Wer mit der Software seinen Büroalltag organisiert, spart viel Zeit. Im Test: Vier Outlook-Seminare für PC-Erfahrene.
Testergebnisse für 4 Kurse Outlook
Im Schnitt 30 E-Mails pro Tag
E-Mails können das ganze Leben verändern. Zumindest im Kino. Im Kassenerfolg „E-Mail für Dich“ wurde der kleine Briefumschlag auf dem Bildschirm zum Symbol der großen Liebe. Sehnlichst erwartet und mit Herzklopfen geöffnet. Im Büroalltag geht es weniger romantisch zu. Längst sind die gelben Symbole mehr Last als Lust. „Im Schnitt 25 bis 30 E-Mails bekommt ein Angestellter pro Tag, Führungskräfte erhalten sogar noch mehr“, berichtet der Kommunikationsexperte Roman Soucek von der Universität Erlangen-Nürnberg. Er rät allen Nutzern: „E-Mail-Management ist Zeitmanagement. Ständiges Abrufen der E-Mails lenkt ab. Am besten ruft man diese nach Möglichkeit nur alle zwei Stunden ab und schließt zwischendurch das Programm.“
Kalender, Vertretungen, Termine
Wer zum Beispiel erfahren möchte, wie unerwünschte E-Mails gar nicht erst ins Postfach gelangen, kann das und noch viel mehr in einem Outlook-Kurs lernen. Anders als bei Excel gibt es hier jedoch nur wenige Kurse für Verbraucher. Das hat zwei Gründe: Erstens schulen viele Betriebe ihre Mitarbeiter lieber firmenintern. Schließlich bietet die Software Microsoft Outlook ja viel mehr als nur den Nachrichtenaustausch. Längst wird darüber die Arbeit organisiert und verwaltet. Ob Kalender, Vertretungen oder Termine – in größeren Betrieben, die über einen Exchange Server verfügen, der die gemeinsame Nutzung von Outlook-Daten ermöglicht, läuft heute so gut wie alles über diese Software. Eine gemeinsame Schulung der Mitarbeiter ist da sinnvoll. Zweitens lässt sich Outlook, anders als Excel, leichter in Eigenregie lernen. Wer aber einen Kurs besuchen möchte, wird zum Beispiel in der Weiterbildungsdatenbank www.it-fortbildung.com fündig.
Vier Kurse zwischen 42 und 195 Euro
test.de wollte wissen, ob sich ein Ein- bis Zwei-Tages-Kurs auch für Personen lohnt, die längst mit E-Mails umgehen können. Was wird dort außerdem unterrichtet? Wie gut schaffen es die Dozenten, das zu vermitteln? Deshalb hat die Stiftung Warentest offene Outlook-Seminare besucht – insgesamt vier –, die ausdrücklich EDV-Grundkenntnisse oder Windows-Erfahrungen voraussetzten (siehe „Ausgewählt, geprüft, bewertet“).Sie fanden in Großstädten statt und kosteten zwischen 42 und 195 Euro. Anbieter waren zwei Volkshochschulen (VHS), eine Industrie- und Handelskammer (IHK) und eine gemeinnützige Bildungseinrichtung.
Geschulte Tester in Kursen
Je eine geschulte Testperson mit Outlook-Grundkenntnissen hat ein Seminar besucht – natürlich nicht als offizieller Tester der Stiftung Warentest. Sie protokollierte das Kursgeschehen, sammelte Skripte und Kopien ein und speicherte, soweit möglich, Übungsdateien. Weil jeder Kurs nur einmal besucht wurde, beschreibt test.de die Qualität der Prüfpunkte „Inhalt“, „Didaktik“, „Kursorganisation“ und „Kundeninformation“(siehe Tabelle)nur bewertend und vergibt dafür kein Qualitätsurteil.
Acht Unterrichtsstunden sind zu wenig
Kurse für PC-erfahrene Nutzer sollten inhaltlich fünf Themenfelder hinreichend abdecken: Nachrichtenaustausch, Adressverwaltung, Terminverwaltung, Aufgabenverwaltung sowie Organisation und Verwaltung (siehe Themenkasten).Diese Anforderung erfüllten jedoch nur die beiden längeren Kurse im Test: das Freiburger Weiterbildungszentrum FWZ und die Berliner VHS Treptow-Köpenick. Hier war die inhaltliche Qualität hoch. Die beiden anderen Kurse dauerten nur einen Tag – zu wenig, um die wichtigen Themen abzuhandeln. Positiv fiel auf: In drei Kursen gab es ein Übungsnetzwerk, um etwa Besprechungskoordination üben zu können. Nur bei der VHS Treptow-Köpenick war das nicht möglich – ein Nachteil für diejenigen, die mit Firmennetzwerk arbeiten.
Orientierung mit Themenkasten
Der Test zeigt auch: Kein Anbieter informierte vorbildlich über die Kursinhalte. Für einen Verbraucher, der wissen möchte, wie er Verteilerlisten anlegt oder eine Aufgabe in einen Termin umwandelt, sind vage Formulierungen in den Print- oder Internetinformationen wenig hilfreich. Abhilfe gibt der Themenkasten der Stiftung Warentest: Wer aus den Kursinfos der Anbieter nicht schlau wird, kann sich gezielt nach den im Kasten aufgeführten Outlook-Funktionen in den fünf Themenbereichen erkundigen. Fazit der PC-erfahrenen Tester: Zu ihrem Erstaunen haben sie noch viel Neues gelernt. Kein Wunder – schließlich ist ja Outlook mehr als nur „E-Mail für Dich“.
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Nach meiner Erfahrung als Beraterin und Coach für Office Management macht es grundsätzlich Sinn, Outlook-Anwendungen für fortgeschrittene Nutzer im Firmennetzwerk 'vor Ort' zu schulen. Dabei kann intensiv, individuell und interaktiv trainiert werden unter Einbeziehung der gesamten Arbeitsplatzorganisation. Das spart Zeit und Geld. Für die Vermittlung von Grundkenntnissen sind Kurse wie die von Ihnen getesteten durchaus geeignet, für fortgeschrittene, professionelle Anwender eher nicht.
Mit keiner Silbe wird im Artikel erwähnt, dass es andere Programme und Möglichkeiten gibt, seine Emails, Kontakte und Termine zu verwalten. Die Einschränkung der Kursauswahl auf Outlookkurse ohne jegliche Erklärung, warum nur Kurse für ein einziges Programm eines einzigen Herstellers berücksichtigt wird (das es zudem gar nicht für alle Betriebssystemplattformen gibt), passt meiner Meinung nach nicht zu einem unabhängigen Testinstitut.
Auch vermisse ich bei den Kriterien für ein gutes Kursangebot, dass die Fähigkeit im Umgang mit Email- und Kontakt- bzw. Kalenderprogrammen grundsätzlich gelehrt wird. Wenn das am Beispiel eines bestimmten Programmes geschieht, dann sollten doch immer Hinweise gegeben werden, wie das Erlernte auf andere Programme übertragen werden kann. Die Einschränkung auf ein einziges Programm dient nicht dem Verbraucher, sondern lediglich dem Hersteller.