Mehr Kosten für Fahrten, Über­nachtungen und Verpflegung können viele Arbeitnehmer absetzen, die 2014 auf Achse waren.

Fahrt­kosten und Reise­kosten Special

1 200 Euro kann Tanja Post­rak für ihre Fahrten zu den Fein­kost-Geschäften absetzen, in denen sie die Qualität der Waren kontrolliert.

Tanja Post­rak arbeitet beim Fein­kost­unternehmen Lindner. Sie kontrolliert in 33 Berliner und Pots­damer Geschäften die Qualität der Waren. Für ihre Fahrten gibt sie beim Finanz­amt mehr Reise­kosten als bisher an. Die 39-Jährige profitiert von neuen Regeln – wie viele Arbeitnehmer, die 2014 dienst­lich unterwegs waren.

Vorteile haben auch Architekten, Aushilfs­lehrer, Zusteller, Monteure und Hand­werker, die auswärts gearbeitet haben. Und alle diejenigen, die auf Achse waren, weil sie Fahr­zeuge steuern, wie Piloten, Notarzt­wagen- und Busfahrer. Auch Arbeitnehmer, die Auswärts­termine, Bewerbungen, Fort­bildungen und Kongresse besuchten, sind dienst­lich gereist.

Das Finanz­amt berück­sichtigt in solchen Fällen Fahrt-, Verpflegungs- und Über­nachtungs­kosten, die der Arbeit­geber nicht ersetzt hat. Neu ist: Für die Verpflegung setzt jeder, der mehr als acht Stunden unterwegs war, mindestens 12 Euro am Tag ab. Bisher waren es gerade mal 6 Euro.

1 000-Euro-Hürde

Der Nach­weis von Werbungs­kosten lohnt sich, wenn Gewerk­schafts­beiträge, Arbeits­zimmer-, Fort­bildungs­kosten und andere Ausgaben für den Beruf mehr als 1 000 Euro im Jahr betragen. Tanja Post­rak schafft die Hürde schon mit ihren Reise­kosten. Sie rechnet die einzelnen Posten in der Steuererklärung wie alle ab, die Reise­kosten absetzen können. Ausgangs­punkt ist jeweils die eigene Arbeits­situation So viel erkennt das Finanzamt an.

Nur Entfernungs­pauschale

Bevor Arbeitnehmer mit der Reise­kosten­abrechnung loslegen, klären sie, welche Stre­cken gewöhnliche Arbeits­wege sind und für welche sie Reise­kosten abrechnen können. Waren sie zum Beispiel von der Wohnung zur einzigen oder ersten von mehreren Tätig­keits­stätten unterwegs, dürfen sie nur die einfache Entfernung mit pauschal 30 Cent je Kilo­meter abrechnen. Oder sie geben ihre Kosten für öffent­liche Verkehrs­mittel an, wenn das güns­tiger ist.

Beispiel: Ist die einzige Tätig­keits­stätte 20 Kilo­meter von der Wohnung entfernt, betragen die Kilo­meterpauschalen je Arbeits­tag 6 Euro. Ein Arbeitnehmer, der 220 Tage im Betrieb war, kommt auf 1 320 Euro im Jahr. Die vergleicht er mit seinen Kosten für Bus und Bahn. Sind diese höher als 1 320 Euro, gibt er seine Ticket­kosten an.

Arbeitnehmer mit mehreren Tätig­keits­stätten müssen wissen, welche die erste ist, wenn sie für Wege zu den anderen Reise­kosten absetzen wollen. Ist die jetzige Situation steuerlich ungünstig, sollten sie den Chef um eine andere Lösung bitten Mehrere Tätigkeitsstätten.

Das kann auch für alle sinn­voll sein, die vor der Arbeit Sammel­punkte wie Busdepots oder Firmensitze aufsuchen. Hat der Arbeit­geber den Treff ange­ordnet, berück­sichtigt das Finanz­amt zwar Verpflegungs­pauschalen und Über­nachtungs­kosten. Für den Weg von daheim zum Sammel­punkt zählen aber nur die Entfernungs­pauschale von 30 Cent je Kilo­meter oder die Kosten für öffent­liche Verkehrs­mittel Wechselnde Einsatzstellen oder Fahrzeuge als Arbeitsplatz.

In der Steuererklärung machen Arbeitnehmer solche Ausgaben auf der Anlage N geltend — neuerdings unter der Über­schrift „Wege zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte/Sammel­punkt/weit­räumigem Tätig­keits­gebiet ... “.

Von der Wohnung zu weit­räumigen Tätig­keits­gebieten fahren zum Beispiel Zusteller oder Förster. Sie dürfen zwar für alle Wege Reise­kosten beim Finanz­amt absetzen, für ihre Fahrt­kosten zum Tätig­keits­gebiet gilt das aber nicht.

Viele Reise­kosten abrechnen

Tanja Post­rak können solche Unterschiede egal sein. Sie startet von zuhause zu den Lindner-Geschäften. Für sämtliche Fahrten rechnet sie Reise­kosten ab, weil sie keine erste Tätig­keits­stätte hat.

Fahrt-, Über­nachtungs- und Reisen­eben­kosten listet die Berlinerin formlos auf einem Blatt Papier auf und trägt die Summe in die Anlage N zur Steuererklärung ein. Weiter unten auf dem Vordruck macht sie Angaben zu ihren Verpflegungs­pauschalen.

Verpflegung. Je nach Abwesenheit von der Wohnung, ersten oder einzigen Tätig­keits­stätte betragen die Pauschalen:

  • 12 Euro am Tag bei mehr als acht Stunden Abwesenheit,
  • 24 Euro am Tag bei 24 Stunden Abwesenheit,
  • 12 Euro für den Anreisetag und 12 Euro für den Abreisetag, wenn Arbeitnehmer auf Reisen über­nachtet haben.

Beispiel: War Tanja Post­rak an zehn Tagen mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden von daheim abwesend, stehen ihr Verpflegungs­pauschalen von 120 Euro zu.

Arbeitnehmer wie die Berlinerin erhalten unbe­grenzt Verpflegungs­pauschalen, weil sie keinen festen Arbeits­ort haben. Bei allen anderen ist nach drei Monaten Schluss. War ihre Auswärts­tätig­keit mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Frist aber neu. Der Grund der Unter­brechung ist egal.

Mahl­zeiten. Neu ist, dass jede kostenlose Mahl­zeit ange­rechnet wird. Für ein Frühstück sinkt die Tages­pauschale um 4,80 Euro, für ein Mittag- oder Abend­essen um 9,60 Euro. Und wer eine verbilligte Mahl­zeit erhält, muss mindestens so viel selbst zur Rechnung beisteuern, um die volle Verpflegungs­pauschale zu erhalten.

Beispiel: Hat Tanja Post­rak an drei Tagen gratis mittags gegessen, rechnet sie zwar trotzdem 120 (10 x 12) Euro als Verpflegungs­pauschalen ab. Die drei Mittag­essen schlagen aber mit 28,80 Euro zu Buche. Auch diesen Betrag gibt sie auf der Anlage N zur Steuererklärung an. Das Finanz­amt wird ihn später von den Pauschalen abziehen.

Fahrten. Jetzt kommen die Fahrt­kosten, die jeder als Reise­kosten absetzen kann:

  • Für Pkw-Fahrten zu den einzelnen Tätig­keits­stätten berück­sichtigt das Finanz­amt pauschal 30 Cent für jeden hin- und hergefahrenen Kilo­meter. Für Fahrten mit anderen Fahr­zeugen sind es 20 Cent. Alternativ dürfen Arbeitnehmer ihren individuellen Kilo­meter­satz abrechnen, den sie aus der Fahr­zeug­leistung und den Fahr­zeug­kosten des Jahres ermitteln können.
  • Für Fahrten mit öffent­lichen Verkehrs­mitteln geben sie ihre Ticket­kosten an.
  • Auch Neben­kosten machen sie geltend – etwa Park-, Maut­gebühren, Garagen­mieten, Gepäck- und Mietwagen­kosten.

Beispiel: Ist Tanja Post­rak 2014 mit dem Wagen zwischen ihrer Wohnung und den Fein­kost-Geschäften insgesamt 4 000 Kilo­meter gependelt, setzt sie Pauschalen von 1 200 Euro ab.

Über­nachtungen. Für Über­nachtungen in Deutsch­land erkennt das Finanz­amt auch Hotel­kosten an, wenn Belege vorliegen.

Neu ist: Dauert die Auswärts­tätig­keit an einer einzigen Tätig­keits­stätte länger als 48 Monate, ändert sich das. Nach dieser Zeit dürfen Arbeitnehmer maximal 1 000 Euro im Monat für ihre Unterkunft als Werbungs­kosten abrechnen. An den anderen Reise­kosten ändert sich aber nichts.

War die Auswärts­tätig­keit 2014 mindestens sechs Monate unterbrochen, beginnt die Vier­jahres­frist neu. Welchen Grund die Unter­brechung hatte, ist egal.

Tanja Post­rak gibt keine Hotel­kosten an, weil sie an ihren Arbeits­tagen immer zuhause über­nachtet hat.

Fort­bildungen und Kongresse

Für berufliche Fort­bildungen, Bewerbungs­gespräche und Veranstaltungen wie Kongresse erkennt das Finanz­amt ebenfalls Reise­kosten an.

Beispiel: Angenommen, Tanja Post­rak hat vier Tage lang ein berufliches Seminar besucht. Die Hin- und Rück­fahrt mit der Bahn hat 100 Euro gekostet. Für die An- und Abreise gibt es 24 (2 x 12) Euro Verpflegungs­pauschalen, für die anderen beiden Tage sind es 48 (2 x 24) Euro. Der Hotel­preis beträgt 80 Euro, macht 240 Euro für drei Nächte. Insgesamt ergeben sich Fort­bildungs­kosten von 412 Euro.

563 Euro Steuerersparnis

Unterm Strich hat Tanja Post­rak Reise­kosten von rund 1 703 Euro.

1 703 Euro Reise­kosten

Fahrt­kosten im Außen­dienst (4 000 km x 0,30 Cent)

1 200,00 Euro

Verpflegungs­pauschalen (10 x 12 Euro)

+ 120,00 Euro

3 kostenlose Mittag­essen (3 x 9,60 Euro)

- 28,80 Euro

Fort­bildungs­kosten

+ 412,00 Euro

Reise­kosten

1 703,20 Euro

      563 Euro beträgt die Steuerersparnis mit Solidaritäts­zuschlag, wenn Tanja Post­rak zusammen mit ihrem Mann 60 000 Euro Einkommen versteuern muss, ehe die Reise­kosten abgehen. Schon dafür lohnt sich die Steuererklärung.

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