Dokumente auf Papier: Vor Schimmel schützen

Ordnungs­system. Es ist Geschmack­sache, ob Sie Akten­ordner oder Hänge­register nutzen. Es ist sinn­voll, Oberkategorien wie Haus, Finanzen, Auto zu bilden, diese gegebenenfalls in Unterkategorien wie Versicherungen, Banken zu unter­teilen und dann etwa die einzelnen Banken alpha­betisch oder nach Bedeutung zu sortieren. Notieren Sie Ihr Ordnungs­system an leicht zu findender Stelle, wenn es nicht dem Üblichen entspricht, damit sich auch andere zurecht­finden.

Papier. Wenn Sie Dokumente ausdrucken oder kopieren, um sie zu archi­vieren, ist es sinn­voll, auf säure-armes, alterungs­beständiges Papier zu achten. Das Bundes­archiv empfiehlt Papier nach Din EN ISO 9706. Entfernen Sie Klebezettel, Klebe­streifen, Büro- und Heft­klammern.

Umge­bung. Ideal sind 14 bis 21 Grad Celsius und eine Luft­feuchtig­keit zwischen 30 und 55 Prozent. Ab 60 Prozent steigt die Schimmelgefahr. Schützen Sie Ihre Papierdokumente vor UV-Licht.

Abstand. Halten Sie, wenn möglich, mindestens 30 Zenti­meter Abstand zu Außenwänden und 10 Zenti­meter zu Innenwänden und Fußboden.

Behälter. Geschlossene Stahl­schränke eignen sich nicht gut. Besser sind zum Beispiel säurearme, alterungs­beständige Klapp­deckelboxen.

Elektronische Daten: Doppelt hält besser

Daten­sicherung. Machen Sie regel­mäßig zwei bis drei Kopien der Daten sowie der Programme, mit denen Sie diese darstellen können, auf verschiedenen Speichermedien. Lagern Sie diese räumlich getrennt, licht­geschützt und bei konstanter Temperatur, möglichst unter 25 Grad Celsius und bei weniger als 80 Prozent Luft­feuchtig­keit.

Speichermedien. Externe Fest­platten fassen große Daten­mengen und sind im Verhältnis zur Leistung oft güns­tiger als etwa USB-Sticks. Selbst CDs, DVDs und BlueRays halten nur begrenzt. Beim Speichern in einer Cloud geben Sie Ihre Daten aus der Hand. Die Anbieter sitzen oft nicht in Deutsch­land. Daher gilt auch kein deutsches Daten­schutz­recht.

Ordnerstruktur. Benennen Sie Ordner und Dateien nach einem festen System. Eine chronologische Anzeige erreichen Sie, wenn der Name mit dem Datum im Format JJJJ_MM_TT beginnt. Nutzen Sie einheitliche Bezeichnungen und Abkür­zungen in den Datei­namen. Der Inhalt sollte sich alleine anhand des Namens erkennen lassen.

Dateiformate und -eigenschaften. Komprimieren und verschlüsseln Sie Ihre archi­vierten Daten nicht. Nutzen Sie weit verbreitete, möglichst offen dokumentierte Formate. Das Archivformat „PDF/A“ eignet sich auch, wenn wenige E-Mails, gegebenenfalls mit Anhang, dauer­haft gespeichert werden sollen. Es gibt auch spezielle E-Mail-Archi­vierungs­programme, um viele E-Mails zu archi­vieren.

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