Der leidige Zettelkram – hier lesen Sie, wie Sie ihn in Ordnern und Dateien auf lange Zeit bändigen.

Geburts­urkunde, Notar­verträge, Erbscheine – manche Dokumente müssen lange, teil­weise ein Leben lang aufbewahrt werden. Doch wie lassen sich wichtige Dokumente auf Dauer elektronisch speichern, wie in Jahr­zehnten noch lesen? Sind private Unterlagen in einer Cloud sicher? Welche Urkunden sollten auf Papier archi­viert werden? Wie kommen Minimalisten mit wenig Ordnern aus? Was ist das beste Ordnungs­system? Die Stiftung Warentest hat die wichtigsten Tipps für die Lang­zeit­archi­vierung.

Ein ausgeklügeltes Aufbewahrungs­system

Harald Schade ordnet seine Unterlagen nach einem ausgeklügelten System. Im Arbeits­zimmer in Ebers­bach an der Fils reihen sich Akten­ordner und Steh­sammler bis an die Decke. Quittungen für die Steuererklärung? Mit einem Griff zieht der frühere Versuchs­ingenieur den Ordner aus dem Regal. Die Gebrauchs­anweisung für den Back­ofen? Hat der 68-Jährige abge­heftet. Sortiert in Tüten stehen Fotos aus der analogen Zeit in Samm­lern. Wie viel Strom, Wasser und Heizung der Rentner verbraucht, erfasst er in Tabellen auf dem Rechner.

Der Klassiker – ein Ordner zum Abheften für die wichtigsten Dokumente.

Schade treibt die Frage um, wie er Dokumente elektronisch sicher über Jahr­zehnte speichert und lesbar hält. Viele Leser wollten dies wissen, nachdem Finanztest vor einem Jahr einen Über­blick veröffent­licht hatte, welche Dokumente sie wie lange aufheben sollten (Heft 2/2019 Dokumente: Aufheben oder wegwerfen? Diese Fristen gelten). Jüngere wie Alina Vogel, 20, und Lukas Gleich­auf, 24, fragten, wie sie Dokumente von vorn­herein platz­sparend und sinn­voll aufbewahren.

Dokumente archi­vieren – das Wichtigste in Kürze

Ordnungs­system. Sie können viele Dokumente digital speichern, müssen aber auch weiterhin einiges auf Papier aufbewahren. Wie Sie den Über­blick über Ihre Unterlagen und Dateien behalten, lesen Sie hier

Archi­vieren. Speichern Sie elektronische Dokumente in Formaten, die zur Archi­vierung geeignet sind. Bewahren Sie Kopien auf verschiedenen Medien an verschiedenen Orten auf und erneuern Sie diese regel­mäßig. Weitere Tipps im Unterartikel zu Ordnern und Dateien und unter meindigitalesarchiv.de.

Clouds. Bevor­zugen Sie Anbieter, bei denen deutsches oder europäisches Recht gilt. Bei einem Test im April 2019 stammten die besten aus Deutsch­land (Cloud-Dienste im Test).

Dateien sind eine Heraus­forderung

Es geht auch ohne Papier. Manche wichtigen Dokumente können auch elektronisch verwahrt werden.

Für Papierdokumente gibt es bewährte Regeln. Privatleute nutzen nach Gusto Akten­ordner oder Hänge­registraturen in unterschiedlichen Farben. Bei elektronischen Daten sind noch viele Fragen offen. Sollte am besten alles elektronisch gespeichert werden? Auf dem Rechner, extern oder in einer Cloud?

Elektronisch geführte Akten sind auf dem Vormarsch. Oft liegen Dokumente auf Papier und in digitalen Formaten vor. Dateien in unterschiedlichen Formaten wie E-Mails, Fotos, Videos oder Audio­mitschnitte sollen aufgehoben werden. Die Vielfalt macht die Archi­vierung nicht einfacher.

Wenig Erfahrung über lange Zeit

Selbst Profis in Behörden und Archiven zer­brechen sich die Köpfe, wie sie elektronische Daten und Dokumente am besten aufbewahren. Einige Dokumente müssen auch bei Privatleuten Jahr­zehnte über­dauern, weil Arbeitnehmer sie zum Beispiel für den Renten­antrag benötigen. Andere Unterlagen brauchen die Nach­fahren, wenn sie sich um das Erbe kümmern müssen.

Jahr­zehnte sind eine Ewig­keit im digitalen Zeit­alter. Vor wenigen Jahren etwa waren noch Disketten Stan­dard. Heute sind sie nicht mehr auf dem Markt. Die zugehörigen Lauf­werke sind nur noch selten zu bekommen.

Dennoch: Privatleute kommen um ein elektronisches Archiv nicht mehr herum und müssen den Über­blick bewahren. Das Zugangs­zertifikat für die elektronische Steuererklärung ist lokal auf dem Rechner abge­speichert, einge­scannte Rechnungen liegen in der Cloud, Konto­auszüge im elektronischen Post­fach der Bank.

Experte gibt Privatleuten Tipps

Unterstützt durch Professor Achim Oßwald klärt Finanztest im Folgenden wichtige Fragen. Oßwald beschäftigt sich beruflich mit Fragen der persönlichen Lang­zeit­archi­vierung – bis Sommer 2019 im Institut für Informations­wissenschaft an der Tech­nischen Hoch­schule in Köln und seit Jahren bei Nestor, dem Kompetenznetz­werk Lang­zeit­archi­vierung, in dem unter anderem Biblio­theken, Archive und Museen zusammen­arbeiten. In einer Nestor-Arbeits­gruppe bereitet er mit anderen Tipps für Privatleute zur Archi­vierung persönlicher digi­taler Unterlagen auf (meindigitalesarchiv.de).

Was ist das optimale Ordnungs­system für Papier und Dateien?

Es gibt kein optimales Ordnungs­system für alle. Jeder muss das System entwickeln, das persönlich am besten passt. Es ist ratsam, die gewählte Form der Ablage zunächst eine Zeit lang zu testen und dann – wenn sie funk­tioniert – konsequent zu befolgen.

Wichtig ist, dass sich zur Not auch andere Personen zurecht­finden. Liegt jemand etwa bewusst­los im Kranken­haus oder stirbt gar über­raschend, müssen sich Betreuer oder Hinterbliebene rasch einen Über­blick verschaffen. Oßwald rät zu notieren, nach welchen Kriterien die Unterlagen geordnet sind.

Ist es sinn­voll, so viel wie möglich elektronisch zu speichern?

Viele Menschen wollen ihre Papier­berge abtragen. Sie erwarten, dass es leichter ist, Dateien zu verwalten als diszipliniert Papiere zu lochen und abzu­heften. Diese Hoff­nung erfüllt sich aber oft nicht. Denn digitale Dateien haben ihre eigenen Probleme. Zur Sicherheit sollten sie zum Beispiel mehr­fach kopiert und regel­mäßig auf neue Speichermedien über­tragen werden. Bei jedem Rechnerwechsel muss sicher­gestellt werden, dass alles richtig über­tragen wurde und lesbar bleibt.

Kann man komplett auf eine Papier­ablage verzichten?

Manche Dokumente lassen sich elektronisch ablegen. Manche definitiv nicht.

Das kann man definitiv nicht, vor allem nicht bei Urkunden und Dokumenten, die ein Leben lang oder darüber hinaus aufbewahrt werden müssen. Oßwald warnt auch vor zu viel Vertrauen in die digitale Welt: „Über kurze Fristen wie zwei bis fünf Jahre können wir ziemlich sicher sein, dass die digitale Speicherung funk­tioniert. Wir wissen aber nicht, ob es über Jahr­zehnte funk­tionieren wird.“

Im privaten Bereich gibt es noch weniger Erfahrungen. Bei einigen Dokumenten ist es aber wichtig, sie lang­fristig und auf Papier aufzuheben, etwa Geburts- oder Heirats­urkunden, Zeug­nisse oder Notar­verträge. Nur das Original hat volle Beweis­kraft, etwa vor Gericht. Der Scan einer Urkunde aus Papier ist kein Original mehr. Richter können ihn anerkennen, müssen es aber nicht.

Welches Dateiformat ist empfehlens­wert?

Archivare setzen bei Texten unter anderem auf eine Archiv­variante des Dateiformats PDF, genannt PDF/A. Es bettet zum Beispiel die Schrift und Bilder im Dokument mit ein und lässt es sich auf allen Rechnern anzeigen. Liegt ein Dokument im Format PDF/A vor, lässt sich eher nach­weisen, dass es nicht verändert wurde. Dateien in vielen anderen Formaten sind dagegen leicht manipulier­bar, wie bei Bürosoftware.

Erspart die Such­funk­tion nicht das Strukturieren von Dateien?

Prinzipiell ist es möglich, auf die Such­funk­tion zu setzen, statt Dateien nach einem festen System zu benennen und zu sortieren. Ob das Arbeit spart, ist aber fraglich. Denn die Suche arbeitet nur dann effektiv, wenn sie die gesuchten Wörter oder Zeichen­folgen nicht nur in Datei­namen, sondern auch in den Dokumenten finden kann. Das wiederum ist nur möglich, wenn das Dateiformat dies ermöglicht. Dafür reicht es nicht, zugeschickte PDF-Dateien einfach abzu­legen. Man muss prüfen, ob sie durch­such­bar sind. Sind sie es nicht, müssen sie bearbeitet und in ein durch­such­bares Format gebracht werden.

Wer seine Dateien systematisch ablegt, kann direkter darauf zugreifen. Oßwald stellt einen weiteren Vorteil heraus: „Ist die Ordnerstruktur geschickt gewählt, ist es viel leichter, nicht mehr benötigte Dateien zu löschen.“

Wie lassen sich Informationen zu Dokumenten ergänzen?

Als Meta­daten in der Datei selbst. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste öffnet sich ein Menü mit dem Unter­punkt „Eigenschaften“. Er enthält auto­matisch erzeugte Angaben, zum Beispiel zum Erstellungs­datum und der Dateigröße. Diese Informationen kann man mit einem Bild­anzeige- und Bearbeitungs­programm ergänzen. Bei Fotos bietet es sich an, die Namen abge­bildeter Personen als Meta­daten einzufügen. Bei einer einge­scannten Urkunde könnte vermerkt sein, wo das Original auf Papier zu finden ist.

Alternativ lassen sich ergänzende Informationen in einer Extradatei erfassen. Diese muss aber immer mit archi­viert werden.

Wo sollten die Speichermedien aufbewahrt werden?

Kopien sollten am besten an verschiedenen Orten und nicht nur in der eigenen Wohnung aufbewahrt werden. Sicherer ist es, eine Kopie bei vertrauens­würdigen Personen wie Eltern oder Geschwistern zu hinterlegen.

Das Speichern in einer Cloud empfiehlt Oßwald nur mit Vorbehalt und nur dann, wenn es Kopien auf anderen Speichermedien gebe. Er hält es für essenziell, sich die Allgemeinen Geschäfts­bedingungen der Cloud-Anbieter anzu­sehen und einen aus dem deutschen oder europäischen Rechts­bereich zu bevor­zugen, weil dann deutsches oder europäisches Daten­schutz­recht gilt.

Wichtig: Was passiert, wenn der Anbieter aufgekauft oder insolvent wird? Werden Kunden informiert, wie lange sie dann noch auf die Daten zugreifen können? Wer darf auf die Daten zugreifen? „In den USA haben die US-Geheim­dienste ein Zugriffs­recht“, betont Oßwald. Das sollten sich Kunden klarmachen, die etwa Dropbox verwenden (zum Test von Cloud-Diensten).

Sollten die Dateien zur Sicherheit verschlüsselt werden?

„Verschlüsselung vermeiden“, das ist der klare Rat Oßwalds bei der Lang­zeit­archi­vierung – außer in einer Cloud. Je mehr Zeit vergeht, desto höher ist das Risiko, dass der Schlüssel später nicht mehr verfügbar ist. Bei Geräten wie Tablet oder Smartphone, die momentan im Einsatz sind, hält der Experte eine Verschlüsselung dagegen für sinn­voll, weil die Geräte auch mal verloren gehen können.

Ist es sinn­voll, so viel wie möglich aufzuheben?

Nein, schon allein wegen des Aufwands für das Archi­vieren. Oßwald rät dazu, sich eine Art Ritual zu über­legen, um regel­mäßig Ordner auszumisten. Zweifels­fälle könnten in einen Ordner mit dem Namen „Unklar“: „Sie können meist gelöscht werden, wenn sie über lange Zeit nicht gebraucht wurden.“

Welche Formate sind besonders lang lesbar?

Bisherige Erfahrungen sprächen für einfache Text­dateien mit wenig Struktur, so Oßwald: Dateien, die vor 20 oder 30 Jahren so erstellt wurden, ließen sich noch mit jedem Editor lesen. Verbreitete Dateiformate bieten die Chance, lange genutzt werden zu können.

Wie sollten Privatleute ihre Daten sichern?

Nur das regel­mäßige Umkopieren auf aktuelle Speichermedien bietet eine gewisse Sicherheit. Das machen auch professionelle Rechenzentren so. Sehr lang­lebig ist Mikrofilm, aber dabei werden normaler­weise Daten analog und nicht digital gespeichert.

Tipp: Welche Dokumente Sie wie lange aufbewahren sollten, lesen Sie in unserem Special Dokumente: Aufheben oder wegwerfen? Diese Fristen gelten.

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