Abifeiern werden immer teurer und größer. Oft kümmern sich Even­tagenturen um die rauschende Ball­nacht. Doch nicht immer läuft alles fair ab.

Pompöser Saal, roter Teppich, weiß gedeckte Tische, DJ und Security — das Abitur wird immer aufwendiger gefeiert. Davon profitieren Even­tagenturen. Ihre Vertrags­partner sind oft wirt­schaftlich unerfahrene Schüler, die gerade erst voll­jährig geworden sind. Kein Wunder, dass es da zu Problemen kommen kann. Wir haben uns beispielhaft Verträge von Veranstaltern angesehen, auf die uns Betroffene aufmerk­sam gemacht haben. Unser Leitfaden zeigt, wie junge Erwachsene typische Fehler vermeiden.

Abiball für fast 30 000 Euro

Der Abijahr­gang 2019 des Berliner Schiller Gymnasiums hat sich für Schloss Charlottenburg entschieden. In der Orangerie, in der preußische Könige Sommer­feste feierten, fand der Abiball statt. 441 Gäste amüsierten sich im Ost- und West­flügel des Barock­baus. Vor dem Eingang lag ein roter Teppich. Drinnen strahlten weiß gedeckte Tische in einer aufwendigen Beleuchtung. 65 Euro kostete eine Eintritts­karte. Dafür gab es ein Büffet, eine Getränkeflatrate, einen DJ, einen Fotografen und einen Sicher­heits­dienst. Gesamt­kosten des Balls: rund 30 000 Euro.

Eintritts­karten, Ball­kleidung, Frisör – das kostet

Derart aufwendige Abifeiern im Stil eines Opern- oder Filmballs liegen im Trend. Das beob­achtet Dieter Cohnen, Sprecher der Landes­eltern­schaft der Gymnasien in Nord­rhein-West­falen. „Seit etwa zehn Jahren werden die Feiern immer größer und teurer“, sagt er. „Inzwischen sind sie ein Familien­phänomen. Eltern, Geschwister, Freunde oder Groß­eltern feiern mit.“ Eintritts­karten, Ball­kleidung und Frisör verschlingen pro Familie schnell Kosten im vierstel­ligen Bereich. Und noch etwas hat sich verändert: „Abibälle werden immer öfter von Even­tagenturen organisiert“, sagt Cohnen. Die Agenturen verkaufen eine rauschende Ball­nacht mit allem, was dazu­gehört, als Paket.

Plötzlich in der Haftung

Wie leicht die Organisation eines Abiballs in einer persönlichen Katastrophe enden kann, zeigt der Fall von Sophie Weiss*. Drei Monate nach ihrem 18. Geburts­tag unter­schrieb die Berlinerin einen Veranstaltungs­vertrag über 25 641 Euro mit Abiplaner, dem Markt­führer für Abi-Events in Berlin. „Ich sollte mir den Vertrag durch­lesen und sofort in der Agentur unter­schreiben“, erinnert sie sich. „Was ich da genau unter­schreibe, habe ich nicht realisiert. Ich wollte damals nur, dass wir Abiturienten einen unver­gess­lichen Abend haben.“

Vertrag mit 380 Gästen

Uneinig waren sich Schüler und Agentur von Anfang an über die Zahl der Teilnehmer. „Wir dachten bei 80 Abiturienten an höchs­tens 200 Karten“, sagt Sophie. Das Team von Abiplaner ermittelte aber insgesamt 380 Gäste. „Das seien Erfahrungs­werte, hat man uns dort gesagt.“ Darauf hat sie sich verlassen und den Vertrag so akzeptiert. Nicht klar war ihr, dass sie mit ihrer Unter­schrift unter den Vertrag nicht nur einen Abiball in Auftrag gegeben hatte, sondern auch zur Veranstalterin des Balls wurde. „Mein Name stand als Veranstalter auf der Einladungs­karte“, sagt sie.

Versicherung prüfen

Sophies Haftung beschränkt sich so nicht auf die hohe Vertrags­summe, sondern geht noch viel weiter. Rechts­anwalt Thomas Waetke erklärt: „Wenn das Büfett nicht reicht, der Fluchtweg zugestellt ist oder jemand über ein Kabel stürzt und sich verletzt, ist der Veranstalter in der Haftung. Er ist für die Sicherheit verantwort­lich und die Besucher haben mit ihm einen Vertrag, nicht mit der Even­tagentur.“ In Sophies Vertrag stand, dass Abiplaner eine Versicherung über 3 Millionen Euro abge­schlossen hat, die im Schadens­fall auch für „ihren“ Ball haften würde. Waetke rät: „Man sollte sich vergewissern, dass dies tatsäch­lich der Fall ist und sich die Bedingungen zeigen lassen.“

200 Karten zu wenig verkauft

Der Karten­verkauf an Sophies Schule verlief von Anfang an schleppend. Wenige Wochen vorher waren nur 158 Karten verkauft – und damit mehr als 200 Karten zu wenig. Sophie hakte nach und Abiplaner bot ihr an, die Zahl der Karten zu reduzieren oder den Ball mit einer anderen Schule zusammen­zulegen, die ebenfalls Schwierig­keiten hatte, die Karten loszuwerden. Die Preisreduzierungen bezogen sich allerdings nur auf variable Kosten wie Büffet oder Getränke. Unterm Strich stand für die Schüler immer noch ein Minus.

Reiß­leine gezogen

„Das war alles für uns nicht mach­bar“, sagt Sophie. „Wir haben uns schließ­lich für die Stornierung des Vertrags entschieden.“ 8 375 Euro Stornierungs­kosten stellte ihr Abiplaner darauf­hin in Rechnung. „Uns tut das sehr leid. Wir haben dabei draufgezahlt“, sagt Geschäfts­führer Olaf Marsson von Abiplaner, die in diesem Sommer 71 Bälle ausgerichtet haben. Er spricht von einem traurigen Einzel­fall. Die Firma habe ihre Verträge inzwischen neu gestaltet. Sie seien nun nahezu ohne Risiko für den Vertrags­partner.

Am Ende stehen junge Menschen mit Schulden da

Der Berliner Rechts­anwalt Karun Dutta ärgert sich, wenn er von Fällen wie Sophies hört. Er hat Schüler von 15 verschiedenen Oberschulen gegen­über Even­tagenturen wie Abiplaner vertreten. „Dort werden Geschäfte mit wirt­schaftlich völlig unerfahrenen, jungen Menschen gemacht“, sagt er. Seine Beob­achtung: „Meistens kommt es bei Konflikten zum Vergleich.“ Trotzdem stehen junge Menschen am Ende mit Schulden da. „Sobald das Abi vorbei ist, gibt es keine Solidarität mehr“, so sein Eindruck. „Die Schüler verschwinden in alle Richtungen und dem Vertrags­partner bleiben die Schulden.“

Sophies Schule feierte doch

Sophie Weiss und ihr Abijahr­gang haben sich nicht unterkriegen lassen und trotzdem gefeiert. Die hohen Storno­kosten von 8 375 Euro haben sie mithilfe der 157 bereits bezahlten Karten finanziert. Übrig geblieben ist noch ein Plus von mehr als 2 000 Euro. Mit diesem Geld, der Hilfe von Sponsoren und den Eltern­vertretern schafften sie es schließ­lich, inner­halb von drei Tagen eine wunder­bare Ersatz­feier in ihrer Schulmensa zu organisieren.

Heute ist es Sophie wichtig, andere zu warnen: „Das Ganze war für mich eine absolut extreme Erfahrung. Keiner aus dem Komitee sollte unbe­dacht einen solchen Vertrag unter­schreiben und dann alleine für eine so hohe Summe haften müssen.“

Tipp: Was beim Vertrags­abschluss wichtig ist, steht in unserem ausführ­lichen Leitfaden.

*Name von der Redak­tion geändert.

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Diese Vertrags­varianten sind häufig

Lassen sich derart pompöse Abitur­ver­anstaltungen mit weniger Risiken für die Organisatoren durch­führen? Um dieser Frage nach­zugehen, haben wir uns angesehen, was es für Vertrags­arten gibt. Insgesamt fanden wir drei Arten von Verträgen.

Veranstaltungs­vertrag

Er ist am riskantesten für denjenigen, der ihn unter­schreibt. Hier beauftragt das Komitee die Agentur, den gesamten Ball durch­zuführen. Die Person, die unterzeichnet, haftet für die Kosten, die entstehen, falls der Ball storniert werden muss oder zu wenig Gästekarten verkauft werden. Eine kostenlose Vertrags­stornierung haben wir bei den geprüften Verträgen nicht gefunden.

Miet­vertrag mit Zusatz­leistungen

Er wird oft von Hotels oder Veranstaltungs­hallen angeboten. Eine Person aus dem Komitee schließt hier einen Miet­vertrag für den Saal ab und bucht beim Vermieter Zusatz­leistungen, etwa für Buffet, Personal, Musik und Fotograf. Die Getränke müssen die Gäste während der Feier meistens extra bezahlen. Die Vertrags­summe ist dadurch etwas geringer, weil der Vermieter über den Getränke­verkauf weitere Erlöse erzielt.

Koope­rations­vertrag

Die Agentur Abidreams, nach eigenen Angaben Markt­führer für den süddeutschen Raum, verkauft ein risikoärmeres Konzept. Das Komitee schließt hier einen Koope­rations­vertrag mit der Agentur ab. Abidreams verkauft anschließend die Tickets für den Ball über einen Online-Ticket­shop. Dabei fällt für jedes Ticket eine Bearbeitungs­gebühr von 1,29 Euro an.

Der Abiball findet nur statt, wenn durch den Ticket­verkauf bis zu einem vereinbarten Termin eine Mindest­summe einge­nommen wurde. Falls dies nicht klappt, gibt es mehrere Optionen, eine davon ist die kostenlose Stornierung. Einzig die Bearbeitungs­gebühr von 1,29 Euro pro Karte wird dann nicht erstattet.

Die Karten sind oft eher teuer und die Getränke nicht im Preis enthalten. Außerdem müssen die Gäste die Tickets schon viele Monate vor dem Ball bezahlen. Der Vorteil dieser Vertrags­variante ist aber, dass nicht eine Person für alle Risiken haften muss.

Kleinere Mängel

Unabhängig von der Vertrags­art fanden wir in den Verträgen aller geprüften Anbieter unvoll­ständige Leistungs­beschreibungen und einige unzu­lässige Klauseln, die aber nicht so gravierend sind, dass wir grund­sätzlich vom Vertrags­abschluss abraten würden.

Fazit: Weniger ist mehr

Unsere Kurz­analyse hat gezeigt, dass es möglich ist, pompöse Abibälle mit weniger Risiken zu organisieren. Die Kehr­seite ist: Weniger Risiko bedeutet höhere Kosten für jeden einzelnen.

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Leitfaden: Tipps für den Abschluss von Abiball­verträgen

Viele Abibälle, die von Agenturen organisiert werden, geben keinen Anlass zu Beschwerden – selbst wenn die Verträge Haken haben (Diese Vertragsvarianten sind häufig). Sollte es aber zu Konflikten mit der Agentur oder dem Veranstalter kommen, sind eindeutige und faire Verträge wichtig. Wir empfehlen, auf die folgenden Punkte zu achten:

Vor Vertrags­abschluss

Angebote einholen. Informieren Sie sich schon mehr als 12 Monate vor dem Abiball nach geeigneten Veranstaltungs­orten und fragen Sie bei mehreren Agenturen oder Veranstaltern nach ersten Angeboten. Aus dem Angebot sollte klar hervorgehen, was der Ball kostet und welche Leistungen im Preis inbegriffen sind. Falls die Getränke extra bezahlt werden müssen, sollte das Angebot auch eine Preisliste für die Getränke enthalten. Lassen Sie sich auch die Allgemeinen Geschäfts­bedingungen (AGB) geben. Hier sollten Informationen über die Zahlungs­termine und die Bedingungen für eine Stornierung stehen. Lesen Sie nach, was passiert, wenn Sie die Gästezahl reduzieren – und ob es möglich ist, sie zu erhöhen.

Empfehlungs­marketing. Es ist immer gut, sich zu informieren, welche Erfahrungen andere Schulen oder ehemalige Abiturienten mit einem Veranstalter gemacht haben. Schauen Sie aber genau hin: Einige Agenturen versprechen dem aktuellen Abi-Jahr­gang zum Beispiel kostenlose Zusatz­leistungen wie einen Foto­automaten, wenn auch der künftige Jahr­gang mit ihnen feiert.

Gästezahl verbindlich ermitteln. Richten Sie für Ihren Abijahr­gang einen Mail­verteiler ein. Fragen Sie schriftlich zweierlei ab. Erstens: Was sind Ihre Mitschüle­rinnen und Schüler bereit für die Ball­karte auszugeben? Geben Sie realistische Praxis­beispiele und erklären Sie, was die Gäste für einen bestimmten Betrag ungefähr erhalten werden. Falls Extra­kosten für Getränke anfallen: Weisen Sie darauf hin! Manche Agenturen bieten vor Vertrags­abschluss einen Info­abend für Schüler und Eltern an. Nutzen Sie solche Angebote, wenn Sie bereits wissen, wie Ihr Jahr­gang feiern möchte. Nachdem Sie Wünsche und Finanz­rahmen ermittelt haben, fragen Sie in einer zweiten Mail das Interesse an Karten verbindlich ab. Machen Sie deutlich: Wer zusagt, muss die bestellten Eintritts­karten auch kaufen. Eine Reduzierung der Kartenzahl ist mit Kosten verbunden, eine Erhöhung um 10 Prozent ist meist kein Problem.

Den Vertrag prüfen

Vertrag nicht sofort unter­schreiben. Lassen Sie sich nicht unter Zeit­druck setzen. Nehmen Sie den Vertrag mit nach Hause und besprechen Sie ihn mit Eltern oder Lehrern. Schließen Sie den Vertrag nur für die Personenzahl ab, die Sie auch ermittelt haben. Klären Sie vor Vertrags­abschluss, in welchen Umfang Sie die Zahl der Eintritts­karten erhöhen können. Klären Sie auch, was im Fall einer Verringerung passiert.

Lesen Sie den Vertrag unter folgenden Aspekten durch:

Ist die Leistungs­beschreibung voll­ständig? Akzeptieren Sie keine unvoll­ständige Leistungs­beschreibung: Im Vertag muss genau geregelt sein, welche Speisen das Büffet umfasst, wie lange eine mögliche Getränkeflatrate gilt und für welche Getränke bis zu welcher Uhrzeit die Feier gehen soll. Sind Ihnen zusätzliche Leistungen versprochen worden wie T-Shirts, muss der Vertrag die genaue Menge und den Liefer­zeit­punkt enthalten.

Gibt es Einschränkungen? Achten Sie auf Formulierungen wie „solange der Vorrat reicht“. In diesen Fall sollte die ausgegebene Menge an Getränken oder Eis genau angegeben sein. Einschränkungen wie „das Event wird früher als vertraglich vereinbart beendet, wenn die Gästezahl auf weniger als 10 Prozent der Mindest­teilnehmerzahl sinkt“, sollten Sie nicht akzeptieren. Gleiches gilt für schwammige Formulierungen wie „Die Agentur kann vom Kunden die Stellung angemessener Sicherheiten verlangen (Kaution, Versicherungen ….)“. Hier fehlen wichtige Angaben etwa zur Höhe der Sicherheiten und unter welcher Voraus­setzung und viel lange sie gefordert werden dürfen. Zu empfehlen ist eine Versicherung ohne Selbst­beteiligung im Schadens­fall.

Wer ist der Veranstalter? Im Vertrag sollte klar geregelt sein, wer der Veranstalter des Balls ist. Es sollte eine Veranstalterhaft­pflicht­versicherung geben. Entweder hat die Agentur eine entsprechende Police abge­schlossen, oder Sie schließen selbst eine ab. Diese Versicherung kostet abhängig von der Gästezahl und dem Versicherer einmalig zwischen 100 und 200 Euro. Falls die Versicherung im Vertrag mit abge­deckt ist, fragen Sie ruhig nach, um welchen Versicherer es sich handelt und wie hoch die Deckungs­summe ist.

Welche Zahlungs­fristen gibt es? Schauen Sie in den Vertrag, zu welchem Datum Sie welche Zahlungen leisten müssen. Akzeptieren Sie keine Verträge, bei denen 20 oder 25 Prozent der Gesamt­summe bereits mehr als 12 Monate vor Veranstaltungs­beginn zu leisten sind. Das ist nicht angemessen.

Haftung bei Stornierung oder zu wenig verkauften Gästekarten

Wer den Vertrag unter­schreibt ist in der Haftung. Das Haftungs­risiko ist abhängig vom Vertrag (Diese Vertragsvarianten sind häufig).

Weil beim Veranstaltungs­vertrag die Person, die unter­schrieben hat, in erheblichem Maße haftet, sollte ein solcher Vertrag nur abge­schlossen werden, wenn schon Teile der Vertrags­summe durch Partys oder andere Aktivitäten einge­nommen wurden oder bereits viele Gäste Vorkasse für die Karten geleistet haben. So lässt sich die Haftung reduzieren. Werden nämlich nicht genügend Karten verkauft oder muss der Ball storniert werden, kann der Unter­schreibende im Ernst­fall leicht auf mehreren Tausend Euro Kosten sitzen bleiben.

Beim Miet­vertrag mit Zusatz­leistungen schließt das Fest­komitee einen Miet­vertrag für einen Veranstaltungs­saal ab und bucht Zusatz­leistungen wie Essen, DJ und Security dazu. Ansonsten geht der Unter­schreibende die gleichen Risiken ein wie beim Veranstaltungs­vertrag.

Bei der Variante Koope­rations­vertrag liegt das Haftungs­risiko weitest­gehend bei der Agentur. Werden bis zu einem bestimmten Termin nicht genügend Tickets verkauft, kann der Vertrag kostenlos storniert werden. Nur die Bearbeitungs­gebühr ist dann verloren. Zwar ist diese Vertrags­variante vergleichs­weise teuer, dafür haftet aber nicht eine Person für alle Risiken. Wichtig: Die Agentur sollte auch als Veranstalter des Balls im Vertrag genannt sein.

So sind wir vorgegangen

Diese Tipps sind entstanden, weil wir Verträge von großen Abiball-Veranstaltern ausgewertet haben. Von den Agenturen Abitraum aus Berlin und Abidreams aus München haben wir Muster-Verträge erhalten. Außerdem haben uns Betroffene Verträge zur Verfügung gestellt.

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