Artikel als PDF (3 Seiten) Steuern sparen mit dem privaten Laptop und Tablet oder beim Kauf eines neuen Smartphones – wir sagen, wie das geht.
Ein neues Tablet für 700 Euro soll es sein? Das geht auch für die Hälfte der Kosten, wenn der Arbeitgeber mitspielt und das Gerät für seinen Angestellten mit einem Teil des Gehalts anschafft.
So funktioniert es: Ein Arbeitnehmer verzichtet im August 2013 auf 700 Euro von seinem Bruttogehalt, das sind in seinem Fall 350 Euro netto. Im Gegenzug erhält er ein Tablet im Wert von 700 Euro von seiner Firma, das er privat nutzen darf.
Er zahlt dafür weder Sozialabgaben noch Steuern. So spart er die 30 Prozent Steuern und 20 Prozent Sozialabgaben, die sonst für die 700 Euro Bruttogehalt fällig gewesen wären. Unterm Strich kostet ihn das Gerät nur 350 Euro. Auch der Chef spart, wenn er sich auf diesen legalen Trick einlässt – nämlich rund 140 Euro Sozialabgaben.
Hintergrund ist eine Rechtsänderung, die seit dem 1. Januar 2012 greift und auch für alle noch offenen Steuerfälle rückwirkend ab dem Jahr 2000 gilt: Bekommen Arbeitnehmer elektronische Geräte von ihrem Chef, die sie privat nutzen dürfen, müssen sie den geldwerten Vorteil nicht versteuern. Die Steuerbefreiung gilt auch, wenn der Chef das Tablet oder Smartphone wie im Beispiel oben aus einem Teil des Gehalts oder als Extra zum Gehalt bezahlt.
Finanzamt statt Chef
Im besten Fall stellt der Arbeitgeber PC, Laptop, Smartphone oder Tablet zur Verfügung oder schafft sie für den Mitarbeiter an. Doch auch, wenn Arbeitnehmer ihre Geräte selbst kaufen, können sie Steuervorteile nutzen. Arbeitnehmer, die regelmäßig an privaten Geräten für den Chef arbeiten, können das Finanzamt an den Anschaffungskosten beteiligen, indem sie die Ausgaben als Werbungskosten geltend machen. Werden die elektronischen Arbeitsmittel ausschließlich beruflich genutzt oder beträgt die private Nutzung nachweisbar höchstens 10 Prozent, darf der Preis für das Gerät komplett angesetzt werden.
Benutzen Arbeitnehmer die privaten Geräte nur ab und zu beruflich, können sie dem Finanzamt die anteiligen Kosten in Rechnung stellen. Den beruflichen Nutzungsanteil dürfen sie nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH, Az. VI R 135/01) schätzen: Für Menschen, die überwiegend am Computer arbeiten, geben die Finanzrichter als Richtschnur einen Nutzungsanteil von 50 Prozent vor. Einen höheren Anteil akzeptieren die Behörden nur, wenn der Arbeitnehmer für drei Monate ein lückenloses PC-Fahrtenbuch vorlegt.
Tipp: Damit das Finanzamt die berufliche Nutzung anerkennt, lassen Sie sich vom Arbeitgeber eine Bescheinigung ausstellen.
Wichtige Preisgrenze: 487,90 Euro
Wer die berufliche Nutzung seiner privaten elektronischen Geräte belegen kann, muss als Nächstes wissen, wie er die Anschaffungskosten steuerlich abrechnen muss. Kostet ein Gerät inklusive Mehrwertsteuer nicht mehr als 487,90 Euro, kann der Nutzer den berufsbedingten Anteil des Kaufpreises auf einen Schlag im Anschaffungsjahr steuerlich geltend machen.
Diese Sofortabschreibung ist aber keine Pflicht: Hat der Käufer im Jahr der Anschaffung nur wenig Einkünfte, kann er die Abschreibung auch über mehrere Jahre laufen lassen. So hebt er sich einen Teil des Steuerabzugs für künftige Steuerjahre mit eventuell höheren Einkünften auf.
Waren das Gerät und die mitgekauften Zubehörteile teurer als 487,90 Euro, hat der Käufer keine Wahl. Dann muss er den Kaufpreis über mehrere Jahre verteilt abschreiben. Das Finanzministerium hat dazu sogenannte AfA-Tabellen festgelegt – Tabellen der Absetzung für Abnutzung. In diesen ist die Abschreibungsdauer nach gewöhnlicher Nutzungsdauer festgelegt. Die Zahlen beruhen auf Erfahrungswerten des Ministeriums. Die AfA-Tabellen sind rechtlich nicht bindend, werden aber von den Finanzämtern und den Gerichten allgemein anerkannt.
Für einen Computer etwa gilt eine Nutzungsdauer von drei Jahren. Das heißt, der Kaufpreis wird ab Kaufdatum durch 36 Monate geteilt und dann anteilig in jedem Jahr in der Steuererklärung angegeben. Bei Anschaffung im März kann eine Käuferin für die Monate März bis Dezember des ersten Jahres den Kostenanteil für 10 der 36 Monate absetzen (siehe Rechenbeispiel).
Spezialfälle der Abschreibung
Computer-Komplettanlagen mit Rechner, Monitor, Tastatur, Maus, Festplatte und CD-Rom-Laufwerk gelten steuerlich als Einheit. Als Ausgangswert dient der Komplettpreis, er ist auf drei Jahre aufzuteilen. Nur separat nutzbare Kombigeräte wie Drucker mit zusätzlicher Fax- und Kopierfunktion oder ein Beamer können einzeln in der Steuererklärung abgerechnet werden.
Ist Software im Paketpreis enthalten, wird sie mit der Anlage abgeschrieben. Nachträglich gekaufte Software, deren Preis unter 487,90 Euro liegt, kann der Käufer auf einmal abschreiben. Ist ein Programm teurer, gilt eine Nutzungsdauer von drei Jahren.
Die Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Toner, Druckerpatronen, Papier, CD- oder DVD-Rohlinge können immer direkt steuerlich abgerechnet werden. Das gilt auch für die Ersatzteile, für USB-Sticks und externe Festplatten.
Muss ein Berufstätiger seinen alten PC oder das Handy vor Ablauf der üblichen Nutzungszeit durch ein leistungsfähigeres Gerät ersetzen, kann er die noch offenen Abschreibungsbeträge auf einen Schlag geltend machen (FG Rheinland-Pfalz, Az. 5 K 1759/99). Er muss dem Finanzamt allerdings klarmachen, dass das ausgemusterte Gerät die berufliche Arbeit behindert oder beeinträchtigt.
Tipp: Lassen Sie sich vom Arbeitgeber bescheinigen, dass Ihr altes Gerät die technischen Anforderungen für die tägliche Arbeit nicht mehr erfüllt und deshalb ein leistungsfähigeres notwendig ist.
Internet- und Telefonkosten
In Sachen Internet- und Telefonanschluss und den damit verbundenen Verbindungsgebühren sind die Finanzämter mittlerweile ebenfalls kulanter geworden. Am unkompliziertesten ist es, wenn die Firma in den Privaträumen des Arbeitnehmers einen zweiten Anschluss installiert. Übernimmt der Chef die Kosten für den Anschluss und für alle Verbindungen, bleibt die Kostenerstattung auch für das private Surfen und Telefonieren auf der Dienstdatenleitung steuerfrei.
Wer keine zweite Leitung in den eigenen vier Wänden möchte, muss genau notieren, wann er beruflich und wann dienstlich telefoniert und wie viel Zeit er im Internet verbringt.
Tagebuch für das Finanzamt
Am besten dokumentieren Arbeitnehmer alle beruflichen Gespräche mit Telefonnummer, Gesprächspartner, Grund und Dauer des Telefonats und führen Buch, wann sie auf welchen Seiten beruflich im Internet unterwegs waren. Für private Gespräche und privates Surfen reicht die Dauer und der Hinweis „privat“ in den Aufzeichnungen.
So ein Telefon- und Internettagebuch sollte über drei Monate geführt werden. Das Finanzamt nimmt die drei Monate als Grundlage, um einen Aufteilungsschlüssel für die Kosten des Jahres zu ermitteln.
Ohne diese Zettelwirtschaft darf der Chef dem Arbeitnehmer nur 20 Prozent der monatlichen Telefonkosten pauschal und steuerfrei erstatten, maximal sind 20 Euro pro Monat erlaubt.
Beteiligt sich die Firma überhaupt nicht an den beruflichen Gesprächskosten, bleibt dem Arbeitnehmer nur der Werbungskostenabzug in der Steuererklärung. Will er nicht drei Monate lang Buch führen, kann er den beruflichen Aufwand mit 20 Prozent der Rechnung, maximal 20 Euro pro Monat, abrechnen. Bei einer Pauschale für Internet und Telefon, die 30 Euro im Monat kostet, wären so 6 Euro pro Monat ohne Nachweis möglich, das sind 72 Euro Werbungskosten pro Jahr.
Für die berufliche Nutzung eines privat angeschafften Handys oder Autotelefons gelten dieselben Spielregeln.
Kinder spielen am Computer
Manchmal will das Finanzamt Ausgaben für elektronische Geräte und Verbindungskosten nicht anerkennen, weil Jugendliche zum Haushalt gehören und die Behörde unterstellt, dass sie die Geräte mitnutzen. Dann sollten Steuerzahler folgendes Urteil des Bundesfinanzhofs dagegenhalten (Az. VI R 132/87): Nach Ansicht der obersten Steuerrichter dürfen die Finanzbeamten eine private Mitbenutzung durch Kinder nicht einfach unterstellen, sondern müssen diese nachweisen. Finanzbeamte sind berechtigt, einen aktuellen Ausdruck des Festplattenverzeichnisses zu verlangen.
Spielesoftware oder Programme für private Musik oder Videoanwendungen auf dem Rechner schwächen die Verhandlungsposition des Steuerzahlers. Ein Internetzugang kann dagegen nicht ohne weiteres als Indiz für eine erhebliche private Verwendung des PC gewertet werden (FG Rheinland-Pfalz, Az. 5 K 2776/98). Das gilt auch für eine mitgelieferte Multimedia-Ausrüstung, die oft zur Standardausrüstung gehört (Az. 2 K 2340/98).
Tipp: Gute Karten haben Sie, wenn im Haushalt noch ein zweiter Rechner für die Kinder zur Verfügung steht.
