Aufbewahrungs­fristen Special

Ausmisten. Wichtiges geordnet aufbewahren und den Rest regel­mäßig aussortieren – das erleichtert den Über­blick.

Ist das wichtig oder kann das weg? Das fragen sich viele Menschen beim Sichten ihrer Papiere. test.de sagt, wie lange Privatleute Rechnungen, Verträge, Zeug­nisse und Konto­auszüge aufheben sollten – und wie sie am besten den Über­blick behalten.

Systematisch vorgehen

Die Ordner quellen über, die Papier­stapel werden höher – jetzt heißt es: Aufräumen. Doch „es wird eher zu wenig aufgehoben als zu viel“, sagt Christina Georgiadis von der Vereinigten Lohn­steuer­hilfe. „Insbesondere Hand­werk­errechnungen oder Quittungen über Krank­heits­kosten fehlen oft, obwohl sie steuerlich geltend gemacht werden könnten.“ Kein Beleg, keine Erstattung. Welche Unterlagen können Privatleute getrost entsorgen? Statt aus Vorsicht alles aufzuheben, empfiehlt es sich, systematisch vorzugehen.

Tipp: Wie Sie nicht mehr benötigte Akten sicher in Konfetti verwandeln, hat unsere britische Part­ner­organisation Which? im Rahmen ihres Schredder-Tests untersucht.

Tipps für effektives Ordnen

  • Öffnen Sie jedes Schreiben sofort.
  • Werfen Sie Werbung gleich weg.
  • Arbeiten Sie zu Erledigendes zügig ab.
  • Ordnen Sie die Ablage am besten nach Lebens­bereichen, zum Beispiel Haus, Beruf, Rente, Gesundheit, Geld­anlage, bei Steuer­unterlagen am besten nach Jahren.

Einen Notfall­ordner anlegen

Damit Angehörige in einem Notfall wichtige Dokumente schnell finden, hilft ein Notfall­ordner, der an einem vereinbarten Platz deponiert ist. Er sollte Rege­lungen wie Patienten­verfügung, Vorsorgevoll­macht und Testament enthalten, aber auch eine Liste der Versicherungen, Bank­konten und der wichtigsten laufenden Verträge.

Hinweis: Für Selbst­ständige wie Freiberufler und Gewer­betreibende gelten andere, meist längere Aufbewahrungs­fristen als für Privatleute.

Kauf­belege und Garan­tieunterlagen

Aufbewahrungs­fristen Special

Schreddern. Sensible Daten wie Konto­auszüge oder Arzt­briefe gehören nur zerkleinert ins Altpapier.

Hausrat. Für die Hausrat­versicherung sind Belege teurer Anschaffungen dauer­haft aufzubewahren. So beweisen Kunden, was sie durch einen Brand oder Einbruch verloren haben. Auch Fotos vom Hab und Gut sind im Versicherungs­fall hilf­reich.

Produkthaftung. Kommt ein Käufer durch ein fehler­haftes Produkt zu Schaden, greift die Produkthaftung. Der Kunde kann vom Hersteller noch bis zu zehn Jahre nach Verkaufs­start Schmerzens­geld und Schaden­ersatz verlangen. Besonders bei Werk­zeug, Elektro- und Sport­geräten ist es sinn­voll, die Kauf­belege so lange aufzuheben.

Rechnungen. Für fast alle Rechnungen gilt eine dreijäh­rige Verjährungs­frist ab dem Ende des Jahres, in dem gekauft wurde. Deshalb: Quittungen oder Konto­auszüge mindestens so lange aufbewahren. Dann können Käufer immer nach­weisen, dass sie bezahlt haben.*

Gewähr­leistungs­frist. Die meisten privat gekauften Sachen haben eine Gewähr­leistungs­frist von zwei Jahren. Um Mängel reklamieren zu können, sollten Sie Kauf­verträge, Quittungen und Kassenbons also mindestens zwei Jahre aufheben. Gibt der Hersteller eine Garantie, zum Beispiel über drei oder fünf Jahre, werfen Sie Kauf­beleg und Garan­tieschein erst danach weg.

Rund um Haus und Wohnung

Neben­kosten­abrechnung. Erhalten Mieter von ihrem Vermieter die jähr­liche Neben­kosten­abrechnung, beginnt eine Frist von zwölf Monaten. In dieser Zeit können sie die Abrechnung prüfen lassen und dem Vermieter ihre Einwände mitteilen. Miet­verträge und den Schrift­verkehr mit dem Vermieter sollten sie aufbewahren, solange sie in der Wohnung leben, und nach Auszug weitere sechs Monate – oder so lange, bis sie die Kaution zurück­haben.

Hand­werk­erleistungen. Mieter und Immobilien­eigentümer müssen Rechnungen für Arbeiten an Haus oder Wohnung, zum Beispiel für Hand­werk­erleistungen, Gartenbe­pflan­zung, Gerüstbau zwei Jahre aufbewahren. Das schreibt das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarz­arbeit vor. Wer im Fall von Ermitt­lungen die Belege nicht mehr vorweisen kann, muss mit bis zu 500 Euro Geldbuße rechnen.

Baumängel. Eigentümer sollten solche Rechnungen fünf Jahre lang aufbewahren. Für Mängel am Bau gilt in der Regel eine Gewähr­leistungs­frist von fünf Jahren.

Tipp: Belege über Investitionen wie eine Dachsanierung oder neue Fenster helfen, den Wert einer Immobilie zu ermitteln. Falls Sie irgend­wann verkaufen wollen, sammeln Sie diese Unterlagen.

Belege für die Steuer

Werbungs­kosten. Steuerzahler können bestimmte Ausgaben geltend machen, zum Beispiel als Werbungs­kosten, außergewöhnliche Belastungen oder Sonder­ausgaben. Das Finanz­amt kann Quittungen, Kauf­belege oder Konto­auszüge anfordern.

Fest­setzungs­frist. Zumindest bis der Steuer­bescheid da ist, sollte der Betroffene die Unterlagen aufheben. Die Vereinigte Lohn­steuer­hilfe empfiehlt jedoch, die Fest­setzungs­frist von vier Jahren abzu­warten. Es kann passieren, dass das Finanz­amt den Steuer­bescheid noch einmal ändert, beispiels­weise wegen eines Rechen­fehlers. Belege rund ums Haus müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

Einkommens­grenze. Reiche haben längere Aufbewahrungs­pflichten. Wer nach Abzug der Werbungs­kosten Einkünfte von 500 000 Euro oder mehr erzielt, muss seine Steuer­unterlagen mit sämtlichen Belegen sechs Jahre lang aufbewahren.

Ausbildung, Beruf und Rente

Zeug­nisse. Schul- und Hoch­schul­zeug­nisse sowie berufliche Aus- und Weiterbildungs­nach­weise können auch nach Jahren noch für eine Bewerbung erforderlich sein. Vom Abizeugnis bis zum Eng­lisch-Zertifikat gilt: nicht wegwerfen. Zeug­nisse immer behalten.

Renten­anspruch. Die Höhe der Rente hängt vom beruflichen Werdegang ab. Unterlagen wie Arbeits­verträge, Gehalts­abrechnungen und Sozial­versicherungs­nach­weise sollten Mitglieder der gesetzlichen Renten­versicherung so lange aufbewahren, bis ihr Renten­anspruch geklärt und bestätigt ist. Das gleiche gilt für Bescheinigungen über Kranken- oder Arbeits­losengeld.

Tipp: Klären Sie bei der Deutschen Renten­versicherung früh­zeitig Ihr Konto. Einige Zeiten, wie die Schul­ausbildung, fließen nicht auto­matisch ins Renten­konto. Je eher Sie sich kümmern, desto leichter sind Nach­weise zu beschaffen.

Versicherungs­policen und Mitteilungen

Solange ein Vertrag läuft, sollten Versicherungs­kunden folgende Unterlagen aufheben:

  • Versicherungs­schein (Police) und Antrag
  • die jeweils neuesten Bedingungs­anpassungen und
  • Mitteilungen des Versicherers.

Die Unterlagen von Lebens- und Renten­versicherungen sind auch nach der Auszahlung noch wichtig, zum Beispiel für die Steuererklärung.

Tipp: Verlorene Policen stellt der Versicherer neu aus, wenn Sie die Beitrags­zahlung per Konto­auszug nach­weisen.

Persönliche Dokumente und Urkunden

Personal­ausweis, Reisepass, Führer­schein, Geburts­urkunde, Familien­stamm­buch, Ster­beurkunden von Angehörigen: Solche amtlichen Dokumente müssen das Leben lang aufbewahrt werden. Das gilt auch für Heirats- und Scheidungs­urkunde, selbst wenn die Ehe bereits Jahr­zehnte zurück­liegt.

Tipp: Hinterlegen Sie Kopien dieser Unterlagen vorsorglich an einem anderen Ort als zu Hause – zum Beispiel bei Verwandten oder in einem elektronischen Dokumenten­ordner. Ein naheliegender Gedanke ist hier, die Daten im Internet zu speichern. Doch wie sicher sind Daten in der Cloud? Diese Frage beleuchtet unser Test Online-Speicherdienste. Wer sensible Dokumente nicht im Cloudspeicher irgend­eines Anbieters ablegen möchte, kann sich auch eine persönliche Cloud einrichten. Wie sich Daten dort sicher abspeichern lassen, zeigt unser Test von Netzwerkfestplatten. Und unser aktueller Test Datensicherung verrät, wie Sie Text­dateien am besten schützen.

* Korrigiert am 30.6.2016.

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