Autokosten: Mehr als die Pauschale

finanztest 06/2003

Autofahrer sollten ihre Kfz-Kosten für Dienstreisen oder Firmenwagen besser genau ­abrechnen. Das bringt meist eine höhere Steuerersparnis als die Pauschalabrechnung.

Keine Frage, Autofahren ist teurer geworden. Dennoch verschenken Autofahrer viel Geld, weil sie nicht alle Register beim Finanzamt ziehen.

Viele rechnen ihre Kosten für berufliche Fahrten mit dem Privatauto beim Finanzamt pauschal ab. Und Arbeitnehmer, die ein Firmenauto privat nutzen, versteuern den Vorteil meist pauschal.

Das ist einfach, aber nicht immer sinnvoll. Finanztest rechnet am Beispiel von Sven Husel vor, dass es sich lohnt, die tatsächlichen Kosten für die gefahrenen Kilometer abzurechnen.

Finanzspritze für teures Privatauto

Sven Husel fährt beruflich viel mit dem Privatwagen. Die genaue Abrechnung ist für ihn ein echter Steuerturbo.

Der Außendienstler ist im Jahr 2002 mit seinem Mercedes dienstlich 30 000 Kilometer gefahren. Sein Arbeitgeber hat ihm nichts erstattet. Privat war er 10 000 Kilometer unterwegs, einschließlich der Fahrten zur Arbeit.

Den Mercedes hat er vor zwei Jahren für 40 000 Euro gekauft. Für 2002 ermittelt er erstmals die beruflichen Fahrtkosten ganz genau:

Abrechnung der tatsächlichen Kosten

1. Ermittlung der Gesamtkosten
Kfz-Abschreibung (1/6 vom Kaufpreis): 6 667 Euro
Zinsen für Autokredit: 2 400 Euro
Benzin, Öl: 2 880 Euro
Kfz-Steuer: 303 Euro
Beiträge für Haftpflicht-/Vollkasko-/Rechtsschutzversicherung: 2 483 Euro
Automobilclub: 68 Euro
Wartung, Reparaturen, Pflege: 922 Euro
Garagenmiete: 480 Euro
Gesamtkosten: 16 203 Euro

2. Kosten je Fahrkilometer
Gesamtkosten: 16 203 Euro
: gefahrene Gesamtkilometer: 40  000 km
Kilometersatz: 0,4051 Euro

3. Berechnung der Werbungskosten
Kilometersatz: 0,4051 Euro
x dienstlich gefahrene Kilometer: 30 000 km
Werbungskosten: 12 153 Euro
Darauf Steuererstattung*: 6 225 Euro

*Inklusive Solidaritätszuschlag bei einem ansonsten zu versteuernden Einkommen von 90 000 Euro im Jahr.

Sven Husel kann 3 153 Euro mehr Werbungskosten als sonst abrechnen. Denn mit der Pauschale von 30 Cent kommen statt 12 153 Euro nur 9 000 Euro (30 000 Kilometer x 0,30 Euro) Werbungskosten zusammen.

Die bringen nur 4 605 Euro Steuererstattung. Mit dem Einzelnachweis zahlt Husel 1 620 Euro weniger Steuern.

Husel präsentiert dem Finanzamt neben der Aufrechnung der Gesamtkosten und Belegen für die Autokosten sein über zwölf Monate lückenlos geführtes Fahrtenbuch.

Für das Jahr 2003 wird die Abrechnung nicht mehr ganz so aufwendig. Husel muss nur das Fahrtenbuch weiter führen, um für die beruflichen Fahrten die Kilometer nachzuweisen. Den für das Jahr 2002 ermittelten Kilometersatz von 40,51 Cent für seinen Mercedes kann er dann für die Abrechnung mit dem Finanzamt wieder ansetzen. Den Satz akzeptiert die Behörde so lange, bis sich die Verhältnisse wesentlich geändert haben, heißt es in den Lohnsteuerrichtlinien R 38, Absatz 1. Solch eine Änderung gibt es beispielweise, wenn die Abschreibung oder der Autokredit ausläuft.

Sparen mit dem Firmenwagen

Fährt Sven Husel statt eines Privatautos einen Mercedes seines Arbeitgebers als Firmenwagen, muss er anders rechnen. Dann muss er den privaten Nutzungswert als geldwerten Vorteil versteuern.

Die geplante Erhöhung der pauschalen Besteuerung von 1 auf 1,5 Prozent für die private Nutzung von Dienstwagen ist vom Tisch. Dennoch sollten Arbeitnehmer prüfen, ob statt der Pauschalversteuerung der Einzelnachweis per Fahrtenbuch günstiger für sie ist.

Die Finanzbehörde unterstellt pauschal monatlich für das Auto einen privaten Vorteil von 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Neuwagens (siehe Checkliste „Firmenwagen“). Dazu kommt eine Pauschale für die Fahrten zur Arbeit. Auf den Gesamtbetrag muss der Arbeitnehmer Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

Sven Husel muss zwar trotz geldwerten Vorteils keine zusätzlichen Sozialversicherungsbeiträge zahlen, weil sein Verdienst schon über den abgabepflichtigen Summen liegt. Trotzdem ist die Pauschalabrechnung für ihn teuer:

Abrechnung nach 1-Prozent-Regel
Monatlicher geldwerter Vorteil für Privatfahrten (1% von 40 000 Euro Listenpreis): 400 Euro
+ monatlicher geldwerter Vorteil für Fahrten zur Arbeit (0,03 Prozent von 40 000 Euro Listenpreis x 16 Entfernungskilometer): 192 Euro
= jährlicher geldwerter Vorteil (12 x 400 + 12 x 192): 7 104 Euro
- Entfernungspauschale (150 Tage x 0,36 Euro x 10 Kilometer + 150 Tage x 0,40 Euro x 6 Kilometer): 900 Euro
= zu versteuernder Betrag: 6 204 Euro
Darauf fällige Steuern*: 3 168 Euro

*Inklusive Solidaritätszuschlag bei einem zu versteuernden Einkommen von 96 204 Euro (90 000 Euro + 6 204 Euro).

Sven Husel kann statt der Pauschale auch den tatsächlichen geldwerten Vorteil mit seiner Steuererklärung beim Finanzamt abrechnen. Dazu muss er ein Fahrtenbuch führen, um den Kostenvorteil genau zu belegen. Den Kostensatz errechnet er ähnlich wie beim Privatwagen (siehe „Abrechnung der tatsächlichen Kosten“ Punkt 1). Der private Nutzungswert ergibt sich aus dem Verhältnis von Privatfahrten und Fahrten zur Arbeit zur Gesamtfahrstrecke, wie es das Fahrtenbuch zeigt.

Abrechnung des tatsächlichen Vorteils

1. Kosten je Fahrkilometer
Gesamtkosten (siehe Beispielrechnung oben): 16 203 Euro
: gefahrene Gesamtkilometer/Jahr: 40  000 km
Kilometersatz: 0,4051 Euro

2. Berechnung des tatsächlichen Vorteils
Kilometersatz: 0,4051 Euro
x privat gefahrene Kilometer: 10 000 km
= tatsächlicher Vorteil: 4 051 Euro
- Werbungskosten für Fahrten zur Arbeit (siehe Beispielrechnung): 900 Euro
= zu versteuernder Betrag: 3 151 Euro
Darauf fällige Steuern*: 1 602 Euro

*Inklusive Solidaritätszuschlag bei einem zu versteuernden Einkommen von 93 151 Euro (90 000 Euro + 3 151 Euro).

Herr Husel muss 3 053 Euro weniger versteuern als nach der 1-Prozent-Regelung. Die Abrechnung nach seinem Fahrtenbuch bringt ihm immerhin 1 566 Euro Steuerersparnis inklusive Solidaritätszuschlag.

Hilfe aus der Buchhaltung

Um die Gesamtkosten eines Firmenwagens aufzulisten, brauchen Arbeitnehmer die Auskunft der Kollegen in der Buchhaltung. Diese müssen sowieso jedes Firmenfahrzeug jeweils auf einer eigenen Kostenstelle buchen, um die Ausgaben der Firma für die Autos in der Abrechnung des Arbeitgebers beim Finanzamt zu belegen.

Neben den Abschreibungen auf die tatsächlichen Anschaffungskosten zählen zu den Gesamtkosten auch Unfallkosten und Umsatzsteuer. Wer ein Leasingfahrzeug fährt, setzt statt der Abschreibung die monatlichen Leasingraten an. Sonderzahlungen kommen im Jahr der Zahlung dazu.

Den Chef überzeugen

Hat Husel seine Abrechnung beim Finanzamt durch, kann er möglicherweise auch seinen Arbeitgeber überzeugen, für den Firmenwagen bereits bei der Lohnabrechnung den individuellen geldwerten Vorteil anzusetzen.

Er muss mit seinem Chef gleich zu Beginn des Jahres vereinbaren, nach welcher Methode der Arbeitgeber bei der monatlichen Lohnabrechnung vorgehen soll. Ein Wechsel während des Jahres geht nicht, es sei denn, das Fahrzeug wechselt.

Da die Höhe des tatsächlichen geldwerten Vorteils im Voraus nicht feststeht, kann der Arbeitgeber vorläufig entweder ein Zwölftel des ermittelten Vorjahresbetrags ansetzen oder 0,001 Prozent des Listenpreises pro privat gefahrenen Kilometer.

Den meisten Arbeitgebern ist der Aufwand für die individuelle Abrechnung zu groß. Sie schlagen für den Dienstwagen einfach die Pauschale aufs Bruttogehalt. Wie oft der Firmenwagen privat genutzt wird und wie alt er ist, spielt keine Rolle.

Die 1-Prozent-Pauschale verringert sich auch nicht, wenn auf dem Firmenwagen ein Werbeaufdruck klebt, der Nutzer einen eigenen Zweitwagen hat oder die Garagen- und Spritkosten selbst zahlt. Selbst wenn die Dienstkarosse wegen Krankheit oder Urlaub unbenutzt in der Garage steht, mindert das nicht den geldwerten Vorteil.

In der Steuererklärung umsteuern

Zum Glück sind Arbeitnehmer nicht an die Wahl ihres Chefs gebunden. In der Steuererklärung können sie noch umsteuern und wie Sven Husel den günstigeren Wert für die Nutzung des Firmenwagens durch Fahrtenbuch und Kostenaufstellung nachweisen.

Ob Pauschale oder Fahrtenbuch günstiger ist, hängt von vielen Fakto­ren ab. Die Pauschalabrechnung lohnt meist für Nutzer von Firmenwagen, die damit häufig privat fahren. Der individuelle Nachweis ist besser, wenn die Privatnutzung gering ist.

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