Steuern sparen mit dem privaten Laptop und Tablet oder beim Kauf eines neuen Smartphones – wir sagen, wie das geht.

Ein neues Tablet für 700 Euro soll es sein? Das geht auch für die Hälfte der Kosten, wenn der Arbeit­geber mitspielt und das Gerät für seinen Angestellten mit einem Teil des Gehalts anschafft.

So funk­tioniert es: Ein Arbeitnehmer verzichtet im August 2013 auf 700 Euro von seinem Brutto­gehalt, das sind in seinem Fall 350 Euro netto. Im Gegen­zug erhält er ein Tablet im Wert von 700 Euro von seiner Firma, das er privat nutzen darf.

Er zahlt dafür weder Sozial­abgaben noch Steuern. So spart er die 30 Prozent Steuern und 20 Prozent Sozial­abgaben, die sonst für die 700 Euro Brutto­gehalt fällig gewesen wären. Unterm Strich kostet ihn das Gerät nur 350 Euro. Auch der Chef spart, wenn er sich auf diesen legalen Trick einlässt – nämlich rund 140 Euro Sozial­abgaben.

Hintergrund ist eine Rechts­änderung, die seit dem 1. Januar 2012 greift und auch für alle noch offenen Steuerfälle rück­wirkend ab dem Jahr 2000 gilt: Bekommen Arbeitnehmer elektronische Geräte von ihrem Chef, die sie privat nutzen dürfen, müssen sie den geld­werten Vorteil nicht versteuern. Die Steuerbefreiung gilt auch, wenn der Chef das Tablet oder Smartphone wie im Beispiel oben aus einem Teil des Gehalts oder als Extra zum Gehalt bezahlt.

Finanz­amt statt Chef

Im besten Fall stellt der Arbeit­geber PC, Laptop, Smartphone oder Tablet zur Verfügung oder schafft sie für den Mitarbeiter an. Doch auch, wenn Arbeitnehmer ihre Geräte selbst kaufen, können sie Steuer­vorteile nutzen. Arbeitnehmer, die regel­mäßig an privaten Geräten für den Chef arbeiten, können das Finanz­amt an den Anschaffungs­kosten beteiligen, indem sie die Ausgaben als Werbungs­kosten geltend machen. Werden die elektronischen Arbeits­mittel ausschließ­lich beruflich genutzt oder beträgt die private Nutzung nach­weisbar höchs­tens 10 Prozent, darf der Preis für das Gerät komplett angesetzt werden.

Benutzen Arbeitnehmer die privaten Geräte nur ab und zu beruflich, können sie dem Finanz­amt die anteiligen Kosten in Rechnung stellen. Den beruflichen Nutzungs­anteil dürfen sie nach einem Urteil des Bundes­finanzhofs (BFH, Az. VI R 135/01) schätzen: Für Menschen, die über­wiegend am Computer arbeiten, geben die Finanz­richter als Richt­schnur einen Nutzungs­anteil von 50 Prozent vor. Einen höheren Anteil akzeptieren die Behörden nur, wenn der Arbeitnehmer für drei Monate ein lückenloses PC-Fahrten­buch vorlegt.

Tipp: Damit das Finanz­amt die berufliche Nutzung anerkennt, lassen Sie sich vom Arbeit­geber eine Bescheinigung ausstellen.

Wichtige Preis­grenze: 487,90 Euro

Wer die berufliche Nutzung seiner privaten elektronischen Geräte belegen kann, muss als Nächstes wissen, wie er die Anschaffungs­kosten steuerlich abrechnen muss. Kostet ein Gerät inklusive Mehr­wert­steuer nicht mehr als 487,90 Euro, kann der Nutzer den berufs­bedingten Anteil des Kauf­preises auf einen Schlag im Anschaffungs­jahr steuerlich geltend machen.

Diese Sofort­abschreibung ist aber keine Pflicht: Hat der Käufer im Jahr der Anschaffung nur wenig Einkünfte, kann er die Abschreibung auch über mehrere Jahre laufen lassen. So hebt er sich einen Teil des Steuer­abzugs für künftige Steuer­jahre mit eventuell höheren Einkünften auf.

Waren das Gerät und die mitgekauften Zubehör­teile teurer als 487,90 Euro, hat der Käufer keine Wahl. Dann muss er den Kauf­preis über mehrere Jahre verteilt abschreiben. Das Finanz­ministerium hat dazu sogenannte AfA-Tabellen fest­gelegt – Tabellen der Abset­zung für Abnut­zung. In diesen ist die Abschreibungs­dauer nach gewöhnlicher Nutzungs­dauer fest­gelegt. Die Zahlen beruhen auf Erfahrungs­werten des Ministeriums. Die AfA-Tabellen sind recht­lich nicht bindend, werden aber von den Finanz­ämtern und den Gerichten allgemein anerkannt.

Für einen Computer etwa gilt eine Nutzungs­dauer von drei Jahren. Das heißt, der Kauf­preis wird ab Kauf­datum durch 36 Monate geteilt und dann anteilig in jedem Jahr in der Steuererklärung angegeben. Bei Anschaffung im März kann eine Käuferin für die Monate März bis Dezember des ersten Jahres den Kosten­anteil für 10 der 36 Monate absetzen (siehe Rechenbeispiel).

Spezialfälle der Abschreibung

Computer-Komplett­anlagen mit Rechner, Monitor, Tastatur, Maus, Fest­platte und CD-Rom-Lauf­werk gelten steuerlich als Einheit. Als Ausgangs­wert dient der Komplett­preis, er ist auf drei Jahre aufzuteilen. Nur separat nutz­bare Kombigeräte wie Drucker mit zusätzlicher Fax- und Kopier­funk­tion oder ein Beamer können einzeln in der Steuererklärung abge­rechnet werden.

Ist Software im Paket­preis enthalten, wird sie mit der Anlage abge­schrieben. Nach­träglich gekaufte Software, deren Preis unter 487,90 Euro liegt, kann der Käufer auf einmal abschreiben. Ist ein Programm teurer, gilt eine Nutzungs­dauer von drei Jahren.

Die Kosten für Verbrauchs­materialien wie Toner, Drucker­patronen, Papier, CD- oder DVD-Rohlinge können immer direkt steuerlich abge­rechnet werden. Das gilt auch für die Ersatz­teile, für USB-Sticks und externe Fest­platten.

Muss ein Berufs­tätiger seinen alten PC oder das Handy vor Ablauf der üblichen Nutzungs­zeit durch ein leistungs­fähigeres Gerät ersetzen, kann er die noch offenen Abschreibungs­beträge auf einen Schlag geltend machen (FG Rhein­land-Pfalz, Az. 5 K 1759/99). Er muss dem Finanz­amt allerdings klarmachen, dass das ausgemusterte Gerät die berufliche Arbeit behindert oder beein­trächtigt.

Tipp: Lassen Sie sich vom Arbeit­geber bescheinigen, dass Ihr altes Gerät die tech­nischen Anforderungen für die tägliche Arbeit nicht mehr erfüllt und deshalb ein leistungs­fähigeres notwendig ist.

Internet- und Telefon­kosten

In Sachen Internet- und Telefon­anschluss und den damit verbundenen Verbindungs­gebühren sind die Finanz­ämter mitt­lerweile ebenfalls kulanter geworden. Am unkompliziertesten ist es, wenn die Firma in den Privaträumen des Arbeitnehmers einen zweiten Anschluss installiert. Über­nimmt der Chef die Kosten für den Anschluss und für alle Verbindungen, bleibt die Kosten­erstattung auch für das private Surfen und Telefonieren auf der Dienst­daten­leitung steuerfrei.

Wer keine zweite Leitung in den eigenen vier Wänden möchte, muss genau notieren, wann er beruflich und wann dienst­lich telefoniert und wie viel Zeit er im Internet verbringt.

Tage­buch für das Finanz­amt

Am besten dokumentieren Arbeitnehmer alle beruflichen Gespräche mit Telefon­nummer, Gesprächs­partner, Grund und Dauer des Telefonats und führen Buch, wann sie auf welchen Seiten beruflich im Internet unterwegs waren. Für private Gespräche und privates Surfen reicht die Dauer und der Hinweis „privat“ in den Aufzeichnungen.

So ein Telefon- und Internet­tagebuch sollte über drei Monate geführt werden. Das Finanz­amt nimmt die drei Monate als Grund­lage, um einen Aufteilungs­schlüssel für die Kosten des Jahres zu ermitteln.

Ohne diese Zettel­wirt­schaft darf der Chef dem Arbeitnehmer nur 20 Prozent der monatlichen Telefon­kosten pauschal und steuerfrei erstatten, maximal sind 20 Euro pro Monat erlaubt.

Beteiligt sich die Firma über­haupt nicht an den beruflichen Gesprächs­kosten, bleibt dem Arbeitnehmer nur der Werbungs­kosten­abzug in der Steuererklärung. Will er nicht drei Monate lang Buch führen, kann er den beruflichen Aufwand mit 20 Prozent der Rechnung, maximal 20 Euro pro Monat, abrechnen. Bei einer Pauschale für Internet und Telefon, die 30 Euro im Monat kostet, wären so 6 Euro pro Monat ohne Nach­weis möglich, das sind 72 Euro Werbungs­kosten pro Jahr.

Für die berufliche Nutzung eines privat angeschafften Handys oder Auto­telefons gelten dieselben Spiel­regeln.

Kinder spielen am Computer

Manchmal will das Finanz­amt Ausgaben für elektronische Geräte und Verbindungs­kosten nicht anerkennen, weil Jugend­liche zum Haushalt gehören und die Behörde unterstellt, dass sie die Geräte mitnutzen. Dann sollten Steuerzahler folgendes Urteil des Bundes­finanzhofs dagegen­halten (Az. VI R 132/87): Nach Ansicht der obersten Steuer­richter dürfen die Finanz­beamten eine private Mitbenut­zung durch Kinder nicht einfach unterstellen, sondern müssen diese nach­weisen. Finanz­beamte sind berechtigt, einen aktuellen Ausdruck des Fest­platten­verzeich­nisses zu verlangen.

Spielesoftware oder Programme für private Musik oder Video­anwendungen auf dem Rechner schwächen die Verhand­lungs­position des Steuerzah­lers. Ein Internet­zugang kann dagegen nicht ohne weiteres als Indiz für eine erhebliche private Verwendung des PC gewertet werden (FG Rhein­land-Pfalz, Az. 5 K 2776/98). Das gilt auch für eine mitgelieferte Multimedia-Ausrüstung, die oft zur Stan­dard­ausrüstung gehört (Az. 2 K 2340/98).

Tipp: Gute Karten haben Sie, wenn im Haushalt noch ein zweiter Rechner für die Kinder zur Verfügung steht.

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