender­jahr über­ein. Zu Jahres­beginn wird es für viele Mieter also spannend. Hier lesen Sie, wie Mieter ihre Betriebs­kosten­abrechnung prüfen und wann sie sich gegen Nach­zahlungen wehren können.

Das Wichtigste in Kürze

Neben­kosten­abrechnung – darauf kommt es an

Zu späte Forderung nicht bezahlen. Der Vermieter hat in der Regel nur zwölf Monate nach Ende eines Abrechnungs­zeitraums (meist das Kalender­jahr), um eine sich aus der Betriebs­kosten­abrechnung ergebende Nach­zahlung zu verlangen. Haben Sie die Betriebs­kosten­abrechnung später erhalten, müssen Sie Nach­forderungen nicht mehr bezahlen. Die Auszahlung eines Guthabens können Sie allerdings immer noch verlangen.

Leerstand. Wenn eine Wohnung im Haus im Abrechnungs­jahr ganz oder teil­weise leer stand, hat der Vermieter die Betriebs­kosten für diese Wohn­einheit zu über­nehmen. Er darf sie nicht auf andere Miet­parteien umlegen.

Reparatur- und Verwaltungs­kosten. Ausgaben für Reparaturen im Haus oder im Garten sowie Verwaltungs­kosten des Vermieters sind nicht umlage­fähig. Haben Sie den Hausmeister zum Beispiel während des Jahres bei Reparatur­arbeiten oder bei Verwaltungs­arbeiten – etwa Wohnungs­über­gaben – gesehen, kann der Vermieter nicht 100 Prozent seiner Lohn­kosten auf die Mieter umlegen.

Gewerberäume. Gibt es in Ihrem Miets­haus auch Gewerberäume wie etwa ein Restaurant, muss der Vermieter die darauf entfallenden Betriebs­kosten gesondert abrechnen, wenn sie sonst zu einer ins Gewicht fallenden Mehr­belastung der Wohn­raummieter führen würden.

Auffällige Kosten­steigerungen. Vergleichen Sie die einzelnen Positionen Ihrer aktuellen Betriebs­kosten­abrechnung mit alten Abrechnungen. Bitten Sie den Vermieter um eine Erklärung, wenn Kosten für von ihm ausgewählte Dienst­leister – etwa Garten­pflege, Hausmeister, Gebäude­reinigung, Aufzugwartung – stark gestiegen sind. Der Vermieter muss zwar nicht immer den billigsten Dienst­leister auswählen. Er hat aber das Gebot der Wirt­schaftlich­keit zu beachten.

Sons­tige Kosten. Manchen Vermieter rechnen unter dem Begriff„Sons­tige Kosten“ alles Mögliche ab, was nicht unter die herkömm­lichen 16 Positionen des Betriebs­kostenkatalogs passt (Paragraf 2 Betriebskostenverordnung, Nummer 1 bis 16). Es dürfen nur regel­mäßige wieder­kehrende und notwendige Betriebs­ausgaben umge­legt werden, die namentlich schon im Miet­vertrag unter der Rubrik „Sons­tige Kosten“ aufgeführt waren. Das können etwa Ausgaben für eine regel­mäßige Dach­rinnen­reinigung oder die Wartung von Rauchwarnmeldern sein. Einmalige Ausgaben etwa für eine akute Ungezieferbekämpfung sind keine umleg­baren Betriebs­kosten.

Wohn­fläche. Messen Sie die Fläche Ihrer Wohnung nach und vergleichen Sie ihre Werte mit den in der Betriebs­kosten­abrechnung angegebenen Werte alle Details zur Wohnfläche. Da viele Neben­kosten nach der Wohn­fläche auf die Mieter verteilt werden, bringt eine Wohnung, die tatsäch­lich kleiner als angegeben ist, Erspar­nisse bei der Betriebs­kosten­abrechnung.

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Die 17 Positionen der Betriebs­kosten­ver­ordnung

Bei den Betriebs­kosten handelt es sich um alle neben der Miete entstehenden Kosten der Hausbe­wirt­schaftung, die der Vermieter auf seine Mieter umlegen darf. Deshalb werden die Betriebs­kosten auch Neben­kosten genannt. Im Prinzip ist es unerheblich, welcher Begriff verwendet wird. Entscheidend ist aus Mietersicht: Der Vermieter kann nicht alle Kosten, die ihm bei der Bewirt­schaftung seiner vermieteten Immobilie im Laufe eines Jahres entstehen, auf seine Mieter umlegen.

Umleg­bar sind grund­sätzlich nur Ausgaben, die zu einer der 17 Positionen des Betriebs­kostenkatalogs der Betriebs­kosten­ver­ordnung (Paragraf 2 Betriebskostenverordnung) gehören. In der Betriebs­kosten­ver­ordnung steht auch, was nicht zu den Neben­kosten gehört: die Verwaltungs­kosten sowie die Instandhaltungs- und Instandset­zungs­kosten, sprich: die Reparatur­kosten (Paragraf 1 Absatz 2 Betriebskostenverordnung).

Öffent­liche Lasten

Der Vermieter darf die Grund­steuer umlegen, nicht aber die Grund­erwerb­steuer. Wenn der Vermieter für einen Gewerbe­betrieb im Haus erheblich mehr Grund­steuer zahlen muss als für Wohn­raum, hat er die Gesamt­kosten der Grund­steuer entsprechend zu kürzen, bevor er sie auf die Mieter der Privatwohnungen umlegt. Das gilt auch für die Grund­steuer auf vermietete Stell­plätze, wenn nicht jeder im Haus einen Park­platz hat.

Wasser­versorgung

Der Vermieter darf den Verbrauch nach Zählerstand abrechnen sowie Grund­gebühr, Wartungs­kosten, Betriebs­strom für den Wasser­zähler und die Kosten der Abrechnung umlegen. Kosten für die Erwärmung des Wassers werden unter „Warm­wasser“ abge­rechnet.

Entwässerung

Abrechen­bar sind Entwässerungs­gebühren oder die Kosten einer Entwässerungs­anlage.

Heizung

Der Vermieter darf die Kosten des Zentralhei­zungs­betriebs einschließ­lich Abgas­anlage und Eich­kosten umlegen. Kommt die Wärme nicht von seiner Zentralhei­zung, sondern wird sie ins Haus geliefert, kann der Vermieter den Wärmepreis des Lieferanten berechnen („Fern­wärme“). Auch Wartungs- und Reinigungs­kosten einer Etagenhei­zung darf der Vermieter berechnen. Hat er die Geräte zur Verbrauchs­erfassung gemietet, darf er die Miete dafür umlegen. Sind in den Wohnungen Gasetagenhei­zungen installiert, so darf der Vermieter jedenfalls deren Reinigungs- und Wartungs­kosten umlegen.

Warm­wasser

Der Vermieter darf die Betriebs­kosten für die zentrale Erwärmung des Wassers sowie die Reinigung und Wartung von Warm­wasser­geräten abrechnen.

Verbundene Versorgung

Kommt die Wärme für die Heizung und die Wasser­erwärmung aus einer zentralen Anlage („verbundene Versorgung“), sind die Brenn­stoff­kosten umlage­fähig. Sie müssen aber rechnerisch getrennt werden.

Aufzug

Wird im Haus ein Fahr­stuhl betrieben, so kann der Vermieter die Kosten für Betriebs­strom, Aufsicht, Über­wachung und Wartung auf den Mieter umlegen. Eine Umlage von Instandset­zungs- und Verwaltungs­kosten ist allerdings nicht möglich. Hat der Vermieter mit einer Firma einen Vertrag geschlossen, der neben der Wartung auch die Reparatur vorsieht (Voll­wartungs­vertrag), muss er 30 bis 50 Prozent für angefallene Reparaturen heraus­rechnen.

Straßenreinigung und Müll­beseitigung

Stets umlage­fähig sind laufende Kosten für Straßenreinigung und Müll­entsorgung. Dazu zählen auch Ausgaben für die Schnee- und Eisbeseitigung. Nur gelegentlich anfallende Kosten wie beispiels­weise für Spermüll-, Garten­abfall- oder Schutt­abfuhr oder für Entrümpelung dürfen nur dann umge­legt werden, wenn diese keinem individuellen Verursacher zuge­rechnet werden können. Befindet sich im Haus ein Müll­schlu­cker oder eine Müll­kompressor­anlage, so sind auch die Betriebs­kosten einer solchen Einrichtung umlage­fähig.

Reinigung und Ungezieferbekämpfung

Vermieter können Kosten für ein beauftragtes Reinigungs­unternehmen sowie Putz­mittel­kosten auf den Mieter umlegen. Putzt der Hausmeister, sind die Personal­kosten dort abzu­rechnen. Sie dürfen nicht zweimal angesetzt werden.

Garten­pflege

Sach- und Personal­kosten für die Grün­anlagen- und Spiel­platz­pflege können umge­legt werden. Über­nimmt der Hauswart die Pflege, sind die Ausgaben entsprechend zu kürzen.

Beleuchtung von Gemein­schafts­flächen

Umleg­bar sind Strom­kosten für die Beleuchtung von Treppen­haus, Gemein­schafts­räumen und Außen­bereich. Reparatur­kosten für die Beleuchtungs­anlage sind nicht umlage­fähig.

Schorn­steinfeger

Berechnet werden dürfen die Kehr­gebühren, soweit sie nicht schon als Heizungs­kosten berechnet sind.

Versicherungen

Der Vermieter darf Kosten zum Beispiel für eine Wohngebäudeversicherung und eine Grundbesitzerhaftpflichtversicherung umlegen, ebenso die Kosten für die Öltank­versicherung oder Glas­versicherung. Ausgaben für private Versicherungen wie eine Rechts­schutz­versicherung allerdings nicht.

Hauswart

Der Vermieter darf den Lohn für einen Hauswart umlegen, nicht jedoch die Kosten von Reparaturen, die dieser im Einzelnen durch­geführt hat. Der Vermieter ist dazu verpflichtet, das Miet­objekt auf eigene Kosten in einem gebrauchs­fähigen Zustand zu erhalten. Ebenso wenig dürfen Verwaltungs­arbeiten, die der Hausmeister durch­führt, auf den Mieter umge­legt werden. Unter Umständen müssen hier auch entsprechende Kosten­anteile für die Verwaltungs- und Instandset­zungs­arbeiten heraus­gerechnet werden.

Kabel­anschluss, Antennen­anschluss

Der Vermieter darf monatliche Grund­gebühren für den Kabel­anschluss sowie Wartungs- und Betriebs­kosten für die Antennen- oder Verteiler­anlage berechnen – einmalige Anschluss­gebühren muss der Mieter hingegen nicht über­nehmen, ebenso wenig Reparatur­arbeiten, die keine Wartungs­arbeiten darstellen.

Wäsche

Kosten für Strom, Wartung und Reinigung des gemein­samen Wasch­kellers dürfen umge­legt werden, Wasser­kosten nur, soweit sie nicht schon unter „Wasser­versorgung“ verbucht wurden. Umleg­bar sind auch Kosten für Trockner oder Bügel­automaten.

Sons­tige Kosten

Der Vermieter muss schon im Miet­vertrag konkret aufzählen, welche Kosten der Hausbe­wirt­schaftung er künftig als „Sons­tige Kosten“ in der Betriebs­kosten­abrechnung auf die Mieter umzu­legen gedenkt. Wichtig: Hierbei muss es sich um regel­mäßig wieder­kehrende und notwendige Kosten handeln. Zu den „Sons­tigen Kosten“ können etwa Ausgaben für die Dach­rinnen­reinigung zählen, wenn diese ausdrück­lich im Miet­vertrag erwähnt sind und regel­mäßig nötig sind.

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So viel Zeit hat der Vermieter mit der Abrechnung

Wenn Mieter die Neben­kosten­abrechnung in den Händen halten, sollten sie zunächst prüfen, ob der Vermieter über­haupt recht­zeitig abge­rechnet hat. Kam die Abrechnung zu spät, kann der Mieter eine Aufforderung zur Nach­zahlung in der Regel komplett ignorieren. Der Vermieter muss inner­halb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungs­zeitraums abrechnen. Der Abrechnungs­zeitraum ist im Miet­vertrag geregelt und fällt in der Regel mit dem Kalender­jahr zusammen. Ist ein Jahr vergangen, hat der Vermieter also bis zum 31. Dezember des darauf­folgenden Jahres Zeit, um abzu­rechnen.

Wichtig: Die Frist gilt nur als gewahrt, wenn der Brief recht­zeitig im Brief­kasten des Mieters liegt. Kommt er zu spät, ist keine Nach­zahlung fällig. Fordert der Vermieter sie dennoch ein, können Mieter sich mit unserem Muster­brief wehren („Betriebskostenabrechnung: Wenn der Vermieter zu spät abrechnet“). In seltenen Ausnahme­fällen hat der Vermieter Verzögerungen recht­lich nicht zu vertreten und darf an sich verspätete Positionen doch noch nach­träglich abrechnen:

Grund­steuer in der Neben­kosten­abrechnung

Setzt die Gemeinde rück­wirkend die Grund­steuer neu fest, kann der Vermieter eine vorläufige Abrechnung noch nach der Jahres­frist nachbessern (Bundesgerichtshof, Az. VIII ZR 264/12).

Verspätung im Fall einer Eigentums­wohnung

Nicht entschuldigt ist ein vermietender Wohnungs­eigentümer, wenn er gegen­über seinem Mieter verspätet abrechnet, weil der Verwalter der Eigentümer­gemeinschaft die Hausgeld­abrechnung zu spät erstellt hat. Rein interne Gründe recht­fertigen keine verspätete Abrechnung (Bundesgerichtshof, Az. VIII ZR 249/15). In einem solchen Fall muss der Vermieter notfalls selbst in die Belege bei der Haus­verwaltung schauen, die auf den Mieter entfallenen Neben­kosten ermitteln und die Betriebs­kosten­abrechnung erstellen („Wann der Vermieter verspätet abrechnen darf“).

Wenn der Vermieter nie eine Neben­kosten­abrechnung schickt

Manchmal schi­cken Vermieter nie eine Betriebs­kosten­rechnung. Der Mieter freut sich, weil er auch nie eine Nach­forderung begleichen muss. Nach Ablauf der Abrechnungs­frist sollte der Mieter dennoch seinen Vermieter anschreiben und auf eine Neben­kosten­abrechnung bestehen. Denn es könnte ja sein, dass die Summe der monatlichen Voraus­zahlungen die tatsäch­lichen Betriebs­kosten über­steigen, dem Mieter also ein Guthaben zusteht. Der Mieter kann nichts verlieren, wenn er so vorgeht: Eine Betriebs­kosten­abrechnung, die der Mieter nach Ablauf der Abrechnungs­frist erhält, berechtigt den Vermieter zwar nicht mehr Nach­forderungen zu stellen, Guthaben muss er aber immer noch auszahlen. Auch Einwände gegen die (an sich verspätete) Abrechnung, aus denen sich eventuell ein noch größeres Guthaben ergibt, darf der Mieter immer noch geltend machen.

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Neben­kosten­abrechnung auf formale Fehler checken

Ist die Neben­kosten­abrechnung recht­zeitig einge­troffen, sollten Mieter sie zunächst auf formale Fehler kontrollieren. Nur eine formal korrekte Neben­kosten­abrechnung kann Ansprüche auf eine Nach­zahlung begründen. Formal fehler­hafte Abrechnungen sind hingegen schlichtweg unwirk­sam und können vom Mieter ignoriert werden. Häufige formale Fehler sind:

Falscher Absender. Der Vermieter muss in der Abrechnung kennt­lich machen, dass sie von ihm stammt. Dafür sollte mindestens im Brief­kopf seine Anschrift aufgeführt sein. Wird die Abrechnung durch eine Haus­verwaltung oder einen anderen Vertreter erstellt, der dem Mieter gegen­über zuvor noch nicht in Erscheinung getreten ist, muss der Abrechnung eine entsprechende Voll­macht beigelegt werden.

Falscher Adressat. Die Neben­kosten­abrechnung muss ordnungs­gemäß an den Mieter adressiert sein. Bei mehreren Mietern genügt laut Recht­sprechung des Bundes­gerichts­hof die Adressierung an einen Mieter.

Falsches Abrechnungs­objekt. Das Abrechnungs­objekt muss in der Abrechnung eindeutig mit Anschrift, Lage der Wohnung im Haus und Wohnungs­nummer bezeichnet sein.

Falscher Abrechungs­zeitraum. Die Abrechnung hat sich grund­sätzlich auf einen Abrechnungs­zeitraum von zwölf Monaten zu erstre­cken. Ein längerer Zeitraum ist stets unzu­lässig. Zieht ein Mieter jedoch unterjäh­rig ein oder aus, verkürzt sich der Zeitraum entsprechend vom letzten Abrechnungs­termin bis zum vereinbarten Über­gabetermin der Wohnung. Beginn und Ende des Abrechnungs­zeitraums sind in der Regel im Miet­vertrag vereinbart und müssen nicht mit dem Kalender­jahr über­einstimmen. Möglich ist beispiels­weise auch ein Abrechnungs­zeitraum vom 1. Juli eines Jahres bis zum 30. Juni des Folge­jahres.

Mangelnde Nach­voll­zieh­barkeit. Der Vermieter ist verpflichtet, die angefallenen Gesamt­kosten gegliedert nach den einzelnen Neben­kosten­positionen über­sicht­lich und nach­voll­zieh­bar darzustellen. Dies ist der Fall, wenn die Abrechnung für einen durch­schnitt­lich juristisch und betriebs­wirt­schaftlich gebildeten Mieter aus sich heraus verständlich ist. Zusätzlich muss klar erkenn­bar sein, nach welchem Verteilungs­schlüssel die Kosten auf den einzelnen Mieter umge­legt wurden. Hierbei können je nach Neben­kosten­art auch mehrere Verteiler­schlüssel zur Anwendung kommen, solange dies in einer für den Mieter rechnerisch nach­voll­zieh­baren Weise erfolgt. Neben den angefallenen Kosten muss die Abrechnung zudem Auskunft über die vom Mieter geleisteten Voraus­zahlungen geben.

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Neben­kosten­abrechnung auf inhalt­liche Fehler checken

Mieter sollten ihre Neben­kosten­abrechnung anhand folgender Stich­punkte auf inhalt­liche Fehler über­prüfen:

Nur Leistungen aus dem Betriebs­kostenkatalog zählen

Wenn Mieter die Neben­kosten­rechnung erhalten haben, sollten sie Posten für Posten durch­gehen und nach Positionen durch­schauen, die gar nicht auf Mieter umge­legt werden dürfen. Dazu zählen Verwaltungs­kosten und Reparatur­kosten, aber auch Bank- und Konto­gebühren.

„Sons­tige Kosten“ genauer ansehen

Anlass zu weiterer Recherche ist gegeben, wenn in der Betriebs­kosten­abrechnung Positionen auftauchen, die nicht im Betriebs­kostenkatalog der Betriebs­kosten­ver­ordnung enthalten sind. Das könnten recht­lich „sons­tige Kosten“ sein, die aber nur unter engen Voraus­setzungen über­haupt vom Mieter zu tragen sind:

Erstens muss die Kosten­art bereits ausdrück­lich schon im Miet­vertrag stehen.

Und zweitens muss es sich um regel­mäßig wieder­kehrende und notwendige Kosten handeln. Das kann von Miet­verhältnis zu Miet­verhältnis unterschiedlich sein.

Beispiel Dach­rinnen­reinigung: Der Vermieter hat im Miet­vertrag ausdrück­lich aufgenommen, dass die Mieter des Hauses die Kosten der Dach­rinnen­reinigung zu über­nehmen haben. Das allein sagt aber noch nichts darüber aus, ob die Mieter recht­lich zur Zahlung verpflichtet sind. Wird die Dach­rinne des Hauses über­haupt in regel­mäßigen Abständen über­haupt gereinigt? Und ist das auch objektiv notwendig? Wenn das Haus von vielen Bäumen umgeben ist und deshalb der Vermieter die Dach­rinne turnus­mäßig reinigen lässt, sind die Ausgaben umleg­bare Betriebs­kosten (Bundesgerichtshof, Az. VIII ZR 167/03).

Lässt der Vermieter den Reinigungs­dienst aber zum Beispiel immer nur dann unregelmäßig kommen, wenn ein großer Sturm eine Verstopfung in der Rinne verursacht hat, sind die Kosten recht­lich keine umleg­baren Neben­kosten. Weil die Beur­teilung, ob Ausgaben Betriebs­kosten sind oder nicht, stark von den Umständen des Einzel­falls abhängen, wird auch oftmals vor Gericht darüber gestritten. Häufiger Streit­punkt sind etwa auch die Kosten für das Fällen von Bäumen. Die meisten Gerichte gehen davon aus, dass Einzel­aktionen wie das Fällen von alten und kranken Bäumen nicht umge­legt werden können.

Eigentums­wohnung – Hausgeld­abrechnung reicht nicht

Insbesondere Privatleute, die ihre Eigentums­wohnungen vermietet haben, reichen als Betriebs­kosten­abrechnung an ihren Mieter manchmal einfach die Hausgeld­abrechnung weiter, die sie vom Verwalter der Wohnungs­anlage erhalten haben. Die Hausgeld­abrechnung in der Eigentümergemeinschaft ist aber im Verhältnis zum Mieter keine taugliche Betriebs­kosten­abrechnung, weil darin auch Positionen stecken, die ein Mieter gar nicht bezahlen muss. So etwa die Verwaltungs­kosten (Kosten des Verwalters, Konto­führungs­gebühren für das Hausgeld­konto) und Reparatur­kosten, außerdem die Instandhaltungs­rück­lage der Eigentümer. Für den Vermieter selbst ist das schlichte Weiterreichen seiner Hausgeld­abrechnung 9in einem Punkt nachteilhaft: Die Grund­steuer, die er zu entrichten hat ist in der Hausgeld­abrechnung nicht erfasst. Er darf sie aber auf den Mieter umlegen darf.

Stimmt der Verteiler­schlüssel?

Mieter sollten über­prüfen, ob der Vermieter in der Abrechnung den Umlagemaß­stab anwendet, der laut Miet­vertrag vorgegeben war. Enthält dieser keine Regelung, richtet sich die Verteilung grund­sätzlich nach der Wohn­fläche (Paragraf 556a Absatz 1 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch). Lediglich die verbrauchs­abhängigen Neben­kosten, insbesondere Heiz­kosten, werden in der Regel über­wiegend nach dem individuellen Verbrauch abge­rechnet. Heiz­kosten sollen nach der Heiz­kosten­ver­ordnung zu 50 Prozent und höchs­tens zu 70 Prozent nach dem Verbrauch auf die Nutzer einer Zentralhei­zung verteilt werden.

Die Mieter einer Eigentums­wohnung müssen beim Verteiler­schlüssel besonders acht geben. Denn die Wohnungs­eigentümer verteilen die Bewirt­schaftungs­kosten ihrer Wohn­anlage unter­einander oftmals nach den sogenannten Miteigentums­anteilen (MEA), die auf eine Wohnung entfallen. Steht im Miet­vertrag aber die Wohn­fläche als Verteilungs­schlüssel, zahlt der Mieter über­proportional viele Betriebs­kosten, wenn die Miteigentums­anteile der Wohnung größer sind als das Verhältnis Wohn­fläche zur Gesamt­wohn­fläche des Hauses.

Sind alle Voraus­zahlungen in der Neben­kosten­abrechnung erfasst?

Manchmal sind in der Neben­kosten­abrechnung nicht alle Voraus­zahlungen erfasst, die ein Mieter im Laufe eines Jahres an den Vermieter über­wiesen hat. Deshalb sollten Mieter die Abrechnung darauf­hin prüfen. Wichtig für Mieter, die im Abrechnungs­zeitraum die Miete etwa wegen Schimmels oder Heizungs­ausfall ordentlich und zu Recht gemindert haben: Nicht selten berück­sichtigen Vermieter in der Abrechnung berechtigte Miet­minderungen nicht. Das kann zu erhöhten Nach­zahlungen führen. Wie sich die Minderung rechnerisch auf die Betriebs­kosten­abrechnung auswirkt, ist leider sehr kompliziert ("Vermieter muss Mietminderung beachten“). Wer hohe Minderungs­beträge hatte, sollte die Abrechnung daher von einem Fach­anwalt für Mietrecht zur Anwaltsauskunft des Anwaltvereins oder dem örtlichen Mieterverein über­prüfen lassen.

Die Wohnungs­größe spielt eine große Rolle

Viele Betriebs­kosten­positionen werden nach dem Verhältnis der Einzel­wohn­fläche zur Gesamt­wohn­fläche des Miets­hauses auf den jeweiligen Mieter umge­legt. Ein Vermieter kann im Miet­vertrag zwar auch andere Verteilungs­schlüssel vorschreiben, etwa dass die Kosten für die Garten­pflege nicht nach der Wohnungs­größe verteilt werden, sondern das die Ausgaben pro Wohnung, also zu gleichen Anteilen, getragen werden müssen. Steht zum Umla­geschlüssel aber nichts im Miet­vertrag, ist die Wohn­fläche der vom Gesetz vorgegebene Verteilungs­maßstab.

Es gilt also der Grund­satz: Der Mieter einer großen Wohnung zahlt höhere Betriebs­kosten, der Bewohner einer kleinen Wohnung geringere. Deshalb ist es entscheidend, dass in der Neben­kosten­abrechnung die korrekte Wohn­fläche angegeben ist. Das sollten Mieter über­prüfen. Nicht selten ist eine Wohnung größer oder kleiner als in der Betriebs­kosten­rechnung angeben. Insbesondere wenn Mieter das Gefühl haben, ihre Wohung ist gar nicht so groß, sollten sie nach­messen. Eine ordentliche Ersparnis bei den Betriebs­kosten kann das Ergebnis sein („Wohnfläche: Nachmessen kann bares Geld bringen“).

Leerstand – hier muss der Vermieter selbst zahlen

Für leer stehende Wohnungen muss der Vermieter die auf diese Wohnung entfallenen Neben­kosten selbst über­nehmen. Mieter sollten deshalb miss­trauisch werden, wenn die der Verteilung der Kosten zugrunde liegende Gesamt­quadrat­meterzahl des Miets­hauses plötzlich nied­riger ist als in den Betriebs­kosten­abrechnungen der Jahre zuvor. Dann kann es sein, dass der Vermieter versucht, die gesamten Betriebs­kosten auf die verbliebenen Mieter umzu­legen.

Beispiel: Ein Miets­haus hat fünf Wohnungen zu je 200 Quadrat­metern Wohn­fläche. In den vergangenen Jahren waren alle Wohnungen ganz­jährig vermietet. Die jähr­lichen Kosten für die Garten­pflege in Höhe von 1 000 Euro hat der Vermieter in dieser Zeit auf die fünf Wohnungen verteilt. Jeder Mieter musste gemäß Betriebs­kosten­abrechnung bisher immer 200 Euro pro Jahr für die Garten­pflege bezahlen. Nun steht eine Wohnung für ein ganzes Jahr lang leer. Der Vermieter verteilt die Betriebs­kosten laut Abrechnung diesmal nach der Verhältnis der Einzel­wohn­fläche zu 1 000 Quadrat­metern Wohn­fläche, sondern zu den vermieteten 800 Quadrat­metern. Danach müssten alle Mieter 250 Euro Garten­pflege­kosten als Neben­kosten zahlen. So abzu­rechnen ist jedoch rechts­widrig. Der Vermieter muss bei der Verteilung der Betriebs­kosten mit der tatsäch­lichen Gesamt­wohn­fläche rechnen, in dem Beispielfall muss er die auf die leer stehende Wohnung entfallenen 200 Euro Garten­pflege­kosten selbst über­nehmen.

Neben­kosten im Miets­haus mit Gewerbe („Misch­nutzung“)

Bei gemischt genutzten Gebäuden, also Immobilien mit Wohn- und Gewerberäumen, muss der Vermieter die Betriebs­kosten für die Gewer­beein­heiten getrennt abrechnen, wenn sie anderenfalls zu einer ins Gewicht fallenden Mehr­belastung der Wohn­raummieter führen würden (Bundesgerichtshof, Az. VIII ZR 78/05). Das gilt zum Beispiel bei verbrauchs­intensivem Gewerbe wie Restaurants, Gast­stätten, Saunen oder Wäschereien.

Beispiel: Ein Friseur bezieht sein Wasser auch über den allgemeinen Anschluss des Hauses. Weil ein solches Gewerbe erheblich mehr Wasser verbraucht als etwa ein berufs­tätiger Mieter, muss der Vermieter von den Gesamt­wasser­kosten des Hauses vorweg einen Teil für das Gewerbe abziehen („Vorweg­abzug“) und darf nur den Rest auf die Wohn­raummieter umlegen.

Vermieter müssen Grund­satz der Wirt­schaftlich­keit beachten

Bei der Bewirt­schaftung von vermieteten Wohnungen muss der Vermieter den Grund­satz der Wirt­schaftlich­keit beachten (Paragraf 556 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch). Das heißt: Er hat zum Beispiel beim Einkauf von Heizöl, dem Abschluss der Gebäude­versicherung oder dem Auftrag an die Reinigungs­firma stets das Preis-Leistungs­verhältnis zu beachten und den Markt zu beob­achten. Weichen die Kosten stark vom Üblichen ab, kann der Mieter eventuell durch die Vorlage von güns­tigeren Vergleichs­angeboten gegen teure Posten in der Betriebs­kosten­abrechnung wegen des Verstoßes gegen den Wirt­schaftlich­keits­grund­satz vorgehen.

Einige Amts­gerichte akzeptieren einen regionalen Betriebs­kostenspiegel als Vergleichs­maßstab. Vor dem Amts­gericht Berlin-Mitte gewann 2018 etwa ein Mieter, der laut Abrechnung für Hausmeister, Garten­pflege, Haus­reinigung und Winter­dienst 67 Cent pro Monat und Quadrat­meter zahlen sollte. Laut Berliner Betriebs­kostenspiegel waren im Schnitt aber nur 47 Cent üblich. Da der Vermieter keinen Grund nennen konnte, warum er die teuren Dienste ausgewählt hatte, verlor er vor Gericht. Folge: Der Mieter hatte nur die 47 Cent zu zahlen. Mehr zum Thema Betriebskosten: Vermieter muss wirtschaftlich abrechnen.

Auf Explosionen in der Neben­kosten­abrechnung achten

Sind die Kosten etwa für Hausmeister, Gebäude­reinigung oder Garten­pflege im Vergleich zu den Vorjahren explodiert, ist das ein Anlass, beim Vermieter Einsicht die Abrechnungs­unterlagen des betroffenen Jahres zu schauen. Anhand der Rechnung, die zum Beispiel das Reinigungs­unternehmen für seine Arbeit beim Vermieter einge­reicht hat, kann man ersehen, für wie viele Stunden Arbeit welcher Stunden­lohn abge­rechnet wurde. Mit diesen Werten könnte der Mieter dann auf dem Markt nach güns­tigeren Angeboten Ausschau halten und dem Vermieter am Ende vielleicht einen Verstoß gegen den Grund­satz der Wirt­schaftlich­keit nach­zuweisen.

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Mieter dürfen Belege beim Vermieter einsehen

Mieter haben stets das Recht zur Einsicht der Belege beim Vermieter. Es ist ratsam, einen Zeugen mitzunehmen und vor Ort Kopien von umstrittenen oder sonst irgendwie merkwürdigen Rechnungen zu machen. Wenn der Vermieter es nicht erlaubt, sein Kopiergerät zu benutzen, sollten Mieter zur Not Fotos mit ihrem Handy machen. Wird auch das verweigert, sollte man sich von den relevanten Abrechnungen wenigs­tens Aussteller, Datum, Kosten­position und Rechnungs­betrag hand­schriftlich notieren.

Manchen Vermieter über­senden auf Wunsch auch Kopien. Die Kosten dafür hat jedoch der Mieter zu tragen. Über­wiegen halten Gerichte 25 Cent je Kopie für angemessen. Finanziell erträglicher wird es, wenn sich mehrere Mieter, die Interesse an den Kopien haben, die Kosten teilen. Besteht der Vermieter auf 50 Cent pro Kopie, sollte man nicht schon deswegen einen Rechts­streit anfangen, sondern vielleicht erst einmal unter Vorbehalt zahlen. Kommt es später zum Streit um die Betriebs­kosten kann der zuviel gezahlte Kopie­preis nach­träglich gleich mit reklamiert werden.

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Wider­spruch gegen Neben­kosten­abrechnung

Hat der Mieter die Betriebs­kosten­abrechnung im Brief­kasten, sollte er diese zeit­nah prüfen. Wenn Mieter Einwände haben, sollten sie diese dem Vermieter schriftlich mitteilen und ihn um eine Erläuterung bitten. Wer glaubt, dass der Vermieter zu teure Dienst­leister bei der Bewirt­schaftung der Immobilie nutzt, sollte im ersten Schreiben an den Mieter auch gleich um einen Termin zur Einsicht in die Belege bitten. Nach Zugang der Abrechnung hat der Mieter insgesamt ein Jahr lang Zeit, Einwände gegen die Neben­kosten­abrechnung vorzubringen (Paragraf 556 Absatz 3 Satz 5 Bürgerliches Gesetzbuch).

Bleiben Mieter und Vermieter nach dem Austausch von Post bei unterschiedlichen Meinungen zu einzelnen Betriebs­kosten­positionen, sollte der Mieter Rechts­rat bei einem Fach­anwalt für Mietrecht oder einem Mieter­ver­ein einholen. Ein Mieter hat über seine Rechts­schutz­versicherung in Miet­rechts­streitig­keiten Kosten­schutz, wenn er den Baustein Immobilien-Rechts­schutz mit abge­schlossen hat alles rund um die Rechtsschutzversicherung.

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Nach­zahlen im Zweifel unter Vorbehalt

Bis zur Klärung ihrer Fragen haben Mieter zwei Möglich­keiten. Entweder über­weisen sie die Nach­forderung komplett „unter dem Vorbehalt einer Rück­forderung“. Oder sie behalten den umstrittenen Anteil der Nach­zahlung ein und über­weisen schon einmal den Rest. Von letzterer Variante ist insbesondere dann abzu­raten, wenn die Miet­parteien um einen hohen Nach­zahlungs­betrag streiten oder wenn es zusätzlich noch Mietrück­stände oder Streit um höhere Miet­minderungen gibt. Denn sobald der Mieter aus Sicht des Vermieters insgesamt Schulden in Höhe von mehr als einer Monats­miete hat, hat er die Möglich­keit, dem Mieter zu kündigen.

Wehrt sich der Mieter dagegen vor Gericht, werden im Prozess auch die Fragen rund um die Betriebs­kosten­abrechnung geklärt. Hat der Mieter recht, behält er natürlich auch seine Wohnung. Entscheidet das Gericht aber für den Vermieter, verliert der Mieter seine Wohnung wegen der zu Unrecht vorenthaltenen Nach­zahlung. Damit der Streit um die Betriebs­kosten gar nicht erst zum Kündigungs­risiko wird, sollte man eine Nach­zahlung im Zweifel lieber komplett „unter Vorbehalt“ bezahlen und anschließend um eine Rück­forderung streiten. Auch dieser Zoff kann natürlich vor Gericht landen. Eine solche Zahlungs­klage dreht sich dann aber „nur“ ums Geld. Das Risiko, die Wohnung zu verlieren, besteht dann nicht.

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