Abiball So vermeiden Sie teure Fehler

Wie ist die Rechts­lage, wenn der Abiball ausfallen muss?

Gilt zum Zeit­punkt des Abiballs eine behördliche Anordnung, die Zusammenkünfte ab einer bestimmten Personenzahl verbietet, haben Sie zwei Möglich­keiten. Sie können in Absprache mit dem Veranstalter den Ball entweder verschieben oder ihn ausfallen lassen. In letzterem Fall müssen Sie nur vertraglich vereinbarte Leistungen bezahlen, die von der Agentur auch tatsäch­lich erbracht wurden, etwa die Einrichtung eines Online-Ticket­shops. Bislang angefallen Aufwendungen, etwa für das Beratungs­gespräch, für Lieferanten­gespräche oder die Kommunikation mit dem Komitee darf die Agentur normaler­weise nicht berechnen. Weigert sich der Veranstalter bei einer behördlich veranlassten Absage, Ihnen Geld zurück­zuzahlen, bleibt nur der Gerichtsweg.

Wie könnten sinn­volle Lösungen aussehen?

Versuchen Sie früh­zeitig, eine gemein­same Lösung mit dem Veranstalter zu finden. Hier einige Beispiele:

• Zahlung aussetzen: Sprechen Sie mit der Agentur über ein Aussetzen der Zahlung, bis zu dem Zeit­punkt, an dem sicher ist, ob der Ball statt­finden kann.
• Rück­tritt vom Vertrag: Sie können auch vom Vertrag zurück­treten, müssen dann allerdings eine angemessene Stornopauschale bezahlen. Diese ist dann fällig, wenn es zum Zeit­punkt des Rück­tritts keine behördlichen Anordnungen für den geplanten Abiball-Termin gibt. Wie hoch die Stornopauschale ausfällt, ist meist im Vertrag geregelt: Je früher Sie vom Vertrag zurück­treten, desto weniger müssen Sie bezahlen. Die Pauschale muss angemessen sein.
• Feier verschieben. Nicht immer liegt es an behördlichen Auflagen, dass der Abiball verschoben werden muss. In einigen Bundes­ländern wurden die Prüfungs­termine verschoben, so dass der vereinbarte Ball-Termin schlicht nicht einzuhalten ist. Willigt der Veranstalter ein, die Feier zu verlegen, sollte das Fest­komitee mehrere Dinge klären: Wie viele Schüler sind bereit, auch zum Ausweich­termin Karten zu kaufen? Und was passiert mit den Karten, die nicht mehr verkauft werden oder wegen des neuen Termins storniert werden? Akzeptiert der Veranstalter eine nied­rigere Mindest­teilnehmerzahl? Fallen Extra­kosten an?

Müssen wir eine Verschiebung des Balls akzeptieren?

Nein. Es handelt sich um eine freiwil­lige Vereinbarung. Sie haben einen Vertrag mit einen festen Veranstaltungs­termin. Muss er wegen einer Ausgangs­sperre, eines Feier- oder Kontakt­verbotes abge­sagt werden, müssen Sie keine Gutscheine oder Verlegungen akzeptieren.

Sollten wir einen Vertrag für einen Ball im kommenden Sommer abschließen?

Diese Frage lässt sich nicht eindeutig beant­worten. Wichtig ist, dass der Vertrag Rege­lungen zu einer coronabe­dingten Absage und faire Rück­tritts­bedingungen enthält. Erkundigen Sie sich bei früheren Absolventen und recherchieren Sie im Internet, welche Erfahrungen andere mit Ihrer Wunsch­agentur gemacht haben. Fragen Sie Ihre Mitschüler, ob sie auch dann bereit wären, verbindlich Karten zu kaufen, wenn bei einer Absage Kosten auf sie zukämen. Erfragen Sie schriftlich bei der Agentur, wie hoch diese Kosten ausfallen würden.

Eintritts­karten, Ball­kleidung, Frisör – das kostet

Derart aufwendige Abifeiern im Stil eines Opern- oder Filmballs liegen im Trend. Das beob­achtet Dieter Cohnen, Sprecher der Landes­eltern­schaft der Gymnasien in Nord­rhein-West­falen. „Seit etwa zehn Jahren werden die Feiern immer größer und teurer“, sagt er. „Inzwischen sind sie ein Familien­phänomen. Eltern, Geschwister, Freunde oder Groß­eltern feiern mit.“ Eintritts­karten, Ball­kleidung und Frisör verschlingen pro Familie schnell Kosten im vierstel­ligen Bereich. Und noch etwas hat sich verändert: „Abibälle werden immer öfter von Even­tagenturen organisiert“, sagt Cohnen. Die Agenturen verkaufen eine rauschende Ball­nacht mit allem, was dazu­gehört, als Paket.

Plötzlich in der Haftung

Wie leicht die Organisation eines Abiballs in einer persönlichen Katastrophe enden kann, zeigt der Fall von Sophie Weiss*. Drei Monate nach ihrem 18. Geburts­tag unter­schrieb die Berlinerin einen Veranstaltungs­vertrag über 25 641 Euro mit Abiplaner, dem Markt­führer für Abi-Events in Berlin. „Ich sollte mir den Vertrag durch­lesen und sofort in der Agentur unter­schreiben“, erinnert sie sich. „Was ich da genau unter­schreibe, habe ich nicht realisiert. Ich wollte damals nur, dass wir Abiturienten einen unver­gess­lichen Abend haben.“

Vertrag mit 380 Gästen

Uneinig waren sich Schüler und Agentur von Anfang an über die Zahl der Teilnehmer. „Wir dachten bei 80 Abiturienten an höchs­tens 200 Karten“, sagt Sophie. Das Team von Abiplaner ermittelte aber insgesamt 380 Gäste. „Das seien Erfahrungs­werte, hat man uns dort gesagt.“ Darauf hat sie sich verlassen und den Vertrag so akzeptiert. Nicht klar war ihr, dass sie mit ihrer Unter­schrift unter den Vertrag nicht nur einen Abiball in Auftrag gegeben hatte, sondern auch zur Veranstalterin des Balls wurde. „Mein Name stand als Veranstalter auf der Einladungs­karte“, sagt sie.

Versicherung prüfen

Sophies Haftung beschränkt sich so nicht auf die hohe Vertrags­summe, sondern geht noch viel weiter. Rechts­anwalt Thomas Waetke erklärt: „Wenn das Büfett nicht reicht, der Fluchtweg zugestellt ist oder jemand über ein Kabel stürzt und sich verletzt, ist der Veranstalter in der Haftung. Er ist für die Sicherheit verantwort­lich und die Besucher haben mit ihm einen Vertrag, nicht mit der Even­tagentur.“ In Sophies Vertrag stand, dass Abiplaner eine Versicherung über 3 Millionen Euro abge­schlossen hat, die im Schadens­fall auch für „ihren“ Ball haften würde. Waetke rät: „Man sollte sich vergewissern, dass dies tatsäch­lich der Fall ist und sich die Bedingungen zeigen lassen.“

200 Karten zu wenig verkauft

Der Karten­verkauf an Sophies Schule verlief von Anfang an schleppend. Wenige Wochen vorher waren nur 158 Karten verkauft – und damit mehr als 200 Karten zu wenig. Sophie hakte nach und Abiplaner bot ihr an, die Zahl der Karten zu reduzieren oder den Ball mit einer anderen Schule zusammen­zulegen, die ebenfalls Schwierig­keiten hatte, die Karten loszuwerden. Die Preisreduzierungen bezogen sich allerdings nur auf variable Kosten wie Büffet oder Getränke. Unterm Strich stand für die Schüler immer noch ein Minus.

Reiß­leine gezogen

„Das war alles für uns nicht mach­bar“, sagt Sophie. „Wir haben uns schließ­lich für die Stornierung des Vertrags entschieden.“ 8 375 Euro Stornierungs­kosten stellte ihr Abiplaner darauf­hin in Rechnung. „Uns tut das sehr leid. Wir haben dabei draufgezahlt“, sagt Geschäfts­führer Olaf Marsson von Abiplaner, die in diesem Sommer 71 Bälle ausgerichtet haben. Er spricht von einem traurigen Einzel­fall. Die Firma habe ihre Verträge inzwischen neu gestaltet. Sie seien nun nahezu ohne Risiko für den Vertrags­partner.

Am Ende stehen junge Menschen mit Schulden da

Der Berliner Rechts­anwalt Karun Dutta ärgert sich, wenn er von Fällen wie Sophies hört. Er hat Schüler von 15 verschiedenen Oberschulen gegen­über Even­tagenturen wie Abiplaner vertreten. „Dort werden Geschäfte mit wirt­schaftlich völlig unerfahrenen, jungen Menschen gemacht“, sagt er. Seine Beob­achtung: „Meistens kommt es bei Konflikten zum Vergleich.“ Trotzdem stehen junge Menschen am Ende mit Schulden da. „Sobald das Abi vorbei ist, gibt es keine Solidarität mehr“, so sein Eindruck. „Die Schüler verschwinden in alle Richtungen und dem Vertrags­partner bleiben die Schulden.“

Sophies Schule feierte doch

Sophie Weiss und ihr Abijahr­gang haben sich nicht unterkriegen lassen und trotzdem gefeiert. Die hohen Storno­kosten von 8 375 Euro haben sie mithilfe der 157 bereits bezahlten Karten finanziert. Übrig geblieben ist noch ein Plus von mehr als 2 000 Euro. Mit diesem Geld, der Hilfe von Sponsoren und den Eltern­vertretern schafften sie es schließ­lich, inner­halb von drei Tagen eine wunder­bare Ersatz­feier in ihrer Schulmensa zu organisieren.

Heute ist es Sophie wichtig, andere zu warnen: „Das Ganze war für mich eine absolut extreme Erfahrung. Keiner aus dem Komitee sollte unbe­dacht einen solchen Vertrag unter­schreiben und dann alleine für eine so hohe Summe haften müssen.“

Tipp: Was beim Vertrags­abschluss wichtig ist, steht in unserem ausführ­lichen Leitfaden.

*Name von der Redak­tion geändert.