Unterlagen ohne Ende. Aufräumen wäre dringend nötig. Jetzt können Sie damit starten: Die Experten der Stiftung Warentest erklären, was Sie wegschmeißen können, was Sie unbe­dingt aufbewahren müssen und wie Sie notfalls Ersatz beschaffen. Sie bewerten 21 weit verbreitete Dokumente nach dem Ampel­system. Acht Finanztest-Leser berichten, wie sie Unterlagen sammeln und verwalten – so findet jeder Anregungen für das eigene Ordnungs­system.

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SpecialDokumente16.04.2019
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Rechnungen, Steuerbelege, Konto­auszüge – was kann in den Reiß­wolf?

Auf dem Schreibtisch stapeln sich Jahres­rechnungen von Versicherungen und Steuer­bescheinigungen von Banken. Doch sind dafür neue Ordner im Regal oder auf der Fest­platte wirk­lich nötig? Und wie lässt sich über­haupt Ordnung in Unterlagen bringen? Dürfen alte Unterlagen einfach in den Schredder? Teils ja, teils nein.

Detaillierte Informationen für 21 weit­verbreitete Dokumente

Unser Special zeigt für 21 wichtige Dokumenten­typen, wofür die Dokumente gut sind, wie lange sie aufzubewahren sind, ob eine Kopie reicht – und wie Sie gegebenenfalls das Original wiederbeschaffen können. Anhand von acht Beispielen aus unserer Leserschaft führen wir die ganze Band­breite möglicher Ordnungs­systeme vor – vom Einscannen mit nächt­licher Doppelsicherung auf zwei externe Fest­platten plus Dokumentenkassette bis zur minimalistischen Variante mit fünf Ordnern für eine fünf­köpfige Familie.

Das bietet der Dokumenten-Check der Stiftung Warentest

Einschät­zung auf einen Blick: Unsere Experten haben sich 21 wichtige Dokumenten­typen angeschaut – von der Geburts­urkunde über den Arbeits­vertrag bis zum Konto­auszug. Ein einfaches Ampel­system zeigt auf den ersten Blick, wie Experten das jeweilige Dokument einschätzen. Grünes Licht heißt: kann ins Altpapier, Gelb: kann weg, sobald erledigt – und Rot: unbe­dingt aufheben.

Empfehlungen zu Aufbewahrungs­dauer und -form: Für Privatleute gelten nur wenige gesetzliche Aufbewahrungs­fristen. Dennoch kann es klug sein, Unterlagen eine bestimmte Zeit lang aufzuheben. Unsere Experten sagen, welches Dokument Sie wie lange aufheben sollten – und ob es das Original sein muss oder ob eine Kopie reicht. Außerdem sagen wir, wie Sie gegebenenfalls Ersatz­dokumente beschaffen und mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.

Ideen für Ihr eigenes Ordnungs­system: Acht Leser geben Einblick, wie sie ihre Dokumente verwalten. Die Kurz­porträts finden Sie im PDF zum Heft­artikel.

FAQ. Von Agentur für Arbeit bis Zoll: Wir beant­worten Fragen von Lesern zum Umgang mit Dokumenten.

Heft­artikel. Wenn Sie das Thema frei­schalten, erhalten Sie Zugriff auf die PDF zu den Artikeln aus Finanztest 2/2019 und Finanztest 5/2019.

Fragen unserer Leser zum „Dokumenten-Detox“

Nach unserem Artikel zum Umgang mit Dokumenten in Finanztest 2/2019 stellten Leser noch viele Fragen. Auf die wichtigsten davon sind unsere Experten in Finanztest 5/2019 einge­gangen. Diesen Artikel erhalten Sie nach dem Frei­schalten ebenfalls als PDF zum Download.

Typsache. Am häufigsten haben uns Leser gefragt: Was ist das perfekte Ordnungs­system? Nach Stich­worten, Jahr­gängen oder Alphabet sortieren? Viel sammeln oder groß­zügig wegwerfen? Doch Ordnung ist Typsache. Sammler fühlen sich ohne viele Unterlagen unsicher, Minimalisten von vielen Ordnern und Dateien erdrückt.

Konflikt­potenzial. Ein Leser schilderte, wie er mit seiner Freundin in Streit geriet: „Als wir zusammenzogen, habe ich ihre chronologisch in Ordner einge­hefteten Unterlagen nach Schlagwörtern umsortiert.“ Das hielt er für die einzig richtige Methode, sie nicht.

Auffind­barkeit. Eines ist auf jeden Fall wichtig. Es reicht nicht, selbst den Durch­blick zu behalten. Auch Außen­stehende müssen sich zurecht­finden können. Vorsorgevoll­macht, Patienten­verfügung, wichtige Versicherungs­policen muss im Ernst­fall ein Verwandter oder Betreuer finden.

Den Artikel aus Finanztest 5/2019 können Sie als PDF lesen, wenn Sie das Thema frei­schalten.

Leser­aufruf: Ordnungs­tipps für jeden Typ

Im Ablagekörb­chen warten Stapel mit Unterlagen aufs Abheften, aber Sie raffen sich nur schwer dazu auf? Sie heben sicher­heits­halber alles auf, finden aber im Ernst­fall nicht, was Sie suchen? Schreiben Sie uns eine E-Mail an dokumente@stiftung-warentest.de. Aufräum­expertin Gunda Borgeest, Auto­rin des Ratgebers „Ordnung nebenbei“ der Stiftung Warentest, der im Dezember 2019 erscheinen wird, gibt Ihnen Tipps, was Sie tun können.

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