Fahrten­buch: Das Finanz­amt nimmt es ganz genau

Dienst­wagen Special

Wird ein Dienst­wagen selten privat genutzt, lohnt sich eher ein Fahrten­buch.
Das Fahrten­buch muss fort­laufend geführt werden. Nach­träge am Stück sind nicht erlaubt.

Ordnungs­gemäß

Ein Fahrten­buch muss Mindest­anforderungen an die Form erfüllen. So ist es in gebundener oder zumindest geschlossener Form zu führen. Eine Samm­lung loser hand­schriftlicher Notizen genügt nicht – selbst wenn diese lückenlos ist und im Nach­hinein daraus ein Fahrten­buch erstellt wird. Fahrtenbücher gibt es im Schreibwaren­handel zu kaufen.

Elektronisch

Fahrtenbücher dürfen elektronisch geführt werden, etwa per Smartphone-App. Eine nach­trägliche Änderung der Daten muss jedoch tech­nisch ausgeschlossen sein – oder zumindest in einer Extradatei dokumentiert werden. Eine Excel-Liste oder besprochene Kassetten scheiden aus (Finanzge­richt Köln, Az. 10 K 33/15).

Zeit­nah

Tragen Sie jede Fahrt unmittel­bar nach Abschluss ein. Vermeiden Sie unbe­dingt nach­trägliche Vermerke „am Stück“. Das erregt nicht nur äußerlich das Miss­trauen des Finanz­amtes. Die Beamten kommen mithilfe statistischer Methoden auch erfundenen Kilo­meter­angaben auf die Spur.

Detailliert

Bei beruflich veranlassten Fahrten vermerken Sie Datum, Ziel, Zweck, Kilo­meter­stand zu Beginn und Ende der Fahrt sowie die Namen der besuchten Kunden oder Geschäfts­partner. Bei größeren Umwegen interes­siert sich das Finanz­amt auch für die Reiseroute. Bei Privatfahrten reichen die gefahrenen Kilo­meter. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits­platz genügt ein Vermerk samt Angabe der gefahrenen Kilo­meter.

Voll­ständig

Besuchen Sie auf einer Dienst­reise mehrere Kunden, tragen Sie diese chronologisch ein. Schieben Sie auf einer beruflichen eine private Fahrt ein, vermerken Sie diese gesondert und dokumentieren Sie den Kilo­meter­stand nach Fahrtende.

Ausführ­lich

Geben Sie stets den beruflichen Grund Ihrer Fahrt mit dem Dienst­wagen an, etwa „Verkaufs­gespräch“. Es genügt nicht, lediglich allgemeine Angaben wie „Kunden­besuch“ zu machen. Aufgesuchte Kunden und Geschäfts­partner erwähnen Sie namentlich. Abkür­zungen für häufig besuchte Reiseziele und Geschäfts­partner sind nur dann erlaubt, wenn Sie diese auf einem beigefügten Blatt erläutern.

Offen

Der Bundes­finanzhof muss erneut klären, welche Mindest­anforderungen an ein Fahrten­buch zu stellen sind (Az. VIII B 54/16). Das Finanzge­richt Köln hatte darauf bestanden, dass die Orts­angaben und das Reiseziel hinreichend konkret bezeichnet sein müssen (Az. 3 K 3735/12). Die Richter fanden es nicht ausreichend, dass ein Steuer­pflichtiger die aufgesuchten Reiseziele mit Abkür­zungen angegeben hatte.

Dieser Artikel ist hilfreich. 25 Nutzer finden das hilfreich.