Betriebs­kosten Special

Umlegen darf der Vermieter regel­mäßig anfallende Kosten für Wartung von Heizung und Aufzug sowie Garten­pflege und Haus­reinigung – einmalige Aktionen wie Baumfällen nicht. Kehr­gebühren können Mieter in ihrer Steuererklärung geltend machen.

Die ersten Abrechnungen der Vermieter für 2014 sind da. Viele sind fehler­haft. Wer nicht draufzahlen will, sollte sie prüfen.

Liegt die jähr­liche Abrechnung der Neben­kosten im Brief­kasten, genügt vielen Mietern ein kurzer Blick auf die Zahl am Ende: Steht unterm Strich ein Guthaben, wandert das Schreiben ungelesen in die Ablage. Ein Minuszeichen ruft meist deutlich mehr Interesse hervor. Es signalisiert eine Nach­forderung, und die Gründe dafür würde man schon gern kennen.

Genaues Lesen lohnt sich jedoch nicht nur, wenn der Vermieter einen Nach­schlag will: Nach Angaben des Deutschen Mieter­bundes ist jede zweite Abrechnung falsch. Entweder trifft sie zu spät ein, enthält fehlende Angaben oder listet Ausgaben auf, die der Vermieter selbst zahlen muss. Wer solche Fehler findet, hat gute Chancen, seine Nach­zahlung zu drücken – oder sogar eine Erstattung zu bekommen.

Schritt 1: Fristen prüfen

Grund­sätzlich gilt: Betriebs­kosten nach­zahlen müssen Mieter nur, wenn der Vermieter inner­halb von zwölf Monaten nach Ende des betreffenden Zeitraumes abge­rechnet hat und die Abrechnung nach­voll­zieh­bar ist. Das gilt auch für Nachbesserungen.

Der Abrechnungs­zeitraum ist im Miet­vertrag geregelt und fällt in der Regel mit dem Kalender­jahr zusammen. Für 2014 hat der Vermieter also bis 31. Dezember 2015 Zeit. Wichtig: Die Frist gilt nur als gewahrt, wenn der Brief recht­zeitig im Brief­kasten liegt. Kommt er zu spät, ist keine Nach­zahlung fällig – es sei denn, der Vermieter kann nichts für die Verzögerung. Setzt die Gemeinde rück­wirkend die Grund­steuer neu fest, kann er eine vorläufige Abrechnung noch nach der Jahres­frist nachbessern (Bundes­gerichts­hof [BHG], Az. VIII ZR 264/12).

Tipp: Haben Sie für 2013 noch keine Abrechnung, obwohl diese laut Miet­vertrag da sein müsste, fragen Sie nach. Kommt bei der Abrechnung ein Guthaben für Sie heraus, muss der Vermieter es Ihnen auszahlen. Steht dagegen unterm Strich eine Nach­forderung, können Sie auf die verstrichene Frist verweisen und müssen nicht zahlen.

Schritt 2: Kosten­arten abgleichen

Betriebs­kosten Special

Für Müll­abfuhr und Straßenreinigung müssen Mieter zahlen.

Die Betriebs­kosten­ver­ordnung regelt, dass ein Vermieter nur laufende Kosten umlegen darf. Dazu gehören Heizung und Warm­wasser ebenso wie Grund­steuer, Garten­pflege, Straßenreinigung und Versicherungs­beiträge, Was Vermieter abrechnen dürfen. Wichtig: Der Vermieter darf nur Posten abrechnen, die im Miet­vertrag stehen. Beim Verweis auf die Betriebs­kosten­ver­ordnung gelten die darin aufgeführten Punkte.

Instandhaltungen und Reparaturen muss der Hausherr zahlen. Dasselbe gilt für Haus­verwaltung, Porto, Zinsen und Bank­gebühren. Selbst bezahlen muss er auch einmalige Aktionen wie das Fällen alter und kranker Bäume.

Tipp: Tauchen in der Abrechnung Reparatur­kosten für die Heizungs­anlage auf, verlangen Sie eine Korrektur. Verweigern Sie bis dahin die Nach­zahlung. Ist der Fehler eindeutig, können Sie die Nach­zahlung auch selbst kürzen – eventuell nach schriftlicher Ankündigung.

Schritt 3: Gesamt­kosten kontrollieren

Es reicht nicht, wenn der Vermieter die auf jeden Mieter entfallenden Kosten aufführt. Eine korrekte Abrechnung muss zu jedem Posten auch die Gesamt­kosten enthalten. Damit nicht genug: Hat der Vermieter pflicht­gemäß nicht umlage­fähige Ausgaben aus einem Posten heraus­gerechnet, muss er zusätzlich die Gesamt­kosten ohne Abzug aufführen. Hintergrund: Nur wenn ersicht­lich ist, ob und in welcher Höhe Beträge abge­zogen wurden, kann der Mieter die Abrechnung prüfen (BGH, Az. VIII ZR 1/06). Regelt der Vermieter den Abzug über eine Pauschale, muss er darlegen, inwiefern er deren Höhe für angemessen hält. Für Reparaturen sind 10 bis 15 Prozent üblich.

Beispiel: Der Mieter weiß, dass der Hausmeister auch Reparaturen und Wohnungs­über­gaben erledigt. In der Abrechnung steht unter „Hauswart“ aber nur der bereinigte Wert für die Gesamt­kosten. Der Mieter kann nun die Abrechnung bean­standen und den Vermieter auffordern, auch den Ausgangs­wert aufzuführen. Versäumt dieser das, ist die Abrechnung unwirk­sam.

Schritt 4: Verteiler­schlüssel checken

Zu einer korrekten Abrechnung gehört außerdem der Schlüssel, nach dem Kosten auf die Miet­parteien umge­legt wurden. Laut Gesetz gilt die Wohn­fläche als Maßstab. Ist im Miet­vertrag eine Umlage nach Anzahl der Haus­halts­mitglieder oder nach Wohn­einheiten vorgesehen, ist diese maßgeblich. Für Heiz­kosten gilt: Mindestens 50 Prozent, höchs­tens 70 Prozent sind laut Heiz­kosten­ver­ordnung nach Verbrauch umzu­legen, der Rest wird nach Wohn­fläche aufgeteilt.

Tipp Gibt es in Ihrem Haus einen Friseursalon oder ein Restaurant, prüfen Sie, ob der Vermieter den dort angefallenen höheren Wasser- und Strom­verbrauch von den Gesamt­kosten abge­zogen und nur den Rest umge­legt hat. Für ein Internet-Café oder eine Jobvermitt­lung ist das nicht nötig.

Schritt 5: Wohn­fläche nach­rechnen

Grund­lage für die Umlage der Betriebs­kosten ist die Quadrat­meterzahl aus dem Miet­vertrag – nicht etwa die tatsäch­liche Wohn­fläche. Das gilt selbst dann, wenn beide Werte deutlich differieren. Erst ab 10 Prozent Unterschied kann der Mieter den Vermieter auffordern, die tatsäch­liche Fläche zugrunde­zulegen.

Tipp: Werden Sie miss­trauisch, wenn die Wohn­fläche des Hauses im Vergleich zum Vorjahr „geschrumpft“ ist. Das könnte ein Indiz sein, dass Ihnen der Vermieter Kosten für eine leerstehende Wohnung aufbürden will. Verlangen Sie eine Begründung oder gleich eine nachgebesserte Abrechnung.

Schritt 6: Vergleichs­werte ansehen

Wer sich größere Unterschiede zu früheren Abrechnungen nicht erklären kann, hat das Recht, beim Vermieter oder Verwalter Einsicht in Verträge und Rechnungen zu nehmen. Belege darf man auch fotografieren. Anspruch auf Kopien haben Mieter dagegen nur, wenn Vermieter oder Verwaltung nicht vor Ort sind, sie diese aus gesundheitlichen Gründen nicht aufsuchen können oder wenn sie die Abrechnung von einem Experten prüfen lassen wollen.

Die Kopien darf sich der Vermieter bezahlen lassen. Die Gerichte halten bis zu 25 Cent pro Kopie für angemessen. Da ist es eine gute Idee, sich mit Nach­barn zusammen­zutun.

Schritt 7: Versteckte Kosten finden

An Wartungs­kosten müssen sich Mieter beteiligen – an Ersatz­teilen und Arbeits­zeiten für Reparaturen dagegen nicht. Dennoch wird ihnen mitunter der Stör­dienst für den Aufzug oder der neue Brenner für die Heizung unterge­jubelt, der bei der Wartung gleich miteinge­baut wurde. Auch Ausgaben für Besen, Schaufeln, Werk­zeug oder Schnee­schieber landen ab und zu bei den Hauswart­kosten. Nicht selten tauchen dieselben Ausgaben sogar zweimal auf.

Beispiel: Putzt der Hausmeister regel­mäßig das Treppen­haus oder schippt im Winter Schnee, gehören diese Ausgaben unter den Posten „Reinigung“ beziehungs­weise „Winter­dienst“. Sie dürfen dann unter „Hauswart“ nicht erneut abge­rechnet werden. Tauchen sie doppelt auf, muss der Vermieter die Zusammenset­zung der Posten erläutern.

Schritt 8: Wirt­schaftlich­keit prüfen

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Bei seinen Ausgaben muss der Vermieter den Grund­satz der Wirt­schaftlich­keit beachten. Das heißt nicht, dass er den billigsten Brenn­stoff kaufen oder die güns­tigste Reinigungs­firma beauftragen muss. Genauso wenig kann der Mieter die Modernisierung der Heizungs­anlage oder den Wechsel von Öl- auf Gasheizung verlangen.

Wen der Vermieter beauftragt – ob Privatperson, angestellten Hausmeister oder gewerb­liche Firma – ist allein seine Sache. Lässt er Haus- und Garten­arbeiten von seinen Angestellten erledigen, darf er die Kosten in Rechnung stellen, die eine externe Firma verlangt hätte (BGH, Az. VIII ZR 41/12).

Tipp: Ungewöhnlich hohe Kosten für Hausmeister oder Gartenbau sollten Sie bean­standen. Sie müssen aber belegen können, dass es deutlich preis­werter gegangen wäre – auch für den Fall, dass die Sache vor Gericht geht. Haben Sie Glück, reicht dem Richter der Durch­schnitts­wert aus dem Betriebs­kostenspiegel (siehe Grafik). Meistens wird er Alternativ­angebote verlangen. Haben Sie diese, muss der Vermieter belegen, dass er wirt­schaftlich gehandelt hat. Kann er das nicht, stehen die Chancen auf eine Korrektur der Abrechnung gut.

Schritt 9: Abrechnung anfechten

Eine Nach­forderung wird nach 30 Tagen fällig. Wer in dieser Zeit konkrete Anhalts­punkte für Fehler findet, sollte diese dem Vermieter schriftlich mitteilen und erst zahlen, wenn eine korrigierte Abrechnung da ist. Oft ist die Zeit zu knapp, um die Originaldokumente des Vermieters in Ruhe zu prüfen oder die Abrechnung einem Experten vorzulegen. Dennoch müssen Mieter die Frist einhalten, Unser Rat.

Schritt 10: Anhebung kontrollieren

Verlangt der Vermieter eine Nach­zahlung für das Vorjahr, erhöht er meist die Voraus­zahlung für den nächsten Abrechnungs­zeitraum. Dabei darf er nur Kosten­steigerungen berück­sichtigen, die er konkret erwartet – und muss diese auf Nach­frage begründen. Die Voraus­zahlung pauschal zu erhöhen, ist dagegen unzu­lässig – genauso wie das Einrechnen eines Sicher­heits­zuschlags (BGH, Az. VIII ZR 294/10).

Abrechnungs­fehler dürfen Mieter zwar korrigieren, indem sie die Voraus­zahlung verringern (BGH, Az. VIII ZR 184/12). Ratsam ist das jedoch nur bei eindeutigen Fehlern. Stellt der Vermieter sich quer und gerät der Mieter in Zahlungs­rück­stand, droht ihm die Kündigung. Dann muss das Gericht klären, ob die Abrechnung fehler­haft war.

Milde Witterung und der gesunkene Ölpreis haben 2014 für moderate Heiz­kosten gesorgt. Angesichts dessen dürften sich für viele Mieter sowohl Nach­forderung als auch neue Voraus­zahlung im erträglichen Rahmen bewegen. Ein kritischer Blick auf die Abrechnung lohnt sich dennoch.

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