Dokumente beglaubigen lassen Special

So sollte eine beglaubigte Abschrift aussehen: Die einzelnen Seiten sind fest verbunden und haben einen Beglaubigungs­vermerk mit Siegel und Unter­schrift.

Schul­zeugnis, Geburts­urkunde, Grund­buch­auszug – immer wieder mal müssen Dokumente beglaubigt werden. Beglaubigungen beweisen: Die Abschrift oder Kopie eines Dokuments stimmen mit dem Original über­ein. Es gibt zwei Arten von Beglaubigungen – die amtliche und die öffent­liche. Bei der amtlichen werden Dokumente von oder für Behörden beglaubigt, bei der öffent­lichen erfolgt dies durch siegelführende Stellen, etwa einen Notar. Hier erklären wir alles, was Sie zum Thema wissen müssen.

Die wichtigsten Fakten zu Beglaubigungen

Schul­zeug­nisse kann sogar der Pfarrer beglaubigen

Gut zu wissen: Zeug­nisse sind ein Sonderfall. Wer eine Abschrift benötigt, kann sich auch an seine alte Schule oder Hoch­schule wenden – und als Kirchen­mitglied sogar ans Pfarr­amt seiner Gemeinde. Menschen, die zum Beispiel im Ausland studieren, heiraten oder eine Immobilie kaufen wollen und dafür Beglaubigungen brauchen, müssen weitere Formalien einhalten.

Abschrifts­beglaubigung: Dokumente von Behörden oder für Behörden

Bei einer amtlichen Beglaubigung stammt das Original von einer Behörde oder die Kopie ist für eine Behörde bestimmt. Wird zum Beispiel eine beglaubigte Kopie des Personal­ausweises benötigt, kann das Bürger­amt diese ausstellen. So wird bescheinigt, dass die Kopie mit dem Original über­einstimmt. Nicht amtlich beglaubigen dürfen Rechts­anwälte, Steuerberater, Buch­prüfer und Vereine. Neben den Behörden sind immer Notare beglaubigungs­berechtigt.

Urkunden zum Personen­stand gibts nur von der Ausstel­lerbehörde

Für Urkunden zum Personen­stand, etwa Geburts-, Ehe- und Ster­beurkunden kann der Gang zu dem Standes­amt notwendig werden, welches die Urkunde ausgestellt hat. Für den Antrag auf einen Erbschein etwa benötigt der Erbe seine Geburts­urkunde und die Ster­beurkunde des Erblassers. Hat er lediglich eine einfache Kopie seiner Geburts­urkunde, muss diese beglaubigt werden – das kann nur das zuständige Standes­amt erledigen. Existiert aber bereits eine beglaubigte Kopie, kann zum Beispiel auch ein Notar eine weitere Kopie erstellen und beglaubigen.

Grund­buch­auszug: Amt oder Notar

Ähnlich verhält es sich mit Auszügen aus dem Grund­buch: Die kann das zuständige Grund­buch­amt ausstellen. Einen gesicherten Online­zugang zum Grund­buch hat aber auch ein Notar. Dieser kann also auch Auszüge aus dem Grund­buch beglaubigen, muss dazu aber den Beweis selbst gezogen haben.

Amtliche Beglaubigung nur mit Originaldokument

Für eine amtliche Beglaubigung wird grund­sätzlich das Originaldokument benötigt. Dieses muss unver­ändert sein. Wurden Wörter durch­gestrichen oder das Dokument erkenn­bar korrigiert, etwa durch Tipp-Ex oder Durch­streichungen, wird es mitunter nicht anerkannt. Außerdem sollte das Dokument voll­ständig vorliegen. Bei einer Beglaubigung nur eines Auszuges ist der Beweis­wert sehr einge­schränkt.

Kopien beglaubigen lassen – mit Unter­schrift und Siegel

Bestimmte Merkmale muss auch die Beglaubigung erfüllen: Sie muss mit einem Vermerk versehen sein, der besagt, dass die Abschrift mit dem Original über­einstimmt. Der Beglaubigende muss die Kopie unter­schreiben. Zudem muss der Abdruck eines Dienst­siegels erkenn­bar sein. Notarin Barbara Winter aus Berlin sagt: „Erstreckt sich das Schrift­stück über mehrere Seiten, muss es mit Schnur und Siegel verbunden werden.“ Bedeutet: Es ist eine feste Verbindung der einzelnen Seiten nötig, nebst Beglaubigungs­vermerk mit Siegel und Unter­schrift.

Tipp: In der Regel ist es güns­tiger, zu der Beglaubigungs­stelle eine Kopie mitzunehmen.

Sonderfall Hessen: Hier beglaubigen auch Orts­gerichte

Hessen ist das einzige Bundes­land, in dem es Orts­gerichte gibt. Diese sprechen kein Recht, sondern sind vielmehr dazu da, Bürgerinnen und Bürgern sowie Behörden wichtige Hilfe­stel­lungen zu leisten. Jede Gemeinde verfügt über mindestens ein Orts­gericht. Orts­gerichte können Unter­schriften und Kopien beglaubigen. Voraus­setzung dafür ist, dass der Ratsuchende seinen Haupt- oder Neben­wohn­sitz im Bereich des Orts­gerichtes hat. Die Gebühr für eine Unter­schrifts­beglaubigung liegt bei 6 Euro, eine Abschrifts­beglaubigung kostet 3 Euro für bis zu 3 Seiten, jede weitere Seite kostet 50 Cent.

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Wer darf beglaubigen - und was kostet das?

Zu den Stellen, die Kopien von Zeug­nissen beglaubigen dürfen, gehören neben Bürger­ämtern, Rathäusern und Notaren auch Kirchen mit öffent­lich-recht­licher Organisation, also zumindest die Pfarr­ämter von katho­lischen und evangelischen Gemeinden. Kirchen­mitglieder zahlen für die Beglaubigung meist nur wenige Euro. Günstig wird es oft auch in Schulen und Universitäten, bei denen ehemalige Schüler beziehungs­weise Studenten oft die Zeug­nisse beglaubigen lassen können, die die Institution selbst ausgestellt hat. Auch viele gesetzliche Krankenkassen beglaubigen Zeug­nisse. Bei diesen ist der Service kostenfrei.

Kosten

Beglaubigungen beim Bürger­amt kosten in der Regel zwischen 5 und 10 Euro. Auch Notare können Zeug­nisse amtlich beglaubigen. Das kann mehr kosten: Fällig sind 10 Euro pro Dokument oder 1 Euro pro Seite, die beglaubigt werden soll, jeweils plus Mehr­wert­steuer. Der Kunde zahlt immer die teurere Variante.

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Was ist eine Unter­schrifts­beglaubigung?

Beglaubigungen einer Unter­schrift dürfen alle Notare, deutsche Botschaften und deutsche Konsulate vornehmen. Notarin Winter erklärt: „Der Beweis­wert dieser Urkunde ist schlicht ein anderer.“ Im Zuge der Unter­schrifts­beglaubigung prüft ein Notar nicht die Gültig­keit des Originals. Es wird nur bestätigt, dass die Unter­schrift auf einer Urkunde wirk­lich von der Person stammt, die sie in Gegen­wart der Amts­person geleistet hat. Eine Unter­schrifts­beglaubigung ist etwa nötig, wenn jemand einen Verein gründen will. Winter: „Die unter­schreibende Person muss persönlich vor dem Notar erscheinen. Fern­beglaubigungen sind unzu­lässig. Tritt eine Vertretungs­person auf, muss diese bevoll­mächtigt sein und dies nach­weisen.“

Tipp: Benötigen Sie eine Unter­schrifts­beglaubigung, können Sie im Internet einen Notar suchen (notar.de).

Kein Grund­buch­eintrag ohne öffent­liche Beglaubigung

Wollen Immobilien­besitzer Einträge im Grund­buch ändern lassen, etwa eine Grund­schuld löschen, geht dies nur mit der öffent­lichen Beglaubigung ihrer Unter­schrift beim Notar. Eine solche ist auch bei Handels- und Vereins­register­anmeldungen erforderlich. Die Kosten richten sich nach dem Wert und Umfang der Tätig­keit des Notars.

Achtung: Die Unter­schrifts­beglaubigung ist nicht zu verwechseln mit einer Beur­kundung durch den Notar. Die Beur­kundung liefert nicht nur den Nach­weis über die Unter­schrift, sondern erfasst auch den Inhalt.

Beur­kundungen sind im Familien- und Erbrecht oft notwendig: Ehe- und Erbverträge, Adoptionen und Vater­schafts­anerkennungen müssen beur­kundet werden. Um eine Erbschaft auszuschlagen, genügt dagegen die Unter­schrifts­beglaubigung.

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Wann muss eine Vorsorgevoll­macht öffent­lich beglaubigt sein?

Für Vorsorgevoll­machten, bei denen jemand eine andere Person bestimmt, die ihn im Notfall bei bestimmten Angelegenheiten wie Gesundheit, Pflege oder Versicherungen vertritt, gelten nur wenige Form­vorschriften. Ein hand­schriftlicher Text oder ein Formular mit Unter­schrift reicht aus. Anders sieht es aus, wenn über die Vorsorgevoll­macht hinaus auch eine Voll­macht zum Beispiel für Immobilien­geschäfte erteilt wird. Dann muss die Voll­macht unter­schrifts­beglaubigt, in Einzel­fällen sogar beur­kundet werden.

Tipp: Alle wichtigen Infos zum Thema recht­liche Vorsorge finden Sie in unserem umfang­reichen Special Vorsorgevollmacht & Patientenverfügung.

Kosten

Der Voll­macht­geber kann seine Unter­schrift beim Notar oder bei einer Betreuungs­behörde oder Betreuungs­stelle öffent­lich beglaubigen lassen. 10 Euro darf diese spezielle Beglaubigung kosten. Das Problem in der Praxis: Längst nicht alle der rund 410 Betreuungs­behörden und -stellen in Deutsch­land bieten diesen Service an. Bei einer Beglaubigung oder Beur­kundung durch den Notar gelten wiederum wert­abhängige Gebühren.

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Wie kann ich Urkunden für das Ausland beglaubigen lassen?

Wenn Sie eine deutsche öffent­liche Urkunde im Ausland verwenden möchten, etwa weil Sie dort arbeiten, heiraten oder ein Kind adoptieren wollen, müssen Sie in der Regel für eine Beglaubigung weitere Formalien berück­sichtigen. Die Voraus­setzungen hängen vom aktuellen bilateralen Abkommen zwischen Deutsch­land und dem jeweiligen Land ab. Grund­sätzlich gibt es zwei Formen der Beglaubigung: die „Legalisation“ und die „Apostille“. Beide bestätigen die Echt­heit der Unter­schrift und die Befugnis des Ausstel­lers der Urkunde.

Apostille

Die Apostille ist ein vereinfachter Echt­heits­nach­weis und für alle Länder des Haager Abkommens aus dem Jahre 1961 möglich. Ausgestellt wird sie von einer dazu bestimmten Behörde. Bei Notaren ist das der örtlich zuständige Land­gerichts­präsident. Gegen­wärtig sind 100 Staaten gelistet, für die das Über­einkommen im Verhältnis zu Deutsch­land anwend­bar ist, darunter alle Mitglieds­staaten der EU. Für die EU-Staaten entfallen aber durch das Inkraft­treten der Europäischen Apostillen-Verordnung am 16.2.2019 jegliche Förmlich­keiten bei Personen­stands­urkunden im weiteren Sinne – etwa Urkunden, die dazu dienen, Geburt, Tod, Namen, Eheschließung und -scheidung, einge­tragene Lebens­part­nerschaften, Abstammung, Adoption und Staats­angehörig­keit zu belegen. Zudem hat Deutsch­land mit Belgien, Frank­reich, Italien und Österreich zusätzliche bilaterale Abkommen, die auch bei anderen Urkunden auf jede Förmlich­keit einschließ­lich der Apostille verzichten.

Legalisation

Die Legalisation erfolgt durch die Auslands­vertretung des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Im Zweifel sollten Sie sich bei dieser vorab nach den Former­forder­nissen erkundigen. Das Verfahren unterscheidet sich von Land zu Land und läuft in mehreren Schritten ab: Zunächst muss eine deutsche Behörde oder ein Notar die Urkunde beglaubigen. Für notarielle Urkunden ist dann die Vorbeglaubigung durch den örtlichen Land­gerichts­präsidenten, bei behördlichen Urkunden durch eine weitere Behörde vorzunehmen – in Berlin etwa das Landes­amt für Bürger- und Ordnungs­angelegenheiten bei Personen­stands­urkunden oder Melde­bescheinigungen. Manche Staaten wie China, Katar oder Myanmar verlangen zusätzlich zu der Vorbeglaubigung noch eine Endbeglaubigung durch das Auswärtige Amt, welches die Aufgabe an das Bundes­verwaltungs­amt in Köln über­tragen hat.

Dieses Special ist erst­mals am 21. Februar 2017 auf test.de erschienen. Es wurde seitdem mehr­fach aktualisiert, zuletzt am 4. April 2019 .

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