Das korrekte Versenden wichtiger Schreiben erspart späteren Ärger. Am sichersten ist die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher.
Oft ist es leicht, für den Widerspruch gegen eine Amtsentscheidung, die Vertragskündigung oder den Widerruf einer Bestellung die richtigen Worte zu finden. Doch wie verschickt man wichtige Botschaften?
Wenn wirklich gar nichts schiefgehen darf, lohnt sich die Einschaltung eines Gerichtsvollziehers. Das ist einfacher, als man denkt, und kostet meist nur rund 10 Euro. Der Versender erfährt beim nächstgelegenen Amtsgericht, welcher Gerichtsvollzieher zuständig ist. Ihm bringt er das Schreiben oder schickt es ihm per Post. Der Gerichtsvollzieher stellt es dann zu.
Der große Vorteil dieses Verfahrens: Auch wenn der Empfänger das Schreiben nicht annimmt oder er nicht da ist, erhält der Versender einen amtlichen Beleg über den Zugang und den Inhalt des Schreibens. Sicherer geht es nicht. Das Verfahren braucht aber Zeit und taugt deshalb nicht für eilige Angelegenheiten.
Klassischer Brief mit Risiken
Schneller ist ein Brief, der aber Risiken birgt. So reicht es den meisten Gerichten nicht, wenn ein Brief so abgeschickt wird, dass er eigentlich pünktlich eintreffen müsste. Entscheidend ist nur, wann er ankommt.
Das heißt: Auch wenn Versender etwa mit Zeugen beweisen können, dass sie ein Schreiben Wochen vor Ende einer Eingangsfrist auf den Weg gebracht haben, blitzen sie bei Gerichten wie dem Landgericht Berlin ab (Az. 65 S 176/07). Dort glaubt man nicht an die Zuverlässigkeit der Post.
Wichtig ist der pünktliche Zugang zum Beispiel, wenn Vermieter Nebenkostenabrechnungen mit Nachforderungen verschicken. Diese müssen spätestens ein Jahr nach der Abrechnungsperiode beim Mieter sein, sonst verfällt die Forderung. Kommt eine späte Abrechnung mit normaler Post, lässt der schlichte Mieter-Einwand „der Brief kam zu spät“ den Vermieter leer ausgehen.
Einschreiben schafft mehr Sicherheit
Mehr Sicherheit bietet das Einschreiben. Es kostet 2,05 Euro und wird vom Zusteller gegen Quittung übergeben. Der Versender bekommt einen Beleg. Hat er für weitere 1,80 Euro das Einschreiben mit Rückschein gewählt, erhält er die Originalquittung. Damit steht für die meisten Gerichte fest, dass ein Brief angekommen ist.
Dennoch hat das Einschreiben Nachteile. Der Empfänger kann es zurückweisen. Und ist er nicht da, hinterlässt der Zusteller eine Nachricht und bringt es zur nächsten Filiale. Wird es dort nicht in Wochenfrist abgeholt, geht das Schreiben zurück. Ist in der Zwischenzeit eine wichtige Frist abgelaufen, schaut der Versender in die Röhre.
Eine Ausnahme gilt nur, wenn der Empfänger den Zugang absichtlich vereitelt. Das ist etwa der Fall, wenn ein Vermieter weiß oder ahnen muss, dass ein Mieter kündigen will. Nimmt er dessen Einschreiben nicht an oder holt er es nicht von der Post ab, dann gilt die Kündigung trotzdem (Landgericht Osnabrück, Az. 12 S 1325/99).
Als clevere Alternative erscheint das Einwurf-Einschreiben. Für 1,60 Euro wirft der Zusteller den Brief ein und füllt einen Beleg aus, der bei der Post gespeichert wird. Das klingt nach einer sicheren Sache. Doch manche Gerichte sind skeptisch. So hält das Amtsgericht Kempten nichts von dem Verfahren (Az. 11 C 432/05). Der Zusteller könnte sich ja im Briefkasten geirrt haben. Auch andere Gerichte haben Bedenken, gehen aber einen Mittelweg. Das Landesarbeitsgericht Köln etwa hat im Streit über eine Kündigung entschieden, dass der Einwurfbeleg zumindest als Indiz dafür taugt, dass die Kündigung den Mitarbeiter fristgerecht erreicht hat. Obwohl sich die Postbotin nicht an die Zustellung erinnerte, nahm das Gericht an, dass alles korrekt abgelaufen sei. Da der Mitarbeiter dieser Annahme nichts entgegen-setzen konnte, bekam der Arbeitgeber recht.
Fax ist eine Alternative
Viele Menschen greifen auf das Faxgerät zurück. Es spuckt nach dem Versand ein Protokoll aus. Tatsächlich ist das keine schlechte Idee – wenn denn das Fax im konkreten Fall den Formvorschriften genügt. So darf etwa der Kauf eines Autos problemlos per Fax besiegelt werden. Es ginge ja schließlich sogar per Handschlag. Für die Kündigung eines Miet- oder Arbeitsvertrags reicht ein Fax hingegen nicht. Hier verlangt das Gesetz die Schriftform, die ein Fax nicht erfüllt.
Von Gerichten wurde das Sendeprotokoll lange Jahre kritisch gesehen. Mittlerweile genügt es vielen als Zugangsbeleg, ganz gleich, ob der Empfänger das Fax ausgedruckt hat oder nicht.
Einige Gerichte sind strenger und gehen bei einem Protokoll nur vom sogenannten Anscheinsbeweis aus. Aber auch das ist versenderfreundlich. Nur wenn die Gegenseite dann wirklich plausibel machen kann, dass nichts angekommen ist, urteilen sie gegen den Faxversender.
Beispielhaft ist der Fall eines Mieters, der seinen Stromlieferungsvertrag per Fax gekündigt hatte, aber weiter zur Kasse gebeten wurde. Vor dem Amtsgericht Schleiden legte er das Faxprotokoll vor, was dort als Anscheinsbeweis genügte. Da der Stromversorger keine konkreten Einwände vorbringen konnte, also zum Beispiel nicht geltend machte, dass sein Gerät defekt war, bekam der Kunde recht (Az. 10 C 85/08).
Auch wenn es immer noch Gerichte gibt, denen das Sendeprotokoll nicht reicht, ist ein Fax also erste Wahl, wenn ein Einschreiben zeitlich nicht mehr reichen würde.
E-Mails sind zu unsicher
Am bequemsten ist eine E-Mail. Sie taugt für wichtige Angelegenheiten aber wenig. So unterlag ein Kunde von Air Berlin vor dem Amtsgericht Bremen, weil er die Stornierung eines Fluges nicht beweisen konnte. Er hatte zwar eine Storno-E-Mail vorgelegt, doch das Gericht konnte nicht erkennen, dass die E-Mail die Fluggesellschaft tatsächlich erreicht hatte (Az. 23 C 496/06).
Zwar kann man ein E-Mail-Konto so einstellen, dass es vom Empfänger eine Lesebestätigung anfordert. Aber sie bietet im Streitfall keine Gewähr. Unter Juristen sind die Bestätigungen umstritten.
Eingeschränkten Nutzen haben E-Mails auch im Dialog mit Behörden. So verlor ein Berliner Bürger im Prozess gegen eine Behörde, weil er einen Widerspruch per E-Mail geschickt hatte. Das Amt hatte seinen Einwand daraufhin zwar bearbeitet. Doch das Verwaltungsgericht Berlin befand im späteren Streit, dass der Widerspruch per E-Mail nicht korrekt gewesen sei und urteilte gegen den Bürger (Az. 4 A 243.06).
Die E-Mail verbindlicher machen sollen ein neuer Dienst von der Post (siehe Unter der Lupe) und die sogenannte De-Mail, die ab 2011 kommt (siehe "De-Mail" ist umstritten). Aber auch diese neuen Dienste haben Vor- und Nachteile.
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Neuerdings kann man solche Schreiben auch als Belegbrief verschicken. Es vereint den Vorteil eines Einwurfeinschreibens (Zustellung wurde durch Unterschrift des Zustellers dokumentiert) mit einem eindeutigen Beleg des im Brief befindlichen Inhalts. So ist nicht nur belegt, wann etwas zugestellt wurde, sondern auch was genau im Briefumschlag war, ähnlich wie beim Gerichtsvollzieher. Im Gegensatz zum Gerichtsvollzieher wird das Schreiben jedoch sofort am nächsten Tag an den Empfänger weitergeschickt.