Dienst­wagen: Wie Sie die private Nutzung am güns­tigsten versteuern

Geld­werter Vorteil muss versteuert werden

Normaler­weise dürfen Angestellte den Dienst­wagen auch für den Arbeitsweg sowie für Privatfahrten nutzen und können sich so den Kauf eines eigenen Autos sparen. Auch Inspektionen, Reparaturen und Sprit­kosten trägt meist der Chef. Viele Mitarbeiter können dadurch ein hoch­preisiges Modell fahren. Der Vorteil durch die private Nutzung heißt geld­werter Vorteil. Ihn müssen Angestellte als Arbeits­lohn versteuern und Sozial­abgaben abführen. Schon während des Jahres zieht der Betrieb Lohn­steuer ab.

Private Nutzung aushandeln

Einen Anspruch auf einen Firmenwagen hat niemand, doch begehrte Fach- und Führungs­kräfte haben gute Karten, um im Gehalts­poker nicht nur den Wagen selbst, sondern auch eine Sonder­ausstattung und die Erlaubnis zur privaten Nutzung auszuhandeln. Was den Fahr­zeug­typ betrifft, haben die meisten Arbeit­geber klare Vorstel­lungen. Auf den verschiedenen Führungs­ebenen werden unterschiedliche Wagen gefahren – meist handelt es sich zumindest um Mittel­klassemodelle.

Betriebs­ausgaben für Selbst­ständige

Wer sein eigener Chef ist, muss sich darum nicht sorgen – er darf alles fahren, was sein Betrieb finanzieren kann. Aber auch Selbst­ständige müssen Steuern zahlen, wenn sie ihr Auto privat nutzen. Diese ermitteln sie im Prinzip wie Arbeitnehmer. Im Gegen­zug können sie sämtliche Ausgaben für den Firmenwagen als Betriebs­ausgaben geltend machen. Probleme mit dem Fiskus gibt es nur in Extremfällen, wenn etwa ein Tier­arzt betrieblich einen Ferrari fährt, damit für den Betrieb jedoch nur wenige Kilo­meter zurück­legt (Bundes­finanzhof, BFH Az. VIII R 20/12). Jeder Unternehmer, der Umsatz­steuer zahlt, kann sich außerdem vom Finanz­amt die Mehr­wert­steuer erstatten lassen, die auf Benzin, Leasingraten und Reparaturen fällig wird.

Fahrten­buch oder Pauschal­methode

Der geld­werte Vorteil eines Firmenwagens – im Fachjargon als „Nutzungs­wert“ bezeichnet – lässt sich auf zwei Arten ermitteln: nach der Pauschal­methode, auch 1-Prozent-Regelung genannt, oder per Einzeln­achweis. Um dem Finanz­amt diesen Nach­weis zu liefern, muss der Nutzer jedoch ein Fahrtenbuch führen. Arbeit­geber und Mitarbeiter legen jeweils zu Jahres­beginn gemein­sam fest, nach welcher Methode sie den Nutzungs­wert ermitteln wollen. Ein Wechsel für dasselbe Fahr­zeug mitten im Jahr ist nicht möglich (BFH, Az. VI R 35/12).

1-Prozent-Methode gängige Praxis

In der Praxis kommt meist die 1-Prozent-Regelung zum Einsatz: Der Betrieb schlägt bei der monatlichen Gehalts­abrechnung jeweils 1 Prozent vom Brutto-Listen­preis des Autos dem steuer- und sozial­versicherungs­pflichtigen Verdienst zu. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit kommen pro Monat je Entfernungs­kilometer 0,03 Prozent des Listen­preises hinzu.

Rechenbei­spiel (Verbrennungs­motor)

Bei einem Listen­preis von 33 000 Euro und einem Arbeitsweg von 25 Kilo­metern erhöht sich der steuer- und sozial­versicherungs­pflichtige Arbeits­lohn des Mitarbeiters pro Monat um fast 580 Euro.

Geld­werter Vorteil im Arbeits­lohn enthalten

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Wer seinen Wagen privat nutzen darf, muss diesen Vorteil versteuern – auch wenn er nur dienst­lich fährt.

Bei der Steuererklärung wartet keine zusätzliche Arbeit: Der geld­werte Vorteil ist im Arbeits­lohn enthalten und wird mit diesem als Ganzes in die Anlage N einge­tragen. Für das Finanz­amt ist bei der 1-Prozent-Regelung stets der volle Monats­betrag maßgeblich, auch wenn das Auto nach­weislich nur an wenigen Tagen privat genutzt wurde (Finanzge­richt Baden-Württem­berg, Az. 6 K 2540/14).

Listen­preis gilt

Auch wenn die Firma nur einen Gebraucht­wagen stellt, gilt der Listen­preis für ein Neufahr­zeug. Daran ändert selbst ein vom Händler gewährter Rabatt auf den Kauf­preis nichts. Kosten für Sonder­ausstattung und Extras werden aufgeschlagen, wenn das Fahr­zeug bei Erst­zulassung darüber verfügt. Werden die Extras später einge­baut, zählen diese für die Steuer nicht mit (BFH, Az. VI R 12/09).

Ausgleich für Elektrofahr­zeuge

Sonder­regeln gelten, wenn ein Unternehmen seinem Mitarbeiter ein – in der Anschaffung relativ teures – Elektro- oder Hybrid­auto zur Verfügung stellt. Wurde dieses vor 2019 ange­schafft oder geleast, kann das Unternehmen die Anschaffungs­kosten für das Batterie­system aus dem Listen­preis heraus­rechnen – bei Anschaffung 2018 bis zu 7 500 Euro.

Bei umwelt­freundlichen Dienst­wagen, die seit 1. Januar 2019 und bis Ende 2021 ange­schafft oder geleast werden, müssen Arbeitnehmer statt 1,0 Prozent nur 0,5 Prozent des inländischen Listen­preises je Monat als geld­werten Vorteil versteuern. Das gilt auch für bestimmte extern aufladbare Hybrid­elektro­autos, deren Elektro­antrieb mindestens 50 Kilo­meter Reich­weite hat.

Schon die Möglich­keit reicht

Nichts versteuern muss nur, wer laut Vertrag oder Betriebs­ver­einbarung das Auto nicht privat nutzen darf. Umge­kehrt fallen schon Steuern an, wenn die Möglich­keit einer Privatnut­zung besteht. Wer geltend machen will, dass er das Auto nur dienst­lich fährt, muss das per Fahrten­buch belegen (BFH, Az. VI R 39/13).

Mit dem Dienst­wagen zur Arbeit

Wer zwar keine Privatfahrten unternehmen darf, aber – neben beruflichen Fahrten – mit dem Dienst­wagen zur Arbeit fährt, ist von der 1-Prozent-Regelung nicht betroffen. Für den Arbeitsweg muss er sich jedoch pro Entfernungs­kilometer 0,03 Prozent des Listen­preises aufs Gehalt aufschlagen lassen. Übrigens: Auch Fahrer eines Dienst­wagens können Kosten für den Arbeitsweg mit der Entfernungs­pauschale als Werbungs­kosten geltend machen, allerdings erst mit der Steuererklärung. Eine sofortige Verrechnung mit dem Nutzungs­wert ist nicht möglich.

Keine Werbungs­kosten bei Dienst­reisen

Fahrten zu weiteren Arbeits­stätten im Rahmen einer Auswärts­tätig­keit gelten dagegen als Dienst­reisen. Für sie ist weder ein Nutzungs­wert zu versteuern, noch lassen sich Werbungs­kosten geltend machen.

Einzeln­achweis per Fahrten­buch

Wer seinen Dienst­wagen nur selten privat fährt, ist eventuell mit einem Fahrten­buch besser dran. Jede Fahrt einzeln darin einzutragen, ist zwar deutlich aufwendiger als die 1-Prozent-Methode – dafür aber genauer.

Fahrten­buch für Wenigfahrer lohnend

Welche Versteuerung güns­tiger ist, ist immer individuell zu ermitteln. Eine Faustformel gibt es nicht – Anhalts­punkte schon. Ein Fahrten­buch lohnt sich umso eher, je weniger man den Wagen privat nutzt und je weniger man insgesamt fährt. Auch wer ein gebrauchtes oder bereits abge­schriebenes Auto fährt, profitiert von einem Fahrten­buch. Der Chef muss jedoch nicht auf Basis eines Fahrten­buchs abrechnen. Tut er das nicht, muss der Arbeitnehmer den geld­werten Vorteil in der Steuererklärung selbst korrigieren.

Berechnung deutlich aufwendiger

Auch bei der Versteuerung nach Fahrten­buch muss der Arbeit­geber bereits im Lauf des Jahres Lohn­steuer für den geld­werten Vorteil abziehen. Der steuer­pflichtige Nutzungs­wert berechnet sich hier auf Grund­lage der Gesamt­kosten eines Fahr­zeugs. Er entspricht dem Anteil der privat sowie zwischen Wohnung und Arbeit gefahrenen Kilo­meter an der gesamten Fahr­leistung.

Arbeit­geber veranschlagt zunächst vorläufige Werte

Weil es im ersten Jahr noch keine Erfahrungs­werte gibt, berechnet der Arbeit­geber vorläufige Werte. Dafür versteuert er jeden gefahrenen Kilo­meter mit 0,001 Prozent des Listen­preises. Ab dem Folge­jahr setzt er den monatlichen Nutzungs­wert zunächst vorläufig an – mit einem Zwölftel des Vorjahres­betrags. Am Ende des Jahres muss der Arbeit­geber anhand des voll­ständigen Fahrten­buchs das ganze Jahr neu rechnen und Differenzen nach­versteuern.

Nach­weis über Gesamt­kosten erforderlich

Für ihre Steuererklärung benötigen Angestellte vom Arbeit­geber einen Nach­weis über die Gesamt­kosten. Dazu gehören Abschreibung (AfA), Leasingraten und Kosten für Benzin, Öl, Reifen, Inspektionen und Reparaturen – jeweils inklusive Mehr­wert­steuer. Hinzu kommen Ausgaben für Kfz-Steuer, Auto­versicherung, Garage oder Stell­platz. Nicht dazu zählen unter anderem Beiträge für Insassen- und Unfall­versicherung. Maut- und Park­platz­gebühren werden gesondert mit dem Chef abge­rechnet, Bußgelder zahlt in der Regel der Arbeitnehmer.

Vorsicht, Betriebs­prüfung!

Beim Fahrten­buch schaut das Finanz­amt genau hin. Es muss fort­laufend geführt werden und voll­ständig sein. Nur einen repräsentativen Zeitraum einzutragen, reicht nicht aus. Zudem sind Fahrten zeit­nah zu notieren. Ungemach droht insbesondere, wenn sich die Betriebs­prüfung mit Fahrtenbüchern befasst. Erfahrene Prüfer wissen genau, wo sie den Hebel ansetzen müssen. Nach­trägliche Vermerke „am Stück“ akzeptieren sie ebenso wenig wie eine Zettel­samm­lung. Sie gleichen Benzinquittungen und Inspektions­rechnungen mit den Eintragungen im Fahrten­buch ab. Fehlen Eintragungen zu Werk­statt- oder Tank­fahrten oder stimmt der vom Tüv bescheinigte Kilo­meter­stand nicht mit den Aufzeichnungen über­ein, können die Beamten das Fahrten­buch verwerfen.

Nach­forderungen möglich

Bei groben Mängeln versteuert das Finanz­amt das Auto nach der 1-Prozent-Methode. Das kann zu Nach­forderungen an Lohn­steuer und Sozial­abgaben führen, die nicht alle Arbeit­geber über­nehmen. Das Schätzen des privaten Nutzungs­anteils anhand der Angaben im Fahrten­buch ist nicht möglich.

Nach­träglicher Wechsel zum Einzeln­achweis

Stellt ein Arbeitnehmer fest, dass die pauschale Versteuerung nach­teilig war, kann er mit der Steuererklärung zum Einzeln­achweis wechseln – sofern er ein Fahrten­buch geführt hat. Dann zieht er vom Brutto­verdienst den ermittelten geld­werten Vorteil ab und ersetzt ihn durch den Wert aus dem Fahrten­buch. Sein Vorgehen erläutert er auf einem Beiblatt. Wem das zu umständlich ist, der kann wenigs­tens den geld­werten Vorteil für seine Fahrten zur Arbeit korrigieren – das lohnt sich, wenn er den Wagen an weniger als 15 Tagen im Monat dafür genutzt hat: Statt 0,03 Prozent vom Listen­preis werden dann pro Fahrt und Entfernungs­kilometer nur 0,002 Prozent angesetzt.

Wenn der Arbeitnehmer zahlt

Muss ein Beschäftigter seinem Arbeit­geber für den Dienst­wagen ein Nutzungs­entgelt zahlen, verringert sich sein geld­werter Vorteil um diesen Betrag – egal ob das Entgelt pauschal oder kilo­meterbezogen ist oder der Mitarbeiter etwa die Leasingrate zahlt. Dasselbe gilt, wenn er einen Zuschuss zu den Anschaffungs­kosten leistet – etwa für eine Sonder­ausstattung. Die Zuzahlung mindert im betreffenden Jahr den geld­werten Vorteil und damit den steuer- und abgaben­pflichtigen Arbeits­lohn. Genauso zählt eine Sonderzahlung für einen Leasingwagen.

Benzin­kosten jetzt abzieh­bar

Kürzlich urteilte der Bundes­finanzhof, dass Benzin­kosten, die ein Arbeitnehmer trägt, seinen geld­werten Vorteil auch dann verringern, wenn dieser nach der 1-Prozent-Methode ermittelt wurde (Az. VI R 2/15). Bislang galt das nur für die Versteuerung mit Fahrten­buch. Im dem Fall hatte ein Mitarbeiter im Jahr 5 600 Euro für Benzin gezahlt. Sein geld­werter Vorteil laut 1-Prozent-Methode lag bei 6 300 Euro. Nach Abzug beträgt er noch 700 Euro. Ein weiterer Kläger blitzte dagegen ab. Er wollte ein Nutzungs­entgelt absetzen, dessen Höhe seinen geld­werten Vorteil über­stieg. Dieser dürfe maximal auf null sinken, entschieden die Richter (Az. VI R 49/14).