Dokumente beglaubigen lassen Wann ins Bürgerbüro, wann zum Notar?

Dokumente beglaubigen lassen - Wann ins Bürgerbüro, wann zum Notar?
Fest verbunden. Bei mehr­seitigen Abschriften gelten Extra-Regeln. © Stiftung Warentest

Schul­zeugnis, Geburts­urkunde, Grund­buch­auszug – es gibt zwei Arten von Beglaubigungen: die amtliche und die öffent­liche. Hier erklären wir alles, was Sie zum Thema wissen müssen.

Lesen Sie auf dieser Seite:

Die wichtigsten Fakten zu Beglaubigungen

Gut zu wissen: Zeug­nisse sind ein Sonderfall. Wer eine Abschrift benötigt, kann sich auch an seine alte Schule oder Hoch­schule wenden – und als Kirchen­mitglied sogar ans Pfarr­amt seiner Gemeinde. Menschen, die zum Beispiel im Ausland studieren, heiraten oder eine Immobilie kaufen wollen und dafür Beglaubigungen brauchen, müssen weitere Formalien einhalten.

Abschrifts­beglaubigung: Dokumente von oder für Behörden

Bei einer amtlichen Beglaubigung stammt das Original von einer Behörde oder die Kopie ist für eine Behörde bestimmt. Wird zum Beispiel eine beglaubigte Kopie des Personal­ausweises benötigt, kann das Bürger­amt diese ausstellen. So wird bescheinigt, dass die Kopie mit dem Original über­einstimmt. Nicht amtlich beglaubigen dürfen Rechts­anwälte, Steuerberater, Buch­prüfer und Vereine. Neben den Behörden sind immer Notare beglaubigungs­berechtigt.

Urkunden zum Personen­stand gibts nur von der Ausstel­lerbehörde

Für Urkunden zum Personen­stand, etwa Geburts-, Ehe- und Ster­beurkunden kann der Gang zu dem Standes­amt notwendig werden, welches die Urkunde ausgestellt hat. Für den Antrag auf einen Erbschein etwa benötigt der Erbe seine Geburts­urkunde und die Sterbeurkunde des Erblassers. Hat er lediglich eine einfache Kopie seiner Geburts­urkunde, muss diese beglaubigt werden – das kann nur das zuständige Standes­amt erledigen. Existiert aber bereits eine beglaubigte Kopie, kann zum Beispiel auch ein Notar eine weitere Kopie erstellen und beglaubigen.

Grund­buch­auszug: Amt oder Notar

Ähnlich verhält es sich mit Auszügen aus dem Grund­buch: Die kann das zuständige Grund­buch­amt ausstellen. Einen gesicherten Online­zugang zum Grund­buch hat aber auch ein Notar. Dieser kann also auch Auszüge aus dem Grund­buch beglaubigen, muss dazu aber den zu beglaubigenden Auszug selbst gezogen haben.

Amtliche Beglaubigung nur mit Originaldokument

Für eine amtliche Beglaubigung wird grund­sätzlich das Originaldokument benötigt. Dieses muss unver­ändert sein. Wurden Wörter durch­gestrichen oder das Dokument erkenn­bar korrigiert, etwa durch Tipp-Ex oder Durch­streichungen, wird es mitunter nicht anerkannt. Außerdem sollte das Dokument voll­ständig vorliegen.

Kopien beglaubigen lassen – mit Unter­schrift und Siegel

Bestimmte Merkmale muss auch die Beglaubigung erfüllen: Sie muss mit einem Vermerk versehen sein, der besagt, dass die Abschrift mit dem Original über­einstimmt. Der Beglaubigende muss die Kopie unter­schreiben. Zudem muss der Abdruck eines Dienst­siegels erkenn­bar sein. Notarin Barbara Winter aus Berlin sagt: „Erstreckt sich das Schrift­stück über mehrere Seiten, muss es mit Schnur und Siegel verbunden werden.“ Bedeutet: Es ist eine feste Verbindung der einzelnen Seiten nötig, nebst Beglaubigungs­vermerk mit Siegel und Unter­schrift.

Tipp: In der Regel ist es güns­tiger, wenn man zu der Beglaubigungs­stelle eine Kopie der zu beglaubigenden Urkunde mitnimmt.

Sonderfall Hessen: Hier beglaubigen auch Orts­gerichte

Hessen ist das einzige Bundes­land, in dem es Orts­gerichte gibt. Diese sprechen kein Recht, sondern sind vielmehr dazu da, Bürgerinnen und Bürgern sowie Behörden wichtige Hilfe­stel­lungen zu leisten. Jede Gemeinde verfügt über mindestens ein Orts­gericht. Orts­gerichte können Unter­schriften und Kopien beglaubigen. Voraus­setzung dafür ist, dass der Ratsuchende seinen Haupt- oder Neben­wohn­sitz im Bereich des Orts­gerichtes hat. Die Gebühr für eine Unter­schrifts­beglaubigung liegt bei 6 Euro, eine Abschrifts­beglaubigung kostet 3 Euro für bis zu 3 Seiten, jede weitere Seite kostet 50 Cent.

Wer darf beglaubigen - und was kostet das?

Zu den Stellen, die Kopien von Zeug­nissen beglaubigen dürfen, gehören neben Bürger­ämtern, Rathäusern und Notaren auch gesetzliche Krankenkassen und Kirchen mit öffent­lich-recht­licher Organisation, also zumindest die Pfarr­ämter von katho­lischen und evangelischen Gemeinden. Kirchen­mitglieder zahlen für die Beglaubigung meist nur wenige Euro. Günstig ist es auch in Schulen und Universitäten, bei denen ehemalige Schüler und Studenten ihre alten Zeug­nisse beglaubigen lassen können.

Tipp: Einige gesetzliche Krankenkassen beglaubigen Zeug­nisse sogar kostenfrei.

Das kostet eine Beglaubigung

Beglaubigungen beim Bürger­amt kosten in der Regel zwischen 5 und 10 Euro. Auch Notare können Zeug­nisse amtlich beglaubigen. Das kann mehr kosten: Fällig sind 10 Euro pro Dokument oder 1 Euro pro Seite, die beglaubigt werden soll, jeweils plus Mehr­wert­steuer. Der Kunde zahlt immer die teurere Variante.

Diese Veröffent­lichungen könnten Sie interes­sieren

Finanz­planer für junge Familien.
Steuern, Recht, Finanzen für die schönste Zeit des Lebens – im Finanzplaner der Stiftung Warentest.
Immobilien kaufen oder verkaufen.
Hier helfen unser Handbuch Hauskauf und das Buch Meine Immobilie erfolgreich verkaufen.
Recht­liche Vorsorge.
Guten Rat rund um die Erbschaft bietet unser Buch Erben und Vererben, Formulare und Tipps rund um Patienten­verfügung, Testament, Betreuungs­verfügung, Vorsorgevoll­macht erhalten Sie mit dem Vorsorge-Set. Und in Pflege-Situationen hilft das Pflege-Set der Stiftung Warentest.

Was ist eine Unter­schrifts­beglaubigung?

Beglaubigungen einer Unter­schrift dürfen alle Notare, deutsche Botschaften und deutsche Konsulate vornehmen. Notarin Winter erklärt: „Der Beweis­wert dieser Urkunde ist schlicht ein anderer.“ Im Zuge der Unter­schrifts­beglaubigung prüft ein Notar nicht die Gültig­keit des Originals. Es wird nur bestätigt, dass die Unter­schrift auf einer Urkunde wirk­lich von der Person stammt, die sie in Gegen­wart der Amts­person geleistet hat. Eine Unter­schrifts­beglaubigung ist etwa nötig, wenn jemand einen Verein gründen will. Winter: „Die unter­schreibende Person muss persönlich vor dem Notar erscheinen. Fern­beglaubigungen sind unzu­lässig. Tritt eine Vertretungs­person auf, muss diese bevoll­mächtigt sein und dies nach­weisen.“

Tipp: Benötigen Sie eine Unter­schrifts­beglaubigung, können Sie über die Website notar.de einen Notar suchen.

Kein Grund­buch­eintrag ohne öffent­liche Beglaubigung

Wollen Immobilien­besitzer Einträge im Grund­buch ändern lassen, etwa eine Grund­schuld löschen, geht dies nur mit der öffent­lichen Beglaubigung ihrer Unter­schrift beim Notar. Eine solche ist auch bei Handels- und Vereins­register­anmeldungen erforderlich. Die Kosten richten sich nach dem Wert und Umfang der Tätig­keit des Notars.

Achtung: Die Unter­schrifts­beglaubigung ist nicht zu verwechseln mit einer Beur­kundung durch den Notar. Die Beur­kundung liefert nicht nur den Nach­weis über die Unter­schrift, sondern erfasst auch den Inhalt.

Beur­kundungen sind im Familien- und Erbrecht oft notwendig: Ehe- und Erbverträge, Adoptionen und Vater­schafts­anerkennungen müssen beur­kundet werden. Um eine Erbschaft auszuschlagen, genügt dagegen die Unter­schrifts­beglaubigung.

Wann muss eine Vorsorgevoll­macht öffent­lich beglaubigt sein?

Für Vorsorgevoll­machten, bei denen jemand eine andere Person bestimmt, die ihn im Notfall bei bestimmten Angelegenheiten wie Gesundheit, Pflege oder Versicherungen vertritt, gelten nur wenige Form­vorschriften. Ein hand­schriftlicher Text oder ein Formular mit Unter­schrift reicht aus. Anders sieht es aus, wenn über die Vorsorgevoll­macht hinaus auch eine Voll­macht zum Beispiel für Immobilien­geschäfte erteilt wird. Dann muss die Voll­macht unter­schrifts­beglaubigt, in Einzel­fällen sogar beur­kundet werden.

Tipp: Alle wichtigen Infos zum Thema recht­liche Vorsorge finden Sie in unserem umfang­reichen Special Vorsorgevollmacht & Patientenverfügung.

Unter­schrifts­beglaubigung ab 10 Euro

Prinzipiell ist zwischen Beur­kundung und Beglaubigung zu unterscheiden. Beglaubigungen kann auch die Betreuungs­behörde vornehmen. Diese Möglich­keiten gibt es:

Beglaubigung der Unter­schrift bei einer Betreuungs­behörde. Der Voll­macht­geber kann seine Unter­schrift bei einer Betreuungs­behörde, in manchen Bundes­ländern auch Betreuungs­stelle genannt, beglaubigen lassen. Diese so genannte “öffent­liche“ Unter­schrifts­beglaubigung darf maximal 10 Euro kosten. Achtung: Mit dem Siegel der Behörde ist nur die Identität des Voll­macht­gebers bestätigt. Eine inhalt­liche Prüfung der Vorsorgevoll­macht erfolgt nicht. Voll­macht­geber finden die für sie zuständige Betreuungs­behörde mit unserem Betreuungs­behörden-Finder. Die Zuständig­keit der Behörde richtet sich nach dem Wohn­sitz.
Mit test.de eine Betreuungs­behörde in Ihrer Nähe finden:

{{data.error}}

{{accessMessage}}

Beglaubigung der Unter­schrift bei einem Notar. Eine Beglaubigung der Unter­schrift ist auch bei einem Notar möglich. Hier fallen in der Regel Gebühren zwischen 20 Euro und rund 80 Euro an, je nach Umfang der Dokumente. Die Unter­schrift ist dann öffent­lich beglaubigt. Eine inhalt­liche Prüfung der Vorsorgevoll­macht erfolgt nicht.

Beur­kundung der Vorsorgevoll­macht bei einem Notar. Ein Notar berät auch zu einer Vorsorgevoll­macht. Er entwirft ein Dokument und klärt über die Trag­weite und Risiken von Formulierungen auf. Notariell beur­kundete Vorsorgevoll­machten haben bei Rechts­geschäften einen hohen Stellen­wert. Sie werden in der Regel auch von Banken anerkannt. Die Gebühren sind gesetzlich fest­gelegt und richten sich bei Vorsorgedokumenten in der Regel nach der Hälfte des Vermögens. Eine Beur­kundung kostet bei einem Vermögen von 100 000 Euro rund 200 Euro und bei 250 000 Euro Vermögen rund 350 Euro.

Wie kann ich Urkunden für das Ausland beglaubigen lassen?

Wenn Sie eine deutsche öffent­liche Urkunde im Ausland verwenden möchten – etwa weil Sie dort arbeiten, heiraten oder ein Kind adoptieren wollen –, müssen Sie in der Regel für eine Beglaubigung weitere Formalien berück­sichtigen. Die Voraus­setzungen hängen vom aktuellen bilateralen Abkommen zwischen Deutsch­land und dem jeweiligen Land ab. Grund­sätzlich gibt es zwei Formen der Beglaubigung: die „Legalisation“ und die „Apostille“. Beide bestätigen die Echt­heit der Unter­schrift und die Befugnis des Ausstel­lers der Urkunde.

Apostille

Die Apostille ist ein vereinfachter Echt­heits­nach­weis und für alle Länder des Haager Abkommens aus dem Jahre 1961 möglich. Ausgestellt wird sie von einer dazu bestimmten Behörde. Bei Notaren ist das der örtlich zuständige Land­gerichts­präsident. Gegen­wärtig sind 100 Staaten gelistet, für die das Über­einkommen im Verhältnis zu Deutsch­land anwend­bar ist, darunter alle Mitglieds­staaten der EU.

Für die EU-Staaten entfallen aber durch das Inkraft­treten der Europäischen Apostillen-Verordnung am 16.2.2019 jegliche Förmlich­keiten bei Personen­stands­urkunden im weiteren Sinne – etwa Urkunden, die dazu dienen, Geburt, Tod, Namen, Eheschließung und -scheidung, einge­tragene Lebens­part­nerschaften, Abstammung, Adoption und Staats­angehörig­keit zu belegen.

Zudem hat Deutsch­land mit Belgien, Frank­reich, Italien und Österreich zusätzliche bilaterale Abkommen, die auch bei anderen Urkunden auf jede Förmlich­keit einschließ­lich der Apostille verzichten.

Legalisation

Die Legalisation erfolgt durch die Auslands­vertretung des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Im Zweifel sollten Sie sich bei dieser vorab nach den Former­forder­nissen erkundigen.

Das Verfahren unterscheidet sich von Land zu Land und läuft in mehreren Schritten ab: Zunächst muss eine deutsche Behörde oder ein Notar die Urkunde beglaubigen. Für notarielle Urkunden ist dann die Vorbeglaubigung durch den örtlichen Land­gerichts­präsidenten, bei behördlichen Urkunden durch eine weitere Behörde vorzunehmen – in Berlin etwa das Landes­amt für Bürger- und Ordnungs­angelegenheiten bei Personen­stands­urkunden oder Melde­bescheinigungen.

Manche Staaten wie China, Katar oder Myanmar verlangen zusätzlich zu der Vorbeglaubigung noch eine Endbeglaubigung durch das Auswärtige Amt, welches die Aufgabe an das Bundes­verwaltungs­amt in Köln über­tragen hat.

Dieses Special wird regel­mäßig aktualisiert. Jüngstes Update: 15. Juni 2021.

Mehr zum Thema

  • Dokumente aufbewahren Welche Fristen gelten – und wie Sie Ordnung halten

    - Ist das wichtig oder kann das weg? Das fragen sich viele Menschen beim Sichten alter Unterlagen. Die Experten der Stiftung Warentest erklären, welche gesetzlichen...

  • Gewusst wie Testament hinterlegen

    - Wer ein Testament schreibt, möchte, dass es im Todes­fall gefunden wird. Sicher ist es beim Nach­lass­gericht. Wir sagen, wie Sie das Dokument dort hinterlegen können.

  • Vorsorgevoll­macht, Patienten­verfügung, Betreuungs­verfügung, Organspende So sorgen Sie recht­lich vor

    - In der Vorsorgevoll­macht regeln Sie, wer handeln darf, wenn Sie es selbst nicht können. Alles zum Thema recht­liche Vorsorge.