Wichtige Dokumente: So können Eigentümer die Hausverwaltung kontrollieren

Teilungserklärung. Prüfen Sie – am besten vor dem Kauf einer Wohnung – welcher Teil der Anlage als Sondereigentum Ihnen allein zusteht und was als Gemeinschaftseigentum allen gehört. Sehen Sie nach, wie viele Miteigentumsanteile Sie haben, wie die Kosten aufgeteilt und die Stimmrechte zugeordnet werden und welche Bestimmungen für den Verwalter gelten.

Beschlusssammlung. Der Verwalter muss Entscheidungen der Eigentümergemeinschaft bis Juli 2007 zurück aufbewahren – auch Gerichtsurteile zur Gemeinschaft und Beschlüsse, für die es keine Mehrheit gab. So können Sie nachvollziehen, ob es Streit gab, ob größere Vorhaben anstehen und ob der Verwalter alle Beschlüsse umgesetzt hat. Führt der Verwalter keine Beschlusssammlung, kann er vorzeitig abberufen werden (siehe Checkliste).

Jahresabrechnung. Die Posten in der Abrechnung müssen konkret benannt werden. Haken Sie nach, wenn Posten wie „sonstige Reparaturen“ oder „Anwaltskosten“ nicht erläutert werden. Rechnen Sie: Kontostand zu Jahresbeginn plus Einnahmen minus Ausgaben. Das Ergebnis muss mit dem Kontostand zum Jahresende übereinstimmen. Vergleichen Sie die Jahresabrechnung mit dem Wirtschaftsplan, den der Verwalter für das Jahr aufgestellt hat.

Belege. Gibt es einen Beirat, eine gewählte Eigentümervertretung, muss er die Jahresabrechnung prüfen und Belege wie Kontoauszüge und Rechnungen einsehen. Andere Eigentümer dürfen die Unterlagen im Büro des Verwalters einsehen und kopieren (Bundesgerichtshof, Az. V ZR 66/10).

Einladung zur Versammlung. Prüfen Sie, ob die Tagesordnung alle anstehenden Fragen enthält. Besuchen Sie die Versammlung oder bevollmächtigen Sie einen vertrauten Menschen, Sie zu vertreten. Wen Sie bevollmächtigen dürfen, kann durch die Teilungserklärung eingeschränkt sein. Die Ergebnisse der Versammlung gehören in ein Protokoll. Beschlüsse müssen Sie spätestens einen Monat nach der Versammlung anfechten und dafür innerhalb eines weiteren Monats eine Begründung einreichen.

Verwaltervertrag. Der Verwalter sollte vertraglich verpflichtet sein, Hausgeldrückstände von säumigen Miteigentümern einzutreiben, das Protokoll der Versammlung binnen zwei bis drei Wochen zu versenden und für Aufträge ab einer bestimmten Rechnungshöhe und für längerfristige Verträge die Zustimmung des Beirates einzuholen. Eigentümer können diese Pflichten auch per Beschluss festlegen. Prüfen Sie, für welche Leistungen der Verwalter eine Extravergütung fordern darf.

Kontounterlagen. Die Gemeinschaft sollte Inhaberin der Konten sein, nicht der Verwalter. Dann können Eigentümer von der Bank leichter Auskunft verlangen; das Geld ist bei Insolvenz des Verwalters sicher; das Konto lässt sich leichter übertragen, falls der Verwalter geht. Wer Inhaber ist, steht in den Kontounterlagen.

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