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Für viele Besserverdiener ist ein Dienstwagen attraktiver als ein höheres Gehalt.
Für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer ist ein Dienstwagen unverzichtbar. Dasselbe gilt für Mitarbeiter im Außendienst. Für leitende Angestellte ist er dagegen ein interessantes Gehaltsextra mit handfesten finanziellen Vorteilen. Wer sein Firmenauto auch privat nutzt, muss dafür Steuern zahlen. Hier lesen Sie, wie Sie mit etwas Geschick die Belastung in Grenzen halten.
Das Wichtigste in Kürze
Das müssen Sie beim Dienstwagen beachten
Entscheiden. Nutzen Sie Ihren Dienstwagen auch privat, müssen Sie dies als sogenannten geldwerten Vorteil versteuern. Die meisten Betriebe wählen dafür die 1-Prozent-Regelung. Nutzen Sie das Auto nur selten privat, kann sich ein Fahrtenbuch lohnen. Das müssen Sie vorher mit Ihrem Chef absprechen. Haben Sie trotz der Pauschalregelung ein Fahrtenbuch geführt, können Sie auch rückwirkend diese Methode wählen.
Planen. Wollen Sie Ihren Firmenwagen nur dienstlich fahren, sollte Ihr Arbeitsvertrag private Nutzung ausschließen. Dann müssen Sie keinen geldwerten Vorteil versteuern.
Eintragen. Zum Ausgleich für die Versteuerung des geldwerten Vorteils dürfen Sie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten absetzen.
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nach obenGeldwerter Vorteil muss versteuert werden
Normalerweise dürfen Angestellte den Dienstwagen auch für den Arbeitsweg sowie für Privatfahrten nutzen und können sich so den Kauf eines eigenen Autos sparen. Auch Inspektionen, Reparaturen und Spritkosten trägt meist der Chef. Viele Mitarbeiter können dadurch ein hochpreisiges Modell fahren. Der Vorteil durch die private Nutzung heißt geldwerter Vorteil. Ihn müssen Angestellte als Arbeitslohn versteuern und dafür Sozialabgaben abführen. Schon während des Jahres zieht der Betrieb Lohnsteuer ab.
Konditionen rund um den Firmenwagen aushandeln
Einen Anspruch auf einen Firmenwagen hat niemand, doch begehrte Fach- und Führungskräfte haben gute Karten, um im Gehaltspoker nicht nur den Wagen selbst, sondern auch eine Sonderausstattung und die Erlaubnis zur privaten Nutzung auszuhandeln. Was den Fahrzeugtyp betrifft, haben die meisten Arbeitgeber klare Vorstellungen. Auf den verschiedenen Führungsebenen werden unterschiedliche Wagen gefahren – meist handelt es sich zumindest um Mittelklassemodelle. Ein Argument für ein Elektro- oder Hybridfahrzeug als Dienstwagen: Auf bafa.de kann der Chef für die Anschaffung – je nach Nettolistenpreis – einen Umweltbonus von bis zu 6 000 Euro beantragen.
Betriebsausgaben für Selbstständige
Wer sein eigener Chef ist, muss sich darum nicht sorgen – er darf alles fahren, was sein Betrieb finanzieren kann. Aber auch Selbstständige müssen Steuern zahlen, wenn sie ihr Auto privat nutzen. Diese ermitteln sie im Prinzip wie Arbeitnehmer. Im Gegenzug können sie sämtliche Ausgaben für den Firmenwagen als Betriebsausgaben geltend machen.
Probleme mit dem Fiskus gibt es nur in Extremfällen, wenn etwa ein Tierarzt betrieblich einen Ferrari fährt, damit für den Betrieb jedoch nur wenige Kilometer zurücklegt (BFH, Az. VIII R 20/12). Jeder Unternehmer, der Umsatzsteuer zahlt, kann sich außerdem vom Finanzamt die Mehrwertsteuer erstatten lassen, die auf Benzin, Leasingraten und Reparaturen fällig wird.
Fahrtenbuch oder Pauschalmethode
Der geldwerte Vorteil eines Firmenwagens – im Fachjargon als „Nutzungswert“ bezeichnet – lässt sich auf zwei Arten ermitteln: nach der Pauschalmethode, auch 1-Prozent-Regelung genannt, oder per Einzelnachweis. Um dem Finanzamt diesen Nachweis zu liefern, muss der Nutzer jedoch ein Fahrtenbuch führen. Arbeitgeber und Mitarbeiter legen jeweils zu Jahresbeginn gemeinsam fest, nach welcher Methode sie den Nutzungswert ermitteln wollen. Ein Wechsel für dasselbe Fahrzeug mitten im Jahr ist nicht möglich (BFH, Az. VI R 35/12).
Steuererklärung: Wechsel zum Einzelnachweis
Stellt ein Arbeitnehmer fest, dass die pauschale Versteuerung nachteilig war, kann er mit der Steuererklärung zum Einzelnachweis wechseln – sofern er ein Fahrtenbuch geführt hat. Dann zieht er vom Bruttoverdienst den ermittelten geldwerten Vorteil ab und ersetzt ihn durch den Wert aus dem Fahrtenbuch. Sein Vorgehen erläutert er auf einem Beiblatt.
Wem das zu umständlich ist, der kann wenigstens den geldwerten Vorteil für seine Fahrten zur Arbeit korrigieren – das lohnt sich, wenn er den Wagen an weniger als 15 Tagen im Monat dafür genutzt hat: Statt 0,03 Prozent vom Listenpreis werden dann pro Fahrt und Entfernungskilometer nur 0,002 Prozent angesetzt.
Schon die Möglichkeit reicht
Nichts versteuern muss nur, wer laut Vertrag oder Betriebsvereinbarung das Auto nicht privat nutzen darf. Umgekehrt fallen schon Steuern an, wenn die Möglichkeit einer Privatnutzung besteht. Wer geltend machen will, dass er das Auto nur dienstlich fährt, muss das per Fahrtenbuch belegen (BFH, Az. VI R 39/13).
nach oben1-Prozent-Methode gängige Praxis
In der Praxis kommt meist die 1-Prozent-Regelung zum Einsatz: Der Betrieb schlägt bei der monatlichen Gehaltsabrechnung jeweils 1 Prozent vom Brutto-Listenpreis des Autos dem steuer- und sozialversicherungspflichtigen Verdienst zu. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit kommen pro Monat je Entfernungskilometer 0,03 Prozent des Listenpreises hinzu.
Rechenbeispiel (Verbrennungsmotor)
Bei einem Listenpreis von 33 000 Euro und einem Arbeitsweg von 25 Kilometern erhöht sich der steuer- und sozialversicherungspflichtige Arbeitslohn des Mitarbeiters pro Monat um fast 580 Euro.
1-Prozent-Regelung (Elektro-/Hybridmotor) | |
1-Prozent-Regelung (Elektro-/Hybridmotor) | |
Bruttolistenpreis (abgerundet auf volle 100 Euro) | 43 000,00 Euro |
Batteriekapazität (16 kWh x 360 Euro) | -5 600,00 Euro |
Neuer Listenpreis | 37 400,00 Euro |
Private Nutzung (1 Prozent) | 374,00 Euro |
Arbeitsweg (0,03 % x 25 km) | 280,50 Euro |
Geldwerter Vorteil pro Monat | 654,50 Euro |
Geldwerter Vorteil im Arbeitslohn enthalten
Wer seinen Wagen privat nutzen darf, muss diesen Vorteil versteuern – auch wenn er nur dienstlich fährt.
Bei der Steuererklärung wartet keine zusätzliche Arbeit: Der geldwerte Vorteil ist im Arbeitslohn enthalten und wird mit diesem als Ganzes in die Anlage N eingetragen. Für das Finanzamt ist bei der 1-Prozent-Regelung stets der volle Monatsbetrag maßgeblich, auch wenn das Auto nachweislich nur an wenigen Tagen privat genutzt wurde (Finanzgericht Baden-Württemberg, Az. 6 K 2540/14).
Ausgleich für Elektrofahrzeuge
Bei umweltfreundlichen Dienstwagen müssen Arbeitnehmer einen geringeren geldwerten Vorteil versteuern: Elektrofahrzeuge, die seit 1. Januar 2019 und bis Ende 2021 angeschafft oder geleast werden, müssen Arbeitnehmer ab 2020 statt 1,0 Prozent nur 0,25 Prozent des inländischen Listenpreises je Monat als geldwerten Vorteil versteuern. Der Listenpreis des Fahrzeugs muss unter 40 000 Euro liegen. Die Sonderregel gilt auch für Elektroroller, E-Scooter, E-Bikes und Pedelecs, die als Kraftfahrzeug gelten.
Auch Arbeitnehmer mit Elektro-Firmenwagen, die teurer waren oder bereits 2018 angeschafft wurden und mit Hybrid- und Brennstoffzellenfahrzeugen profitieren: Sie versteuern immerhin nur 0,5 Prozent des Listenpreises als geldwerten Vorteil.
Listenpreis gilt
Auch wenn die Firma nur einen Gebrauchtwagen stellt, gilt der Listenpreis für ein Neufahrzeug. Daran ändert selbst ein vom Händler gewährter Rabatt auf den Kaufpreis nichts. Kosten für Sonderausstattung und Extras werden aufgeschlagen, wenn das Fahrzeug bei Erstzulassung darüber verfügt. Werden die Extras später eingebaut, zählen diese für die Steuer nicht mit (BFH, Az. VI R 12/09).
Bonus für ältere Hybrid- und Elektrofahrzeuge
Für Elektro- oder Hybridauto, die vor 2019 angeschafft oder geleast wurden, kann das Unternehmen die Anschaffungskosten für das Batteriesystem aus dem Listenpreis herausrechnen – bei Anschaffung 2018 bis zu 7 500 Euro. Das gilt seit Anfang 2018 auch für Brennstoffzellenfahrzeuge (BMF-Schreiben vom 24.1.2017).
Mit dem Dienstwagen zur Arbeit
Wer zwar keine Privatfahrten unternehmen darf, aber – neben beruflichen Fahrten – mit dem Dienstwagen zur Arbeit fährt, ist von der 1-Prozent-Regelung nicht betroffen. Für den Arbeitsweg muss er sich jedoch pro Entfernungskilometer 0,03 Prozent des Listenpreises aufs Gehalt aufschlagen lassen. Übrigens: Auch Fahrer eines Dienstwagens können Kosten für den Arbeitsweg mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen, allerdings erst mit der Steuererklärung. Eine sofortige Verrechnung mit dem Nutzungswert ist nicht möglich.
Keine Werbungskosten bei Dienstreisen
Fahrten zu weiteren Arbeitsstätten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit gelten dagegen als Dienstreisen. Für sie ist weder ein Nutzungswert zu versteuern, noch lassen sich Werbungskosten geltend machen.
nach obenEinzelnachweis per Fahrtenbuch
Wer seinen Dienstwagen nur selten privat fährt, ist eventuell mit einem Fahrtenbuch besser dran. Jede Fahrt einzeln darin einzutragen, ist zwar deutlich aufwendiger als die 1-Prozent-Methode – dafür aber genauer.
Fahrtenbuch für Wenigfahrer lohnend
Welche Versteuerung günstiger ist, ist immer individuell zu ermitteln. Eine Faustformel gibt es nicht – Anhaltspunkte schon. Ein Fahrtenbuch lohnt sich umso eher, je weniger man den Wagen privat nutzt und je weniger man insgesamt fährt. Auch wer ein gebrauchtes oder bereits abgeschriebenes Auto fährt, profitiert von einem Fahrtenbuch. Der Chef muss jedoch nicht auf Basis eines Fahrtenbuchs abrechnen. Tut er das nicht, muss der Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil in der Steuererklärung selbst korrigieren.
Tipp: Alles Infos rund um Ihre Steuererklärung auf unserer Themenseite Steuererklärung.
Berechnung deutlich aufwendiger
Auch bei der Versteuerung nach Fahrtenbuch muss der Arbeitgeber bereits im Lauf des Jahres Lohnsteuer für den geldwerten Vorteil abziehen. Der steuerpflichtige Nutzungswert berechnet sich hier auf Grundlage der Gesamtkosten eines Fahrzeugs. Er entspricht dem Anteil der privat sowie zwischen Wohnung und Arbeit gefahrenen Kilometer an der gesamten Fahrleistung.
Arbeitgeber veranschlagt zunächst vorläufige Werte
Weil es im ersten Jahr noch keine Erfahrungswerte gibt, berechnet der Arbeitgeber vorläufige Werte. Dafür versteuert er jeden gefahrenen Kilometer mit 0,001 Prozent des Listenpreises. Ab dem Folgejahr setzt er den monatlichen Nutzungswert zunächst vorläufig an – mit einem Zwölftel des Vorjahresbetrags. Am Ende des Jahres muss der Arbeitgeber anhand des vollständigen Fahrtenbuchs das ganze Jahr neu rechnen und Differenzen nachversteuern.
Nachweis über Gesamtkosten erforderlich
Für ihre Steuererklärung benötigen Angestellte vom Arbeitgeber einen Nachweis über die Gesamtkosten. Dazu gehören Abschreibung (AfA), Leasingraten und Kosten für Benzin, Öl, Reifen, Inspektionen und Reparaturen – jeweils inklusive Mehrwertsteuer. Hinzu kommen Ausgaben für Kfz-Steuer, Autoversicherung, Garage oder Stellplatz. Nicht dazu zählen unter anderem Beiträge für Insassen- und Unfallversicherung. Maut- und Parkplatzgebühren werden gesondert mit dem Chef abgerechnet, Bußgelder zahlt in der Regel der Arbeitnehmer.
Vorsicht, Betriebsprüfung!
Beim Fahrtenbuch schaut das Finanzamt genau hin. Es muss fortlaufend geführt werden und vollständig sein. Nur einen repräsentativen Zeitraum einzutragen, reicht nicht aus. Zudem sind Fahrten zeitnah zu notieren. Ungemach droht insbesondere, wenn sich die Betriebsprüfung mit Fahrtenbüchern befasst. Erfahrene Prüfer wissen genau, wo sie den Hebel ansetzen müssen. Nachträgliche Vermerke „am Stück“ akzeptieren sie ebenso wenig wie eine Zettelsammlung. Sie gleichen Benzinquittungen und Inspektionsrechnungen mit den Eintragungen im Fahrtenbuch ab. Fehlen Eintragungen zu Werkstatt- oder Tankfahrten oder stimmt der vom Tüv bescheinigte Kilometerstand nicht mit den Aufzeichnungen überein, können die Beamten das Fahrtenbuch verwerfen.
Nachforderungen möglich
Bei groben Mängeln versteuert das Finanzamt das Auto nach der 1-Prozent-Methode. Das kann zu Nachforderungen an Lohnsteuer und Sozialabgaben führen, die nicht alle Arbeitgeber übernehmen. Das Schätzen des privaten Nutzungsanteils anhand der Angaben im Fahrtenbuch ist nicht möglich.
Fahrtenbuch richtig führen
Ordnungsgemäß. Ein Fahrtenbuch muss Mindestanforderungen an die Form erfüllen. So ist es in gebundener oder zumindest geschlossener Form zu führen. Eine Sammlung loser handschriftlicher Notizen genügt nicht – selbst wenn diese lückenlos ist und im Nachhinein daraus ein Fahrtenbuch erstellt wird. Fahrtenbücher gibt es im Schreibwarenhandel zu kaufen.
Elektronisch. Fahrtenbücher dürfen elektronisch geführt werden, etwa per Smartphone-App. Eine nachträgliche Änderung der Daten muss jedoch technisch ausgeschlossen sein – oder zumindest in einer Extradatei dokumentiert werden. Eine Excel-Liste oder besprochene Kassetten scheiden aus (Finanzgericht Köln, Az. 10 K 33/15).
Zeitnah. Tragen Sie jede Fahrt unmittelbar nach Abschluss ein. Vermeiden Sie unbedingt nachträgliche Vermerke „am Stück“. Das erregt nicht nur äußerlich das Misstrauen des Finanzamtes. Die Beamten kommen mithilfe statistischer Methoden auch erfundenen Kilometerangaben auf die Spur.
Detailliert. Bei beruflich veranlassten Fahrten vermerken Sie Datum, Ziel, Zweck, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt sowie die Namen der besuchten Kunden oder Geschäftspartner. Bei größeren Umwegen interessiert sich das Finanzamt auch für die Reiseroute. Bei Privatfahrten reichen die gefahrenen Kilometer. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz genügt ein Vermerk samt Angabe der gefahrenen Kilometer.
Vollständig. Besuchen Sie auf einer Dienstreise mehrere Kunden, tragen Sie diese chronologisch ein. Schieben Sie auf einer beruflichen eine private Fahrt ein, vermerken Sie diese gesondert und dokumentieren Sie den Kilometerstand nach Fahrtende.
Ausführlich. Geben Sie stets den beruflichen Grund Ihrer Fahrt mit dem Dienstwagen an, etwa „Verkaufsgespräch“. Es genügt nicht, lediglich allgemeine Angaben wie „Kundenbesuch“ zu machen. Aufgesuchte Kunden und Geschäftspartner erwähnen Sie namentlich. Abkürzungen für häufig besuchte Reiseziele und Geschäftspartner sind nur dann erlaubt, wenn Sie diese auf einem beigefügten Blatt erläutern.
nach obenTipps für den Dienstwagen
Wenn der Arbeitnehmer zahlt
Muss ein Beschäftigter seinem Arbeitgeber für den Dienstwagen ein Nutzungsentgelt zahlen, verringert sich sein geldwerter Vorteil um diesen Betrag – egal ob das Entgelt pauschal oder kilometerbezogen ist oder der Mitarbeiter etwa die Leasingrate zahlt. Dasselbe gilt, wenn er einen Zuschuss zu den Anschaffungskosten leistet – etwa für eine Sonderausstattung. Die Zuzahlung mindert im betreffenden Jahr den geldwerten Vorteil und damit den steuer- und abgabenpflichtigen Arbeitslohn. Genauso zählt eine Sonderzahlung für einen Leasingwagen.
Finanzgericht: Zuzahlung verteilen
Fahrer eines Dienstwagens können ihre einmalige Zuzahlung zu den Anschaffungskosten des Autos auf die gesamte Nutzungsdauer verteilen – vorausgesetzt, die Laufzeit ist vertraglich festgelegt, so das Finanzgericht Niedersachsen (Az. 9 K 162/17). Das reduziert den geldwerten Vorteil, der Arbeitnehmern für Privatfahrten mit dem Dienstwagen auf den Lohn aufgeschlagen wird. Den geldwerten Vorteil können Angestellte mit Dienstwagen anhand eines Fahrtenbuchs ermitteln. Oder sie setzen pauschal 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Autos dafür an. Bisher reduzierten Zuzahlungen des Arbeitnehmers, etwa wegen Sonderausstattungen, den geldwerten Vorteil nur in den ersten Jahren bis auf 0 Euro, bis die gesamte Zuzahlung „verbraucht“ war. Eine Anrechnung als Werbungskosten oder anteilig über einen abweichenden Zeitraum war bisher nicht möglich.
Diese Regelung hat das Finanzgericht Niedersachsen nun gekippt. Welche Methode künftig von den Finanzämtern anzuwenden ist, entscheidet der Bundesfinanzhof (BFH, Az. VI R 18/18).
Tipp: Konnten Sie Zuzahlungen für Ihren Dienstwagen bisher nicht steueroptimal anrechnen, legen Sie mit Verweis auf das Verfahren beim BFH Einspruch ein.
Benzinkosten jetzt abziehbar
Benzinkosten, die ein Arbeitnehmer trägt, verringern seinen geldwerten Vorteil auch dann , wenn dieser nach der 1-Prozent-Methode ermittelt wurde (BFH, Az. VI R 2/15). Bislang galt das nur für die Versteuerung mit Fahrtenbuch. Im dem Fall, der vor dem Bundesfinanzhof verhandelt wurde, hatte ein Mitarbeiter im Jahr 5 600 Euro für Benzin gezahlt. Sein geldwerter Vorteil laut 1-Prozent-Methode lag bei 6 300 Euro. Nach Abzug beträgt er noch 700 Euro. Ein weiterer Kläger blitzte dagegen ab. Er wollte ein Nutzungsentgelt absetzen, dessen Höhe seinen geldwerten Vorteil überstieg. Dieser dürfe maximal auf null sinken, entschieden die Richter (BFH, Az. VI R 49/14).
Saft aus der Ladestation
Wer an der Ladestation des Chefs Strom für ein E-Auto zapft, tut das steuerfrei. Stellt die Firma ihrem Angestellten zu Hause eine Ladevorrichtung zur Verfügung oder erstattet sie die Investitionskosten, darf dieser geldwerte Vorteil pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer abgegolten werden.
nach obenDieses Special wird laufend aktualisiert – zuletzt am 26. Februar 2020.
