Steuer-ABC für Existenzgründer: Nichts ohne das Finanzamt

finanztest 09/2003

Existenzgründer müssen sich mühevoll ihren Weg im Steuerlabyrinth ­suchen. Das wird für sie nach dem neuen ­Kleinunternehmergesetz auch nicht viel leichter.

Die Krise als Chance begreifen – das ist für Existenzgründer keine leere Floskel: Eine arbeitslose Bekleidungstechnikerin eröffnet ein Yogastudio und bekommt als Ich-AG Zuschüsse vom Arbeitsamt. Zwei junge Architektinnen gründen eine Kunstschule für Kinder. Bevor Selbstständige haupt- oder nebenberuflich loslegen, müssen sie sich auch mit Steuerfragen beschäftigen.

Erste Anlaufadresse

Nachdem der Ich-AG-Zuschuss mit dem Arbeitsamt geklärt war, brauchte Ingrid Baur für ihre Yogalehrer-Tätigkeit eine Steuernummer. Das war nicht kompliziert. Weil sie als Yogalehrerin zu den Freiberuflern zählt, bekam sie diese direkt bei ihrem Finanzamt.

Mehr Aufwand haben die beiden Unternehmerinnen Jennifer und Melanie Nölken. Sie müssen die Betriebsgründung ihrer Kinderkunstschule bei der Gemeinde anzeigen. Davon erhält das zuständige Finanzamt eine Kopie.

Das Finanzamt interessiert, wie viel Gewinn und Umsatz die Gründerinnen veranschlagen, um die Steuervorauszahlung festzulegen. Infrage kommen je nach Unternehmensform:

• Umsatzsteuer wird in der Regel zum 10. des Folgemonats als Vorauszahlung fällig. Dazu sind monatlich oder vierteljährlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen zu erstellen. Die Abrechnung erfolgt in der Umsatzsteuererklärung.
• Einkommensteuer wirdvierteljährlich im Voraus gezahlt und in der Einkommensteuererklärung verrechnet.
• Körperschaftsteuer in Höhe von 25 Prozent des Gewinns muss zum Beispiel eine GmbH zahlen.
• Gewerbesteuer verlangt die Gemeinde vierteljährlich im Voraus von Gewerbetreibenden, nicht aber von Freiberuflern und Landwirten. Abgerechnet wird in der Gewerbesteuererklärung.
• Lohnsteuer und gegebenenfalls Kirchensteuer führen Arbeitgeber für ihre Arbeitnehmer bei Lohnzahlung ab.

Einfacher für Kleinunternehmer

Der Yogalehrerin bleiben einige Steuern erspart. Als Ich-AG darf sie sowieso nicht mehr als 25 000 Euro Gewinn (Einnahmen minus Ausgaben) im Jahr haben. Deshalb zählt sie als Kleinunternehmerin und kann Vereinfachungen nutzen.

Welche das sind, legen Einkommensteuergesetz und Umsatzsteuergesetz fest. Diese wurden jetzt in einigen Punkten durch das neue Kleinunternehmerförderungsgesetz geändert, das im Sommer den Bundesrat passiert hat. So vielversprechend, wie sich das Gesetz anhört, fällt die Förderung allerdings nicht aus. Die ursprünglich vorgesehene pauschale Abrechnung der Betriebskosten von 50 Prozent der Betriebseinnahmen hat der Bundesrat abgelehnt. Sie ist somit vom Tisch.

Erleichterung gibt es für mehr Unternehmer bei der Buchführung rückwirkend ab dem 1. Januar 2003. Wer im Jahr nicht mehr als 350 000 Euro Umsatz (bisher 260 000 Euro) hat und bis zu 30 000 Euro Gewinn (bisher 25 000 Euro), ist von der Pflicht zur Buchführung befreit. Er muss nur wie ein Freiberufler seine Einnahmen und Ausgaben in der Einnahme-Überschuss-Rechnung auflisten. Das ist viel einfacher als eine kaufmännische Buchführung:

• Inventuren entfallen,
• Waren- und Materialeinkäufe werden sofort bei Zahlung als Betriebsausgaben gebucht.
• Es muss keine Bilanz erstellt werden.
• Die Höhe des Gewinns lässt sich beeinflussen, indem Einnahmen in das Folgejahr verschoben oder Ausgaben vorgezogen werden.

Ein Steuerberater hat der Yogalehrerin bereits geraten, ihre Einnahmen und Ausgaben getrennt in einer Tabelle einzutragen. Das macht sie mithilfe einer Excel-Tabelle am Computer, dem so genannten amerikanischen Journal.

Einnahmen und Ausgaben muss sie immer bei Zahlung buchen. Die Belege bewahrt sie auf und sortiert diese nach Art der Einnahme wie zum Beispiel Honorare, Kursentgelte und Art der Ausgabe wie Bürokosten, Raummiete und Yogazubehör.

Neues Kapitel Umsatzsteuer

Die Existenzgründerinnen müssen sich auch mit dem Kapitel Umsatzsteuer ­beschäftigen. Sie sind nämlich grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Wer das Steuerlatein aber erst mal verstanden hat, kann sogar Steuern sparen.

Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) ist in der Regel nur ein durchlaufender Posten: Unternehmer stellen diese ihren Kunden in Rechnung und führen sie ans Finanzamt ab (Ausgangsrechnung). Auch sie selbst zahlen für Investitionen wie Maschinen oder Büromöbel Umsatzsteuer (Eingangsrechnung). Der Clou: Die gezahlte Vorsteuer dürfen sie mit ihrer eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen.

Mancher von Umsatzsteuer befreit

Die Yogalehrerin ist sogar von der Umsatzsteuer befreit: Die Umsatzsteuer entfällt, wenn voraussichtlich der Jahresumsatz (einschließlich Umsatzsteuer) nicht die Grenze von 17 500 Euro (bisher 16 620 Euro) übersteigt. Die Befreiungsgrenze hat sich durch das Kleinunternehmerförderungsgesetz ab 2003 auf 17 500 Euro geringfügig erhöht.

Die Befreiung gilt auch für Firmen, deren Umsatz im letzten Jahr nicht höher als 17 500 Euro war und in diesem Jahr wahrscheinlich nicht über 50 000 Euro kommt. Sobald aber der Jahresumsatz über der 17 500-Euro-Grenze liegt, greift die Umsatzsteuerpflicht.

Die Befreiung von der Umsatzsteuer macht die Buchführung einfacher und kann auch das Geschäft ankurbeln. Der Gründer bietet seine Leistungen umsatzsteuerfrei und somit preiswerter an:

Befreiung für Kleinunternehmer
Ein Existenzgründer will Privatunterkünfte vermitteln und das nebenberuflich betreiben.
Voraussichtlicher Jahresumsatz (pro Monat 1 000 Euro x 12 Monate):
12 000 Euro
Betriebskosten (Fahrgelder, Telefon, Werbung, Drucksachen und allgemeine Verwaltung) geschätzt:
– 6 000 Euro
Gewinnerwartung:
6 000 Euro
Umsatzsteuer auf den voraussichtlichen Jahresumsatz (16 Prozent aus 12 000 Euro):
1 655 Euro
Vorsteuer (teilweise ohne, Fahrgeld im Personennahverkehr 7 Prozent, sonst 16 Prozent) geschätzt aus 6 000 Euro:
- 700 Euro
Ohne Befreiung zu zahlen:
955 Euro
Mit Befreiung zu zahlen:
0 Euro

Die Befreiung ist hier eindeutig besser. Ohne sie müsste der Vermittler 955 Euro aus seinem Gewinn abgeben. Auch die Yogalehrerin bevorzugt erst mal die Umsatzsteuerbefreiung, weil sie nur geringe Ausgaben für Hilfsmittel und Raummiete hat. Außerdem kann sie ihren Unterricht zu moderaten Preisen umsatzsteuerfrei anbieten.

Befreiung nicht immer von Vorteil

Nicht immer ist die Umsatzsteuerbefreiung vorteilhaft. Sie hat den Nachteil, dass der Kleinunternehmer alle Rechnungen ohne Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) stellen muss und somit keine selbst gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) abziehen kann. Eingenommene Umsatzsteuer mit Vorsteuer zu verrechnen, kann jedoch bares Geld bringen.

Das nutzt eine Autorin. Von der Umsatzsteuer, die sie ans Finanzamt abführen muss, zieht sie die Umsatzsteuer, die sie für ihre neue Büroeinrichtung bezahlt hat, als Vorsteuer wieder ab:

Vorteil durch Vorsteuerabzug
Summe der Nettohonorare:
10 000 Euro
Umsatzsteuer (7 Prozent):
+ 700 Euro
Bruttoeinnahmen:
= 10 700 Euro
Abzuführende Umsatzsteuer:
700 Euro
Vorsteuer für neue Büroeinrichtung (16 Prozent aus 4 000 Euro):
- 552 Euro
Zu zahlende Umsatzsteuer:
148 Euro
Mehreinnahmen:
552 Euro

Die Autorin belastet auch nicht ihren Auftraggeber. Er ist selbst umsatzsteuerpflichtig und holt sich die 7 Prozent Umsatzsteuer, die sie ihm zum Honorar in Rechnung stellt, als Vorsteuer vom Finanzamt zurück.

Kleinunternehmer können die Normalbesteuerung wählen und sind daran fünf Jahre gebunden. Freiberufler, die generell umsatzsteuerbefreit sind wie etwa Ärzte, dürfen das aber nicht.

Besonders bei hohen Investitionskosten, die Gründer ja häufig haben, bringt die Normalbesteuerung wie im folgenden Beispiel ein großes Plus:

Hohe Investitionen sparen Steuern
Ein Existenzgründer will ein Ingenieurbüro eröffnen. Den geschäftlichen Durchbruch erhofft er nach zwei Jahren und rechnet zunächst mit geringen Umsätzen. Teure Investitionen sind notwendig (Kraftfahrzeug, Computer und Laptop, Drucker und Plotter), die zusammen 35 000 Euro inklusive 4 828 Euro Mehrwertsteuer kosten.
Jahresumsatz (12 x 1 400 Euro Umsatz im Monat):
16 800 Euro
Laufende Betriebskosten (Fahrtkosten, Telefon, Werbung, Verwaltung) geschätzt:
– 6 000 Euro
AfA (Absetzung der mehrjährigen Abschreibung für Investitionen, geschätzt):
– 9 000 Euro
Gewinnerwartung:
1 800 Euro
Umsatzsteuer (16 Prozent aus 16 800 Euro Jahresumsatz):
2 317 Euro
Vorsteuer aus laufenden Betriebskosten (16 und 7 Prozent, geschätzt aus 6 000 Euro):
- 850 Euro
Vorsteuer aus Investitionen:
- 4 828 Euro
Auszahlung vom Finanzamt:
3 361 Euro

Durch den Vorsteuerabzug bekommt der Ingenieur sogar Geld vom Finanzamt zurück. Das erleichtert ihm die Finanzierung seiner Investitionen. Auch die beiden Architektinnen müssen viel Geld für die Einrichtung ihrer Kunstschule ausgeben und schneiden deshalb mit der Normalbesteuerung besser ab.

Sonderabschreibung für Starter

Nach dem neuen Kleinunternehmerförderungsgesetz wird es für die Gründerinnen leichter, ihre Investitionen abzuschreiben. Auch ohne eine Ansparabschreibung, wie sonst nötig, können sie im Jahr der Existenzgründung 20 Prozent Sonderabschreibung ansetzen.

Was mehr als 410 Euro (ohne Umsatzsteuer) kostet, dürfen sie nur über die Nutzungsdauer verteilt in Raten als Betriebsausgaben geltend machen. Setzen sie im ersten Jahr die 20 Prozent Sonderabschreibung zusätzlich an, sind die teuren Anschaffungen schneller abgeschrieben. Das drückt die Gewinne und damit ihre Steuerschuld.

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