Dienst­wagen Wie Sie die private Nutzung am besten versteuern

Konditionen rund um den Firmenwagen aushandeln

Einen Anspruch auf einen Firmenwagen hat niemand, doch begehrte Fach- und Führungs­kräfte haben gute Karten, um im Gehalts­poker nicht nur den Wagen selbst, sondern auch eine Sonder­ausstattung und die Erlaubnis zur privaten Nutzung auszuhandeln. Was den Fahr­zeug­typ betrifft, haben die meisten Arbeit­geber klare Vorstel­lungen. Auf den verschiedenen Führungs­ebenen werden unterschiedliche Wagen gefahren – meist handelt es sich zumindest um Mittel­klassemodelle. Ein Argument für ein Elektro- oder Hybridfahr­zeug als Dienst­wagen: Auf bafa.de kann der Chef für die Anschaffung – je nach Nettolisten­preis – einen Umwelt­bonus von bis zu 6 000 Euro beantragen.

Betriebs­ausgaben für Selbst­ständige

Wer sein eigener Chef ist, muss sich darum nicht sorgen – er darf alles fahren, was sein Betrieb finanzieren kann. Aber auch Selbst­ständige müssen Steuern zahlen, wenn sie ihr Auto privat nutzen. Diese ermitteln sie im Prinzip wie Arbeitnehmer. Im Gegen­zug können sie sämtliche Ausgaben für den Firmenwagen als Betriebs­ausgaben geltend machen.

Probleme mit dem Fiskus gibt es nur in Extremfällen, wenn etwa ein Tier­arzt betrieblich einen Ferrari fährt, damit für den Betrieb jedoch nur wenige Kilo­meter zurück­legt (BFH, Az. VIII R 20/12). Jeder Unternehmer, der Umsatz­steuer zahlt, kann sich außerdem vom Finanz­amt die Mehr­wert­steuer erstatten lassen, die auf Benzin, Leasingraten und Reparaturen fällig wird.

Fahrten­buch oder Pauschal­methode

Der geld­werte Vorteil eines Firmenwagens – im Fachjargon als „Nutzungs­wert“ bezeichnet – lässt sich auf zwei Arten ermitteln: nach der Pauschal­methode, auch 1-Prozent-Regelung genannt, oder per Einzeln­achweis. Um dem Finanz­amt diesen Nach­weis zu liefern, muss der Nutzer jedoch ein Fahrten­buch führen. Arbeit­geber und Mitarbeiter legen jeweils zu Jahres­beginn gemein­sam fest, nach welcher Methode sie den Nutzungs­wert ermitteln wollen. Ein Wechsel für dasselbe Fahr­zeug mitten im Jahr ist nicht möglich (BFH, Az. VI R 35/12).

Steuererklärung: Wechsel zum Einzeln­achweis

Stellt ein Arbeitnehmer fest, dass die pauschale Versteuerung nach­teilig war, kann er mit der Steuererklärung zum Einzeln­achweis wechseln – sofern er ein Fahrten­buch geführt hat. Dann zieht er vom Brutto­verdienst den ermittelten geld­werten Vorteil ab und ersetzt ihn durch den Wert aus dem Fahrten­buch. Sein Vorgehen erläutert er auf einem Beiblatt.

Wem das zu umständlich ist, der kann wenigs­tens den geld­werten Vorteil für seine Fahrten zur Arbeit korrigieren – das lohnt sich, wenn er den Wagen an weniger als 15 Tagen im Monat dafür genutzt hat: Statt 0,03 Prozent vom Listen­preis werden dann pro Fahrt und Entfernungs­kilometer nur 0,002 Prozent angesetzt.

Schon die Möglich­keit reicht

Nichts versteuern muss nur, wer laut Vertrag oder Betriebs­ver­einbarung das Auto nicht privat nutzen darf. Umge­kehrt fallen schon Steuern an, wenn die Möglich­keit einer Privatnut­zung besteht. Wer geltend machen will, dass er das Auto nur dienst­lich fährt, muss das per Fahrten­buch belegen (BFH, Az. VI R 39/13).

Rechenbei­spiel (Verbrennungs­motor)

Bei einem Listen­preis von 33 000 Euro und einem Arbeitsweg von 25 Entfernungs­kilometern erhöht sich der steuer- und sozial­versicherungs­pflichtige Arbeits­lohn des Mitarbeiters pro Monat um fast 580 Euro.

Steuer­vorteil für Elektrofahr­zeuge

Wer ein ab 2019 angeschafftes E-Auto als Firmenwagen auch privat ­nutzen darf, muss dank einer Sonder­regelung seit 1. Januar 2020 monatlich statt 0,5 Prozent nur noch 0,25 Prozent des Bruttolisten­preises als geld­werten Vorteil – auch Nutzungs­wert genannt – versteuern. Das gilt bis Ende 2030 – auch für Elektroroller, E-Scooter, E-Bikes sowie S-Pedelecs, die als Kraft­fahr­zeuge gelten. Weitere Infos finden Sie in unserem Dienstrad-Special.

Preis­grenze. Damit Sie von der Sonder­regelung profitieren, darf Ihr E-Auto nicht zu teuer sein. Mit dem zweiten Corona-Steuer­hilfe­gesetz vom 29.6.2020 stieg der Grenz­wert rück­wirkend zum Jahres­beginn von 40 000 auf 60 000 Euro.

Vorsicht: Der Listen­preis lässt sich nicht unter diese Grenze drücken, indem Sie die Umwelt­prämie gegen­rechnen. Fahren Sie über die Firma ein teureres oder bereits 2018 angeschafftes Elektro-, Hybrid- oder Brenn­stoff­zellenfahr­zeug, müssen Sie für 2020 monatlich 0,5 Prozent des Listen­preises als geld­werten Vorteil versteuern.

Rechenbei­spiel (Elektromotor)

Das E-Auto in unserem Beispiel kostet neu 43 000 Euro. Weil E-Autos gegen­über Kfz mit Verbrennungs­motor einen Steuer­vorteil haben, beträgt der zusätzliche geld­werte Vorteil bei einem Arbeitsweg von 25 Entfernungs­kilometern nur 430 Euro.

Bonus für ältere Hybrid- und Elektrofahr­zeuge

Bei vor 2019 angeschafften oder geleasten Elektro- und Hybrid­autos lassen sich die Kosten für das Batterie­system aus dem Listen­preis heraus­rechnen – bis zu 7 500 Euro. Das gilt seit Anfang 2018 auch für Brenn­stoff­zellenfahr­zeuge (BMF-Schreiben vom 24.1.2018, Brenn­stoff­zellenfahr­zeug).

Geld­werter Vorteil im Arbeits­lohn enthalten

Bei der Steuererklärung wartet keine zusätzliche Arbeit: Der geld­werte Vorteil ist im Arbeits­lohn enthalten und wird mit diesem als Ganzes in die Anlage N einge­tragen. Für das Finanz­amt ist bei der 1-Prozent-Regelung stets der volle Monats­betrag maßgeblich, auch wenn die Steuerzah­lerin das Auto nach­weislich nur an wenigen Tagen privat genutzt hat (Finanzge­richt Baden-Württem­berg, Az. 6 K 2540/14).

Lade­strom

Stellt die Firma Ihnen zu Hause zum Laden eine Wallbox zur Verfügung oder erstattet sie Investitions­kosten, darf sie den geld­werten Vorteil pauschal mit 25 Prozent Lohn­steuer abgelten.

Listen­preis gilt

Auch wenn die Firma nur einen Gebraucht­wagen stellt, gilt der Listen­preis für ein Neufahr­zeug. Daran ändert selbst ein vom Händler gewährter Rabatt auf den Kauf­preis nichts. Kosten für Sonder­ausstattung und Extras werden aufgeschlagen, wenn das Fahr­zeug bei Erst­zulassung darüber verfügt. Werden die Extras später einge­baut, zählen diese für die Steuer nicht mit (BFH, Az. VI R 12/09).

Mit dem Dienst­wagen zur Arbeit

Wer zwar keine Privatfahrten unternehmen darf, aber – neben beruflichen Fahrten – mit dem Dienst­wagen zur Arbeit fährt, ist von der 1-Prozent-Regelung nicht betroffen. Für den Arbeitsweg muss er sich jedoch pro Entfernungs­kilometer 0,03 Prozent des Listen­preises aufs Gehalt aufschlagen lassen.

Immerhin können Arbeitnehmer in ihrer Steuererklärung für die Fahrten zwischen Wohnung und erster ­Tätig­keits­stätte eine nach­trägliche Vergüns­tigung einfordern. Der anteilige geld­werte Vorteil wird dann auf Basis der tatsäch­lichen Fahrten mit nur 0,002 Prozent des Listen­preises besteuert (BMF-Schreiben vom 4.4.2018, Betriebliches Kraft­fahr­zeug). Das ergibt Sinn, wenn Sie weniger als 15 Tage im Monat oder weniger als 180 Tage im Jahr ins Büro gefahren sind.

Keine Werbungs­kosten bei Dienst­reisen

Fahrten zu weiteren Arbeits­stätten im Rahmen einer Auswärts­tätig­keit gelten dagegen als Dienst­reisen. Für sie ist weder ein Nutzungs­wert zu versteuern, noch lassen sich Werbungs­kosten geltend machen.

Fahrten­buch für Wenigfahrer lohnend

Welche Versteuerung güns­tiger ist, ist immer individuell zu ermitteln. Eine Faustformel gibt es nicht – Anhalts­punkte schon. Ein Fahrten­buch lohnt sich umso eher, je weniger man den Wagen privat nutzt und je weniger man insgesamt fährt. Auch wer ein gebrauchtes oder bereits abge­schriebenes Auto fährt, profitiert von einem Fahrten­buch. Der Chef muss jedoch nicht auf Basis eines Fahrten­buchs abrechnen. Tut er das nicht, muss der Arbeitnehmer den geld­werten Vorteil in der Steuererklärung selbst korrigieren.

Tipp: Alles Infos rund um Ihre Steuererklärung auf unserer Themenseite Steuererklärung.

Berechnung deutlich aufwendiger

Auch bei der Versteuerung nach Fahrten­buch muss der Arbeit­geber bereits im Lauf des Jahres Lohn­steuer für den geld­werten Vorteil abziehen. Der steuer­pflichtige Nutzungs­wert berechnet sich hier auf Grund­lage der Gesamt­kosten eines Fahr­zeugs. Er entspricht dem Anteil der privat sowie zwischen Wohnung und Arbeit gefahrenen Kilo­meter an der gesamten Fahr­leistung.

Arbeit­geber veranschlagt zunächst vorläufige Werte

Weil es im ersten Jahr noch keine Erfahrungs­werte gibt, berechnet der Arbeit­geber vorläufige Werte. Dafür versteuert er jeden gefahrenen Kilo­meter mit 0,001 Prozent des Listen­preises. Ab dem Folge­jahr setzt er den monatlichen Nutzungs­wert zunächst vorläufig an – mit einem Zwölftel des Vorjahres­betrags. Am Ende des Jahres muss der Arbeit­geber anhand des voll­ständigen Fahrten­buchs das ganze Jahr neu rechnen und Differenzen nach­versteuern.

Nach­weis über Gesamt­kosten erforderlich

Für ihre Steuererklärung benötigen Angestellte vom Arbeit­geber einen Nach­weis über die Gesamt­kosten. Dazu gehören Abschreibung (AfA), Leasingraten und Kosten für Benzin, Öl, Reifen, Inspektionen und Reparaturen – jeweils inklusive Mehr­wert­steuer. Hinzu kommen Ausgaben für Kfz-Steuer, Auto­versicherung, Garage oder Stell­platz. Nicht dazu zählen unter anderem Beiträge für Insassen- und Unfall­versicherung. Maut- und Park­platz­gebühren werden gesondert mit dem Chef abge­rechnet, Bußgelder zahlt in der Regel der Arbeitnehmer.

Vorsicht, Betriebs­prüfung!

Beim Fahrten­buch schaut das Finanz­amt genau hin. Es muss fort­laufend geführt werden und voll­ständig sein. Nur einen repräsentativen Zeitraum einzutragen, reicht nicht aus. Zudem sind Fahrten zeit­nah zu notieren. Ungemach droht insbesondere, wenn sich die Betriebs­prüfung mit Fahrtenbüchern befasst. Erfahrene Prüfer wissen genau, wo sie den Hebel ansetzen müssen. Nach­trägliche Vermerke „am Stück“ akzeptieren sie ebenso wenig wie eine Zettel­samm­lung. Sie gleichen Benzinquittungen und Inspektions­rechnungen mit den Eintragungen im Fahrten­buch ab. Fehlen Eintragungen zu Werk­statt- oder Tank­fahrten oder stimmt der vom Tüv bescheinigte Kilo­meter­stand nicht mit den Aufzeichnungen über­ein, können die Beamten das Fahrten­buch verwerfen.

Nach­forderungen möglich

Bei groben Mängeln versteuert das Finanz­amt das Auto nach der 1-Prozent-Methode. Das kann zu Nach­forderungen an Lohn­steuer und Sozial­abgaben führen, die nicht alle Arbeit­geber über­nehmen. Das Schätzen des privaten Nutzungs­anteils anhand der Angaben im Fahrten­buch ist nicht möglich.

Wenn der Arbeitnehmer zahlt

Müssen Sie Ihrem Arbeit­geber für den Dienst­wagen ein Nutzungs­entgelt zahlen? Dann verringert sich Ihr geld­werter Vorteil um diesen Betrag – egal ob das Entgelt pauschal oder kilo­meterbezogen ist oder ob Sie die Leasingrate zahlen. Dasselbe gilt, wenn Sie einen Zuschuss zu den Anschaffungs­kosten leisten – etwa für eine Sonder­ausstattung. Die Zuzahlung mindert im betreffenden Jahr den geld­werten Vorteil und damit den steuer- und abgaben­pflichtigen Arbeits­lohn. Genauso zählt eine Sonderzahlung für einen Leasingwagen.

Selbst getragene Kosten abziehen

Sie beteiligen sich an den Auto­kosten? Dann mindern Sie den geld­werten Vorteil in Ihrer Steuer­abrechnung um Ihre selbst getragene Kosten (BFH, Az. VI R 2/15). Ersterer lässt sich im Extremfall bis auf null drücken, aber nicht darunter (BFH, Az. VI R 49/14). Nicht abziehen können Sie Garagen­kosten (FG Münster, Az. 10 K 2990/17 E). Benzin­kosten weisen Sie mit Tank­quittungen oder Konto­auszügen nach. Notfalls schätzen Sie den ­Verbrauch anhand der Herstel­ler­angaben.

Steuerbonus für Lade­strom

Sie zapfen den Strom fürs E-Auto oder E-Bike an der Lade­station des Arbeit­gebers? Dann ist der Strom steuerfrei. Nutzen Sie auf eigene Kosten eine öffent­liche Lade­station, kann der Chef Ihnen gegen Nach­weis einen steuerfreien Auslagen­ersatz zahlen. Wenn Sie Ihr Fahr­zeug zu Hause laden, akzeptiert das Finanz­amt ­eine Auslagenpauschale:

• Gibt es zusätzlich eine Lade­möglich­keit in der Firma, sind das monatlich 20 Euro (E-Auto) beziehungs­weise 10 Euro (Hybrid­auto).
• Ohne Lade­möglich­keit in der Firma sind es 50 Euro für Elektro- und 25 Euro für Hybridfahr­zeuge.

Ab 2021 gelten höhere Pauschalen (BMF-Schreiben vom 29.9.2020, Elektromobilität).

Wichtig: Sind Ihre tatsäch­lichen Kosten höher, kann der Chef Ihnen diese gegen Nach­weis erstatten.

Entfernungs­pauschale geltend machen

Zum Ausgleich für die Versteuerung des geld­werten Vorteils für den Weg zu Ihrer ersten Arbeits­stätte machen Sie die Entfernungs­pauschale in Ihrer Steuererklärung geltend.